说服力 工作型PPT该这样做（第2版）

图书在版编目（CIP）数据

说服力. 工作型PPT该这样做/@秋叶，@卓弈刘俊著．--2版．--北京：人民邮电出版社，2014.5

ISBN 978-7-115-34946-0

Ⅰ．①说…　Ⅱ．①秋…　②卓…　Ⅲ．①图形软件　Ⅳ．①TP391.41

中国版本图书馆CIP数据核字（2014）第054601号

著　　　　@秋叶　@卓弈刘俊

责任编辑　李永涛

责任印制　杨林杰

人民邮电出版社出版发行　北京市丰台区成寿寺街11号

邮编　100164　电子邮件　315@ptpress.com.cn

网址　http://www.ptpress.com.cn

北京瑞禾彩色印刷有限公司印刷

开本：690×970　1/16

印张：12

字数：376千字

印数：68 001-78 000册

2014年5月第2版

2014年5月北京第1次印刷

读者服务热线：（010）81055410　印装质量热线：（010）81055316

反盗版热线：（010）81055315

广告经营许可证：京崇工商广字第0021号

内容提要

为什么在工作中不能做出让人眼前一亮的PPT？这是让很多职场人士为之苦恼的难题。

我们自信这本书能帮助你：

在最短时间内制作出提升职场竞争力的PPT！

传统PPT书籍要么侧重技巧，要么侧重理念，我们这本书第一次系统提出制作PPT的方法论——

工作型PPT制作七步法。

我们将用视觉思维告诉你每一步的思路、方法、技巧，当然还有大量的真实案例。

我们觉得，没有方法，掌握再多技巧也不能帮助你成为真正的PPT高手！请记住：

技巧是服务于形式的，形式是服务于内容的，内容是服务于主题的，主题是服务于听众的。

What，想让PPT成为有效沟通的利器吗？

So what，那就请看本书。

第2版前言

在没有PPT的时代，我们一样需要沟通，需要交流，也需要用文字、表格和图表来表达我们的观点，只不过那个时候，我们更习惯用“口头汇报+文字稿”的方式来进行。在那个年代，会敲出一份好Word文稿，就是办公室里的工作达人。

随着笔记本电脑和投影仪的普及，用幻灯片做汇报的形式开始大行其道，PPT+Excel也开始成为职场白领的必备工具，但是大部分简历上写着“精通Office”的人只是把制作幻灯片或者电子表格的软件当做一种提高工作效率的工具，需要的时候，就用一下。

本系列的第一本《说服力　让你的PPT会说话》能够畅销十五万本，就很能说明问题。如果职场人的PPT都做得很好，那我们就该没有市场，但事实并非如此。

事实上，能做出拿得出手的PPT，已经成为很多职场新人脱颖而出的关键技能之一。在“说服力”系列PPT图书第一版发行后，我们收到来自全国各地，国企、外企、私企，很多朋友的邮件和私信，分享了他们因为做出好的PPT，从而得到客户的认可，领导的赞赏，学生的喜爱的故事。

这些故事激励着我们，也鼓舞我们不断完善“说服力”系列图书，我们希望它们能够更好，更切合实际业务，帮助更多的人。

我们意识到，做好一个PPT绝不简单只是掌握一个软件操作技巧的问题，想要让PPT成为你职场的关键技能，最重要的应该是突破你固有的思维模式。

从工具到技能，从技能到思维，这就是我们一直努力的方向。

在本书的第2版，我们在每一章结束增加一篇秋叶的原创文字，用一页案例来对比评点，或用微博里的真人真事来分析，或用职场工作中的场景来重现，或从电影、小说、图书中去启发各位换位思考、跨界思考，我们希望《说服力　工作型PPT该这样做》慢慢能够成为“说服力”系列PPT图书里面最能启发大家用大脑去构思的一本书。

为了实现这个目标，我们大刀阔斧，砍掉了本书后面的案例分享，补充上秋叶的原创长文，我们希望这些诚意能够得到读者的认同。

本书最后还分享了4个在网上被广泛转发的职场PPT吐槽系列作品，有些人看了，会一笑而过；有些人看了，会大喊中枪；也有些人看了，会说你这是把人带到沟里去了。“内什么”，我是批判性地分享，更最重要的是，身为职场人，你能不能够在做PPT的时候，不要仅仅把PPT看做是一个工具，而是看做你思维修炼的一种武器呢？唯有这样，PPT才会成为你的职场关键技能。

再好的工具，离开了人的思维，我是不相信它能成为你的技能的。

你说呢？

准备好了吗？

从工具到技能，开始磨砺你思维的旅程吧。

Lesson 01 找到问题 没有说服力

关于工作型PPT

PPT制作的两大挑战

完美PPT的评价标准

我们如何做出改变

PPT制作的七步法

秋叶说：01 为什么你做不出好的PPT？

到底什么是PPT？

有人说PPT是用PowerPoint做出来的文档，在我们这本书里任何用于演示的幻灯片文档都是PPT，不管是用金山的WPS还是用苹果的Keynote做出来的。

当然我们这本书里谈到的思路和方法只要是演示文稿，就适用。

不管你是白领，或准备做白领，都少不了做PPT的机会。

有些人把PPT叫骗骗他或拍拍他，认为PPT不过是糊弄人或忽悠人的玩意儿；更多人则因为工作需要，为了做出一份专业又出彩的PPT通宵达旦，夜不能寐；还有一小部分人，则可以利用PPT在职场中大放异彩。

PPT这玩意儿真让人屁屁疼！

做一个让每个人眼前一亮的PPT，很想吧？

可真不容易！

PPT有很多不同的分类方式，我们把PPT按用途分为娱乐和工作两种。

娱乐型PPT你爱怎么做都行，关键是要出创意。

工作型PPT则是目标导向，效用为先，没有人反对创意，但达到目的是第一要务。

我们这本书要讨论的主题，都是围绕着你在工作中要做的PPT展开的，不管你是商务场合，还是教学培训，我们期望书的内容对你都有启发。

在讨论如何能做出一个好PPT之前，我们还是先搞明白我们的问题到底出在哪里？

很多人都觉得自己的PPT做得不好是因为缺少足够的PowerPoint技巧，或是缺少设计精美的模板——假如我也会这个动画，假如我也找到这个模板，我也可以做出你这样优秀的PPT。这是很多人的想法。

没灵感就抱怨模板少，排版差就抱怨技巧少。

但事实上，这是你PPT做得不好的真正原因吗？

我们认为真正的问题在这里！

第一，你的PPT要提供有价值的内容；

第二，你的PPT要美观。

只有这样的PPT，才能刺激观众产生就内容进行沟通的欲望，才能让观众有效吸收PPT提供的信息。

很多做得不好的PPT就是在这两方面出了大问题，而不是因为没有用动画或者找不到好模板。坏的PPT往往是没有思路去组织素材，更谈不上找到好的表达形式，“内容”和“美观”就像两座大山，成为横在我们面前提升PPT水平的最大障碍。

面对不同的对象，他们的关注点是不同的，对内容和美观的要求侧重度也可能因人而异。

比如有的领导，可能更希望你言之有物，但是你的PPT肯定要有最基本的美观度，至少看上去不那么难看。

比如有的客户，当然希望你的内容能打动他们，但是如果你做得足够漂亮，一定能赢得更多的好感。

我们还是先看看一些发生在我们身边的故事。

很多人说做PPT是因为领导要求，那有没有想一想领导为什么要你做PPT呢？

关于这个问题很多人会有不同的答案，比如制作方便、节约时间，比如视觉美观、表达有力，比如把PPT投影到大屏幕上大家看起来更方便。

这些说法都没有错，但是大家想过一个问题没有？能用PPT做的东西，利用Word都可以实现。要知道，Word文档中大纲的层次关系可比一页一页的PPT更容易让人看清楚整个文章的结构，应该能更好地帮助沟通。

让我们看看一个朋友做的Word汇报，他对领导汇报工作，每次都是一两页纸就把问题和解决方案一目了然地说清楚。万一需要数据支撑他的结论，他会用附件的形式提供进一步信息。所以他的领导从来都没有要求他做PPT。

这位朋友虽然没有用PPT写汇报，但是他的Word文档做到了：提供核心的观点，而不是堆积大量的数据。

让领导做判断题或选择题，而不是填空题或问答题。

所以按照这个工作报告的框架改成PPT的话，相信质量也不会差。

现在这位朋友也是某公司的老总了。当时领导之所以提拔他，认为他工作思路清晰是一个很重要的原因。

假如你把自己定位成美工，我想你的PPT再怎么努力也顶多是三流水平。

真正的PPT高手，最需要提升的恰恰是结构化表达复杂问题的逻辑思维能力，这才是成长为PPT高手最难突破的门槛。

我的另外一位朋友每次工作汇报都是厚厚一叠文档，所以领导多次要求：下次做成PPT。

不过你可以想象，这位同事即使真的去做PPT，也是把50页的文档翻译成100页的PPT，领导是不会占到什么便宜的。

很多又臭又长的PPT，唯一作用就是在会议上帮助催眠。

假如没有提炼好你的文档内容，滥用PPT只会延长会议时间，降低沟通质量，而不是相反。

现在你也许能够理解领导为什么会要你做PPT了？

PowerPoint=有Power的Point！

领导是希望你用15页的PPT讲清楚一份50页的商业计划书，而不是要你让每一页Word都变成PPT，或者让一份PPT仅仅是看起来漂亮一点。

事实上对PPT的抱怨通常不是针对设计PPT的软件，而是针对那些逻辑糟糕又缺乏美感的演示文稿。

如果领导说你的PPT做得不好，你却花费大量精力去掌握更多的操作技巧，那样的努力很可能是事倍功半的。

在很多场合，把PPT做得漂亮也是很重要的。

比如很多培训师的课件，他们在信息组织和内容表述上都很专业，但是他们的课件实在是太难看了。

我们来看两个和PPT有关的课件吧，都是讲PPT配色的，看看两位老师的作品，会给你带来怎样不同的观感。

让我们先看看两个版本的不同吧。

这两个PPT你看后是什么样的感觉呢？

对第一位老师的PPT课件，你会有信心听下去吗？

你一定会觉得，连自己的PPT配色排版都做不好的老师肯定没有什么水平。

整洁美观、阅读友好的PPT会显得你更加专业和敬业，观众能感觉到你在制作PPT过程中对他们的尊重和诚意。所以在大部分场合，把PPT做得好看也是必须的。

在不同的场合要求的侧重点也不一样，我们不提倡过度追求PPT的美感，美是无止境的。

我们提倡做出足以解决问题的，看上去舒服的PPT，这才符合职场的需要。

对照这七个要素，你的主要问题在哪里呢？如果要给你的PPT按这个标准打一个分数，你又能够达到几分呢？

假如你对自己的分数不满意，不要紧，至少你要知道不好的PPT真正问题在哪里，通过对本书“PPT制作七步法”的学习能够帮助你找到答案。

我们认为工作型PPT最终的目的是有效呈现。

试想一下，你要去说服一个客户，你是拿着PPT一通乱放，还是先准备一套说辞，再做成PPT去放给客户看呢？

如果能够打动客户，你觉得是你的说辞重要？还是PPT重要？

我想很多人都会说：说辞更重要。

我也这样认为，之所以把你的这套说辞做成PPT，只是因为PPT呈现起来更加方便，PPT让你的说辞更有力。

要做出出色的PPT，我们要转变过去的思维惯性。

记住，我们要做的PPT必须：

用情感打动你，用逻辑说服你。

理性+感性，这就是做好PPT应该拥有的两种思维，左脑+右脑，才是我们做好PPT的最大武器。

我们得学会从堆积文字到用图说话，学会从推销观点到互动沟通，学会从模仿技巧到主动构思。

我们需要彻底改变固有的思维。

对应上面的问题和标准，我们提出了制作工作型PPT的七步法。

上图可以帮助我们了解“工作型PPT制作七步法”每一步各自侧重于解决哪些问题。

在七步法的每一章节我们都尽量采用如下结构讲解。

1. 为什么要这样做？

2. 怎样才可以做到？

3. 哪些技巧能帮我？

秋叶说：01 为什么你做不出好的PPT？

很多人问过我一个问题，为什么现在职场越来越流行PPT呢？很简单，因为投影仪已成为会议室标配了，你总得证明投影仪的价值被充分利用了吧？不过悲剧接踵而至，现在投影仪的价值是被充分利用了，但大量粗制滥造的PPT却成为折磨大家眼球的神器了。

关于如何做出好的PPT，我觉得很多人一直存在3大误会：①如果我用的也是苹果Keynote；②如果我也有你这个模板；③如果我也像你有这么多的时间，那么我也能做出好看的PPT。

我可以肯定地说：这样想的人永远也做不出好的PPT。这就好比一个优秀的时装设计师，绝不会亲自去织布，亲自去做皮革，甚至不会亲自去缝纫……他只是去寻找合适的布料、材质、配饰……将它们用恰当的工艺组合在一起成为时装精品。对于设计师的终极考量，不是能否亲自做出若干漂亮元素，而是能否拥有超宽的视野+超毒的眼光+超强的整合力。

要成为PPT高手也一样，你真正要培养的是这样的能力：

向营销界学定位，向咨询师学逻辑，向广告圈学文案，向设计师学排版，向培训师学表达。

但是你永远也阻止不了潮水般的网友一刻不停地询问：“我要做***工作的PPT了，求大神，有好模板吗？”当然，要模板的人总是对的。因为在意年终工作总结模板的人往往都是全年工作做得不够出彩的人，或者是不知道如何结构化提炼文字而需要借助模板的人。他们做不出好的PPT，最大的软肋不是他们不会做PPT，而是搞不定业务。如果套用模板，你很可能只是做出一个好看的PPT，绝对不会做出一个管用的PPT。

我被很多人问到一个同样的问题：“我该怎样才能学好PPT？”

我的回答是：先提高美感，再提升逻辑。

美感体现在设计能力，可以短期内提高一个甚至两个台阶，但逻辑体现的是你对世界的洞察力，对业务的把握力，这很难速成。

那么，如何才能快速提高你的PPT设计能力呢？我有三个建议。

1. 从模仿开始行动

没有谁天生就是PPT高手，很多人第一次做PPT很普通，甚至有点丑陋，进而很多人对自己创作的各种糟糕PPT产生了深深的失望感，进而会觉得自己不是做PPT的材料——还是找别人的模板套吧，总比自己做要好看。

请有这种想法的朋友先别放弃！其实你在网上看到的很多质量不错的PPT作品，并非完全是原创的作品。99%都是精心模仿别人的风格和设计，再植入自己的内容，一点一滴改造而成的。

套用PPT模板不是模仿，所谓模仿就是你要借鉴别人的创意，利用PPT靠自己来完成全部的设计。简单说，你把想借鉴的设计创意从头到尾全部独立做出来，就是模仿，否则只是简单的套用。

对于愿意动手模仿的人而言，有一点是要特别提醒的——绝大部分人提高PPT水平都是从模仿开始的，但不是每个人都能够从模仿中获得进步。

这其中的关键区别在于，大部分人在模仿过程中，觉得差不多就好。但是要理解别人的设计，唯有一模一样地模仿。别人的高度是10毫米，那么你也得是10毫米，别人的颜色是渐变色，那么你也得是渐变色，别人的排版是左右对齐，那么你也得是左右对齐，而不是简单地套个样子。只有通过对细节的高仿，你才能发现每一处细节的背后PPT高手下的功夫，做的思考。你只需要高仿几次高手的作品，你就会发现，自己做PPT的水平突然提高了一大截。

很多朋友做PPT最大的问题不是没有行动力，而是急于求成，在没有足够能力的情况下，想完全靠自己做一个好PPT，这太难了。从模仿别人开始，比一下子就企图创新更好。模仿积累多了，你就慢慢有了自己做PPT的灵感。

2. 从微调开始创新

坚持模仿高手的作品，特别是直接模仿平面设计界高手的作品，比如来自报纸、杂志、海报、广告的作品，你能慢慢熟练掌握幻灯片中很多设计技巧，有了这些技巧和设计灵感的积累，你就完全可以依据自己的需要，在你积累的PPT设计灵感基础上进行细微的创新，做出更多的变化效果。

比如你可以尝试在别人的PPT设计的基础上引入一个新的版式，插入一个新的线条，更换一种新的字体，或者试试一种新的颜色。

这种尝试大多会以失败告终，但这不是终点，这恰恰是你经验的积累，你开始知道很多设计方式是不妥的，下次做PPT时，你会直接绕过这些不成功的设计。

其实我做PPT很少有什么成功的方法，我的大脑里更多是装了很多“这样做不行”、“那样做不行”的经验。这些经验一多，倒是让我在点评不好的PPT时，发现它们的问题更容易了，但让我自己做一个新的PPT同样有挑战。

成功的尝试则带来优秀的作品，比如我在网易云课堂的课程“和秋叶一起学PPT”的学员月月就有一个非常典型的微创新案例。

这个模仿作品就是在原教程的基础上，做到了举一反三，学员月月借助这个灵感完成了一系列关键词与线条的组合，最后完成了一个非常棒的PPT作品。这就是一个非常典型的微创新案例。

3. 从灵感开始创意

让我们继续看学员月月分享的另一个案例，左边是教程，右边是她的作品，你们感受一下？

看起来有一点点相似，对不对？但是这是完全不同的作品。

右边的作品借鉴了左边的版式，采用了一样的布局，但是又用到了其他教程里介绍的效果——用大图做底图的技巧，用半透明色块做底部衬板的技巧，采用更适合主题的字体的技巧，从大图上取色的技巧。学员月月把这些技巧组合在一起，创造出了一个全新的作品。

其实所谓创新，并不是真的从无到有，都是在原来的灵感积累基础上让别人的东西一点点内化为你的经验，你的眼光，你的技能。

这样的模仿日积月累，直到有一天，你终于可以甩开现成的模板，从一张白纸开始，从一页提纲开始，从无到有设计你的PPT。

这个过程带来的快乐会让你觉得，前期所有的坚持，所有的付出，所有的努力，都很值得。

创造的过程本来就能给人带来极大的欢愉。

讲了这么多，下面是我随手在网页上搜到的一个封面，这个“茶”字，你能用PPT做出来吗？我随手高仿了一个，看起来是很简单的模仿，但用到了PPT正七边形绘图、位置微调、屏幕取色、对齐等一系列技巧才能成功。

借助这样的思维，你还能举一反三做出其他的字吗？

如果你想挑战更高技巧的话，试试把云朵也画出来？