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本书主要介绍Office常用组件的办公应用方法。主要内容包括Office办公自动化基础，Word文档的编辑、排版，Excel的数据分析，PowerPoint的幻灯片设计与制作，以及办公组件的协同运用。
零点起飞电脑培训学校
畅销品牌
北京
“零点起飞电脑培训学校”丛书自2002年推出以来，在10年时间里先后被上千所各类学校选为教材。随着电脑软硬件的快速升级以及电脑教学方式的不断发展，原来图书中的软件版本、硬件型号以及教学内容、教学结构等很多方面已不太适应目前的教学和学习需要。鉴于此，我们认真总结教材编写经验，用了3～4年的时间深入调研各地、各类学校的教材需求，并组织优秀的、具有丰富的教学经验和实践经验的作者团队对本丛书进行了升级改版，以帮助各类学校或培训班快速培养优秀的技能型人才。
本着“学用结合”的原则，我们在教学方法、教学内容以及教学资源上都做出了自己的特色。
教学方法
本书采用“课前导读→课堂讲解→上机实战→常见疑难解析→课后练习”五段教学法，激发学生的学习兴趣，细致而巧妙地讲解理论知识，重点训练动手能力，有针对性地解答常见问题，并通过课后练习帮助学生强化巩固所学的知识和技能。
◎ 课前导读：以情景对话的方式引入本课主题，介绍本课相关知识点所应用的实际情况，及与前后知识点之间的联系，以帮助学生了解本课知识点在Office 2010办公自动化当中的作用，及学习这些知识点的必要性和重要性。
◎ 课堂讲解：深入浅出地讲解理论知识，着重实际训练，理论内容的设计以“必需、够用”为度，强调“应用”，并配合经典实例介绍如何在实际工作当中灵活应用这些知识点。
◎ 上机实战：紧密结合课堂讲解的内容给出操作要求，并提供适当的操作思路以及专业背景知识供学生参考，要求学生独立完成操作，以充分训练学生的动手能力，并提高其独立完成任务的能力。
◎ 常见疑难解析：我们根据10多年的教学经验，精选出学生在知识学习和实际操作中经常会遇到的问题并进行答疑解惑，以帮助学生彻底吃透理论知识和完全掌握其应用方法。
◎ 课后练习：结合每课内容给出大量难度适中的上机操作题，学生可通过练习，强化巩固每课所学知识，从而能温故而知新。
教学内容
本书教学目标是循序渐进地帮助学生快速掌握Office三大办公组件的各种操作，使学生能使用Word编辑办公文档，使用Excel制作电子表格，使用PowerPoint制作幻灯片，并能够掌握Office各组件间的协同使用。全书共16课，可分为5部分，具体内容如下。
◎ 第1部分（第1课）：主要讲解Office 2010的基础知识，包括Office 2010办公自动化概述、Office2010的启动和退出，以及使用Office 2010的帮助系统等。
◎ 第2部分（第2～6课）：主要讲解如何使用Word 2010编辑办公文档，包括Word 2010的界面与基本操作、设置字符和段落格式、插入并编辑表格、插入并编辑各种图形对象、设置分栏与特殊中文版式、设置边框和底纹、设置页面版式、排版长文档、审阅文档和打印文档等。
◎ 第3部分（第7～11课）：主要讲解如何使用Excel 2010制作电子表格，包括认识Excel 2010的操作界面、Excel 2010的基本操作、输入和编辑表格数据、美化单元格和工作表、使用公式计算数据、使用函数计算数据、排序数据、筛选数据、数据的分类汇总、插入与编辑图表，以及创建数据透视表和透视图等。
◎ 第4部分（第12～15课）：主要讲解如何使用PowerPoint 2010制作演示文稿，包括认识PowerPoint 2010的操作界面、演示文稿的基本操作、幻灯片的基本操作、制作与编辑幻灯片、插入各种对象、设置幻灯片母版、设计幻灯片主题、设置幻灯片动画，以及放映和输出幻灯片等。
◎ 第5部分（第16课）：主要讲解Word 2010、Excel 2010和PowerPoint 2010的协同办公，包括Word与其他组件的协同操作、Excel与其他组件的协同操作以及PowerPoint与其他组件的协同操作。
说明：本书以Office 2010环境为例，在讲解时如使用“在【开始】→【字体】组中……”则表示在“开始”功能选项卡的“字体”功能区中进行相应设置。
配套光盘
本书配套光盘提供立体化教学资源，不仅有书中的素材、源文件，而且提供了多媒体课件、演示动画，此外还有模拟试题和供学生做拓展练习使用的素材等，具体如下。
◎ 书中的实例素材与效果文件：书中涉及的所有案例的素材、源文件，以及最终效果文件，方便教学使用。
◎ 多媒体课件：精心制作的PowerPoint格式的多媒体课件，方便教师教学。
◎ 演示动画：提供本书“上机实战”部分的详细操作演示动画，供教师教学或学生反复观看。
◎ 模拟试题：汇集大量Office办公应用的相关练习及模拟试题，包括选择、填空、判断、上机操作等题型，并为本书专门提供两套模拟试题，既方便教师的教学活动，也可供学生自测使用。
◎ 可用于拓展练习的各种素材：与本书内容紧密相关的可用于拓展练习的大量图片、文档或模板等。
本书由导向工作室组织编写，参与资料收集、编写、校对及排版的人员有李秋菊、肖庆、黄晓宇、牟春花、李凤、熊春、蔡长兵、蔡飓、张倩、耿跃鹰、张红玲、高志清、刘洋、丘青云、谢理洋、曾全等。虽然编者在编写本书的过程中倾注了大量心血，精益求精，但恐百密之中仍有疏漏，恳请广大读者及专家不吝赐教。
编者
学生：老师，什么是Office软件？您先给我简单介绍一下吧。
老师：好的。Office软件是功能强大的电脑办公软件，通过它自带的各种组件，能够制作各式各样的文档、表格和演示文稿，以及管理数据库、收发邮件等，其作用几乎覆盖了电脑办公的各个领域。
学生：那什么是Office 2010呢？
老师：Office 2010是Microsoft公司推出的Office软件的一个版本，该版本主要包括Word 2010、Excel 2010、PowerPoint 2010、Access 2010和Outlook 2010等组件。下面就让我们一起来认识和了解Office 2010。
学生：好的！
学习目标
了解Office 2010在办公中的应用
掌握启动和退出Office 2010的方法
熟悉Office 2010的帮助系统
本课堂将主要讲述办公自动化的概念、Office 2010在办公自动化中的作用、启动和退出Office 2010的方法，以及如何使用Office 2010的帮助系统等知识。通过知识点的学习和案例的制作，读者可以初步了解使用Office 2010实现办公自动化的相关知识。
什么是办公自动化？Office 2010在办公中起到了什么样的作用？下面一一介绍。
办公自动化（Office Automation，OA）也被称为无纸办公，它是将现代化办公和电脑网络功能结合起来的一种新型办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，也是信息化社会的产物。
通常情况下，办公过程中将涉及大量文件处理业务，如公文的制作与管理、表格的制作与管理、演示文稿的制作与管理等。所以，利用电脑文字处理功能制作和存储各种文档，或利用如复印机、传真机等先进设备复制、传递文档，以及利用电脑网络技术传递文档，都是办公自动化的基本特征。
提示：办公自动化并没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域；而无纸办公则强调办公中不会涉及纸张的使用。
Office 2010在办公中的应用主要是指Office 2010的各个组件在办公中的应用。
Word 2010在办公中的应用
Word 2010是Office 2010中用于制作和编辑各种办公文档的组件，可以用来制作公司简介、邮件、个人简历、宣传单、日历、招标书、请柬、名片、求职信和传真等办公文档，具有十分强大的文字处理功能。图1-1所示为使用Word 2010制作的简历。
Word 2010在办公中的具体应用如下。
◎ 可以进行文字输入、编辑和排版等操作，能快速制作出各种文本型文档。
◎ 可以在文档中插入各种对象，以丰富文档内容，包括SmartArt图形、形状图形、剪贴画、图片和表格等。
◎ 内置信函、传真和备忘录等模板和向导，可以创建和编辑各种专业文档。
◎ 可以同时处理多种语言的文档，并能对文档进行审阅和批注等。
◎ 可以将文档打印出来，或另存为PDF文档。
Excel 2010在办公中的应用
Excel 2010是Office 2010中用于制作和编辑电子表格的组件，可以用来制作生产计划表、财务报表、销售业绩表、生产统计表、人事统计表、办公室时间安排表和工资表等电子表格，具有十分强大的数据处理功能。图1-2所示为使用Excel 2010制作的日常费用开支表及图表。
Excel 2010在办公中的具体应用如下。
◎ 可以制作办公中常用的电子表格。
◎ 可以对电子表格中的数据进行计算。
◎ 可以对电子表格中的数据进行统计和分析。
◎ 可以将数据转换为各种形式的可视性图表并展示或打印出来。
PowerPoint 2010在办公中的应用
PowerPoint 2010是Office 2010中用于制作和展示演示文稿的组件，可以用来制作产品宣传、会议资料、课件、企业简介和产品简介等演示文稿，具有十分强大的多媒体处理功能。图1-3所示为使用PowerPoint 2010制作的培训演示文稿。
PowerPoint 2010在办公中的具体应用如下。
◎ 可以制作包含文字、图片、表格和组织结构图等多个对象的幻灯片。
◎ 可以制作包含声音和影片等多媒体对象的幻灯片。
◎ 可以为幻灯片制作动画、统一配色等，使幻灯片更加生动和专业。
提示：Office 2010中还包括Access 2010、Outlook 2010、InfoPath 2010和Publisher 2010等组件。其中Access 2010可用于制作和管理数据库；Outlook 2010可用于管理个人和商务电子邮件；InfoPath 2010和Publisher 2010主要用于编辑动态表单和编辑出版物等。
Office 2010中各组件的启动和退出操作是具有共性的，其方法总体上相差不大，只要掌握其中一种组件的启动和退出的方法，就能很快熟练启动和退出Office 2010其他的组件。
启动Office 2010中各组件主要有以下几种方法。
◎ 从桌面快捷方式图标启动：双击桌面上相应组件的快捷图标启动相应的组件。
技巧：创建桌面快捷方式图标的方法为选择【开始】→【所有程序】→【Microsoft Office】命令，在打开的子菜单中的相应组件上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【发送到】→【桌面快捷方式】命令。图1-4所示为创建Excel 2010桌面快捷方式图标的方法。
◎ 从“开始”菜单启动：选择【开始】→【所有程序】→【Microsoft Office】命令，在打开的子菜单中选择组件对应的命令。
◎ 双击文档启动：若电脑中保存有某个组件生成的文档，双击该文档即可启动相应的组件并打开该文档。
◎ 在“我最近的文档”中启动：选择【开始】→【最近使用的项目】命令，在弹出的子菜单中将显示电脑中最近打开过的Office文件，选择需要打开的文档即可。
退出Office 2010中各组件通常有以下5种方法。
◎ 单击Office 2010某个组件标题栏右侧的
按钮 。
◎ 在Office 2010某个组件的操作界面中选择【文件】→【退出】命令。
◎ 在Office 2010某个组件的操作界面中按【Alt+F4】键。
◎ 双击相应组件操作界面标题栏上的控制菜单图标，如Word 2010中的
图标。
◎ 单击相应组件操作界面标题栏上的控制菜单图标，如Word中的
图标，在弹出的下拉菜单中选择【关闭】命令，如图1-5所示。
本例将从“开始”菜单启动Word 2010，然后通过菜单命令退出Word 2010，以进一步掌握启动与退出Office 2010某个组件的方法。
1 在桌面上单击
按钮，在弹出的菜单中选择【所有程序】→【Microsoft Office】→【Microsoft Word 2010】命令，如图1-6所示。
2 在打开的Word 2010的操作界面中选择【文件】→【退出】命令，如图1-7所示，便可退出Word 2010。
试一试
根据前面的介绍，尝试创建Excel 2010的桌面快捷方式图标，并通过双击该图标启动Excel 2010，然后利用快捷键退出该组件。
Office 2010提供了较为完善的帮助系统，以帮助用户及时解决实际操作过程中遇到的问题。如在Word 2010中单击功能选项卡右侧的“帮助”按钮
，即可打开如图1-8所示的“Word帮助”窗口。
在“Word帮助”窗口中选择帮助主题依次进行查看，或在文本框中输入需要的信息，单击文本框右侧的
按钮，即可在窗口下方显示与该搜索信息相关的超链接，单击便可进行查看，如图1-9所示。
技巧：如需获取网络中的Office帮助信息，可以单击“Word帮助”窗口右下角的
按钮，在打开的下拉菜单中选择“显示来自Office.com的内容”命令，即可连接到Office官方网站，搜索相应信息。
本课上机实战将利用已有工作簿启动Excel 2010，并在PowerPoint 2010中查找“动画”帮助信息，综合练习本课所学的知识点。
上机目标：
◎ 熟练掌握Office 2010各组件的启动和退出方法，初步观察Excel 2010和PowerPoint 2010操作界面的组成；
◎ 熟练掌握使用Office 2010帮助系统的方法。
建议上机学时：0.5学时。
本例要求利用电脑中已有的Excel工作簿启动Excel 2010，观察其界面组成后再利用窗口控制按钮退出Excel 2010。通过本例的操作，熟练掌握启动和退出Office组件的方法。
根据上面的操作要求，本例的操作思路如图1-10所示。在操作时读者可以使用自己电脑中的任意Excel文件来练习（注意观察Office 2010各组件生成的文件图标样式）。
演示\第1课\启动和退出Excel 2010.swf
本例的主要操作步骤如下。
1 在工作簿文件上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“打开”命令，或直接双击文件启动Excel 2010。
2 单击Excel 2010窗口主界面右上角的
按钮，退出程序。
本例要求先启动PowerPoint 2010，然后通过帮助系统查看PowerPoint 2010的新增功能，再搜索查找“动画”相关的帮助信息，最后退出PowerPoint 2010。通过本例的操作，读者应进一步掌握帮助系统的使用方法。
根据上面的操作要求，本例的操作思路如图1-11所示。在操作过程中需要注意的是，启动与退出PowerPoint 2010的方法有很多种，这里只涉及其中一种，读者也可以选择适合自己的方式进行操作。
演示\第1课\在PowerPoint中查找帮助信息.swf
本例的主要操作步骤如下。
1 单击
按钮，选择【所有程序】→【Microsoft Office】→【Microsoft PowerPoint 2010】命令，启动软件。
2 单击
按钮，在打开的“PowerPoint帮助”窗口中单击“新增功能”超链接，再单击“PowerPoint 2010 中的新增功能”超链接进行查看。
3 在帮助窗口的文本框中输入“动画”，单击
按钮进行搜索，单击其中的搜索结果查看详细信息。
4 关闭帮助窗口和PowerPoint软件。
问：启动Word等Office 2010组件还有其他方法吗？
答：除了本课中所讲的操作以外，还可以通过“运行”对话框来启动，方法是单击桌面左下角的
按钮，在打开的“开始”菜单中选择“运行”命令，打开“运行”对话框，在“打开”文本框中输入“Word.exe”，然后单击
按钮即可启动Word 2010（启动Excel时则可输入“Excel. exe”）。
问：可以通过直接关机的方式退出Office 2010组件吗？
答：不能，这样做有可能破坏文档数据以及Office 2010组件的程序，使其无法再次运行。除了Office 2010组件以外，退出其他程序也不能采取这种方法。
问：怎样安装Office 2010组件？
答：将Office 2010的安装光盘放入光驱中，系统将自动运行安装配置向导，然后按照向导的提示安装即可。
（1）为Office 2010所有组件建立桌面快捷方式图标。
（2）从“开始”菜单中启动Excel 2010，并在其中搜索“单元格”的帮助信息。
（3）分别启动Word 2010、Excel 2010和PowerPoint 2010，观察并总结3个组件的操作界面的共同之处以及不同的地方，然后分别利用标题栏左端的控制菜单图标、右侧的按钮及快捷键等方式退出这3个组件。
学生：老师，经过第1课的学习，我对Office 2010的基础知识已经有了初步的了解，发现Office三大组件的界面有一些共同的组成部分，但是这些组成部分的作用我还是不太熟悉。
老师：本课我们将开始学习Word 2010软件的基本操作，以及如何输入和编辑文本。在这之前将具体介绍Word 2010操作界面各组成部分的作用。
学生：老师，学完本课就可以制作各种办公文档了吗？
老师： Word 2010的功能非常强大，后面我们还将继续学习，但通过本课的学习后，对于一般的办公文档的内容输入和编辑操作可以熟练掌握，为后面的学习打下基础。
学生：原来是这样，那我可得认真听讲了。
学习目标
掌握Word 2010界面的组成及设置
熟悉文档的基本操作
掌握输入文本和符号的方法
掌握编辑文本的方法
本课堂将主要讲述Word 2010的操作界面的组成、设置Word 2010操作界面、文档的基本操作，以及输入和编辑文本等知识。通过相关知识点的讲解和案例的制作，读者可以掌握编辑和制作Word文档的基本操作。
Word、Excel和PowerPoint这三大Office组件的操作界面相差不大，都包括快速访问工具栏、标题栏、功能选项卡、功能区、对象编辑区和状态栏等部分，但不同的组件，其对象编辑区的结构是不相同的，如Excel的工作表编辑区，以及PowerPoint的“幻灯片/大纲”窗格和备注窗格等。下面以Word 2010操作界面为例，进行具体讲解。
启动Word 2010后，即可看到如图2-1所示的Word 2010操作界面。该界面主要由快速访问工具栏、标题栏、功能选项卡、功能区、标尺、文档编辑区、状态栏和视图栏等部分组成。
快速访问工具栏位于窗口主界面的左上角，其默认的按钮包括“保存”按钮
、“撤销”按钮
和“恢复”按钮
。
单击
按钮后，在打开的下拉菜单中包含多个选项，其中前面有
标记的表示该选项的相应按钮已经被添加到快速访问工具栏中，否则表示未被添加，如图2-2所示。
标题栏位于Word 2010操作界面上方的右侧，主要包括文件名和程序名，以及“最小化”按钮
、“最大化”按钮
和“关闭”按钮
，单击相应按钮即可快速实现其功能。其中，当“最大化”按钮变为
图标时，表示窗口已经最大化，单击该按钮可将窗口恢复至最大化之前的大小。
Word 2010的功能选项卡与功能区是对应的，单击选项卡即可打开相应的功能区。每个功能区都包括多个功能组，组中提供了常用的命令按钮或列表框。一些功能区的右下角包含“功能扩展”按钮
，单击即可打开相应的对话框或任务窗格，在其中可对文档进行详细设置。图2-3所示即为“插入”选项卡及其对应的功能区。
注意：有些选项卡在进行某项设置后才会出现，如在Word中插入文本框后，将显示“格式”选项卡。
标尺分为水平标尺与垂直标尺。在Word 2010的默认文档编辑区中，标尺是被隐藏的，单击文档编辑区垂直滚动条上方的“标尺”按钮
，或在【视图】→【显示】组中选中或取消选中
复选框，即可显示或隐藏标尺。
文档编辑区位于操作界面的中间，是Word中最重要的部分，所有关于文本编辑的操作都在该区域完成。文档编辑区闪烁的光标是文本插入点，用于定位文本的输入位置。
导航窗格位于窗口界面左侧。Word 2010默认的操作界面中并没有显示导航窗格，如需显示或隐藏导航窗格，在【视图】→【显示】组中选中或取消选中
复选框即可，如图2-4所示。
状态栏位于Word 2010操作界面的底部。Word 2010在旧版本的基础上做了较大改进，在状态栏右侧增加了一个视图栏，其中包括“页面视图”按钮
、“阅读版式视图”按钮
、“We b版式视图”按钮
、“大纲视图”按钮
、“草稿视图”按钮
及“显示比例”滑块。如需切换文档视图，直接单击该栏中的对应按钮即可，如图2-5所示。
通过设置Word 2010操作界面，用户可以自定义界面中快速访问工具栏中的按钮、调整快速访问工具栏的位置及显示或隐藏功能区等。这些操作同样适用于其他两个Office组件。
添加快速访问工具栏按钮的具体操作如下。
1 单击快速访问工具栏中的
按钮，在打开的下拉列表中选择“其他命令”选项，打开“Word选项”对话框。
2 在“从下列位置选择命令”下拉列表中选择需要添加的选项卡名称，然后在下面的列表框中选择需要添加的快捷按钮，这里选择“常用命令”中的“另存为”按钮
，如图2-6所示。
3 单击
按钮将选中的快捷按钮添加到右侧列表框中，最后单击
按钮即可将“另存为”按钮
添加到快速访问工具栏。
如需删除快速访问工具栏中的按钮，在该对话框右侧选择需要删除的按钮，单击
按钮后，再单击
按钮即可删除该按钮。
提示：利用鼠标右键单击快速访问工具栏中需要删除的按钮，在打开的下拉列表中选择“从快速访问工具栏删除”命令，也可以删除快速访问工具栏中的按钮。
快速访问工具栏默认位于窗口左上方，如需将快速访问工具栏移动到功能区下方，方法是：在功能区任意空白区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“在功能区下方显示快速访问工具栏”命令，或单击快速访问工具栏中的
按钮，在打开的下拉列表中选择“在功能区下方显示”命令即可。
在Word 2010中，可以自定义显示或隐藏功能区，方法是在功能区任意空白区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“功能区最小化”命令，即可将其隐藏，单击任意选项卡即可将功能区再次显示出来。
技巧：单击功能选项卡右侧的
按钮，或按【Ctrl+F1】键可以快速显示或隐藏功能区。
本例将练习在快速访问工具栏中添加“打开”按钮，隐藏功能区，并通过视图栏调整文档的显示比例。通过该案例的学习，读者应掌握自定义Word 2010操作界面的方法。
1 在桌面上单击
按钮，在打开的“开始”菜单中选择【所有程序】→【Microsoft Office】→【Microsoft Word 2010】命令，启动Word 2010。
2 单击快速访问工具栏中的
按钮，在打开的下拉列表中选择“打开”选项，即可将“打开”按钮
添加至快速访问工具栏，如图2-7所示。
3 在功能区任意位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“功能区最小化”命令，隐藏功能区，如图2-8所示。
4 拖动窗口右下角视图栏中的滑块，即可调整文档的显示比例。
试一试
将“保存”按钮从快速访问工具栏中删除后再进行添加。
在Word 2010文档的制作过程中，会涉及文档的各种基本操作，下面进行详细介绍。
根据操作的不同，新建文档可以分为新建空白文档和新建基于模板的文档。
新建空白文档
启动Word 2010后，系统会自动新建一个名为“文档1”的空白文档。除此之外，新建空白文档还有以下3种方法。
◎ 选择【文件】→【新建】命令，在打开的列表框中选择“空白文档”选项，然后单击右侧的“创建”按钮
即可。
◎ 单击快速访问工具栏中的“新建”按钮
。
◎ 按【Ctrl+N】键。
新建基于模板的文档
新建基于模板的文档是指根据Word 2010提供的预设模板或自主创建的模板文件创建的文档，如名片、信函、备忘录和会议纪要等。
方法是：选择【文件】→【新建】命令，在打开的“可用模板”列表中选择需要创建的模板样式，如选择“博客文章”选项，单击右侧的“创建”按钮
即可基于该模板创建一篇博客文档，如图2-9所示。
提示：如需根据自主创建的模板文件新建文档，可在该模板文件上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“新建”命令即可，如图2-10所示。
如需对电脑中已存在的文档进行编辑，需先将其打开。打开文档的具体操作如下。
1 选择【文件】→【打开】命令，打开“打开”对话框。
2 在该对话框左侧选择文件路径，这里选择F盘，在右侧列表框中选择需要打开的文档，这里选择“邀请函.docx”，完成后单击
按钮，如图2-11所示。
提示：单击快速访问工具栏中的
按钮或按【Ctrl+O】键，也可以打开“打开”对话框。
为防止他人擅自修改重要文档，可根据实际情况对文档进行加密，加密后的文档只有输入正确密码后才能打开。
1 选择【文件】→【信息】命令，在右侧列表中单击“保护文档”按钮
，在打开的下拉列表中选择“用密码进行加密”命令，打开“加密文档”对话框，如图2-12所示。
2 在“密码”文本框中输入密码，单击
按钮，打开“确认密码”对话框，如图2-13所示。
3 再次输入密码，单击
按钮，完成对文档的加密操作。
提示：打开加密文档时，系统将自动打开“密码”对话框，输入正确密码即可打开文档。
新建或编辑文档后可将其保存在电脑中。保存文档主要包括保存从未保存过的文档和保存已保存过的文档，下面进行具体讲解。
保存未保存过的文档
保存未保存过的文档的具体操作如下。
1 选择【文件】→【保存】命令，打开“另存为”对话框。
2 在该对话框左侧的列表框中选择文档的保存路径，在“文件名”文本框中输入文件的保存名称，完成后单击
按钮即可，如图2-14所示。
保存已保存过的文档
对于已经保存过的文档，单击快速访问工具栏中的“保存”按钮
或直接按【Ctrl+S】键保存文档。
提示：如果不希望修改过的文档将原文档内容覆盖或替换，可选择【文件】→【另存为】命令或按【F12】键，在打开的“另存为”对话框中重新设置文档的保存路径和文件名，然后单击
按钮。
关闭文档是指关闭当前已打开的文档,主要有以下3种方法。
◎ 选择【文件】→【关闭】命令。
◎ 单击窗口右上角的
按钮。
◎ 按【Ctrl+W】键或【Ctrl+F4】键。
本例将根据本机上的模板新建“基本简历”文档，然后将其保存在电脑中，最后关闭文档。通过该案例的学习，读者应进一步掌握新建、保存和关闭文档的操作。
1 启动Word 2010，选择【文件】→【新建】命令，在打开的“可用模板”列表中选择“样本模板”选项，打开“样本模板”列表。
2 在“样本模板”列表中选择“基本简历”选项，单击右侧的“创建”按钮
即可新建基于该模板的文档，如图2-15所示。
3 选择【文件】→【保存】命令，打开“另存为”对话框 。
4 选择文件的保存路径为F盘，输入文件名为“基本简历”，完成后单击
按钮，如图2-16所示。
5 单击窗口右上角的
按钮，关闭文档。完成本案例的所有操作。
试一试
利用快捷按钮新建一个空白文档，加密后将其保存在桌面上，关闭Word 2010，然后将其再次打开。
创建或打开一篇文档后便可根据需要输入相应的文本内容，再对其文本进行编辑修改，包括选择、删除、复制和移动、查找和替换，以及撤销与恢复操作等。
在Word 2010中输入文本的方法十分简单，只需在文档编辑区中定位光标插入点（闪烁的黑色光标“
”），然后依次输入所需的普通文本、符号和特殊符号即可。
输入普通文本
在文档中单击定位光标插入点，切换至中文输入法后，即可输入文本。文本输入满一行后，光标插入点会自动跳转到下一行开始位置，如需手动换行，按【Enter】键即可。
输入符号
结合【Shift】键，按键盘上符号对应按键即可插入符号。另外，在【插入】→【字符号】组中单击“符号”按钮
，在打开的下拉列表中也可选择需要插入的符号。
技巧：单击选择“其他符号”选项，在打开的“符号”对话框中选择需要输入的符号，单击
按钮也可输入符号。
输入特殊字符
输入特殊字符的方法与输入一般符号的操作相似。如在文档中输入特殊字符“
”的具体操作如下。
1 定位光标插入点后，在【插入】→【字符号】组中单击“符号”按钮
，在打开的下拉列表中选择“其他符号”命令，打开“符号”对话框。
2 单击“特殊字符”选项卡，在“字符”列表框中选择“注册”选项，然后单击
按钮即可，如图2-17所示。
选择文本主要包括选择单个词组、选择整行文本、选择整段文本和全选等多种方式，文本选中后，将以黑底白字显示。
选择单个词组
在需要选择的词组前单击鼠标定位光标插入点，按住鼠标左键不放并拖动鼠标，或在需要选择的词组中双击鼠标即可选择所需词组，效果如图2-18所示。
选择整行文本
选择整行文本可利用鼠标结合键盘上的相应按键进行选择，其方法主要包括以下两种。
◎ 将鼠标指针移至选择行左侧，当鼠标指针变为
形状时，单击鼠标即可选择整行文本，效果如图2-19所示。
◎ 将鼠标移到选择行行首，单击定位光标插入点，按住鼠标左键不放拖动鼠标至行尾，即可选择该行文本。
选择整段文本
在编辑文本过程中，有时需要对整段文本进行调整，这就需要先选择该段文本，其方法有以下3种。
◎ 将鼠标指针移至选择段落左侧，当鼠标指针变为
形状时，双击鼠标即可选择整段文本，其效果如图2-20所示。
◎ 将鼠标指针移至该段中的任一位置，快速单击鼠标左键3次即可选择整段文本。
◎ 将光标插入点定位至该段文本开始位置，单击拖动鼠标至段尾即可选择整段文本。
全选文本
全选是指将文档中的全部内容选中，包括文本、图表和数据等，其方法有以下4种。
◎ 将鼠标指针移到文档左侧任意位置，当鼠标指针变为
形状时，连续3次单击鼠标即可实现全选。
◎ 将插入点移到文档最前面，按住鼠标左键不放的同时拖动鼠标至文档结尾处选中全部文本，效果如图2-21所示。
◎ 将鼠标指针移到文档第一行左侧，当鼠标指针变为
形状时，按住鼠标左键不放的同时拖动鼠标至文档结尾处选择全部文本。
◎ 按【Ctrl+A】键。
在编辑文档过程中，多输或错输文本后，可选择需要删除的文本，按【BackSpace】键或【Delete】键删除文本。
提示：按【BackSpace】键可删除光标插入点之前的文本，按【Delete】键可删除光标插入点之后的文本。
在编辑文本的过程中，经常需要对文本进行复制或移动操作。
复制文本
选择所需文本后，在【开始】→【剪贴板】组中单击“复制”按钮
或按【Ctrl+C】键或者单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，如图2-22所示。
将光标插入点定位到需要粘贴的位置，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴选项”组中的“只保留纯文本”按钮
，或者直接按【Ctrl+V】键，即可查看复制文本后的效果。
移动文本
移动文本是指将文本从原来的位置移动到文档中的其他位置。
1 选择要移动的文本，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令或按【Ctrl+X】键，如图2-23所示。
2 将光标插入点定位到目标位置，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令或按【Ctrl+V】键粘贴文本，即可发现原位置的文本在粘贴处显示。
提示：复制或移动文本后都会出现如图2-24所示的
图标，单击该图标可在打开的下拉列表中选择所需的格式保留选项。
在编辑文档时，若需对文档中某个字或词进行大量更正，在文档中逐个寻找不仅费时费力，还可能出现漏改现象，利用Word 2010中的“查找和替换”功能即可解决这一问题。
查找文本
在【开始】→【编辑】组中单击
按钮，或直接按【Ctrl+F】键，在导航窗格中的“导航”文本框中输入需要查找的文本，如输入“叶子”，按【Enter】键，文档中所有查找到的文本将以黄底黑字显示出来，如图2-25所示。
替换文本
替换文本是指将原有的文本替换为更正后的文本。
1 按【Ctrl+H】键或在【开始】→【编辑】组中单击
按钮，打开 “查找和替换”对话框。
2 在“查找内容”下拉列表框中输入需要查找的文本，如输入“叶子”，在“替换为”下拉列表框中输入“树叶”，如图2-26所示。
3 单击
按钮，系统自动查找并替换插入点后面的第一个符合要求的文本。如需替换文档中所有“叶子”文本，单击
按钮。完成后系统将打开如图2-27所示的提示框，单击
按钮即可。
在编辑文档过程中，Word 2010会将最新操作和前面执行过的命令记录下来，利用这一功能，用户可通过撤销或恢复操作来还原误操作。
撤销操作
在文档编辑过程中发生了错误操作，单击快速访问工具栏中的“撤销”按钮
或按【Ctrl+Z】键即可撤销上一步操作。单击该按钮右侧的下拉按钮
，可在打开的下拉列表中选择需要撤销到的步骤。
恢复操作
在编辑文档过程中，若撤销有误，可单击“恢复”按钮
或按【Ctrl+Y】键，将操作恢复到撤销操作之前的状态，如图2-28所示。
本例将制作一个“放假通知”文档，效果如图2-29的所示。通过该案例的学习，读者应进一步掌握输入和编辑文本的方法。
效果\第2课\课堂讲解\放假通知.docx
1 启动Word 2010并新建一篇空白文档，将输入法切换至中文输入法后依次输入文本内容，完成后的效果如图2-30所示。
2 将光标插入点定位到第3段“请”文本前面，在【插入】→【字符号】组中单击“符号”按钮
，在打开的下拉列表中选择“其他符号”选项，打开“符号”对话框。
3 在“符号”选项卡中的“字体”下拉列表框中选择“Wingdings”，在“字符”列表框中选择“●”选项，单击
按钮即可插入符号，如图2-31所示。
4 单击
按钮，选择前面插入的“●”符号，按【Ctrl+C】键复制文本，在第4、5段段首位置定位光标插入点，按【Ctrl+V】键粘贴文本，粘贴后的效果如图2-32所示。
5 此时发现将“保卫”文本错误输入为“包围”文本，需要进行修改，在【开始】→【编辑】组中单击
按钮，打开“查找和替换”对话框。
6 在该对话框中的“查找内容”下拉列表框中输入文本“包围”，在“替换为”下拉列表框中输入文本“保卫”，单击
按钮即可替换文本，如图2-33所示。
7 替换完成后系统将打开提示对话框，单击
按钮，关闭对话框后保存文档为“放假通知”，完成制作。
试一试
进行查找与替换操作后单击快速访问工具栏中的“撤销”按钮
，查看撤销效果，再选择“人事处”文本后，按【Ctrl+X】键，看看会有什么样的效果。
本课上机实战将创建“介绍信”文档和编辑“邀请函”文档，综合练习本课所学的知识点。
上机目标：
◎ 熟练掌握新建与保存文档的方法；
◎ 熟练掌握文本输入的方法；
◎ 熟练掌握查找与替换文本的方法。
建议上机学时：1学时。
本例要求创建“介绍信”文档，然后对文档设置加密保护后保存文档，效果如图2-34所示。具体操作要求如下。
◎ 新建一篇空白文档。
◎ 在文档中输入介绍信的相关内容。
◎ 修改文档内容。
◎ 加密保护文档（密码123），并保存文档。
介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体，也是应用写作研究的文体之一，它具有介绍、证明的双重作用。
介绍信的作用是能够让对方了解来人的身份和目的，从而得到对方的信任和支持。介绍信同时也是机关团体、企事业单位派人到其他单位联系工作、了解情况或参加各种社会活动时用的函件，其应用范围相当广泛。
介绍信的写作要求主要包括以下3点。
◎ 接洽事宜要具体、简明。
◎ 注明使用介绍信的有效期限。
◎ 字迹要工整，不可随意涂改。
根据上面的操作要求，本例的操作思路如图2-35所示。在操作过程中需要注意的是，修改文本可以在输入过程中同步进行，也可以输入完后通过检查进行修改。
效果\第2课\上机实战\介绍信.docx
演示\第2课\创建和加密“介绍信”文档.swf
本例的主要操作步骤如下。
1 启动Word 2010，新建一篇空白文档。
2 定位光标插入点，切换至中文输入法后依次输入文本内容，然后将“党委书记”文本修改为“党委副书记”文本。
3 选择【文件】→【信息】命令，在中间的列表中单击“保护文档”按钮
，在打开的下拉列表中选择“用密码进行加密”命令，进行加密设置。
4 按【Ctrl+S】键，打开“另存为”对话框，将文档保存为“介绍信”，完成制作。
本例要求对已经创建的“邀请函”文档进行编辑，再另存为其他文档。编辑前后的对比效果如图2-36所示。
具体操作要求如下。
◎ 通过【Ctrl+C】键和【Ctrl+V】键复制并粘贴文本。
◎ 通过“查找和替换”对话框将“实验学校”文本替换为“实验小学”文本。
◎ 将“地点：各班教室”该段文本上移一段。
◎ 另存文档到其他位置。
邀请函是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信，它是现实生活中常用的应用写作文种。
邀请函的主体结构主要由以下几项组成。
◎ 标题：由礼仪活动名称和文名组成，还包括个性化的活动主题标语。
◎ 称谓：邀请函的称谓均使用“统称”，并在统称前加敬语。
◎ 正文：邀请函的正文是指礼仪活动主办方正式告知被邀请方举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求，写明礼仪活动的日程安排、时间、地点，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。
◎ 落款：落款要写明礼仪活动主办单位的全称和成文日期，不能漏写或不写。
根据上面的操作要求，本例的操作思路如图2-37所示。
素材\第2课\上机实战\邀请函.docx
效果\第2课\上机实战\邀请函.docx
演示\第2课\编辑“邀请函”文档.swf
本例的主要操作步骤如下。
1 打开“邀请函”文档，拖动鼠标选择“禾苗实验学校”文本后，按【Ctrl+C】键复制文本，将光标插入点移动至文本“支持！”后，按【Enter】键换行后再按【Ctrl+V】粘贴文本。
2 打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”下拉列表框中输入文本“实验学校”，在“替换为”下拉列表框中输入文本“实验小学”，依次查找并进行替换。
3 选择“地点：各班教室”该段文本，利用剪切、粘贴操作或直接拖动至上一段文本前面进行移动。
4 选择【文件】→【另存为】命令，另存文档到其他位置，完成操作。
问：有什么方法可以快速改变文档的显示比例吗？
答：Word 2010默认的文档显示比例是100%，如需更改文档的显示比例，较为快速的方法是按住【Ctrl】键的同时滚动鼠标的滚轮，通常情况下，向前滚动可放大显示比例，向后滚动可缩小显示比例。
问：Word 2010可以恢复未被正常保存的文档内容吗？
答：可以。在编辑文本过程中，如果遇到断电等非正常关闭Word 2010的情况，下次运行Word 2010时，软件将自动询问用户是否打开之前自动保留的文档版本内容。如果选择“是”， Word便可打开并恢复未被保存的文档内容，恢复后再次执行保存操作即可。
问：为文档添加密码后，可以再修改或删除密码吗？
答：可以。首先打开加密文档，选择【文件】→【信息】命令，在中间的列表中单击“保护文档”按钮
，在打开的下拉列表中选择“用密码进行加密”命令，打开“加密文档”对话框，修改或删除“密码”文本框中的密码，然后按提示进行操作即可。
问：Word 2010中的回车符能否设置为隐藏？
答：Word 2010中的回车符可以设置为隐藏，方法是选择【文件】→【选项】命令，打开“Word 选项”对话框，单击左侧的“显示”选项卡，取消选中右侧“始终在屏幕上显示这些标记”栏中的“段落标记”复选框，单击
按钮即可。如果再选中此复选框即设置为“显示”。
（1） 启动Word 2010，在快速访问工具栏中添加“打印预览和打印”快捷按钮
，然后隐藏功能区。
（2）运用本课介绍的相关知识，创建“名词”文档，效果如图2-38所示，具体操作要求如下。
效果\第2课\课后练习\名词.docx
演示\第2课\创建“名词”文档.swf
◎ 新建一篇空白文档，并将其以“名词”为名进行保存。
◎ 在“名词”文档中输入相关文本内容。
◎ 在标题“名词”文本前后各插入一个“
”符号。
◎ 保存对文档所做的修改。
（3）运用本课介绍的相关知识，对“工作计划”文档进行编辑，效果如图2-39所示，具体要求如下。
素材\第2课\课后练习\进度安排.docx
效果\第2课\课后练习\工作计划.docx
演示\第2课\编辑“工作计划”文档.swf
◎ 打开文档，将标题中的“进度”文本改为“工作”文本。
◎ 在文档中查找“安排”文本，并将文档中所有“安排”文本替换为“计划”。
◎ 在每一个项目前插入“
”符号。
◎ 对文档进行加密，将打开密码和修改密码均设置为“123456”。
◎ 将文档以“工作计划”为名另存在电脑磁盘中。
