PPT效率手册
人民邮电出版社
北京
图书在版编目（CIP）数据
PPT效率手册/@Bobbie_Lee著.--北京：人民邮电出版社，2020.5
ISBN 978-7-115-53419-4
Ⅰ.①P… Ⅱ.①B… Ⅲ.①图形软件—手册 Ⅳ.①TP391.412-62
中国版本图书馆CIP数据核字（2020）第046107号
◆著 @Bobbie_Lee（李金宝）
责任编辑 赵轩
责任印制 马振武
◆人民邮电出版社出版发行 北京市丰台区成寿寺路11号
邮编 100164 电子邮件 315@ptpress.com.cn
网址 http://www.ptpress.com.cn
北京富诚彩色印刷有限公司印刷
◆开本：690×970 1/16
印张：12
字数：213千字 2020年5月第1版
印数：1-5000册 2020年5月北京第1次印刷
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人人都想制作出既精彩又专业的PPT，但好像总是无从下手。其实，只要遵循这本书中的思路，背后的操作并不难。
本书第1章介绍了麦肯锡公司40多年来一直在使用的金字塔原理，用来梳理和精炼PPT 文案；第2章将开启读者的 PPT 设计全局化思维，通过设置主题字体和颜色，不仅减少了重复操作，还让PPT更显专业；第3章介绍了最受关注的PPT排版和图表美化思路与方法；第4章通过对4个典型案例的分析，让读者能够掌握其中的精髓，轻松应对各种场景下的 PPT 设计制作任务；第5章会告诉读者演讲实战中需要注意的方方面面，帮助读者成为全场的焦点；第6章通过几个故事让读者了解如何用 PPT 创造价值，以及如何用自己创作的PPT模板或者服务赚取回报。
本书能够帮助 PPT 新手学会像专业人士一样思考和制作 PPT，帮助职场人士提升制作PPT的效率，并从中获得成就感甚至是经济回报。
今天，制作PPT显然已经成了大学生和职场人士必须要掌握的一项技能。课程作业展示、毕业论文答辩、述职报告、职位竞选演说等，PPT在大学和职场中的应用场景十分丰富。尽管大家曾经和现在看过数不清的PPT，但是其中制作精良的却寥寥无几，绝大多数的PPT并没有帮助观众更好地理解演讲者所要表达的信息，甚至有时候还可能帮倒忙。
大家都想把PPT做好，但好像总是无从下手。上学的时候，没有专门教授PPT设计的课程，毕业入职以后也很少有系统全面的PPT培训机会，这使得今天的大学生和职场人士在面对一次次的PPT任务时头痛不已。想想那些为了做PPT而熬夜的日子，是不是有些许难过？其实，PPT本身从来都不值得我们熬夜加班，PPT背后的业务、项目和成果，才是主角。
我们知道，PPT是用于展示和传递信息的，那么我们在制作PPT时应该关注什么？我想，应该是对信息的准确表达，力求用视觉化语言精准地表达演讲者所要呈现的信息。因此，制作PPT的第一步应该是梳理内容。PPT的设计是以内容为依据的，如果没有内容文案作为PPT的坚实根基，则皮之不存，毛将焉附。在制作PPT时，要优先考虑文案内容，再考虑如何去表现和设计。
基于上述思考，本书第1章介绍了如何对文案内容的逻辑进行梳理，这一部分恰恰是绝大多数PPT教程书籍和课程避而不谈的话题。本书将详细介绍文案内容的整理方法，其中读者会了解到“金字塔原理”对于PPT设计的巨大帮助。其次，需要掌握内容思维导图的构建，这是一种行之有效的组织内容逻辑的方法。整理好内容思维导图以后，随即需要规划PPT的整体架构，这样在后续的设计中就有了明确的方向，而不至于迷失其中。
另外一个让读者很困惑的难题是，PPT制作过程中存在大量重复的操作，非常花时间：文本需要逐一设置字体、行间距；形状、图标需要逐个设置颜色；更要命的是，打开取色面板根本不知道该选什么颜色；为了一个简单的对齐，需要全神贯注地盯着屏幕调整半天，脖子痛、眼睛酸……这样无聊枯燥的机械式操作贯穿着一份PPT制作的全过程，到底有没有办法解决和避免？
本书第2章呈现的是设计方法，开启读者的PPT设计全局化思维，让字体和颜色的设置变成一劳永逸的操作，大大减少重复的工作量。同时这一部分还会介绍PPT设计中的参考线规范以及版式冗余的解决方法。此外，这一部分对PPT主题设计思路的讲解，能够帮助读者敲开PPT设计的大门。
PPT不是Word文档，我们不能只是把文字复制到PPT中简单堆砌，而是需要通过视觉化的手段，将文字转化为图示化语言，从而实现信息的表达和传递。很多人认为，视觉传达是专业设计师才能掌握的手段。但本书将介绍一种巧妙的方法，只需要简单三步，我们就可以把文字信息内在的逻辑关系以视觉化的图形语言呈献给观众。
这是一个看“颜值”的时代，PPT也不例外。PPT制作毕竟还是属于设计工作，因此读者也需要了解视觉与创意的要领。掌握第3章介绍的图文排版和图表美化的思路，我们就能在PPT中画龙点睛，让PPT看起来既美观又专业。
学会了梳理精炼文案内容、全局化设计思维、文字的图示化表达，以及图文排版和数据图表的美化以后，我们就可以在实际项目中学以致用。本书第4章中，展示了毕业论文答辩PPT、大学生创业大赛PPT、简历设计和述职报告PPT的应用案例分析。通过各种PPT案例结构框架的前后对比，让读者能够掌握其中的精髓，轻松应对各种场景下PPT的设计制作任务。
设计PPT的目的是为了给观众作演示，而PPT演示中也有一些需要学习的知识与技巧。本书第5章会对PPT演示技巧作进一步的讲解：设备和软件调试是必须要了解的内容；PPT与演讲的配合是演示PPT的灵魂；PPT中音频和视频的使用也颇有讲究。
最后，如果对PPT的设计和演示都掌握得很熟练了，就可以考虑利用PPT来创造价值。第6章将通过几个故事让读者了解如何用PPT创造价值，以及如何通过制作付费模板创造“收益”。能力更强的人，可以通过承接PPT设计的定制项目获得更高的回报。
我们始终相信，PPT幻灯片具有一股力量，能够说服，能够影响，能够感动！
注意：本书中部分PPT中的外文均为占位假字，仅供读者参考样式，并无实际意义。
每个人都希望在传达想法、沟通交流、发表演说时，能够做到重点突出、思路清晰、层次分明，制作PPT的目的便在于此。用最短的时间讲清观点，让观众对演讲者传达的内容感兴趣、从而理解和记住。要做到简明扼要、简单易懂，对内容逻辑的梳理至关重要。那些顶尖的咨询公司非常注重内容逻辑，而且有一套成熟的理论方案来提升思考、表达和解决问题的逻辑。这些逻辑思路和表达方式，同样可以运用到PPT制作中。
从展现形式上来讲，我们可以把PPT分成两种类型：一种是“给观众看”的屏幕阅读型PPT，另一种是“给观众讲”的辅助演讲型PPT，如图1.1所示。比如，咨询公司发布的商业报告通常是屏幕阅读型PPT；而科技产品发布会的现场演示幻灯片，则是辅助演讲型PPT的典型案例。
从作者实际经历的项目经验来看，大部分高校学生和职场人士制作的汇报幻灯片，都属于屏幕阅读型PPT，当然也有很小一部分要用于商业路演的PPT，需要制作成辅助演讲型PPT。本书侧重介绍屏幕阅读型PPT。从设计角度看，虽然PPT的表现形式多样，但都是为功能、目的、内容和观众服务。千万不可为了设计而设计。在制作PPT的时候，一定要牢记两个关键词：一是规范，二是专业。本书后面介绍的所有内容，都会围绕着这两个关键词展开。
本章首先介绍如何对所要呈现的内容逻辑进行梳理和规划，然后讲解在开始制作PPT之前，应该怎样建立PPT的全文档结构。
刚刚接触PPT的新手往往会首先考虑“应该怎么表现PPT”，而忽视了制作PPT的目的：“应该表达什么”。回想一下你听过的那些无聊的演讲，观众根本不明白演讲者在传达什么信息，这就是演讲者前期没有对内容进行合理组织，从而导致逻辑架构混乱所暴露出来的问题。
也许你常常在纠结PPT做得好不好看，但在此之前，你应该先想一想，PPT的内容逻辑清晰么？不管是写文章还是做汇报，抑或与人交流，我们都希望别人能毫不费力地理解自己要表达的观点，做PPT也一样。从想清楚，到说明白，是表达沟通想要达到的境界，而对应到PPT里，就是 “知道表达什么”（文案）和“以怎样的形式呈现出来”（设计）。
在这里，我们借鉴和学习麦肯锡经典培训教材《金字塔原理》中介绍的方法，将其运用到PPT的制作过程中，就能清晰有效地表达和呈现内容。
金字塔原理是一种重点突出、逻辑清晰、主次分明的逻辑思路、表达方式和规范动作。简单来说，金字塔原理就是先表明中心结论，再进行分论点阐述，自上而下、层层递进，直到每一个分论点及其子论点都被解释清楚，如图1.2所示。
这就是金字塔原理，它不仅让我们知道PPT里面应该写什么，更重要的是，可以帮助我们建立清晰的逻辑结构并提炼重点。金字塔原理的基本结构是：结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进，如图1.3所示。
1.结论先行
先把中心结论直接抛出来，再阐述支撑结论的观点，如图1.4所示。如果没有提前告知核心结论，PPT呈现的信息可能会在不同的观众脑海里形成各自不同的理解。也就是说，观众会在观看PPT的同时会自行解读内容，自己探索结论，这无形中增加了观众的脑力劳动，同时可能会造成信息理解的偏差。所以，结论先行会减轻观众理解和分析信息的负担，作为PPT的制作者，我们要对这一点有足够的重视。
2.以上统下
表达内容时要遵循以下几点原则：先主要、后次要；先全局、后具体；先总结、后论述；先论点、后论据；先结果、后原因；自上而下地呈现，如图1.5所示。但是在概括内容即而得出结论形成金字塔结构的过程中，则需要自下而上地思考。
有时候结论可能并不明确，需要制作者自行总结提炼，这时候就需要从内容最底层着手，将每个分论点和中心结论概括出来，最终形成金字塔结构。也就是说，在构建金字塔结构的时候有两种方式：如果是主题清晰、结论明确的内容，只需要自上而下地列出关键论点，进而理清内容的逻辑关系；如果是主题模糊，结论不明确的内容，则需要自下而上地概括出关键要点，梳理逻辑关系，最后总结出中心结论，如图1.6所示。
3.归类分组
PPT中信息的呈现应当遵循一定的秩序。PPT制作者需要将具有某种共性的事物和信息组织在一起，从而有效地减少信息点。美国认知心理学家乔治·A·米勒在他的论文《其妙的数字7±2》中指出，人脑短时无法同时记住7个以上的信息。如果PPT展示的信息没有经过很好地归纳和分组，那么受众在接受信息的时候思绪会陷入混乱。
金字塔结构中的内容，是以向上、向下和横向3种形式关联起来的。纵向来看，处在同一层级的一组内容为上一级的内容提供支撑说明，而上一级内容是对这一组信息的概括总结；横向来看，每一组中的内容应该属于同一逻辑范畴，如图1.7所示。
4.逻辑递进
金字塔原理要求，所有列入同一组中的信息必须具有某种逻辑顺序。也就是说，组织在一起的信息，肯定不能随心所欲的堆砌，而是依据其中的逻辑关系，按照一定的顺序组织在一起。比如，按照事情发展流程以时间顺序进行组织；按照某事物的组织架构以结构顺序组织；按照重要性以程度顺序进行组织等，如图1.8所示。
以上是对金字塔原理的简单说明，那么应该怎样把PPT的原始内容组织成金字塔结构呢？方法就是构建思维导图。
思维导图又叫脑图、心智地图，是一种将思维具象化的方法。我们可以借助一些构建思维导图的软件轻松地创建思维导图。本节介绍两款简单高效的思维导图工具：Xmind和幕布。
1.Xmind
Xmind是一款专业的思维导图软件，是制作PPT不可或缺的辅助软件之一。在Xmind软件中，可以从一个中心主题开始建立分支主题，它的内容创建模式完全符合金字塔原理。
操作技巧：
Xmind非常容易上手，选中一个主题后按下Tab键，即可为当前主题创建子主题；按Enter键则是创建同级主题。想要更改某个主题节点中的内容，只需要双击该节点，然后输入文字即可，如图1.9所示。
2.幕布
幕布是另外一款非常实用的软件，同Xmind一样，它也可以帮助PPT制作者高效地梳理内容，快速形成金字塔结构的信息。幕布不仅提供了客户端安装程序，也可以直接在网页端使用，另外还能将自己创建的思维导图保存在云端。
操作技巧：
幕布的内容创建模式与在Xmind中有所不同。幕布更像一个笔记本，使用者直接在其中输入文字即可。每段文字之前都有一个小圆点，每个小圆点就是一个主题。按下Enter键，可以创建新的主题，也可以调整每个主题的层级；按下Tab键是将内容缩进一级，按下Shift+Tab快捷键则是将内容提升一级，如图1.10所示。
在幕布中，大纲笔记与思维导图可以一键转换，使用者只需要专注地创作内容，调整好每个主题的层级关系，最后即可一键生成思维导图，如图1.11所示。
按照金字塔原理，将内容梳理成思维导图以后，也就创建出了PPT文档的结构大纲。接下来要做的就是建立PPT全文档结构了。
现实中的PPT文档，可能包含了十几个甚至更多的页面，只有连贯阅读这些页面，才能了解完整的内容。所以从内容的结构和形式来看，PPT更像网页设计：每个频道、栏目页都有对应的主题，而所有页面组织在一起，便构成了整个网站，如图1.12所示。PPT每个页面的存在都是有理由和结构关系的，都在为传递内容信息和实现功能服务。
然而在很多时候，制作者将PPT一页页地做下来，更像是把PPT页面当成独立的海报来设计，忽视了前后的逻辑和整体结构。
PPT中常见的内容逻辑问题大体上有这样两种情况：第一，整个文档条理不清晰，没有明确的逻辑架构；第二，单独页面难于理解，重点不突出，内容没有层次，如图1.13所示。
小时候写作文的时候，老师会要求学生先写一个提纲，然后根据提纲书写全文。作文提纲就是在写作文之前对文章整体内容的构思和规划。同理，PPT设计也需要从整体上进行规划安排，如果没有整体框架的约束和指导，制作者很可能在设计PPT的过程中迷失方向。
上一小节介绍了根据金字塔原理构建思维导图，也就是整理出了PPT的整体框架和思路，接下来就要把思维导图落地为PPT的结构设计了。
一份完整的PPT文档应该包括封面、目录页、章节页、内容页和结束页，如图1.14所示，具体的设计方法会在后面章节中详细讲解。
如果思维导图已经具体到每个页面的框架文案和要点，那么此时PPT的结构框架也就成型了，只需要把梳理好的内容以最简单直接的形式表现在PPT中即可。
图1.15是一份述职报告PPT的内容思维导图。以金字塔原理作为指导，把内容逻辑梳理清晰以后，也就创建出了PPT文档的大纲，而这些层级细分下来的大纲，就可以成为PPT中的框架文案了。咨询公司报告的制作者，大多会一次性创建出所有页面，并为页面写上标题，串联起整个文档的结构，如图1.16所示，然后一页一页地具体设计页面。
如图1.15所示，设计之前先建立一份内容完整的“白板”PPT，这就完成了文案内容从Word文档到PPT幻灯片的梳理。接下来要做的事情，就是逐个页面地具体设计了。
在金融、咨询行业，为了建立更严谨的逻辑结构，设计PPT模板时会细分各种层级的目录。在PPT中也会有明确的章节标题、内容标题和二级标题，如图1.17所示。
在PPT中，为了更直观地呈现整个文档的逻辑结构，我们可以借助“节”的概念对PPT页面进行合理地组织和安排。自Office2013版本开始，PowerPoint中新增了“节”的概念，增强了PPT框架结构的逻辑，方便制作者对PPT页面进行管理、调整和快速定位。
PowerPoint 2013版本新增了“节”的概念，但是很多人并不清楚如何使用它。接下来将详细介绍“节”是什么，以及应该怎样使用“节”。
操作技巧：
当一份PPT中包含了很多页面的时候，如果想要快速定位到某一章节或某一页就会显得非常吃力。正如图1.18所示的PPT一样，虽然整理好了每一章节，但是全部页面堆在一起还是显得混乱，没有秩序感。
“节”功能的存在，就是为了让PPT逻辑结构更清晰。使用“节”功能对PPT进行整理以后，结构看上去清爽很多，如图1.19所示。
那么“节”功能应该如何使用呢？方法很简单，只需要在PPT界面左侧的每一页幻灯片预览图之间的空隙处单击鼠标右键，就会发现有个选项叫“新增节”。新增“节”以后，就可以对它进行重命名，如图1.20所示。
制作者还可以对每个“节”进行删除、移动、折叠操作，在对应的“节”上面单击鼠标右键就会弹出相关命令，如图1.21所示。
对“节”进行折叠后，就可以将一部分幻灯片暂时隐藏起来，方便对页面进行管理和调整。同时选中一个“节”拖动，就可以对某一节进行整体移动和调整，如图1.22所示。
设置好“节”以后，从“视图”菜单切换到“幻灯片浏览”模式，可以更直观地预览PPT逻辑结构。PPT软件的右下角也有打开“幻灯片浏览”模式的按钮，如图1.23所示。
PPT是一个视觉化呈现、结构化表达的工具，通过本章的讲解，希望大家对PPT树立起一个全新的理念——简单、直接、有效地传递信息是PPT的使命。培养制作PPT的能力，其实也是在培养制作者可视化表达能力、逻辑思维能力以及演讲表达能力。
搞定文案内容的梳理和规划以后，接下来的一章，让我们开始学习设计方法。
