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本书以解决实际工作中的问题为导向，系统介绍了WPS Office 2019在办公中的应用知识。
本书共4篇13章的内容，每部分内容的安排及结构设计，均从读者的角度出发进行考虑。本书主要讲解了WPS文字、WPS表格、WPS演示这三大办公组件的功能和应用，以及移动办公工具的使用方法。
本书难易程度适中，适合需要快速掌握WPS Office办公应用能力的职场新人阅读，也可以作为各类计算机培训班和学校相关课程的参考书。
书名：WPS办公应用四合一：文档处理+数据分析+文稿演示+移动办公
ISBN：978-7-115-58494-6
本书由人民邮电出版社发行数字版。版权所有，侵权必究。
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我们愿意相信读者具有这样的良知和觉悟，与我们共同保护知识产权。
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著 神龙工作室
责任编辑 罗 芬
人民邮电出版社出版发行 北京市丰台区成寿寺路11号
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网址 http://www.ptpress.com.cn
读者服务热线：(010)81055410
反盗版热线：(010)81055315
WPS Office是由金山软件股份有限公司出品的一款办公软件套装，其中包括WPS文字、WPS表格和WPS演示这三大办公组件，使用它们可以分别实现文档、表格、演示文稿等的制作。WPS Office具有内存占用低、运行速度快、强大插件支持、提供海量在线存储空间和模板、支持阅读和输出多种格式的文件、支持移动办公等优势，受到许多办公人员的青睐，在企事业单位中应用广泛。
使用WPS文字，可以制作规章制度、活动计划、招投标方案等各种文档；使用WPS表格，可以制作工资表、考勤表、数据分析表等各种表格；使用WPS演示，可以制作公开演讲、报告、总结或培训的演示文稿。总之，掌握并熟练地使用WPS Office 对于办公人员来说具有十分重要的意义。
● 本书每篇内容的安排及结构设计，均从读者的角度出发进行考虑。
● 本书内容全面，案例丰富、实用，操作步骤讲解简明扼要、一步一图。
● 重点知识的讲解，配有详细的操作视频，让学习更加直观、高效。
● 本书配套资源丰富、多样，便于读者学完本书后进一步拓展学习的广度和深度。
本书配有丰富多样的教学资源，帮读者提升解决工作问题的能力。扫描下方的二维码，关注“职场研究社”公众号，回复“58494”，即可获得资源的下载链接。
本书配套资源具体内容如下：
● 本书实例的源文件与效果文件；
● 4小时的同步视频教程；
● 5小时Excel数据分析视频；
● 3小时PPT设计与制作视频；
● 1200个Office使用技巧；
● 3小时Photoshop教学视频；
● 900套办公模板。
由于作者水平有限，书中错误、疏漏之处在所难免。在感谢您选择本书的同时，也希望您把对本书的意见和建议告诉我们，我们的联系邮箱：luofen@ptpress.com.cn。此外，为了给您提供更好的学习服务，作者为本书建立了读者QQ群（766732317），欢迎您加入交流。
神龙工作室
WPS文字是一款开放、便捷的文档编辑工具。学完本篇，读者能学会文档的录入与编辑、图形和表格的应用、高效的文档处理方法、长文档与公文的排版等，使工作事半功倍。
● 科学的排版流程是怎样的？
● 如何应用样式为长文档排版？
● 公文如何排版？
● 如何使用稻壳儿获取培训方案？
本章将为你揭开它们神秘的面纱。
长文档排版不难，
制胜法宝这里看！
长文档在实际工作中使用频率特别高，那如何对长文档进行合理排版呢？本章分别讲解科学的排版流程、普通长文档的排版、公文长文档的排版，以及如何使用稻壳儿获取模板并将其修改为优质的长文档等内容。
这些内容都是职场中必会的技能，学会了它们，读者就不会再为长文档排版发愁。下面，我们赶快开始学习吧！
在开始做长文档的排版之前，我们首先需要明确科学的排版流程是怎样的。如下图所示，到底是先录入内容，再对内容进行排版，还是先设置格式，再录入内容呢？
其实，大部分人的操作习惯都是先录入内容，把文档内容全部录入完成后，再对整个文档进行排版。当文档内容较少时，这种方法还不错；但当文档内容很多时，后期的排版工作量就会很大，严重影响工作效率。
而如果能先将文档的格式设置好，然后在设定好的格式中录入内容，后期的排版最多就是“小修小补”，所用时间较少，可谓一劳永逸。
所以，关于什么是科学的排版流程，我们得出最终结论：先设置文档的格式（包括先设置页面，再设置样式），然后输入文档的内容，最后预览文档效果（根据需要，看是否对文档进行打印）。
首先，什么是样式？样式是字体、字号和缩进等格式特性的组合，即一组已经命名的字符格式和段落格式的集合。
为什么说样式是文档的灵魂呢？因为它能快速排版出高质量的文档。在编排一篇长文档时，如果只使用字体格式和段落格式功能，需要对很多文字和段落进行重复的排版工作，虽大量时间被浪费，文档格式却很难保持一致。而使用样式能减少重复操作，例如要改变使用某个样式的所有文字的格式时，只需修改一下该样式即可。此外，使用样式还可以自动生成目录。
打开WPS文字，在【开始】选项卡下和文档右侧任务窗格都可以看到，WPS自带了一个样式库，用户可以套用系统内置样式来设置文档格式，而工作中经常用到的有【标题1】【标题2】【标题3】和【正文】等几个样式，个别文档会用到【标题4】，下面就来展示如何套用系统内置样式。
步骤»打开本实例的原始文件，❶选中一级标题文本（“公司年度培训方案”），❷切换到【开始】选项卡，❸选择【标题1】，❹即可为标题套用样式，❺其他标题和正文按照此步骤套用样式就可以了，不再展示具体步骤，只展示最终效果。
在为文本应用样式时，如果文档篇幅较短，可以逐个为文本应用样式，但是当文档的篇幅很长时，逐个设置就会浪费大量时间。怎么快速应用样式呢？其实，使用格式刷就可以轻松实现。操作步骤如下。
使用格式刷应用一次样式
步骤»打开本实例的原始文件，❶选中二级标题文本“一、培训类别”，❷切换到【开始】选项卡，❸单击【格式刷】按钮，鼠标指针即变成小刷子形状，❹选中下一个二级标题文本“二、培训的考核和评估”，❺即可为第二个标题文本刷新格式，应用与第一个标题文本相同的样式。
使用格式刷应用多次样式
步骤»打开本实例的原始文件，❶选中三级标题文本“（一）、一级培训”，❷切换到【开始】选项卡，❸双击【格式刷】按钮，鼠标指针即变成小刷子形状，❹依次选中下面的三级标题文本“（二）、二级培训”“（三）、三级培训”（也可以选择更多数量的文本，这里只选择两个，是为了方便举例说明），即可为第二个、第三个标题文本刷新格式，应用与第一个标题文本相同的样式。（用完格式刷后，按【Esc】键退出即可。）
系统自带的样式有时候满足不了排版的要求，如果强行套用内置样式，会使得整体效果不理想，无法满足需求，这时就需要自定义样式。
那应该如何自定义样式呢？新建一个样式和修改原来的样式都可以达到目标，其操作步骤如下。
步骤1»新建样式。
打开文档右侧的【样式和格式】任务窗格，❶在任务窗格中单击【新样式】按钮，❷即可在弹出的对话框中，按照自己的需求新建样式，设置字体、字号、对齐方式、行距和段间距、缩进等，❸单击【确定】按钮。（具体步骤同前文，此处不重复。）
步骤2»修改样式。
在【样式和格式】任务窗格中单击【标题1】下拉按钮，再选择【修改】选项，即可在弹出的对话框中修改样式。（后续的步骤和新建样式的步骤相同，此处不重复。）
通过样式为标题设置级别，是为了方便后面自动生成按级别显示的目录。一般情况下将【标题1】设置为【1级】，【标题2】设置为【2级】，【标题3】设置为【3级】……依此类推。
下面为通过样式为标题设置级别的简要步骤。
步骤»设置标题级别。
打开本实例的原始文件，在【样式和格式】任务窗格中，❶单击【标题1】下拉按钮，❷选择【修改】选项，❸在弹出的【修改样式】对话框中单击【格式】按钮，❹选择【段落】选项，❺在弹出的【段落】对话框中将【大纲级别】设置为“1级”，❻单击【确定】按钮。
按照此步骤，为其他标题样式也设置好大纲级别，即【标题2】设置为“2级”，【标题3】设置为“3级”，就不再展示具体步骤。
接下来，我们将学习分页符的相关知识，为文档进行分页。
分页符是用于分页的一种符号，使用分页符可以按照要求快速对文档进行分页。这里我们想让文档中每个2级标题（一、培训类别，二、培训的考核和评估……）都另页起排，使用分页符最为合适，以下是简要步骤。
步骤»插入分页符。
打开本实例的原始文件，❶将光标放到2级标题“一、培训类别”前，❷切换到【插入】选项卡，❸单击【分页】下拉按钮，❹在弹出的下拉列表中选择【分页符】选项，❺即可将该标题及文档后面的内容排到下一页。（对后面的2级标题都重复进行如上操作，便可达到每个标题另页起排的效果，就不再展示步骤。）
手动编写目录不仅费时费力，还容易出错。WPS还有一项非常好用的功能，使用它可以自动生成目录，避免手动编写目录的烦恼。
自动生成目录的前提：必须为各级标题应用样式，且样式都如3.2.2中那样设好级别。例如为1级标题应用【标题1】的样式，为2级标题应用【标题2】的样式……因为本小节的原始文件前期已经设置好样式，下面就直接开始自动生成目录的操作吧！
步骤»打开本实例的原始文件，❶将光标放到文档第一行的行首，❷切换到【引用】选项卡，❸单击【目录】按钮，❹在弹出的下拉列表中选择如下图所示包含3级标题的目录，❺在弹出的对话框中单击【是】按钮，❻文档中自动生成目录。
在自动生成目录之后，我们会发现目录的层级不明显，各个标题之间的间距没有太大差别，页面整体不够美观，这时可以对目录进行相应的美化设置。以下是简要步骤。
步骤1»❶单击【目录】按钮，❷在弹出的下拉列表中选择【自定义目录】选项，❸在弹出的对话框中单击【选项】按钮。
步骤2»❶在弹出的对话框中，保持默认设置不变，单击【确定】按钮，这时会返回上一级对话框，再单击一次【确定】按钮（这里不展示截图），❷在弹出的对话框中单击【是】按钮，即可修改目录。
文档中的标题被修改后，原来生成的目录就不准确了，因此需要对目录进行及时的更新，更新目录的操作步骤如下。
步骤»❶切换到【引用】选项卡，❷单击【更新目录】按钮，❸在弹出的对话框中选中【更新整个目录】单选钮，❹单击【确定】按钮，即可更新目录。
分节符是用于分节的一种符号。分节后，可以针对不同的节设置不同的页面和页眉页脚等内容。这里我们想让文档正文与目录分别从“1”开始编排页码，使用分节符最适合。以下是简要步骤。
步骤1»给文档排好页码。
打开本实例的原始文件，❶切换到【插入】选项卡，❷单击【页码】下拉按钮，❸在弹出的下拉列表中选择【页码】选项，❹在弹出的对话框中，【位置】选择“底端居右”，❺【页码编号】栏中【起始页码】选择“1”，其他保持默认设置不变，❻单击【确定】按钮，即可给文档排好页码。
步骤2»使用分节符分节。
❶将光标放在文档正文前，❷切换到【插入】选项卡，❸单击【分页】下拉按钮，❹在弹出的下拉列表中选择【下一页分节符】选项，删除多余的空白页（比较简单，不再展示步骤），❺即可将文档正文与目录分别从“1”开始编排页码。
经过以上设置，公司培训方案就完成了，后续对文档进行预览即可。
设置公文版式是读者学习WPS时必须要掌握的技能，因为读者工作中的很多场合都需要用到公文版式。而在不强制要求使用公文版式的日常工作情况下，也可以使用公文版式，这会给阅读者以正式和尊重的感觉。
下面我们就以“会议纪要”为例，学习如何设置公文版式吧！
WPS文字的版面设置，指的是页面设置，如右图所示，页面设置主要包含如下几个部分：纸张大小、页边距、版心、页眉和页脚等。
下面，我们就简要讲解页面设置的主要元素。
纸张大小：WPS文字默认的纸张类型是A4纸型，因此打开【页面设置】对话框，显示的【纸张大小】是“A4”。
页边距：页边距是指页面的边线到文字的距离，包括上、下、左、右这4个页边距，也就是版心四周的留白。
页眉和页脚：通常用来显示文档的附加信息或者放置为文档添加的注释等，页眉在页面的顶部，页脚在页面的底部。
在录入文档内容之前，我们需要先设置公文版式，首先要确定纸张的方向和大小，本小节我们以设置“会议纪要”公文版式为例进行介绍。
公文版式通常是纵向设置的，所以，这里我们将“会议纪要”的纸张方向设置为纵向，操作步骤如下。
步骤»打开本实例的原始文件，❶切换到【页面布局】选项卡，❷单击【纸张方向】按钮，❸在弹出的下拉列表中选择【纵向】选项，即可将纸张方向设为纵向。
公文一般采用A4型纸（210mm×297mm），因此将会议纪要的纸张大小设置为A4大小（对于需要张贴的公文，其纸张大小要根据实际需要来确定），操作步骤如下。
步骤»❶切换到【页面布局】选项卡，❷单击【纸张大小】按钮，❸在弹出的下拉列表中选择【其他页面大小】选项，❹在弹出的【页面设置】对话框中，保持默认设置不变，单击【确定】按钮，即可将纸张大小设置为A4大小。
公文用纸上边距为37mm±1mm（即上边距为37mm，也可加1mm或减1mm），公文用纸订口为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。下面为文档设置页边距。
步骤»切换到【页面布局】选项卡，在【页边距】按钮右侧，按照图示数据，设置页边距。
页眉和页脚常用于显示文档的附加信息，可用来放置日期和时间、单位名称、公司LOGO、页码、微标等信息。为文档添加页眉和页脚不仅可使文档美观，还能增强文档的可读性。用户可以根据需求对其进行适当的编排，详见后文。
首页，一般指的是文档的封面，读者经常会有给封面与内容页设置不同的页眉和页脚的需求，那该如何进行设置呢？以下是简要步骤。
步骤»打开本实例的原始文件，❶切换到【章节】选项卡，❷勾选【首页不同】复选框，❸单击【页眉页脚】按钮，❹即可分别到首页和文档内容页设置不同的页眉和页脚。
奇偶页的页眉和页脚在默认情况下是相同的，但读者有时也会有给奇偶页分别设置不同的页眉和页脚的需求，以便提升文档的层次感，增强可读性。那该如何进行设置呢？操作步骤如下。
步骤»打开本实例的原始文件，❶切换到【章节】选项卡，❷勾选【奇偶页不同】复选框，❸单击【页眉页脚】按钮，❹即可分别到奇数页和偶数页设置不同的页眉和页脚。
文字符号一律从左到右横写、横排；公文要双面印制，左侧装订。因此，会议纪要如果内容过多，也要双面印制。
公文的文面格式可以分为3部分，版头、主体和版记的格式。我们这里以主体部分的格式为例进行讲解。
如果没有特殊说明，公文格式各要素（例如公文的正文部分）一般采用三号仿宋字体，正文标题采用二号方正小标宋字体，公文中的文字颜色均为黑色。各级标题的字体、字号见下图。
提示
常用的公文标题形式有4种，发文机关+事由+文种、事由+文种、发文机关+文种，以及文种。公文的标题部分使用二号小标宋字体标识，可一行或分为多行排布。
一般每面排22行，每行排28字，并撑满版心；特殊情况下可以做适当的调整。
公文主体部分的字体格式已经设置完成了。接下来，我们要设置公文的段落格式，其具体的操作步骤如下。
段落格式包括设置对齐方式、设置段落缩进、设置间距、添加项目符号和编号等操作。
步骤1»设置标题的对齐方式。
打开本实例的原始文件，选中文档标题部分，❶切换到【开始】选项卡，❷单击【居中对齐】按钮，❸即可将标题设置为居中对齐。
步骤2»设置正文的段落缩进、间距。
❶在文档正文部分右击，❷在弹出的快捷菜单中选择【段落】选项，❸在弹出的对话框中将【缩进】栏下的【特殊格式】设置为【首行缩进】，缩进值默认选择【2】，❹在【间距】栏下的【段前】微调框中输入“1”行，❺单击【确定】按钮，即可将段落缩进、段间距设置好。
关于公文的段落样式，我们讲解了对齐方式、段落缩进、间距，以及其他段落设置，如添加项目符号和编号在1.2.4已经讲过，这里就不再重复，根据实际中的具体需要进行设置即可。
案例
在制作类似“公司培训方案”的长文档时，大段正文的录入耗时长，非常辛苦。其实，直接使用稻壳儿就可以了。
主要步骤是从稻壳儿中查找到合适的模板，见下页图。模板下载后，对其进行个性化修改。修改的方法，相信你通过3.2节和3.3节已经学会了。
其实就是先设置样式，然后为文档的各个部分套用样式，最后看哪里还需改进，进行微调，可根据自己的需要，决定是否设置目录、分页和分节、页眉页脚、项目符号和编号等。修改完成，就可以使用了。
本章内容小结本章主要学习了如下内容：对于长文档来说，科学的排版流程是怎样的；如何快速应用样式进行排版；如何使用分页符及分节符；如何快速生成目录及目录的修改；如何进行公文的排版；如何使用稻壳儿快速获取培训方案模板等。这些处理长文档必备的技能，你都掌握了吗？
第4章，我们将一起学习文档处理的高效秘籍。
