详情
龙马高新教育，专业的计算机研究、教育机构，拥有近20年的图书出版经历，与39所高校、8个行业协会、5家知名网站保持合作关系，屡获全国优秀畅销书大奖，其推出的“从入门到精通”“完全自学手册”“编程宝典”“完全自学手册”“精通100%”“非常网络6+1”等均成为业界知名图书品牌，受到百万读者的认可和推荐。
书名：Office 2021办公应用实战从入门到精通
ISBN：978-7-115-59159-3
本书由人民邮电出版社发行数字版。版权所有，侵权必究。
您购买的人民邮电出版社电子书仅供您个人使用，未经授权，不得以任何方式复制和传播本书内容。
我们愿意相信读者具有这样的良知和觉悟，与我们共同保护知识产权。
如果购买者有侵权行为，我们可能对该用户实施包括但不限于关闭该帐号等维权措施，并可能追究法律责任。
编 著 龙马高新教育
责任编辑 李永涛
人民邮电出版社出版发行 北京市丰台区成寿寺路11号
邮编 100164 电子邮件 315@ptpress.com.cn
网址 http://www.ptpress.com.cn
读者服务热线：(010)81055410
反盗版热线：(010)81055315
本书共16章，系统地介绍Office 2021的相关知识和应用方法。第1~3章主要介绍Word文档的制作方法，包括Word文档的基本编辑、Word文档的美化处理，以及长文档的排版与处理等；第4~8章主要介绍Excel电子表格的制作方法，包括工作簿和工作表的基本操作、管理和美化工作表、数据的基本分析、数据的高级分析，以及Excel公式和函数等；第9~10章主要介绍PowerPoint演示文稿的制作方法，包括制作PowerPoint演示文稿，以及演示文稿动画及放映的设置等；第11章主要介绍Outlook和OneNote的应用方法；第12~14章主要介绍Office 2021的行业应用案例，包括文秘办公、人力资源管理，以及市场营销等；第15~16章主要介绍Office 2021的高级应用方法，包括Office 2021文档的共享与保护，以及Office 2021组件间的协作应用等。
本书提供与图书内容同步的视频教程及所有案例的配套素材和结果文件。此外，还赠送大量包含相关学习内容的视频教程、Office实用办公模板及扩展学习电子书等。
本书不仅可供Office 2021的初、中级用户学习使用，也可以作为各类院校相关专业学生和计算机培训班学员的教材或辅导用书。
在信息技术飞速发展的今天，计算机已经走入人们的工作、学习和日常生活，而计算机的操作水平也成为衡量一个人的综合素质的重要标准之一。为满足广大读者的办公需求，我们针对当前办公应用的特点，组织多位相关领域专家及计算机培训教师，精心编写了本书。
无论读者是否接触过Office 2021，都能从本书中获益，掌握Office 2021的使用方法。
面向实际，精选案例本书内容以实战案例为主线，在此基础上适当扩展知识点，以实现学以致用。
图文并茂，轻松学习本书有效地突出了重点、难点。所有实战的操作，均配有对应的插图，以便读者在学习过程中直观、清晰地看到操作的过程和效果，从而提高学习效率。
单双栏混排，超大容量本书采用单双栏混排的形式，大大扩充了容量，在有限的篇幅中为读者介绍更多的知识和实战案例。
高手支招，举一反三本书在“高手私房菜”栏目中提炼了各种Office高级操作技巧，为读者在知识点的扩展应用上提供思路。
视频教程，互动教学在视频教程中，我们利用工作、生活中的真实案例，帮助读者体验实际应用环境，从而全面理解知识点的运用方法。
全程同步视频教程本书配套的同步视频教程详细地讲解了每个实战案例的操作过程及关键步骤，能够帮助读者轻松地掌握书中的理论知识和操作技巧。
超值学习资源本书附赠大量包含相关学习内容的视频教程、扩展学习电子书，以及本书所有案例的配套素材和结果文件等，以方便读者学习。
学习资源下载方法读者可以使用微信扫描封底二维码，关注“职场研究社”公众号，发送“59159”后，将获得学习资源下载链接和提取码。将下载链接复制到浏览器中并访问下载页面，即可通过提取码下载本书的学习资源。
本书由龙马高新教育编著。在本书的编写过程中，我们竭尽所能地将更好的内容呈现给读者，但书中难免有疏漏和不妥之处，敬请广大读者不吝指正。读者在学习过程中有任何疑问或建议，均可发送电子邮件至liyongtao@ptpress.com.cn。
编者
2022年8月
赠送资源01 Office 2021快捷键查询手册
赠送资源02 Excel函数查询手册
赠送资源03 移动办公技巧手册
赠送资源04 网络搜索与下载技巧手册
赠送资源05 2000个Word精选文档模板
赠送资源06 1800个Excel典型表格模板
赠送资源07 1500个PPT精美演示模板
赠送资源08 8小时Windows 11教学录像
赠送资源09 13小时Photoshop CC教学录像
学习目标
在Word文档中插入文本并进行简单的设置是使用Word 2021（以下简称“Word”）能够实现的基本编辑操作。本章主要介绍Word文档的创建、在文档中输入文本内容、文本的选取、字体和段落格式的设置，以及批注和修订文档的方法等。
学习效果
工作报告是一种较为常见的文档形式，主要用于下级向上级反馈工作情况、提出意见或建议。本节就以制作工作报告文档为例，介绍Word的基本操作。
在使用Word制作工作报告文档之前，需要先创建一个空白文档。启动Word软件时可以创建空白文档，以Windows 11系统为例，具体操作步骤如下。
单击计算机任务栏中的【开始】按钮
，弹出【开始】菜单，并单击【所有应用】按钮，如下图所示。
小提示
如果计算机操作系统为Windows 10，单击【开始】按钮
，在弹出的所有应用列表中，可以直接选择【Word】选项。
即可打开【所有应用】列表，在所有应用列表中选择【Word】选项，如下图所示。
选择后即可启动Word，下图所示为Word启动界面。
打开Word的初始界面，即Word开始界面，单击【空白文档】按钮，如下图所示。
小提示
在桌面上右击，在弹出的快捷菜单中选择【新建】→【Microsoft Word文档】命令，也可在桌面上新建一个Word文档，双击新建的Word文档即可将其打开。
即可创建一个名称为“文档１”的空白文档，如下图所示。
小提示
启动软件后，有以下3种方法可以创建空白文档。
（1）在【文件】选项卡下选择【新建】选项，在右侧【新建】界面中单击【空白文档】
按钮。
（2）单击快速访问工具栏中的【新建空白文档】按钮
，即可快速创建空白文档。
（3）按【Ctrl+N】组合键，也可以快速创建空白文档。
文本的输入非常简单，只要会使用键盘打字，就可以在文档的编辑区域输入文本内容。当计算机桌面右下角的语言栏显示的是中文模式图标
时，在此状态下输入的文本为中文。
确定语言栏显示的是中文模式图标
，根据文本内容输入相应的拼音，并按【Space】键即可，例如这里输入“工作报告”，如下图所示。
在编辑文档时，有时也需要输入英文和英文标点符号，按【Shift】键即可在中文和英文输入法之间切换。切换至英文输入法后，直接按相应的按键即可输入英文。数字内容可直接通过小键盘输入，如下图所示。
小提示
用户可以通过【Windows+Space】组合键切换计算机的输入法。
在输入文本的过程中，当文字到达一行的最右端时，输入的文本将自动跳转到下一行。如果在未输入完一行时就要换行输入，也就是产生新的段落，则可按【Enter】键来结束一个段落，这样会产生一个段落标记“
”。此时，按【Enter】键的操作可以称为“硬回车”。
如果按【Shift+Enter】组合键来换行，会产生一个手动换行符标记“
”，该操作被称为“软回车”。虽然此时也达到了换行输入的目的，但这样并不会结束这个段落。实际上，因软回车产生的两部分内容仍为一个整体，在Word中默认它们为一个段落。
在文档中可以方便地输入当前的日期和时间，具体操作步骤如下。
打开“素材\ch01\工作报告.docx”文件，将其中的内容复制到“文档1”文档中，如下图所示。
把光标定位到文档最后，按两次【Enter】键换行，单击【插入】选项卡下【文本】组中的【日期和时间】按钮，如下图所示。
在弹出的【日期和时间】对话框中，设置【语言】为“中文（中国）”，然后在【可用格式】列表框中选择一种日期格式，单击【确定】按钮，如下图所示。
即可将日期插入文档中，效果如下图所示。
再次按【Enter】键换行，单击【插入】选项卡下【文本】组中的【日期和时间】按钮。在弹出的【日期和时间】对话框的【可用格式】列表框中选择一种时间格式，选中【自动更新】复选框，单击【确定】按钮，如下图所示。
即可将时间插入文档中，效果如下图所示。
文档的保存和导出是非常重要的。在使用Word编辑文档时，文档以临时文件的形式保存在计算机中，如果意外退出Word，则很容易造成工作成果的丢失。只有保存或导出文档后才能确保文档的安全。
保存新建文档的具体操作步骤如下。
Word文档编辑完成后，选择【文件】选项卡，在左侧的列表中选择【保存】选项，如下图所示。
此时为第一次保存文档，系统会显示【另存为】界面，在【另存为】界面中单击【浏览】按钮，如右图所示。
打开【另存为】对话框，选择文件保存的位置，在【文件名】文本框中输入要保存文档的名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【Word文档（*.docx）】选项，单击【保存】按钮，即可完成保存文档的操作，如下页图所示。
保存完成，即可看到标题栏中文档的名称已经更改为“工作报告.docx”，如下图所示。
小提示
在对文档进行“另存为”操作时，可以按【F12】键直接打开【另存为】对话框。
对于已有文档有以下3种方法可以保存更新。
（1）单击【文件】选项卡，在左侧的列表中选择【保存】选项，如下图所示。
（2）单击快速访问工具栏中的【保存】按钮
，如下图所示。
（3）使用【Ctrl+S】组合键可以实现快速保存。
关闭Word文档有以下几种方法。
（1）单击窗口右上角的【关闭】按钮，如下图所示。
（2）在标题栏上右击，在弹出的控制菜单中选择【关闭】命令，如下图所示。
（3）选择【文件】选项卡下的【关闭】选项，如下图所示。
（4）直接按【Alt+F4】组合键。
企业管理规定是企业或者职能部门为贯彻某项规定或进行某项管理工作、活动而提出的原则要求、执行标准与实施措施的规范性文档，具有较强的约束力。
本节就以制作企业管理规定文档为例，介绍如何设置文本的字体和段落格式。
选择文本时既可以选择单个字符，也可以选择整篇文档。选择文本的方法主要有以下几种。
选择文本最常用的方法就是拖曳选取。采用这种方法可以选择文档中的任意文字，该方法是最基本和最灵活的选取方法之一。
打开“素材\ch01\企业管理规定.docx”文件，将光标放在要选择的文本的开始位置，如放置在第3行的中间位置，如下图所示。
按住鼠标左键并拖曳，这时被选中的文本会以阴影的形式显示。选择完成，释放鼠标左键，鼠标指针经过的文字就被选中了。单击文档的空白区域，即可取消文本的选择，如下图所示。
我们可以利用键盘组合键来快速选择文本。使用键盘选择文本时，需先将光标移动到待选文本的开始（或结束）位置，然后按相关的组合键即可。选择文本的组合键如下表所示。
| 组合键 |
功能 |
|---|---|
| 【Shift+←】 |
选择光标左边的一个字符 |
| 【Shift+→】 |
选择光标右边的一个字符 |
| 【Shift+↑】 |
选择至光标上一行同一位置之间的所有字符 |
| 【Shift+↓】 |
选择至光标下一行同一位置之间的所有字符 |
| 【Ctrl+Home】 |
选择至当前行的开始位置 |
| 【Ctrl+End】 |
选择至当前行的结束位置 |
| 【Ctrl+A】/【Ctrl+5】 |
选择全部文档 |
| 【Ctrl+Shift+↑】 |
选择至当前段落的开始位置 |
| 【Ctrl+Shift+↓】 |
选择至当前段落的结束位置 |
| 【Ctrl+Shift+Home】 |
选择至文档的开始位置 |
| 【Ctrl+Shift+End】 |
选择至文档的结束位置 |
单击待选择文本的开始位置，然后在按住【Shift】键的同时单击文本的结束位置，此时可以看到开始位置和结束位置之间的文本已被选中，如下图所示。
取消之前的文本选择，然后在按住【Ctrl】键的同时按住鼠标左键并拖曳，可以选择不连续的文本，如下图所示。
复制与移动文本是编辑文档过程中的常用操作。
对于需要重复输入的文本，可以使用复制功能，快速粘贴所复制的内容，操作步骤如下。
在打开的素材文件中选择第1段标题文本内容，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【复制】按钮
，如下页图所示。
将光标定位在要粘贴文本内容的位置，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【粘贴】下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择【保留源格式】选项
，如下图所示。
小提示
在【粘贴选项】中，用户可以根据需要选择文本格式的设置方式，各选项具体功能如下。
● 【保留源格式】选项
：选择该选项后，将保留应用于复制文本的格式。
● 【合并格式】选项
：选择该选项后，将丢弃应用于复制文本的大部分格式，但在仅应用于所选内容一部分时保留被视为强调效果的格式，如加粗、斜体等。
● 【图片】选项
：选择该选项后，复制的对象将会被转换为图片并粘贴该图片，文本转换为图片后其内容将无法更改。
● 【只保留文本】选项
：选择该选项后，复制对象的格式和非文本对象，如表格、图片、图形等，不会被复制到目标位置，仅保留文本内容。
选择后即可将文本内容粘贴到目标位置，如右上图所示。
另外，用户也可以按【Ctrl+C】组合键复制文本，然后在要粘贴文本内容的位置按【Ctrl+V】组合键粘贴文本。
在输入文本内容时，使用剪切功能移动文本可以大大缩短工作时间，提高工作效率。
在打开的素材文件中，选择第1段文本内容，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【剪切】按钮
，或者按【Ctrl+X】组合键，如下图所示。
将光标定位到文本内容最后，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【粘贴】下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择【保留源格式】选项即可完成文本的移动操作，如下图所示。也可以按【Ctrl+V】组合键粘贴文本。
另外，选择要移动的文本，按住鼠标左键并将其拖曳至要移动到的位置，释放鼠标左键，也可以完成移动文本的操作。
在Word中，文本通常默认为宋体、五号、黑色。用户可以根据需要对字体和字号等进行设置，主要有3种方法。
在【开始】选项卡下的【字体】组中单击相应的按钮来修改字体格式是最常用的字体格式设置方法，如下图所示。
选择要设置的文字，单击【开始】选项卡下【字体】组右下角的【字体】按钮
，或右击选择的文字并在弹出的快捷菜单中选择【字体】命令，都会弹出【字体】对话框，从中可以设置字体格式，如下图所示。
选择要设置字体格式的文本，此时被选中的文本区域右上角会弹出一个浮动工具栏，单击相应的按钮即可修改字体格式，如右上图所示。
下面以使用【字体】对话框设置字体和字号为例进行介绍，具体操作步骤如下。
在打开的素材文件中选择第一行标题文本，单击【开始】选项卡下【字体】组右下角的【字体】按钮
，如下图所示。
打开【字体】对话框，在【字体】选项卡下单击【中文字体】下拉列表框中的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【微软雅黑】选项，如下图所示。
在【字形】列表框中选择【加粗】选项，在【字号】列表框中选择【三号】选项，单击【确定】按钮，如下图所示。
即可看到为所选文本设置字体和字号后的效果，如下图所示。
使用同样的方法，设置正文中“章”标题的字体为“黑体”，字号为“小四”，“节”标题的字体为“黑体”，字号为“11”，效果如下图所示。
根据需要设置正文文本的字体和字号，如设置字体为“等线”，字号为“小五”，效果如下图所示。
整齐的排版可以使文本更为美观，对齐方式就是段落中文本的排列方式。Word中提供了5种常用的对齐方式，分别为左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐和分散对齐，如下图所示。
除通过功能区中【段落】组中的对齐按钮来设置外，还可以通过【段落】对话框来设置对齐方式。设置段落对齐方式的具体操作步骤如下。
选择标题文本，单击【开始】选项卡下【段落】组中的【居中对齐】按钮
，如下图所示。
单击【居中对齐】按钮后，光标所在的段落即可居中显示，如右上图所示。
按照步骤01的方法设置其他的章、节标题的对齐方式，设置后的效果如下图所示。
缩进和间距是以段落为单位进行设置的，下面介绍在“企业管理规定”文档中设置段落缩进和间距的方法。
段落缩进是指段落到左、右页边界的距离。根据中文的书写形式，通常情况下，正文中的每个段落都会首行缩进两个字符。设置段落缩进的具体操作步骤如下。
在打开的素材文件中，选择要设置缩进的正文文本，单击【段落】组右下角的【段落设置】按钮
，如下图所示。
小提示
在【开始】选项卡下的【段落】组中单击【减小缩进量】按钮
和【增加缩进量】按钮
也可以调整缩进。
在弹出的【段落】对话框中单击【特殊】下拉列表框中的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【首行】选项，在【缩进值】文本框中输入“2”，单击【确定】按钮，如下页图所示。
设置正文文本首行缩进2字符后的效果如下图所示。
使用同样的方法，为其他正文内容设置首行缩进2字符，如下图所示。
段落间距是指文档中段落与段落之间的距离，行距是指行与行之间的距离。
在打开的素材文件中，选择要设置间距及行距的文本并右击，在弹出的快捷菜单中选择【段落】命令，如下图所示。
弹出【段落】对话框，选择【缩进和间距】选项卡。在【间距】区域中分别设置【段前】和【段后】为“1行”，在【行距】下拉列表框中选择【单倍行距】选项，单击【确定】按钮，如下图所示。
即可看到为所选文本设置间距及行距后的效果，如下图所示。
根据需要设置其他标题的间距及行距，此处将其他标题的段前、段后的间距设置为“0.5行”，行距设置为“单倍行距”，效果如下图所示。
选择正文文本，打开【段落】对话框，选择【缩进和间距】选项卡。在【行距】下拉列表框中选择【1.5倍行距】选项，单击【确定】按钮，如右上图所示。
单击后即可设置所选文本的行距，使用同样的方法，设置全文的正文的行距，最终效果如下图所示。
项目符号和编号可以美化文档，精美的项目符号、统一的编号样式可以使单调的文本内容变得更生动、更专业。
添加项目符号就是在一些段落的前面加上完全相同的符号。下面介绍如何在文档中添加项目符号，具体的操作步骤如下。
在打开的素材文件中，选择要添加项目符号的文本内容，如下页图所示。
单击【开始】选项卡【段落】组中的【项目符号】下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择项目符号的样式，如下图所示。
即可看到为所选文本添加项目符号后的效果，如下图所示。
如果要自定义项目符号，可以在【项目符号】下拉列表中选择【定义新项目符号】选项，打开【定义新项目符号】对话框，单击【符号】按钮，如下图所示。
打开【符号】对话框，选择要设置为项目符号的符号，单击【确定】按钮，如下图所示。返回至【定义新项目符号】对话框，再次单击【确定】按钮。
即可看到为所选文本添加自定义项目符号后的效果，如下图所示。
添加编号是指按照大小顺序为文档中的行或段落编号。下面介绍如何在文档中添加编号，具体的操作步骤如下。
在打开的素材文件中，选择要添加编号的文本内容，单击【开始】选项卡【段落】组中的【编号】下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择编号的样式，即可看到为所选文本添加编号后的预览效果，如下图所示。
添加编号后，根据情况调整段落缩进，并使用同样的方法为其他需要添加编号的段落添加编号，保存该文档，效果如右图所示。
年度报告可以是包含公司整个年度的财务报告及其他相关文件，也可以是对公司一年历程的简单总结，如公司一年的经营状况、举办的活动、制度的改革及文化的发展等。
向员工介绍这些内容可以激发员工的工作热情、增进员工与领导的交流，有利于公司的良性发展。根据实际情况的不同，每个公司的年度报告也不相同，但是对于年度报告的制作者来说，递交的年度报告必须是准确无误的。
在Word中，默认的阅读模式是“垂直”，在阅读长文档时，如果使用鼠标拖曳滑块进行浏览，难免效率低下。为了更好地阅读，用户可以使用“翻页”阅读模式查看长文档。
打开“素材\ch01\公司年度工作报告.docx”文件，单击【视图】选项卡下【页面移动】组中的【翻页】按钮
，如下图所示。
单击后即可进入【翻页】阅读模式，效果如下页图所示。
按【Page Down】键或向下滚动一次鼠标滚轮即可向后翻页，如下图所示。
单击【垂直】按钮，即会退出【翻页】模式，如下图所示。
删除与修改错误的文本，是文档编辑过程中的常用操作。删除文本的方法有多种。
在键盘中有两个删除键，分别为【Backspace】键和【Delete】键。【Backspace】键是退格键，它的作用是使光标左移一格，同时删除光标原位置左边的文本或删除被选中的文本。【Delete】键用于删除光标右侧的文本或被选中的文本。
将光标定位至要删除的文本的后方，或者选择要删除的文本，按键盘上的【Backspace】键即可将其删除。
选择要删除的文本，然后按键盘上的【Delete】键即可将其删除；或将光标定位在要删除的文本前面，按【Delete】键即可将其删除。
将视图切换至页面视图，选择要删除的文本内容，如右上图所示。
按【Delete】键即可将其删除，然后重新输入内容即可，如下图所示。
查找功能可以帮助用户定位所需的内容，用户也可以使用替换功能将查找到的文本或文本格式替换为新的文本或文本格式。
查找功能可以帮助用户定位目标位置，以便快速找到想要的信息。查找分为查找和高级查找两种。
（1）查找
在打开的素材文件中，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择【查找】选项，如下图所示。
小提示
用户也可以按【Ctrl+F】组合键执行【查找】命令。
界面左侧会打开【导航】任务窗格，在文本框中输入要查找的内容，这里输入“公司”，文本框的下方提示“29个结果”，在文档中查找到的内容都会以黄色背景显示，如下图所示。
单击任务窗格中的【下一条】按钮
，则定位到下一条匹配项，如下图所示。
（2）高级查找
使用【高级查找】功能会通过打开【查找和替换】对话框来查找内容。
单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择【高级查找】选项，弹出【查找和替换】对话框。用户可以在【查找】选项卡的【查找内容】文本框中，输入要查找的内容，单击【查找下一处】按钮，查找相关内容。另外，也可以单击【更多】按钮，在【搜索选项】和【查找】区域设置查找内容的条件，以快速定位查找的内容，如下图所示。
替换功能可以帮助用户快捷地更改查找到的文本或批量修改相同的文本。
在打开的素材文件中，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【替换】按钮
，或按【Ctrl+H】组合键，弹出【查找和替换】对话框，如下图所示。
在【替换】选项卡的【查找内容】文本框中输入需要被替换的内容（这里输入“完善”），在【替换为】文本框中输入要替换的新内容（这里输入“改善”），如下图所示。
单击【查找下一处】按钮，定位到从当前光标所在位置起，第一个满足查找条件的文本的位置，并以灰色背景显示文本，单击【替换】按钮就可以将查找到的内容替换为新内容，并跳转至查找到的第二个内容，如下图所示。
如果用户需要将文档中所有相同的内容都替换掉，单击【全部替换】按钮，Word就会自动将整个文档内查找到的所有内容替换为新的内容，并弹出提示对话框显示完成替换的数量，如下图所示。单击【确定】按钮关闭提示对话框。
批注和修订可以让文档制作者修改文档，改正错误，从而使制作的文档更专业。
批注是文档的审阅者为文档添加的注释、说明、建议和意见等信息。文档制作者在把文档分发给审阅者前设置文档保护，可以使审阅者只能添加批注而不能对文档正文进行修改，批注可以方便工作组的成员之间进行交流。
（1）添加批注
批注是对文档的特殊说明，添加批注的对象是包括文本、表格、图片在内的文档内的所有内容。Word以有颜色的括号将批注的内容括起来，背景色也将变为相同的颜色。默认情况下，批注显示在文档外的标记区，批注与被批注的文本使用与批注颜色相同的线连接。添加批注的具体操作步骤如下。
在打开的素材文件中选择要添加批注的文本，单击【审阅】选项卡下【批注】组中的【新建批注】按钮
，如下图所示。
批注框出现，在批注框中输入批注的内容即可。单击【答复】按钮
可以答复批注，单击【解决】按钮
可以显示批注完成，如下图所示。
如果对批注的内容不满意，可以直接单击需要修改的批注，即可编辑批注，如下图所示。
（2）删除批注
当不需要文档中的批注时，用户可以将其删除，删除批注常用的方法有以下3种。
方法1：选择要删除的批注，此时【审阅】选项卡下【批注】组中的【删除】下拉按钮
处于可用状态，单击该下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【删除】选项，即可将选中的批注删除，如下图所示。删除之后，【删除】按钮处于不可用状态。
小提示
单击【批注】组中的【上一条】按钮
和【下一条】按钮
，可快速找到要删除的批注。
方法2：右击需要删除的批注或批注文本，在弹出的快捷菜单中选择【删除批注】，如下页图所示。
方法3：如果要删除所有批注，可以单击【审阅】选项卡下【批注】组中的【删除】下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择【删除文档中的所有批注】选项即可，如下图所示。
启用修订功能，审阅者的每一次插入、删除或是格式更改操作都会被标记出来。这样能够让文档制作者跟踪多位审阅者对文档做的修改，并可选择接受或者拒绝这些修改。
（1）修订文档
修订文档首先需要使文档处于修订状态。
打开素材文件，单击【审阅】选项卡下【修订】组中的【修订】按钮
，即可使文档处于修订状态，如下图所示。
对处于修订状态的文档所做的所有修改都将被记录下来，如下图所示。
（2）接受修订
如果修订是正确的，就可以接受修订。将光标放在需要接受修订的内容处，然后单击【审阅】选项卡下【更改】组中的【接受】按钮
，即可接受该修订，如下图所示。然后系统将选中下一条修订。
（3）拒绝修订
如果要拒绝修订，可以将光标放在需要拒绝修订的内容处，单击【审阅】选项卡下【更改】组中的【拒绝】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【拒绝并移到下一处】选项，如下图所示，即可拒绝修订。然后系统将选中下一条修订。
（4）删除所有修订
单击【审阅】选项卡下【更改】组中的【拒绝】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【拒绝所有修订】选项，如下图所示，即可删除文档中的所有修订。
至此，我们就完成了修改公司年度报告的操作，最后只需要删除批注，并根据需要接受或拒绝修订即可。
高手私房菜Word提供了更多的单词拼写检查更改模式，例如句首字母大写、小写、大写、半角和全角等检查更改模式。
选择需要更改大小写的单词、句子或段落，在【开始】选项卡的【字体】组中单击【更改大小写】按钮
，在弹出的下拉列表中选择所需要的选项即可，如下图所示。
更改后的效果如下图所示。
在需要比较频繁地使用某一个特殊符号的情况下，每次都通过对话框来添加该符号是比较麻烦的，此时如果在键盘中添加插入该符号的快捷键，那么用起来就会很方便了。
打开任意文档，单击【插入】选项卡下【符号】组中的【符号】按钮，在弹出的下拉列表中选择【其他符号】选项，如下图所示。
在弹出的【符号】对话框中选择要设置的特殊符号，单击【快捷键】按钮，如下图所示。
弹出【自定义键盘】对话框，将光标放在【请按新快捷键】文本框中，按下要指定的快捷键，如按【Alt+S】组合键，然后单击【指定】按钮，即可在【当前快捷键】列表框中出现此快捷键，如下图所示。
单击【关闭】按钮，返回【符号】对话框，即可看到指定符号的快捷键已添加成功。最后单击【关闭】按钮，关闭【符号】对话框，如下图所示。
学习目标
一份图文并茂的文档，不仅生动形象，而且内容翔实。本章介绍页面设置、插入艺术字、插入图片、插入表格、插入形状、插入SmartArt 图形，以及插入图表等操作。
学习效果
宣传彩页要根据公司的性质确定主体色调和整体风格，这样才更能突出主题、吸引消费者。
页边距有两个作用：一是便于装订，二是可使文档更加美观。调整页边距功能可以设置包括上、下、左、右页边距，以及页眉和页脚距页边的距离，使用该功能设置的页边距十分精确。
新建空白Word文档，并将其另存为“公司宣传彩页.docx” ，如下图所示。
单击【布局】选项卡下【页面设置】组中的【页边距】按钮
，在弹出的下拉列表中选择一种页边距样式，即可快速设置页边距。如果要自定义页边距，可在弹出的下拉列表中选择【自定义页边距】选项，如下图所示。
弹出【页面设置】对话框，在【页边距】选项卡下的【页边距】区域可以自定义 【上】【下】【左】【右】的页边距，如将【上】【下】【左】【右】页边距都设置为“2厘米”，单击【确定】按钮，如下图所示。
设置页边距后的页面效果如下图所示。
纸张的方向和大小，影响着文档的打印效果，因此在Word文档制作过程中设置合适的纸张方向和大小非常重要，具体操作步骤如下。
单击【布局】选项卡下【页面设置】组中的【纸张方向】按钮
，在弹出的下拉列表中可以设置纸张方向为“横向”或“纵向”，如选择【横向】选项，如下图所示。
单击【布局】选项卡下【页面设置】组中的【纸张大小】按钮
，在弹出的下拉列表中可以选择纸张的大小。如果要将纸张设置为其他大小，可选择【其他纸张大小】选项，如下图所示。
弹出【页面设置】对话框，在【纸张】选项卡下的【纸张大小】区域中选择【自定义大小】，并将【宽度】设置为“32厘米”，高度设置为“24厘米”，单击【确定】按钮，如下图所示。
设置纸张的方向和大小后的效果如下图所示。
通过Word可以设置页面背景，使文档更加美观，如设置纯色背景、填充背景等。
下面介绍设置页面背景为纯色的方法，具体操作步骤如下。
单击【设计】选项卡下【页面背景】组中的【页面颜色】按钮
，在弹出的下拉列表中选择背景颜色，这里选择【浅蓝】，如下图所示。
将页面背景颜色设置为浅蓝色后的效果如下图所示。
除了使用纯色背景外，我们还可使用填充效果来设置文档的背景，包括渐变填充、纹理填充、图案填充和图片填充等，具体操作步骤如下。
单击【设计】选项卡下【页面背景】组中的【页面颜色】按钮
，在弹出的下拉列表中选择【填充效果】选项，如右上图所示。
弹出【填充效果】对话框，选中【双色】单选按钮，分别设置右侧的【颜色1】和【颜色2】，这里将【颜色1】设置为“蓝色,个性色5,淡色80%”，【颜色2】设置为“白色”，如下图所示。
在下方的【底纹样式】区域中，选中【角部辐射】单选按钮，然后单击【确定】按钮，如下页图所示。
设置渐变填充后的页面效果如下图所示。
小提示
设置纹理填充、图案填充和图片填充的操作与上述操作类似，这里不再赘述。
艺术字是具有特殊效果的字体。艺术字不是普通的文字，而是图形，用户可以像处理其他图形那样对其进行处理。Word的插入艺术字功能可以制作出美观的艺术字，并且操作非常简单。
创建艺术字的具体操作步骤如下。
单击【插入】选项卡下【文本】组中的【艺术字】按钮
，在弹出的下拉列表中选择一种艺术字样式，如下图所示。
在文档中插入“请在此放置您的文字”艺术字文本框，如右上图所示。
在艺术字文本框中输入“龙马电器销售公司”，即可完成艺术字的创建，如下图所示。
将鼠标指针放置在艺术字文本框上，拖曳艺术字文本框，将艺术字文本框调整至合适的位置，如右图所示。
图片可以使文档更加美观。用户可以在文档中插入本地图片，也可以插入联机图片。在Word中插入保存在计算机硬盘中的图片，具体操作步骤如下。
打开“素材\ch02\公司宣传彩页文本
.docx”文件，将其中的内容粘贴至“公司宣传彩页.docx”文档中，并根据需要调整字体、段落格式，如下图所示。
将光标定位于要插入图片的位置，单击【插入】选项卡下【插图】组中的【图片】按钮
，在弹出的下拉列表中选择【此设备】选项，如下图所示。
在弹出的【插入图片】对话框中选择需要插入的“素材\ch02\01.png”，单击【插入】按钮，如下图所示。
此时，Word文档中光标所在的位置就插入了选择的图片，如下图所示。
图片插入Word文档后，其格式不一定符合要求，这时就需要对图片的格式进行适当的设置。
插入图片后可以根据需要调整图片的大小及位置，具体操作步骤如下。
选择插入的图片，将鼠标指针放在图片4个角的控制点上，当鼠标指针变为
形状或
形状时，按住鼠标左键并拖曳，调整图片的大小，效果如下图所示。
小提示
在【图片工具-图片格式】选项卡下的【大小】组中可以精确调整图片的大小，如下图所示。
将光标定位至该图片后面，插入“素材\
ch02\02.png”，并根据上述步骤调整图片的大小，效果如下图所示。
选择插入的两张图片，将其设置为居中，如下图所示。
可以通过按【Space】键，使两张图片间留有空白，如下图所示。
插入图片后，用户还可以调整图片的颜色、设置艺术效果、修改图片的样式，使图片更美观。美化图片的具体操作步骤如下。
选择要编辑的图片，单击【图片工具-图片格式】选项卡下【图片样式】组中的【其他】按钮
，在弹出的下拉列表中选择一种图片样式，即可改变图片样式，如这里选择【居中矩形阴影】，如下图所示。
为图片应用样式后的效果如下图所示。
使用同样的方法，为第二张图片应用【居中矩形阴影】效果，如下图所示。
根据情况调整图片的位置及大小，最终效果如下图所示。
在Word中，用户可以根据需要在文档中插入系统自带的图标。
将光标定位在标题前的位置，单击【插入】选项卡下【插图】组中的【图标】按钮
，如下图所示。
在弹出的对话框中，可以在文本框下方选择图标的分类，下方则显示对应分类的图标，如这里选择“业务”分类下的图标，然后单击【插入】按钮，如下图所示。
在光标位置即会插入所选图标，效果如下页图所示。
选择插入的图标，将鼠标指针放置在图标的右下角，鼠标指针变为
形状，拖曳调整其大小，如下图所示。
选择该图标，单击图标右侧的【布局选项】按钮
，在弹出的下拉列表中选择【紧密型环绕】选项，如下图所示。
为图标设置布局后的效果如下图所示。
使用同样的方法设置其他标题的图标，效果如下图所示。
图标设置完成后，可根据情况调整文档的细节并保存，最终效果如下图所示。
求职简历可以是表格形式，也可以是其他形式。事实证明，简明扼要、切中要点、朴实无华、坦白真切的简历胜过投机取巧的简历。
在制作简历时，可以将所有介绍内容放置在一个表格中，也可以根据实际需要将基本信息分为不同的模块并为这些模块分别绘制表格。
表格是由多个行和列的单元格组成的，用户可以在单元格中添加文字或图片。下面介绍快速插入表格的方法。
在单击Word的【表格】按钮后弹出的下拉列表中可以快速创建10列8行以内的表格，具体操作步骤如下。
新建Word文档，并将其另存为“个人简历.docx”，如下图所示。
输入标题“个人简历”，设置其字体为“华文楷体”，字号为“小一”，并设置其“居中”对齐，然后按两次【Enter】键换行，并清除格式，如下图所示。
将光标定位到需要插入表格的位置，单击【插入】选项卡下【表格】组中的【表格】按钮
，在弹出的下拉列表中选择网格显示框，即将鼠标指针指向网格显示框左上角，向右下方拖曳，鼠标指针所掠过的单元格就会被全部选中并高亮显示。在网格顶部的提示栏中会显示被选中表格的行数和列数，同时在光标所在区域可以预览到所要插入的表格，如下图所示。
单击即可插入表格，如下图所示。
使用上述方法，虽然可以快速创建表格，但是只能创建10列8行以内的表格，且不方便插入指定行列数的表格，而通过【插入表格】对话框，则可以在创建表格时不受行数和列数的限制，并且可以对表格的宽度进行调整。
删除上一节创建的表格，将光标定位到需要插入表格的位置，在单击【表格】按钮后弹出的下拉列表中选择【插入表格】选项。弹出【插入表格】对话框，在【表格尺寸】区域中设置【列数】为“5”，【行数】为“9”，其他为默认，然后单击【确定】按钮，如下图所示。
在文档中插入一个9行5列的表格，如下图所示。
小提示
当用户需要创建不规则的表格时，可以使用表格绘制工具来创建表格。单击【插入】选项卡下【表格】组中的【表格】按钮
，在其下拉列表中选择【绘制表格】选项，如下左图所示。当鼠标指针变为铅笔形状
时，在需要绘制表格的地方单击并拖曳绘制出表格的外边界，形状为矩形。在该矩形中绘制行线、列线，直至满意为止。按【Esc】键退出表格绘制模式，如下右图所示。
把相邻单元格之间的边线擦除，就可以将两个或多个单元格合并成一个大的单元格。而在一个单元格中添加一条或多条边线，就可以将一个单元格拆分成两个或多个小单元格。下面介绍如何合并与拆分单元格。
实际操作中，有时需要将表格的某一行或某一列中的多个单元格合并为一个单元格。使用【合并单元格】选项可以快速地清除多余的线条，使多个单元格合并成一个单元格。
在创建的表格中，选择要合并的单元格，如右图所示。
单击【表格工具-布局】选项卡下【合并】组中的【合并单元格】按钮
，如下图所示。
所选单元格合并，形成一个新的单元格，如下图所示。
使用同样的方法，合并其他单元格，合并后的效果如下图所示。
拆分单元格就是将被选中的单元格拆分成等宽的多个小单元格。可以同时对多个单元格进行拆分。
选择要拆分的单元格或者将光标移动到要拆分的单元格中，这里选择第6行第2列单元格，如右上图所示。
单击【表格工具-布局】选项卡下【合并】组中的【拆分单元格】按钮
，如下图所示。
弹出【拆分单元格】对话框，单击【列数】和【行数】微调框右侧的微调按钮，分别调节单元格要拆分成的列数和行数，也可以直接在微调框中输入数值。这里设置【列数】为“2”，【行数】为“5”，单击【确定】按钮，如下图所示。
此时将被选中的单元格拆分成5行2列的单元格，效果如下图所示。
在Word中插入表格后，还可以对表格进行编辑，如添加、删除行和列及设置行高和列宽等。
使用表格时，经常会出现单元格的行、列不够用或多余的情况。Word提供了多种添加或删除单元格行、列的方法。
（1）插入行
下面介绍如何在表格中插入整行。
将光标定位在某个单元格，切换到【表格工具-布局】选项卡，在【行和列】组中，选择相对于当前单元格将要插入的新行的位置，这里单击【在上方插入】按钮
，如下图所示。
即可在选择行的上方插入新行，效果如下图所示。插入列的操作与此类似。
小提示
将光标定位在某行最后一个单元格的外边，按【Enter】键，即可快速添加新行。
另外，在表格的左侧或顶端，将鼠标指针移动到行与行或列与列之间，将显示标记，单击该标记，即可在该标记下方插入行或右侧插入列。
（2）删除行或列
删除行或列有以下两种方法。
方法一：使用快捷键
选择需要删除的行或列，按【Backspace】键，如下图所示。
即可删除选定的行或列，如下图所示。
在使用该方法时，应选中整行或整列，然后按【Backspace】键方可删除，否则会弹出【删除单元格】对话框，询问删除哪些单元格，如下图所示。
方法二：使用功能区
选择需要删除的行或列，单击【表格工具-布局】选项卡下【行和列】组中的【删除】按钮 ，在弹出的下拉列表中选择【删除列】或【删除行】选项，即可将选择的列或行删除，如下图所示。
在Word中不同的行可以有不同的高度，但一行中的所有单元格必须具有相同的高度。一般情况下，向表格中输入文本时，Word会自动调整单元格的行高以适应输入的内容。如果觉得单元格的列宽或行高太大或者太小，也可以手动进行调整。
拖曳手动调整表格的方法比较直观，但不够精确。
将鼠标指针移动到要调整行高的单元格区域的行线上，鼠标指针会变为
形状，按住鼠标左键向上或向下拖曳，此时会显示一条虚线来指示新的行线，如下图所示。
将鼠标指针放置在要调整列宽的单元格区域的列线上，鼠标指针将变为
形状，按住鼠标左键向左或向右拖曳，即可改变所选单元格区域的列宽，如下图所示。
拖曳至合适位置处释放鼠标左键，即可完成调整列宽的操作，如下图所示。
使用同样的方法，根据需要调整文档中各单元格区域的行高及列宽，最终效果如下图所示。
此外，在【表格工具-布局】选项卡下的【单元格大小】组中单击【表格行高】和【表格列宽】微调框后的微调按钮或者直接输入数据，即可精确调整各单元格区域行高及列宽，如右图所示。
表格创建完成后，即可在表格中输入内容并设置内容的格式，具体操作步骤如下。
根据需要在表格中输入内容，效果如下图所示。
选择前5行，设置文本字体为“楷体”，字号为“14”，效果如下图所示。
单击【表格工具-布局】选项卡下【对齐方式】组中的【水平居中】按钮
，将文本设置为水平居中对齐，如下图所示。
为文本设置对齐方式后的效果如下图 所示。
使用同样的方法，根据需要设置“求职意向”后面的单元格文本的字体为“楷体”，字号为“14”，对齐方式为“中部左对齐”，效果如下图所示。
根据需要设置其他文本的字体为“楷体”，字号为“16”，添加加粗效果，并设置对齐方式为“水平居中”，效果如下图所示。
至此，就完成了个人简历的制作。
Word提供了线条、矩形、基本形状、箭头总汇、公式形状、流程图、星与旗帜和标注等多种自选形状，用户可以根据需要选择适当的形状美化文档。
流程图可以展示某一项工作的流程，比文字描述更直观、更形象。绘制流程图形状的具体操作步骤如下。
新建空白Word文档，并将其另存为“工作流程图.docx”。然后输入文档标题“订单处理工作流程图”，并根据需要设置其字体和段落样式，然后输入其他正文内容，效果如右图所示。
单击【插入】选项卡下【插图】组中的【形状】按钮，在弹出的下拉列表中选择“椭圆”形状，如下图所示。
在文档中确定好要绘制形状的起始位置， 按住鼠标左键并拖曳至合适位置，松开鼠标左键，即可完成椭圆形状的绘制，如下图所示。
单击【插入】选项卡下【插图】组中的【形状】按钮，在弹出的下拉列表中选择【流程图】区域中的“流程图：过程”形状，如下图所示。
在文档中绘制“流程图：过程”形状后的效果如下图所示。
选择绘制的“流程图：过程”形状，按【Ctrl+C】组合键复制，然后按6次【Ctrl+V】组合键，完成图形的粘贴，如下图所示。
重复步骤04~步骤05的操作，绘制“流程图：终止”形状，效果如下图所示。
依次选择绘制的形状，调整其位置和大小，使其合理地分布在文档中。调整自选形状的大小及位置的操作与调整图片大小及位置的操作相同，这里不赘述。调整完成后，效果如右图所示。
插入自选形状时，Word为插入的自选形状应用了默认的效果，用户也可以根据需要设置形状的显示效果，使其更美观，具体操作步骤如下。
选择椭圆形状，单击【形状格式】选项卡下【形状样式】组中的【其他】按钮，在弹出的下拉列表中选择【中等效果-绿色,强调颜色 6】样式，如下图所示。
将选择的形状样式应用到椭圆形状中，效果如下图所示。
选择椭圆形状，单击【形状格式】选项卡下【形状样式】组中的【形状轮廓】按钮，在弹出的下拉列表中选择【无轮廓】选项，如下图所示。
单击【形状格式】选项卡下【形状样式】组中的【形状效果】按钮，在弹出的下拉列表中选择【棱台】→ 【棱台】→【圆形】选项，如下页图所示。
美化椭圆形状后的效果如右上图所示。
使用同样的方法，根据需要美化其他自选形状，最终效果如下图所示。
绘制并美化流程图形状后，需要将绘制的形状连接起来，并输入流程描述文字，以完成流程图的绘制，具体操作步骤如下。
单击【插入】选项卡下【插图】组中的【形状】按钮，在弹出的下拉列表中，选择“直线箭头”形状，如下图所示。
按住【Shift】键，在文档中绘制直线箭头，如右上图所示。
选择绘制的形状，单击【形状格式】选项卡下【形状样式】组中的【形状轮廓】按钮，在弹出的下拉列表中选择【黑色】选项，将直线箭头颜色设置为“黑色”，【粗细】设置为“1.5磅”，并将【箭头】设置为“箭头样式2”，如下页图所示。
为箭头更改形状轮廓后的效果如下图 所示。
设置直线箭头的形状轮廓后，可以选择并复制绘制的直线箭头，调整直线箭头的形状，并将其移动至合适的位置，最终效果如下图所示。
选择第一个形状，右击，在弹出的快捷菜单中选择【添加文字】命令，如右上图所示。
形状中会显示光标，输入“提交订单”，并根据需要设置文字的字体样式，效果如下图所示。
使用同样的方法添加其他文字，就完成了流程图的制作，效果如下图所示。
流程图绘制完成后，可以根据需要在其下方插入制图信息，如制图人的姓名、绘制图形的日期等，具体操作步骤如下。
单击【插入】选项卡下【文本】组中的【文本框】按钮，在弹出的下拉列表中选择【绘制横排文本框】选项，如下图所示。
在流程图下方绘制文本框，并在文本框中输入制图信息，然后根据需要设置文字样式，如下图所示。
调整文本框的大小，并在【形状格式】选项卡下【形状样式】组中单击【形状轮廓】按钮，在弹出的下拉列表中选择【无轮廓】选项，如下图所示。
至此，就完成了工作流程图的制作，最终效果如下图所示。
SmartArt图形可以形象直观地展示重要的文本信息，吸引用户的眼球。下面就来使用SmartArt图形制作公司组织结构图。
Word2021提供了列表、流程、循环、层次结构、关系、矩阵、棱锥图、图片等多种SmartArt图形，方便用户根据需要选择。插入组织结构图的具体操作步骤如下。
新建空白Word文档，并将其另存为“公司组织结构图.docx”。单击【插入】选项卡下【插图】组中的【SmartArt】按钮，如下图所示。
弹出【选择SmartArt图形】对话框，选择【层次结构】选项，在右侧列表框中选择【组织结构图】类型，单击【确定】按钮，如下图所示。
完成组织结构图的插入，效果如下图 所示。
在左侧的【在此处键入文字】窗格中输入文字，或者在图形中直接输入文字，就可以完成插入组织结构图的操作，如下图所示。
插入组织结构图之后，如果该图形不能完整显示公司的组织结构，还可以根据需要新增组织结构项目，具体操作步骤如下。
选择【董事会】形状，单击【SmartArt 设计】选项卡下【创建图形】组中的【添加形状】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【添加助理】选项，如右图所示。
在【董事会】图形下方会添加新的形状，效果如下图所示。
选择【常务副总】形状，单击【SmartArt设计】选项卡下【创建图形】组中的【添加形状】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【在下方添加形状】选项，如下图所示。
在选择形状的下方会添加新的形状，如下图所示。
重复步骤03的操作，在【常务副总】形状下方再次添加新形状，如下图所示。
选择【常务副总】形状下方添加的第一个新形状，并在其下方添加形状，如下图所示。
重复上面的操作，添加其他形状，增加组织结构项目后的效果如下图所示。
根据需要在新添加的形状中输入相关文字内容，如下图所示。
小提示
如果要删除形状，只需要选择要删除的形状，按【Delete】键即可。
创建组织结构图后，还可以根据需要更改组织结构图的版式，具体操作步骤如下。
选择创建的组织结构图，将鼠标指针放在图形边框右下角的控制点上，当鼠标指针变为
形状时，按住鼠标左键并拖曳，即可调整组织结构图的大小，如下图所示。
单击【SmartArt设计】选项卡下【版式】组中的【其他】按钮，在弹出的下拉列表中选择【半圆组织结构图】版式，如下图所示。
更改组织结构图版式后的效果如下图 所示。
如果对更改后的版式不满意，还可以 根据需要再次改变组织结构图的版式，如下图所示。
绘制组织结构图并更改其版式之后，就可以根据需要设置组织结构图的格式，使其更美观。
选择组织结构图，单击【SmartArt 设计】选项卡下【SmartArt样式】组中的【更改颜色】按钮，在弹出的下拉列表中选择一种彩色样式，如下页图所示。
为组织结构图更改颜色后的效果如下图所示。
选择组织结构图，单击【SmartArt设计】选项卡下【SmartArt样式】组中的【其他】按钮
，在弹出的下拉列表中选择一种SmartArt样式，如下图所示。
更改SmartArt图形的样式后，图形中文字的样式会随之发生改变，用户需要重新设置文字的样式，制作完成后，组织结构图的效果如下图所示。
至此，就完成了公司组织结构图的制作。
Word提供了插入图表的功能，可以对数据进行简单的分析，从而清楚地表达数据的变化关系、分析数据的规律，以便进行预测。
本节以在Word中制作公司销售季度图表为例，介绍在Word中使用图表的方法。
Word提供了柱形图、折线图、饼图、条形图、面积图、XY散点图、地图、股价图、曲面图、雷达图、树状图、旭日图、直方图、箱形图、瀑布图、漏斗图等图表以及组合图表，用户可以根据需要插入图表。插入图表的具体操作步骤如下。
打开“素材\ch02\公司销售季度报告.docx”文件，然后将光标定位至要插入图表的位置，并单击【插入】选项卡下【插图】组中的【图表】按钮
，如下图所示。
弹出【插入图表】对话框，选择要插入的图表，这里选择【柱形图】→【簇状柱形图】选项， 单击【确定】按钮，如下图所示。
弹出【Microsoft Word中的图表】工作表，将素材中的表格内容输入【Microsoft Word中的图表】工作表中，然后关闭【Microsoft Word中的图表】工作表，如下图所示。
完成插入图表的操作，效果如下图所示。
插入图表后，如果发现数据输入有误或者需要修改数据，只要对数据进行修改，图表的显示会自动发生变化。将光明路店2月份的销量由“189520”更改为“189600”的具体操作步骤如下。
在打开的文件的表格中选择第3行第3列单元格中的数据，删除选择的数据并输入“189600”，如右图所示。
在下方创建的图表上右击，在弹出的快捷菜单中选择【编辑数据】命令，如下图所示。
弹出【Microsoft Word中的图表】工作表，将C3单元格的数据由“189520”更改为“189600”，并关闭【Microsoft Word中的图表】工作表。
图表中显示的数据也会随之发生变化，如下图所示。
完成图表的编辑后，用户可以对图表进行美化操作，如设置图表标题、添加图表元素、更改图表样式等。
设置图表标题的具体操作步骤如下。
选择图表中的【图表标题】文本框，删除文本框中的内容并输入“第1季度销售情况图表” ，如下图所示。
选择输入的文本，根据需要设置其字体为“华文楷体”，效果如右图所示。
数据标签、数据表、图例、趋势线等图表元素均可添加至图表中，以便能更直观地查看和分析数据。
选择图表，单击【图表工具-图表设计】选项卡下【图表布局】组中【添加图表元素】按钮，在弹出的下拉列表中选择【数据标签】→ 【其他数据标签选项】选项，如下页图所示。
在图表中添加数据标签图表元素，然后使用鼠标调整数据标签的位置，如下图所示。
添加图表元素之后，就完成了插入并编辑图表后的部分美化操作。如果对图表的样式不满意，还可以更改图表的样式，进一步美化图表。
选择插入的图表，单击【图表工具-图表设计】选项卡下【图表样式】组中的【其他】按钮
，在弹出的下拉列表中选择一种图表样式，如下图所示。
更改图表样式后的效果如下图所示。
此外，还可以根据需要更改图表的颜色。选择图表，单击【图表工具-图表设计】选项卡下【图表样式】组中【更改颜色】按钮
，在弹出的下拉列表中选择一种颜色样式，如下图所示。
更改颜色后，就完成了《公司销售季度图表》的制作，最终效果如下图所示。
高手私房菜在使用Word制作文档时，如果遇到需要输入重复的内容，除了复制外，用户还可以借助快捷键来输入。
例如，在Word文档中输入“重复输入内容”文本，如果希望重复输入该文本，可在输入该文本后，按【Alt+Enter】组合键，将自动重复输入刚才输入的内容，如下图所示。
每按一次【Alt+Enter】组合键，则重复输入一次。另外，在输入内容后，按【F4】键或【Ctrl+Y】组合键（【重复键入】按钮
的快捷键），也可以实现重复输入。
如果表格行较多，一页内未能显示的内容将会自动显示在下一页中，默认情况下，下一页的表格是没有表头的。用户可以根据需要为跨页的表格设置自动添加表头，具体操作步骤如下。
打开“素材\ch02\跨页表格.docx”文件，可以看到第2页上方没有显示表头，如下图所示。
选择第1页的表头并右击，在弹出的快捷菜单中选择【表格属性】命令，如下图所示。
打开【表格属性】对话框，选中【行】选项卡下【选项】区域中的【在各页顶端以标题行形式重复出现】复选框，单击【确定】按钮，如下页图所示。
即可在下一页表格首行添加跨页表头，效果如下图所示。
