Word Excel PPT办公应用从新手到高手

和秋叶一起学

Word Excel PPT
办公应用

从新手到高手

秋叶　植品荣·编著

人 民 邮 电 出 版 社

北 京

图书在版编目（CIP）数据

Word Excel PPT办公应用从新手到高手 / 秋叶，植品荣编著. --北京：人民邮电出版社，2021.3

ISBN 978-7-115-55614-1

Ⅰ. ①W… Ⅱ. ①秋… ②植… Ⅲ. ①办公自动化一应用软件 Ⅳ. ①TP317.1

中国版本图书馆CIP数据核字（2020）第257856号

编　　著　秋　叶　植品荣

责任编辑　马雪伶

责任印制　彭志环

人民邮电出版社出版发行　北京市丰台区成寿寺路11号

邮　　编　100164　电子邮件 315@ptpress.com.cn

网　　址　https://www.ptpress.com.cn

临西县阅读时光印刷有限公司印刷

开　　本：700×1000　　1/16

印　　张：17　　　　　 彩插：4

字　　数：350千字　　　2021年3月第1版

印　　数：1-5000册　　 2021年3月河北第1次印刷

定价：59.80元

读者服务热线：（010）81055410　印装质量热线：（010）81055316

反盗版热线：（010）81055315

广告经营许可证：京东市监广登字20170147号

本书Word和PPT案例展示

本书PPT案例展示

赠送PPT案例展示

内 容 提 要

本书是指导初学者学习Word/Excel/PPT办公软件的书籍。本书通过职场中常见的办公文档实例，详细地介绍了初学者使用Word/Excel/PPT时应该掌握的基础知识和技能，并对初学者在学习过程中经常遇到的问题提供了专业的解决方案。

全书分3篇，共11章。第1篇“Word办公应用”介绍文档的基本操作、表格应用与图文混排、Word高级排版；第2篇“Excel办公应用”介绍工作簿与工作表的基本操作，规范与美化工作表，排序、筛选与汇总数据，图表与数据透视表，数据分析与数据可视化，函数与公式的应用；第3篇“PPT设计与制作”介绍编辑与设计幻灯片、动画效果与放映等内容。

本书适合职场人士阅读，也可以作为大中专类院校相关专业的教材或者企业的办公培训教材。

前言

如何快速成为Office办公达人？

学好Office的意义，不需要多强调。

像东风日产、中国平安保险、伊利集团、京东集团、微软（中国）等知名企业，都曾经找过秋叶PPT团队，问能不能推荐精通Office，特别是PPT做得好的大学生来企业工作，待遇从优。

我可以负责任地说：学好Office三件套，可以让你在职场获得更多的展示机会。

职场冒尖 多学一点

网上说，精通一项技能需要10000个小时的刻意练习，这吓坏了太多人。

我们的教学经验是，像Office这样的软件，并不需要花费10000个小时就可以精通。

原因很简单，Office根本就没有大家想象中那么复杂，微软公司开发的Word/Excel/PPT就是帮助用户提高工作效率的软件。

学习Office和学习高等数学这样的课程是不同的，学高等数学需要弄清楚为什么，所以要花很多时间思考；而学Office只要知道怎样做就足够了。掌握一个便利的操作其实很快，快到只需要几分钟，但是这个操作替你节约的时间就太多了。

如果学好Word：

Word文档里有很多不同级别的标题，如果一次性把标题的格式设置好，可以节约很多时间，而且还不会出错；

插入Word里的图表或图片，若是用自动生成编号功能为其编号，就算是图表或图片有增加或删除也不怕序号出错。

如果学好Excel：

给公司打印几百份员工资料明细，1个小时就能搞定；

做一份通信录，使用Excel的自动校验功能可以让信息准确无误。

如果学好PPT：

做一个吸引人的工作汇报PPT，为职场表现加分；

帮领导美化一下PPT，领导自然会对你另眼相看。

多学一个小操作，职场冒尖一大步！

每天只需要几分钟时间，坚持一个月，你就可以看到自己的办公效率大大提升。这样的学习强度和难度，普通人都能做到，重点是学了就能用，不容易忘记。

脱颖而出 善用工具

善于利用工具节约时间的人，更有可能在职场中脱颖而出。

有人会困惑，Office软件操作那么多，我是零基础水平，如何能在一个月内完成从Office小白到高手的突破？

我们秋叶团队推出的这本书，让你一看就懂，一学就会，马上就能用。如果你在工作中总觉得Office用得不顺手，总是在做重复的操作，效率太低，不妨看看这本“宝典”吧。

助力学习 写作特色

实例为主，易于上手 全面突破传统的按部就班讲解知识的模式，以实际工作中的案例为主，将读者在学习过程中遇到的各种问题以及解决方法充分地融入实际案例中，以便读者能够轻松上手，解决各种疑难问题。

高手过招，专家解密 每章的“秋叶私房菜”栏目提供精心筛选的Word/Excel/PPT使用技巧；“你问我答”栏目解答用户常见问题；“职场拓展”栏目结合当前章的重要知识点和职场应用，帮读者举一反三。

双栏排版，超大容量 采用双栏排版的格式，信息量大，力求在有限的篇幅内为读者奉献更多的实战案例。

一步一图，图文并茂 在介绍具体操作的过程中，每一个操作步骤均配有对应的插图，以使读者在学习过程中能够直观、清晰地看到操作的过程及其效果，学习更轻松。

扫码学习，方便高效 本书的配套教学视频与书中内容紧密结合，读者可以扫描书中的二维码，在手机等移动终端上观看视频，随时随地学习。

我们为读者准备了丰富的办公素材大礼包，以及精美的PPT素材模板。读者可以通过微信公众号“秋叶PPT”联系客服领取。

由于时间仓促，书中若有疏漏和不妥之处，恳请广大读者不吝批评指正。

本书责任编辑的联系邮箱：maxueling@ptpress.com.cn。

编者

第1篇 Word办公应用

第1章 文档的基本操作

第2章 表格应用与图文混排

第3章 Word高级排版

第1章 文档的基本操作

文档的基本操作包括新建文档、保存文档、编辑文档、浏览文档、打印文档、保护文档，以及文档的简单格式设置。

本章配套的教学资源中有相关的素材文件，请读者参见资源中的【本书素材】文件夹。

1.1 面试通知

面试通知是企业发给应聘者邀请其参加面试的一种文书。应聘者凭此通知方能参加公司的面试活动。

面试是公司挑选员工的一种重要方法。面试给公司和应聘者提供了进行交流的机会，能使公司和应聘者之间相互了解，从而帮助双方更准确地做出聘用与否、受聘与否的决定。

下面通过制作面试通知，我们重点学习文档的创建、保存、编辑等操作，以及文本的选择、复制、查找和替换等操作。

效果展示

1.1.1 新建文档

用户可以使用Word 2019方便快捷地新建多种类型的文档，如空白文档、基于模板的联机文档等。

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1. 新建空白文档

如果没有启动Word 2019，可通过下面介绍的方法新建空白文档。

● 使用右键快捷菜单

在实际工作中，我们在新建文档时，首先会指定文档的保存位置，例如将文档保存在D盘【文件】文件夹中，然后在该位置新建文档。

STEP1 打开【此电脑】，双击D盘中的【文件】文件夹。

STEP2 在【文件】文件夹中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择1【新建】→2【Microsoft Word文档】选项，即可在文件夹中新建一个Word文档。

如果已经启动Word 2019，可通过以下方法新建空白文档。

● 使用【文件】按钮

在Word 2019主界面中单击【文件】按钮，1在弹出的界面中单击【新建】选项，系统会打开【新建】界面，2在列表框中单击【空白文档】选项。

提示 在Word 2019中，我们可以使用组合键新建文档，例如按【Ctrl】+【N】组合键，可以创建一个新的空白文档。

2. 新建联机文档

除了Office 2019软件自带的模板之外，微软公司还提供了很多精美、专业的联机模板。

在日常办公中，若制作一些有固定格式的文档，如会议纪要、通知、信封等，通过使用联机文档创建所需的文档会事半功倍。

下面以创建一个面试通知的文档为例介绍具体方法。为了能搜索到与自己需求更匹配的文档，我们这里以“通知”为关键词进行搜索。

STEP1 单击【文件】按钮，1在弹出的界面中单击【新建】选项，系统会打开【新建】界面，2在搜索文本框中输入“通知”，3单击【开始搜索】按钮。

STEP2 在搜索文本框下方会显示搜索结果，从中选择一个合适的选项并单击。

STEP3 弹出通知预览界面，单击【创建】按钮。

STEP4 系统自动进入下载界面，显示“正在下载您的模板”，下载完毕后模板自动在Word中打开。

注意 联机模板的下载需要连接网络，否则无法显示信息和下载。

1.1.2 保存文档

1. 常用、高效的保存文档方法

在实际工作中，更多的情况是文档已经保存在电脑的某个文件夹中了，这时只要单击【保存】按钮，就可以完成对文档的保存。

使用快捷键保存文档会更高效，而且更专业——同时按【Ctrl】和【S】键。

提示 在本书后继的讲解中，我们用【Ctrl】+【S】这种形式表示同时按【Ctrl】和【S】键。

2. 创建后第一次保存文档

新建文档以后，在第一次保存文档时，Word会要求用户指定文档保存的位置、文件名等信息。保存新建文档的具体步骤如下。

STEP1 单击【文件】按钮，在弹出的界面中单击【保存】选项。

STEP2 此时若是第一次保存文档，系统会打开【另存为】界面，1单击【这台电脑】选项，2单击下方的按钮。

STEP3 弹出【另存为】对话框，1在左侧的列表框中选择保存位置，2在【文件名】文本框中输入文件名，3在【保存类型】下拉列表中选择【Word文档】选项。

STEP4 单击按钮，可以保存新建的Word文档。

注意 “面试通知”这个文档可能需要多次修改，那么我们在保存时可以为其加上版本编号和时间，如“面试通知V1-20200602”。

3. 将文档另存为

用户对已有文档进行编辑后，可以将其另存为同类型文档或其他类型的文档。

STEP1 单击【文件】按钮，在弹出的界面中单击【另存为】选项。

STEP2 弹出【另存为】界面，1单击【这台电脑】选项，2然后单击下方的按钮。

STEP3 弹出【另存为】对话框，1在左侧的列表框中选择保存位置，2在【文件名】文本框中输入文件名，3在【保存类型】下拉列表中选择【Word文档】选项，4单击按钮即可。

1.1.3 输入文本

编辑文本是Word软件最主要的功能之一，接下来介绍如何在Word文档中编辑中文、英文、数字以及日期等文本对象。

本小节的素材文件如下

原始文件\第1章\面试通知.docx

最终效果\第1章\面试通知.docx

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1. 输入中文

新建面试通知空白文档后，用户就可以在文档中输入中文了。具体的操作步骤如下。

STEP1 打开本实例的原始文件“面试通知.docx”，然后切换到任意一种汉字输入法。

STEP2 单击文本编辑区，在光标闪烁处输入文本内容，例如“面试通知”，然后按【Enter】键将光标移至下一行行首。

STEP3 输入面试通知中的主要内容，并将通知内容部分的字体设置为楷体；标题字体设置为方正小标宋简体、二号字，并居中显示。

提示 为了便于读者学习，我们提供了已经输入面试内容的文档（原始文件\面试通知）。

2. 输入日期和时间

用户在编辑文档时，往往需要输入日期或时间。如果用户要使用当前的日期或时间，则可使用Word自带的插入日期和时间功能。输入日期和时间的具体步骤如下。

STEP1 1将光标定位在文档的最后一行，切换到【插入】选项卡，2在【文本】组中单击【日期和时间】按钮。

STEP2 弹出【日期和时间】对话框，在【可用格式】列表框中选择一种日期格式，1例如选择【二〇一八年八月十三日】选项，2单击按钮。

STEP3 此时，输入的日期就按选择的格式插入到Word文档中。

STEP4 用户还可以使用快捷键输入当前的日期和时间。按【Alt】+【Shift】+【D】组合键，可以输入当前的系统日期；按【Alt】+【Shift】+【T】组合键，可以输入当前的系统时间。

注意 输入文本后，如果不希望其中的日期和时间随系统的改变而改变，则可选中相应的日期和时间，然后按【Ctrl】+【Shift】+【F9】组合键切断域的链接即可。

3. 输入英文

在编辑文档的过程中，用户如果想要输入英文，需先将输入法切换到英文输入状态，然后进行输入。输入英文的具体步骤如下。

STEP1 按【Shift】键将输入法切换到英文输入状态下，将光标定位在文本“人事部”的后面，然后输入大写英文“HR”。

STEP2 在文档中输入其他英文，如果要更改英文的大小写，需先选择英文，如“HR”，1然后切换到【开始】选项卡，2在【字体】组中单击【更改大小写】按钮，3在弹出的下拉列表中选择【小写】选项。

STEP3 可以看到英文变为“hr”。在保持“hr”的选中状态下，按【Shift】+【F3】组合键，“hr”变成了“Hr”；再次按【Shift】+【F3】组合键，“Hr”则变成了“HR”。

注意 用户也可以使用快捷键改变英文输入的大小写，方法是：在键盘上按【Caps Lock】键（大写锁定键），然后按字母键，即可输入大写字母；再次按【C a p s Lock】键，即可退出大写状态。英文输入状态下，按【Shift】+字母键也可以输入大写字母。

1.1.4 编辑文本

文本的编辑操作一般包括选择、复制、剪切、粘贴、查找和替换等，接下来分别进行介绍。

本小节的素材文件如下

原始文件\第1章\面试通知1.docx

最终效果\第1章\面试通知1.docx

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1. 选择词组、句子及整段文本

对Word文档中的文本进行编辑之前，首先应选择要编辑的文本。下面介绍几种使用鼠标和键盘选择文本的方法。

● 使用鼠标选择文本

用户可以使用鼠标选择单个字词、连续文本、分散文本、矩形文本、段落文本以及整个文档等。

①选择单个字词。

在文档中双击某个词就可以选择该词语。例如，双击词语“专员”即可选中该词语，此时被选择的文本会呈深灰色显示。

②选择连续文本。

STEP1 用户只需将光标定位在需要选择的文本的开始位置，然后按住鼠标左键不放并拖曳至需要选择的文本的结束位置，释放鼠标左键即可。

STEP2 如果要选择超长的文本，用户只需将光标定位在需要选择的文本的开始位置，然后拖动Word文档窗口右侧的滚动条，向下移动文档，直到看到想要选择部分的结束处，按【Shift】键，然后单击要选择文本的结束处，这样从开始到结束处的这段文本内容就会全部被选中。

③选择段落文本。

在要选择的段落中的任意位置单击鼠标左键3次，可以选择整个段落文本。

④选择矩形文本。

先选择一个文本，然后按【Alt】键，同时在文本中拖曳鼠标，可以选择矩形文本。

⑤选择分散文本。

在Word文档中，首先使用拖曳鼠标的方法选择一个文本，然后按【Ctrl】键，依次选择其他文本，就可以选择任意数量的分散文本了。

● 使用组合键选择文本

除了使用鼠标选择文本外，用户还可以使用键盘上的组合键选择文本。在使用组合键选择文本前，用户应根据需要将光标定位在适当的位置，然后再按相应的组合键选择文本。

Word 2019提供了一整套利用快捷键选择文本的方法，主要是通过【Shift】、【Ctrl】和方向键来实现的，操作方法如下表所示。

2. 复制文本

复制文本时，软件会将整个文档或文档中的一部分复制一份备份文件，并放到指定位置——剪贴板中，而“被复制”的内容仍按原样保留在原位置。

● Windows剪贴板的使用

剪贴板是Windows的一个临时存储区，用户可以在剪贴板上对文本进行复制、剪切或粘贴等操作。美中不足的是，剪贴板只能保留一份数据，每当新的数据传入，旧的数据便会被覆盖。复制文本的具体操作方法如下。

方法1：打开本实例的原始文件，选择文本“营销专员”，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【复制】选项。

方法2：选择文本“营销专员”，1然后切换到【开始】选项卡，2在【剪贴板】组中单击【复制】按钮。

方法3：选择文本“营销专员”，然后按【Ctrl】+【C】组合键即可。

● 使用【Shift】+【F2】组合键

选中文本“营销专员”，按【Shift】+【F2】组合键，在状态栏中将出现“复制到何处？”提示信息，单击放置复制对象的目标位置，然后按【Enter】键即可。

3. 剪切文本

“剪切”是指用户把选中的文本放入到剪切板中，单击“粘贴”按钮后，又会出现一份相同的文本，原来的文本会被系统自动删除。

剪切的操作方法与复制的操作方法类似，下面我们只重点介绍使用组合键方式剪切文本。

按【Ctrl】+【X】组合键，可以快速地剪切文本。

4. 粘贴文本

复制文本以后，接下来就可以粘贴文本了。用户常用的粘贴文本的方法有以下几种。

● 使用鼠标右键

复制文本以后，用户只需在目标位置单

击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择粘贴选项中任意的一个选项即可。

● 使用剪贴板

复制文本以后，切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【粘贴】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择粘贴选项中任意的一个粘贴按钮即可。

● 使用快捷键

按【Ctrl】+【C】组合键和【Ctrl】+【V】组合键，可以快速地复制和粘贴文本。

5. 查找和替换文本

用户有时要查找并替换某些字词，如将文档中的“公司”替换为“企业”。使用Word 2019强大的查找和替换功能可以节省大量的时间。另外，查找和替换文本操作在用户编辑面试通知的过程中应用会很频繁。

STEP1 打开本实例的原始文件，按【Ctrl】+【F】组合键，弹出【导航】窗格，然后在查找文本框中输入“公司”，按【Enter】键，随即在【导航】窗格中查找到该文本所在的位置，同时文本“公司”在Word文档中以黄色底纹显示。

STEP2 如果用户要替换相关的文本，可以按【Ctrl】+【H】组合键，弹出【查找和替换】对话框，系统自动切换到【替换】选项卡，1在【替换为】文本框中输入“企业”，2单击按钮。

STEP3 弹出【Microsoft Word】提示对话框，提示用户“全部完成。完成3处替换。”，然后单击按钮。

STEP4 单击按钮，返回Word文档，即可看到替换效果。

6. 改写文本

首先选中要替换的文本，然后输入需要的文本。此时，新输入的文本会自动替换选中的文本。

7. 删除文本

要想从文档中删除不需要的文本，用户可以使用快捷键，具体如下表所示。

1.1.5 文档视图

Word 2019提供了多种视图模式供用户选择，包括页面视图、Web版式视图、大纲视图、草稿视图和阅读视图5种视图模式。下面以“面试通知”为例介绍如何使用上述5种视图模式。

本小节的素材文件如下

原始文件\第1章\面试通知2.docx

最终效果\第1章\面试通知2.docx

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1. 页面视图

页面视图是最接近打印结果的视图模式，可以显示页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素。

2. Web版式视图

Web版式视图以网页的形式显示Word 2019文档，适用于发送电子邮件和创建网页。

切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【Web版式视图】按钮，或者单击状态栏中的【Web版式视图】按钮，可以将文档的显示方式切换到Web版式视图模式，效果如下图所示。

3. 大纲视图

大纲视图主要用于Word 2019文档结构的设置和浏览，使用大纲视图可以迅速了解文档的结构和内容梗概。

STEP1 切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【大纲】按钮。

STEP2 此时，可以将文档切换到大纲视图模式，同时在功能区中会显示【大纲显示】选项卡。

STEP3 1切换到【大纲显示】选项卡，2在【大纲工具】组中单击【显示级别】按钮右侧的下拉按钮，3用户可以在弹出的下拉列表中为文档设置或修改大纲级别，设置完毕，4单击【关闭大纲视图】按钮，系统自动返回进入大纲视图前的视图状态。

4. 草稿视图

草稿视图取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【草稿】按钮，将文档的视图方式切换到草稿视图下，效果如下图所示。

5. 阅读视图

阅读视图是一种特殊的查看模式，它使在屏幕上阅读文档更为方便。在激活后，阅读视图将显示当前文档并隐藏大多数不重要的屏幕元素，包括 Windows的任务栏。

切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【阅读视图】按钮，将文档的视图方式切换到阅读视图下，效果如下图所示。

6. 调整视图比例

用户可以根据需要，直接左右拖动【显示比例】滑块，调整文档的缩放比例。

1.1.6 打印文档

文档编辑完成后，用户可以进行简单的页面设置，然后进行预览。如果对预览效果比较满意，就可以打印文档了。

本小节的素材文件如下

原始文件\第1章\面试通知3.docx

最终效果\第1章\面试通知3.docx

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1. 页面设置

页面设置是指文档打印前对页面元素的设置，主要包括页边距、纸张、版式和文档网格等内容。页面设置的具体步骤如下。

STEP1 打开本实例的原始文件，1切换到【布局】选项卡，2单击【页面设置】组右侧的【对话框启动器】按钮。

STEP2 弹出【页面设置】对话框，系统自动切换到【页边距】选项卡。1在【页边距】组合框中的【上】【下】【左】【右】微调框中调整页边距大小，2在【纸张方向】组合框中单击【纵向】选项。

STEP3 1切换到【纸张】选项卡，2在【纸张大小】下拉列表中选择【A4】选项，3然后单击按钮即可。

2. 预览后打印

页面设置完成后，可以通过预览来浏览打印效果。预览及打印的具体步骤如下。

STEP1 单击【自定义快速访问工具栏】按钮，在弹出的下拉列表中选择【打印预览和打印】选项。

STEP2 此时，【打印预览和打印】按钮

就添加在了【快速访问工具栏】中。单击【打印预览和打印】按钮，弹出【打印】界面，其右侧显示了预览效果。

STEP3 用户可以根据打印需要单击相应选项并进行设置。如果用户对预览效果比较满意，就可以单击【打印】按钮进行打印了。

1.1.7 保护文档

用户可以通过设置加密文档和启动强制保护等方法对文档进行保护，以防止他人随意打开或修改文档。

本小节的素材文件如下

原始文件\第1章\面试通知4.docx

最终效果\第1章\面试通知4.docx

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1. 设置加密文档

为了保证文档安全，用户通常会对文档进行加密，加密操作在日常办公中经常使用。设置加密文档的具体步骤如下。

STEP1 打开本实例的原始文件，单击【文件】按钮，1在弹出的界面中单击【信息】选项，2然后单击【保护文档】按钮，3在弹出的下拉列表中选择【用密码进行加密】选项。

STEP2 弹出【加密文档】对话框，1在【密码】文本框中输入“123”，2然后单击按钮。

STEP3 弹出【确认密码】对话框，1在【重新输入密码】文本框中输入“123”，2然后单击按钮。

STEP4 再次启动该文档，弹出【密码】对话框，1输入密码“123”，2然后单击按钮即可打开Word文档。

2. 启动强制保护

用户可以通过设置文档的编辑权限，启动文档的强制保护功能保护文档的内容不被修改，具体的操作步骤如下。

STEP1 单击【文件】按钮，1在弹出的界面中单击【信息】选项，2然后单击【保护文档】按钮，3在弹出的下拉列表中选择【限制编辑】选项。

STEP2 在Word文档编辑区的右侧出现一个【限制编辑】窗格，1勾选【仅允许在文档中进行此类型的编辑】复选框，2然后在其下方的下拉列表中选择【不允许任何更改（只读）】选项。3单击按钮。

STEP3 弹出【启动强制保护】对话框，1两个文本框中都输入“123”，2单击按钮。

STEP4 返回Word文档，此时，文档处于保护状态。如果用户要取消强制保护，单击按钮。

STEP5 弹出【取消保护文档】对话框，1在【密码】文本框中输入“123”，2然后单击按钮即可。

秋叶私房菜

技巧1 一次性删除文档中的空格

Word文档中经常有一些多余的空格，一个个删除比较麻烦，用户可以使用以下方法一次性删除文档中的所有空格。

本技巧的素材文件如下

原始文件\第1章\出差管理制度.docx

最终效果\第1章\出差管理制度.docx

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STEP1 打开本实例的原始文件，切换到【开始】选项卡，在【编辑】组中单击【替换】按钮，或者按【Ctrl】+【H】组合键。

STEP2 弹出【查找和替换】对话框，系统自动切换到【替换】选项卡，1在【查找内容】文本框中输入一个空格，2然后单击按钮，将所有的空格替换为空值，即可删除所有空格。

STEP3 替换完成后，弹出【Microsoft Word】对话框，提示用户完成替换的总数。单击按钮。

STEP4 返回【查找和替换】对话框，单击【关闭】按钮，返回Word文档，此时文档中所有空格已经被全部删除了。

技巧2 在快速访问工具栏中加入【新建】按钮

如果想快速地新建一个Word文档，我们可以通过在快速访问工具栏中添加【新建】按钮来实现。

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STEP1 1单击【自定义快速访问工具栏】按钮，2在弹出的下拉列表中选择【新建】选项。

STEP2 此时【新建】按钮就添加到了快速访问工具栏中，单击该按钮即可新建一个空白文档。

技巧3 设置自动保存

使用Word的自动保存功能，可以在断电或死机的情况下最大限度地减少损失。设置自动保存的具体步骤如下。

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STEP1 单击【文件】按钮，在弹出的界面中单击【选项】选项。

STEP2 弹出【Word选项】对话框，1切换到【保存】选项卡，2在【将文件保存为此格式】下拉列表中选择文件的保存类型为【Word文档（*.docx）】，3然后勾选【保存自动恢复信息时间间隔】复选框，并在其右侧的微调框中设置文档自动保存的时间间隔为10分钟。设置完毕，单击按钮即可。

注意 建议设置的时间间隔不要太短，如果设置的时间间隔太短，Word频繁地执行保存操作，容易死机，影响工作效率。

1.2 员工入职培训方案

新员工入职培训是现代企业人力资源管理的重要内容，通常企业会制作培训方案，用以规范培训流程、监督培训效果。

在输入员工入职培训方案文档具体内容后，为了重点突出方案中的某些内容，要对字体格式、段落样式、页面背景等进行设置，并对文档进行审阅。

效果展示

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1.2.1 设置字体格式

为了使文档更丰富多彩，Word 2019提供了多种字体格式供用户进行文本设置。字体格式设置主要包括字体、字号、加粗、字符间距等的设置。

本小节的素材文件如下

原始文件\第1章\员工入职培训方案.docx

最终效果\第1章\员工入职培训方案.docx

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1. 设置字体和字号

要使文档中的文字更利于阅读，就需要对文档中文本的字体及字号进行设置，以区分各种不同的文本。

● 使用【字体】组

使用【字体】组进行字体和字号设置的具体步骤如下。

STEP1 打开本实例的原始文件，选中文档标题“新员工培训方案”，1切换到【开始】选项卡，2在【字体】组中的【字体】下拉列表中选择合适的字体，如选择【宋体】选项。

STEP2 在【字体】组中的【字号】下拉列表中选择合适的字号，如选择【二号】选项。

● 使用【字体】对话框

使用【字体】对话框对选中文本进行设置的具体步骤如下。

STEP1 1选中正文中的所有标题行，2切换到【开始】选项卡，3单击【字体】组右下角的【对话框启动器】按钮。

STEP2 弹出【字体】对话框，自动切换到【字体】选项卡，1在【中文字体】下拉列表中单击【黑体】选项，2在【字形】列表框中单击【加粗】选项，3在【字号】列表框中单击【四号】选项，4单击按钮。

STEP3 返回Word文档，可以看到设置效果，按照上面的方法将其余正文部分设置为【宋体】【五号】。

2. 设置加粗效果

设置加粗效果，可让选择的文本更加突出。

打开本实例的原始文件，选中文档标题“新员工培训方案”，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组中的【加粗】按钮即可。

3. 设置字符间距

通过设置Word 2019文档中的字符间距，可以使文档的页面布局更符合实际需要。设置字符间距的具体步骤如下。

STEP1 选中文档标题“新员工培训方案”，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组右下角的【对话框启动器】按钮。

STEP2 弹出【字体】对话框，1切换到【高级】选项卡，2在【字符间距】组合框中的【间距】下拉列表中选择【加宽】选项，3在【磅值】微调框中将磅值调整为【4磅】，4单击按钮即可。

1.2.2 设置段落格式

设置了字体格式之后，用户还可以为文本设置段落格式，Word 2019提供了多种设置段落格式的方法，主要包括对齐方式、段落缩进和间距等。

本小节的素材文件如下

原始文件\第1章\员工入职培训方案1.docx

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1. 设置对齐方式

段落和文字的对齐方式可以通过【段落】组进行设置，也可以通过【段落】对话框进行设置。

● 使用【段落】组

使用【段落】组中的各种对齐方式按钮，可以快速地设置段落和文字的对齐方式，具体步骤如下。

打开本实例的原始文件，选中标题“新员工培训方案”，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【居中】按钮，如下图所示。

● 使用【段落】对话框

STEP1 选中文档中的段落或文字，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮。

STEP2 弹出【段落】对话框，1自动切换到【缩进和间距】选项卡，2在【常规】组合框中的【对齐方式】下拉列表中选择【两端对齐】选项，3单击按钮。

2. 设置段落缩进

通过设置段落缩进，可以调整文档段落与页边之间的距离。用户可以使用【段落】组或者【段落】对话框设置段落缩进。

● 使用【段落】组

STEP1 选中文本段落，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【增加缩进量】按钮。

STEP2 返回Word文档，选中的文本段落向右侧缩进了一个字符，如图所示，可以看到向右缩进一个字符前后的对比效果。

● 使用【段落】对话框

STEP1 选中Word文档中的文本段落，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮。

STEP2 弹出【段落】对话框，自动切换到【缩进和间距】选项卡，1在【缩进】组合框中的【特殊】下拉列表中选择【悬挂】选项，2【缩进值】微调框中默认为【2字符】，其他设置保持不变，3单击按钮。

3. 设置间距

间距是指行与行之间，段落与行之间，段落与段落之间的距离。用户可以通过如下方法设置行距和段落间距。

● 使用【段落】组

使用【段落】组设置行距和段落间距的具体步骤如下。

STEP1 打开本实例的原始文件，按【Ctrl】+【A】组合键选中全篇文档，切换到【开始】选项卡，1在【段落】组中单击【行和段落间距】按钮，2在弹出的下拉列表中选择【1.15】选项，随即行距变成了1.15倍的行距。

STEP2 选中标题行，1在【段落】组中单击【行和段落间距】按钮，2在弹出的下拉列表中选择【增加段落后的空格】选项，随即标题所在的段落下方增加了一段空白间距。

● 使用【段落】对话框

打开本实例的原始文件，选中文档的标

题行，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮，弹出【段落】对话框，自动切换到【缩进和间距】选项卡，1调整【段前】微调框中的值为【1行】，调整【段后】微调框中的值为【12磅】，在【行距】下拉列表中选择【最小值】选项，在【设置值】微调框中设置【12磅】，2单击按钮。

● 使用【页面布局】选项卡

选中文档中的内容，切换到【布局】选项卡，在【段落】组的【段前】和【段后】微调框中同时将间距值调整为【0.5行】，效果如下图所示。

4. 添加项目符号和编号

合理使用项目符号和编号，可以使文档的层次结构更清晰、更有条理。

STEP1 打开本实例的原始文件，选中需要添加项目符号的文本，切换到【开始】选项卡，1在【段落】组中单击【项目符号】按钮右侧的下拉按钮，2在弹出的下拉列表中选择【正方形】选项，随即在文本前插入了正方形项目符号。

STEP2 选中需要添加编号的文本，1在【段落】组中单击【编号】按钮右侧的下拉按钮，2在弹出的下拉列表中选择一种合适的编号方式，即可在文本中插入编号。

1.2.3 设置页面背景

为了使Word文档看起来更加美观，用户可以添加各种漂亮的页面背景，包括水印、页面颜色以及其他填充效果。

本小节的素材文件如下

原始文件\第1章\员工入职培训方案2.docx

最终效果\第1章\员工入职培训方案2.docx

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1. 添加水印

水印是指作为文档背景图案的文字或图像，Word 2019提供了多种水印模板和自定义水印功能，添加水印的具体步骤如下。

STEP1 打开本实例的原始文件，1切换到【设计】选项卡，2在【页面背景】组中单击【水印】按钮，3在弹出的下拉列表中选择【自定义水印】选项。

STEP2 弹出【水印】对话框，1选中【文字水印】单选钮，2在【文字】下拉列表中选择【禁止复制】选项，3在【字体】下拉列表中选择【方正楷体简体】选项，4在【字号】下拉列表中选择【80】选项，其他选项保持默认，5单击按钮。

提示 如下图所示，【文字】下拉列表中的信息如果不能满足用户的需求，用户可以在【文字】文本框中手动输入内容。

2. 设置页面颜色

页面颜色是指显示在Word文档最底层的颜色或图案，用于丰富Word文档的页面显示效果。页面颜色在打印时不会显示。设置页面颜色的具体步骤如下。

STEP1 切换到【设计】选项卡，1在【页面背景】组中单击【页面颜色】按钮，2在弹出的下拉列表中选择【绿色，个性色6，淡色80%】选项。

STEP2 如果【主题颜色】和【标准色】中显示的颜色依然无法满足用户的需求，可以在弹出的下拉列表中选择【其他颜色】选项。

STEP3 弹出【颜色】对话框，自动切换到【自定义】选项卡，在【颜色】面板中选择合适的颜色，也可以在下方的微调框中调整颜色的RGB值，然后单击按钮，返回Word文档可以看到设置效果。

1.2.4 审阅文档

在日常工作中，某些文件需要领导审阅或者经过大家讨论后才能够执行，就需要在这些文件上进行一些批示、修改。Word 2019提供了批注、修订、更改等审阅工具，借助这些工具，可以大大提高办公效率。

本小节的素材文件如下

原始文件\第1章\员工入职培训方案3.docx

最终效果\第1章\员工入职培训方案3.docx

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1. 添加批注

为了帮助阅读者更好地理解文档内容以及跟踪文档的修改情况，可以为Word文档添加批注。添加批注的具体步骤如下。

STEP1 打开本实例的原始文件，选中要插入批注的文本，1切换到【审阅】选项卡，2在【批注】组中单击【新建批注】按钮。

STEP2 可以看到在文档的右侧出现一个批注框，用户可以根据需要输入批注信息。Word 2019的批注信息前面会自动加上用户名以及添加批注的时间。

STEP3 如果要删除批注，可先选中批注框，在【批注】组中1单击【删除】按钮的下拉按钮，2在弹出的下拉列表中选择【删除】选项。

用户可以在批注框中单击【答复】按钮或【解决】按钮，讨论、跟踪批注。

2. 修订文档

Word 2019提供了文档修订功能，在打开修订功能的状态下，系统将会自动跟踪对文档的所有更改，包括插入、删除和格式更改，并标记出更改的内容。

STEP1 1切换到【审阅】选项卡，2单击【修订】组中的按钮，3在弹出的下拉列表中选择【批注框】→4【在批注框中显示修订】选项。

STEP2 1在【修订】组中单击按钮右侧的下拉按钮，2在弹出的下拉列表中选择【所有标记】选项。

STEP3 在Word文档中，切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击【修订】按钮的上半部分，随即进入修订状态。

STEP4 将文档的标题“新员工培训方案”的字号调整为“小一”，随即在右侧弹出一个批注框，显示了格式修改的详细信息。

STEP5 当所有的修订完成以后，用户可以通过“导航窗格”功能通篇浏览所有的审阅摘要。切换到【审阅】选项卡，1在【修订】组中单击按钮，2在弹出的下拉列表中选择【垂直审阅窗格】选项。

STEP6 此时在文档的左侧出现一个导航窗格，并显示审阅记录。

3. 更改文档

文档的修订工作完成以后，用户可以跟踪修订内容，并选择接受或拒绝所做的更改。更改文档的具体操作步骤如下。

STEP1 在Word文档中，切换到【审阅】选项卡，在【更改】组中单击【上一处修订】按钮或【下一处修订】按钮，可以定位到当前修订的上一条或下一条。

STEP2 在【更改】组中1单击【接受】按钮的下半部分按钮，2在弹出的下拉列表中选择【接受所有修订】选项。

STEP3 审阅完毕，单击【修订】组中的【修订】按钮，退出修订状态。

秋叶私房菜

技巧1 设置局部区域不可编辑

可以将文档中的有些内容设置为例外项，不允许修改编辑。

本技巧的素材文件如下

原始文件\第1章\劳动合同.docx

最终效果\第1章\无

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STEP1 打开本实例的原始文件，在“劳动合同双方当事人基本情况”表格中，按住【Ctrl】键的同时选中表格中的各个标题，1切换到【审阅】选项卡，2在【保护】组中单击【限制编辑】按钮。

STEP2 弹出【限制编辑】任务窗格，1在【编辑限制】组合框中勾选【仅允许在文档中进行此类型的编辑】复选框，2然后在其下拉列表中选择【不允许任何更改（只读）】选项，3在【例外项】列表框中勾选【每个人】复选框，4单击按钮。

STEP3 弹出【启动强制保护】对话框，1在【新密码】和【确认新密码】文本框中分别输入密码，此处输入“123456”，2单击按钮。

STEP4 返回Word文档，可以看到设置后的效果。

技巧2 协同修改文档时，更改修订者的用户名

如果文档需要多人传阅修改，这时最好每个人都将用户名改为自己的名字，这样在多人共同修改文档的过程中，就可以了解每个参与者都做了哪些修改。

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STEP1 在Word文档中，切换到【审阅】选项卡，单击【修订】组右下角的【对话框启动器】按钮。

STEP2 弹出【修订选项】对话框，单击按钮。

STEP3 弹出【Word选项】对话框，自动切换到【常规】选项卡，1在【对Microsoft Office进行个性化设置】组合框中的【用户名】文本框中输入“qiuye”，在【缩写】文本框中输入“qy”，2单击按钮。

STEP4 返回【修订选项】对话框，再次单击按钮即可。

技巧3 隐藏不需要打印的文本

在Word打印过程中，用户有时候不想打印其中的某一部分文本，又不想把它删除，可以将其隐藏起来。

本技巧的素材文件如下

原始文件\第1章\行政管理制度手册.docx

最终效果\第1章\无

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STEP1 打开本实例的原始文件，勾选要隐藏的文本，打开【字体】对话框。

STEP2 1在【效果】组合框中勾选【隐藏】复选框，2单击按钮。

STEP3 返回Word文档，看到选中的文本下方有与其他文本不同的虚线。

STEP4 单击【文件】按钮，在弹出的界面中单击【打印】按钮，可以在右侧预览部分看到选中的文档已经被隐藏起来。

提示 要将隐藏的文本显示出来，需要打开【Word选项】对话框，1切换到【显示】选项卡，2在【始终在屏幕上显示这些格式标记】组中勾选【隐藏文字】复选框，单击按钮即可。

你问我答

Q1：为什么输入文本的时候自动替换了后面的文本？

因为按了【Insert】键，再按一次【Insert】键输入就正常了。【Insert】键是键盘上的一个功能键，主要用于在文字处理时切换文本输入的模式，可以选择插入模式或者改写模式。默认情况下为插入模式。当处于改写模式时，在光标位置新输入的字会替代原来的字。

Q2：批注和修订有什么不同？

开启修订功能后，用户可以直接修改文档，文档中也会显示出做了哪些修改，用户接受修订后文档就变成修改后的样子。插入批注，就是告诉阅读者，文档应该如何修改。

一般对于修改不多的文档，可以使用修订功能，也可以使用批注功能；而对于需要大篇幅进行修改的文档，一般用批注功能给出修改建议，由原作者修改。

职场拓展

1. 编辑行政工作计划

本章学习了面试通知文档的编辑，实际工作中我们会遇到很多内容多、层级复杂的文档，在编辑这种文档时，需要根据文档的类别，为其各级标题设置合适的字体、字号，也可能需要设计封面等。

下面是一个行政工作计划文档，需要读者在原始文件的基础上对其进行页面设置，在封面中插入图片及形状，美化文档。

思路分析

浏览【行政工作计划】文档，可以看到文档共6页，文档主要涉及设置字体格式、段落间距、插入图片、插入形状及文本框等内容。

下面介绍主要制作步骤，更详细的操作，可扫描二维码观看视频。

①打开【行政工作计划】文档，首先要设置各个标题及正文的字体、字号及段落间距。

②在设计封面时，首先要插入图片，在插入图片后，调整图片的放置位置很重要；图片设置完成后，插入形状美化页面，这里要注意调整其透明度。

③在封面上插入文本框，并设置文本的字体格式。

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2. 将多个修改的文档合并成一个文档

人力资源部在年初制定了一份人力资源规划书，制定完成后，需要发送给各个部门进行修订。各部门审阅者修改完成后回复给人力资源部时，就会有多个回复文档，一个一个看起来会比较麻烦，那么需要将各个回复文档整理到一个文档中进行最终修订。将多个文档合并成一个文档，需要在【审阅】的【合并文档】中完成。

思路分析

浏览【合并人力资源规划书】文档，可以看到文档共8页。这个练习主要涉及合并文档、修订文档以及查看合并后的文档等内容。

下面介绍主要制作步骤，更详细的操作，可扫描二维码观看视频。

①打开【人力资源规划书】文档，首先要在【审阅】选项卡中单击【合并】按钮。

②在【合并文档】对话框中打开要修订的原文档。

③使用同样的方法打开修订后的文件【销售部回复人资规划书】，在【修订的显示位置】组合框中选中【原文档】单选钮，单击【确定】按钮，可以看到合并后的效果。

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第2章 表格应用与图文混排

很多人都只是将Word作为一种文字编辑工具，其实Word的功能很强大，使用Word中的表格和图文混排功能可以制作出很多漂亮的表单，如个人简历、说明书等。

本章配套的教学资源中有相关的素材文件，请读者参见资源中的【本书素材】文件夹。

2.1 个人简历

制作简历的目的是向用人单位展示自己，以获得一次面试的机会，因此，简历要尽可能地引起用人单位的注意，所以简历要制作得很精美，能够让HR感觉眼前一亮。

一份好的简历，可以在众多求职简历中脱颖而出，给HR留下深刻的印象，从而让他决定给你面试机会。

下面我们通过制作个人简历来学习怎样在文档中插入形状与图片、插入文本框以及插入表格，并对表格进行美化。

效果展示

2.1.1 插入形状与图片

使用Word制作简历时，Word系统有默认的页边距以及默认的底图颜色，为了让简历更加美观，我们可以对其进行设置。

本小节的素材文件如下

素材文件\第2章\杨诗琪 .jpg

原始文件\第2章\个人简历 .docx

最终效果\第2章\个人简历.docx

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1. 设置页边距

为了更好地显示效果，在制作简历之前，我们要对页面进行设置。

在Word中进行页面设置主要是设置纸张大小，上下左右页边距等，设置好这几项，就可以确定版心宽度。

STEP1 1切换到【布局】选项卡，2在【页面设置】组中单击【页边距】按钮，3在弹出的下拉列表中单击【自定义页边距】选项。

STEP2 弹出【页面设置】对话框，系统默认切换到【页边距】选项卡，1在【页边距】组合框中的上、下、左、右微调框中输入“0”，2然后单击按钮。

2. 插入形状

为了突出简历中的主要信息，在简历上方插入一个蓝色的矩形作为底图。

STEP1 1切换到【插入】选项卡，2在【插图】组中单击【形状】按钮，在弹出的下拉列表中3单击【矩形】选项。

STEP2 当鼠标指针变为形状时，将鼠标指针移动到要插入矩形的位置，按住鼠标左键不放，拖曳鼠标可以绘制一个矩形，绘制完毕放开鼠标左键即可。

3. 让形状与页面宽度一致

插入的矩形是作为底图的，因此，我们将矩形的宽度设置为与页面宽度一致。

同时，我们对矩形的高度也有一定的要求，因为要将个人的基本信息全部放置在矩形区域上，所以要将矩形的高度进行适当调整，其步骤如下。

STEP1 切换到【绘图工具】下的【形状格式】选项卡，在【大小】组中【宽度】微调框中输入“21厘米”，可以看到图片的宽度调整为21厘米，高度也会等比例增大，这是因为系统默认是锁定图片的纵横比的。

提示 因为A4纸的宽度为21厘米，所以此处设置矩形的宽度为21厘米。

STEP2 单击【大小】组右下方的【对话框启动框】按钮。

STEP3 弹出【布局】对话框，系统默认切换到【大小】选项卡，1在【高度】组合框中选择【绝对值】单选钮，并在【绝对值】微调框中输入“7.62厘米”，2取消勾选【锁定纵横比】复选框，3然后单击按钮。

4. 让形状与页面顶端对齐

前面我们已经设定好矩形的大小了，为了使矩形在文档中的位置更精准，我们使用对齐方式来调整矩形的位置。

STEP1 选中矩形，1切换到【图片工具】下的【形状格式】选项卡，2在【排列】组中单击【对齐】按钮，3在弹出的下拉列表中选择【对齐页面】选项，这时【对齐页面】选项前面出现一个对钩。

STEP2 设置页面左对齐，1在【排列】组中再次单击【对齐】按钮，2在弹出的下拉列表中选择【左对齐】选项。

STEP3 1在【排列】组中再次单击【对齐】按钮，2在弹出的下拉列表中选择【顶端对齐】选项。

5. 更改形状的颜色

绘制的矩形默认底纹填充颜色为深蓝色。这里我们需要将矩形设置为浅蓝色填充、无轮廓。

● 填充颜色

STEP1 选中矩形，1切换到【形状格式】选项卡，2在【形状样式】组中单击按钮，3在弹出的下拉列表中选择【其他填充颜色】选项。

STEP2 弹出【颜色】对话框，1切换到【自定义】选项卡，2在【颜色模式】下拉列表中选择【RGB】选项，然后通过调整【红色】【绿色】【蓝色】微调框中的数值来选择合适的颜色，3此处【红色】【绿色】【蓝色】微调框中的数值分别设置为158、208、228，4单击按钮。

● 设置形状轮廓

STEP1 1在【形状样式】组中单击按钮，2在弹出的下拉列表中选择【无轮廓】选项。

STEP2 返回Word文档，可以看到绘制的矩形效果。

6. 将两个图形对齐

STEP1 使用插入形状的方法插入一个与矩形高度相同的直角三角形，并将其填充颜色设置为浅灰色、轮廓为无轮廓，浅灰色的RGB值分别为226、226、225，效果如下图所示。

插入的三角形是为了与矩形拼接作为底图使用的，所以我们可以将三角形水平翻转。

STEP2 选中三角形，1在【排列】组中单击按钮，2在弹出的下拉列表中选择【水平翻转】选项。

STEP3 选中矩形与三角形，1在【排列】组中单击【对齐】按钮，2在弹出的下拉列表中选择【对齐所选对象】选项，这时【对齐所选对象】选项前面出现一个对钩，再次单击【对齐】按钮，在弹出的下拉列表中选择【顶端对齐】选项。

7. 插入照片

要想将简历制作得精美，一张大方得体的照片必不可少。下面我们就来看看如何插入照片。

STEP1 1切换到【插入】选项卡，2在【插图】组中单击【图片】按钮。

STEP2 弹出【插入】对话框，1在对话框左侧选择图片所在的保存位置，从中选择合适的图片，2例如选择图片“杨诗琪”，3单击按钮。

STEP3 返回Word文档，可以看到插入的图片，然后设置图片大小，效果如图所示。

8. 让照片浮于文字上方

由于在Word中默认插入的图片是嵌入式的，嵌入式图片与文字处于同一层，图片好比一个特大的字符，被放置在其他字符之间。为了便于排版，我们需要先调整图片的环绕方式，此处将其环绕方式设置为衬于文字上方。

STEP1 选中图片，1切换到【图片格式】选项卡，2在【排列】组中单击按钮，3在弹出的下拉列表中选择【浮于文字上方】选项。

STEP2 设置完毕，将图片移动到合适的位置即可。

9. 裁剪照片

在Word文档中插入图片后，默认情况下图片是方形的，给人一种呆板无趣的感觉。针对这种情况，我们可以使用Word的裁剪功能，将图片裁剪成其他形状，如椭圆。

STEP1 选中图片，1单击【裁剪】按钮的下部分按钮，2在弹出的下拉列表中选择【裁剪为形状】→【基本形状】→ 3【椭圆】选项。

STEP2 设置完毕，可以看到图片的设置效果。

2.1.2 输入信息

设置完底图与照片，需要输入相关信息，让HR对求职者有个基本了解，例如，求职者的姓名、性别、住址以及联系方式等。

本小节的素材文件如下

原始文件\第2章\个人简历1.docx

最终效果\第2章\个人简历1.docx

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1. 插入并编辑图标

从Word 2016版本开始，Word增加了一项“图标”功能，可以让用户非常方便地插入一些小图标，而无须再从网络上寻找，节省了用户时间。

● 插入图标

STEP1 1切换到【插入】选项卡，2在【插图】组中单击【图标】按钮。

STEP2 弹出【插入图标】对话框，1单击【图标】选项，因为我们制作的是一个女生的简历，2所以选择一个带有女性色彩的图标，3单击【插入】按钮。

STEP3 返回Word文档，可以看到插入的图标。下面设置图标的大小。单击图标旁边的【布局选项】按钮，在弹出的快捷菜单中选择【浮于文字上方】选项，然后将图标移动到合适的位置。

系统默认插入的图标是黑色的，为了使页面整体协调，我们可以更改图标的颜色，例如将插入的图标设置为灰色。

● 设置图标的颜色

STEP1 1切换到【图形格式】选项卡，2在【图形样式】组中单击按钮，3在弹出的下拉列表中选择【其他填充颜色】选项。

STEP2 弹出【颜色】对话框，1切换到【自定义】选项卡，2在【颜色模式】下拉列表中选择【RGB】选项，然后通过调整【红色】【绿色】【蓝色】微调框中的数值来选择合适的颜色，3此处【红色】【绿色】【蓝色】微调框中的数值分别设置为68、61、92，4单击按钮。

STEP3 返回Word文档，可以看到图标设置颜色后的效果。按照相同的方法插入电话、地址以及邮箱（RGB值分别设置为109、110、113）的图标，效果如下图所示。

2. 插入并编辑文本框

插入图标后，要输入求职者的相关信息，例如姓名、求职意向、电话、地址以及邮箱，这里我们可以通过插入文本框的方法来输入相关信息。

● 插入文本框

STEP1 1切换到【插入】选项卡，2在【文本】组中单击【文本框】按钮，3在弹出的下拉列表中选择【绘制横排文本框】选项。

STEP2 当鼠标指针变为形状时，将鼠标指针移动到要插入文本框的位置，按住鼠标左键不放，拖曳鼠标可以绘制一个文本框，绘制完毕，释放鼠标左键即可。

文本框默认的底纹填充颜色为白色，边框颜色为黑色。为了使文本框与简历在整体上更加契合，这里我们需要将文本框设置为无填充、无轮廓。

● 设置为【无填充】

STEP 选中文本框，1切换到【形状格式】选项卡，2在【形状样式】组中单击按钮，3在弹出的下拉列表中选择【无填充】选项。

● 设置为【无轮廓】

STEP 选中文本框，1切换到【形状格式】选项卡，2在【形状样式】组中单击按钮，3在弹出的下拉列表中选择【无轮廓】选项。

设置完文本框格式后，接下来就可以在文本框中输入求职者的姓名以及求职意向，并设置输入内容的字体格式。

● 设置字体、字号

STEP1 在文本框中输入文本“杨诗琪”，然后选中文本，切换到【开始】选项卡，在【字体】组中的【字体】下拉列表中选择【微软雅黑】选项，在【字号】下拉列表中选择【小一】选项。

STEP2 默认情况下，文本框中文字的颜色为黑色，黑色会使整体显得比较压抑，我们可以适当将文字的字体颜色调浅一点。选中文字，1切换到【开始】选项卡，2单击【字体颜色】按钮右侧的下拉按钮，3在弹出的下拉列表中选择【其他颜色】选项。

STEP3 弹出【颜色】对话框，1切换到【自定义】选项卡，2在【颜色模式】下拉列表中选择【RGB】选项，然后通过调整【红色】【绿色】【蓝色】微调框中的数值来选择合适的颜色，3此处【红色】【绿色】【蓝色】微调框中的数值分别设置为68、61、92，4单击按钮。

STEP4 返回Word文档，可以看到设置后的效果。按照相同的方法，在姓名文本框下方再绘制一个文本框，并将其设置为无轮廓、无填充，然后在文本框中输入“求职意向：销售顾问”，并设置其格式，此处将字体设置为“微软雅黑”，“求职意向”的字号为“9.5”，“销售顾问”的字号为“13.5”，字体颜色与姓名的颜色一致。

STEP5 输入姓名与求职意向后，我们可以按照相同的方法输入电话、地址以及邮箱等信息，并设置文本的字体为“微软雅黑”，字号为“12.5”，字体颜色与图标颜色一致。

STEP6 输入基本信息后，在电话与邮箱之间插入一条直线与一个圆形来间隔，填充颜色与邮箱等图标的颜色一致。

2.1.3 创建表格

用户设置完个人基本信息后，需要对求职者的教育背景、工作经验等信息进行设置。

本小节的素材文件如下

原始文件\第2章\个人简历2.docx

最终效果\第2章\个人简历2.docx

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1. 插入表格

个人的教育背景、工作经验、自我评价以及获奖证书等信息，比较整齐，对于这类信息，我们可以使用表格的形式输入。

STEP1 1切换到【插入】选项卡，2在【表格】组中单击【表格】按钮，3在弹出的下拉列表中选择【插入表格】选项。

STEP2 弹出【插入表格】对话框，1在【列数】微调框中输入【2】，在【行数】微调框中输入【4】，2然后选中【根据内容调整表格】单选钮，3单击按钮。

STEP3 单击表格左上角的【表格】按钮，选中整个表格，按住鼠标左键不放，拖曳鼠标，将表格拖曳到合适的位置。选中表格的第1列，切换到【开始】选项卡，在【字体】组中的【字体】下拉列表中选择【微软雅黑】选项，在【字号】下拉列表中选择【三号】选项，【字体颜色】的RGB设置为 88、89、91，然后单击【加粗】按钮，将表格第1列的字体设置为微软雅黑、三号、加粗显示。

STEP4 选中表格的第2列，在【字体】下拉列表中选择【微软雅黑】选项，在【字号】下拉列表中选择【11】选项，【字体颜色】的RGB设置为109、110、113，将表格第2列的字体设置为微软雅黑、11号（因“工作经验”部分内容较多，我们可以适当调整其字号大小，这里设置为小五号）。设置完毕后，在表格中输入信息的具体内容，然后适当调整表格的行高。

2. 去除边框

表格带有边框会显得比较中规中矩，我们可以将表格的边框删除。

STEP 选中整个表格，1切换到【表格工具】栏的【表设计】选项卡，2在【边框】组中单击【边框】按钮，3在弹出的下拉列表中选择【无框线】选项，可以将表格的边框删除。

3. 调整行高

在表格中输入的内容有多有少，例如“工作经验”中的内容很多，这时可以调整表格行高来控制表格的间距。

STEP 选中表格中的“教育背景”和“工作经验”中的内容，切换到【表格工具】下的【布局】选项卡，在【单元格大小】组中的【高度】微调框中输入“5.5厘米”即可；设置完毕，选中“自我评价”和“荣誉证书”中的内容，将其行高设置为“3.5厘米”。

4. 为表格中的文字添加边框

设置完成表格中的内容后，可以看到这部分内容全是文字，略显单调。此处，我们可以为第一列表格中的内容添加文字边框。

添加文字边框的方式有两种：一种是字符边框；另一种是带圈字符。但是这两种方式为文字添加的边框默认都是黑色的，而文字本身又是黑色，再加上黑色的边框就会显得比较压抑。所以，此处不使用系统自带的添加文字边框的方式为文字添加边框，而是通过插入形状来为文字添加边框。

STEP1 按照前面介绍的方法插入一个【无填充】的椭圆形状，并设置其文字环绕方式为【浮于文字上方】，然后调整其大小与位置。

STEP2 选中椭圆，切换到【绘图工具】下的【形状格式】选项卡，1在【形状样式】组中单击按钮，2在弹出的下拉列表中选择【其他轮廓颜色】选项。

STEP3 弹出【颜色】对话框，1切换到【自定义】选项卡，2在【颜色模式】下拉列表中选择【RGB】选项，然后通过调整【红色】【绿色】【蓝色】微调框中的数值来选择合适的颜色，3此处【红色】【绿色】【蓝色】微调框中的数值分别设置为158、208、228，4单击按钮。

STEP4 1单击按钮，2在弹出的下拉列表中选择【粗细】→3【0.75磅】选项。

STEP5 设置完成后，可以看到椭圆的设置效果，然后复制椭圆形状，将其粘贴到“工作经验”“自我评价”以及“荣誉证书”上，效果如下图所示。

5. 设置留白

设置完表格中的内容后，个人简历基本制作完成，浏览这个页面，会发现在表格下方留白空间较大，我们可以在留白处添加一些形状来填充留白；为了与上方插入的底图部分相呼应，可以将形状颜色设置为与底图颜色一致。

STEP1 按照前面介绍的方法插入两个无轮廓的矩形形状，并设置其文字环绕方式为【浮于文字上方】，然后调整它们的大小与位置。

STEP2 选中形状，1切换到【绘图工具】下的【形状格式】选项卡，2在【插入形状】组中单击【编辑形状】按钮，3在弹出的下拉列表中选择【编辑顶点】选项。

STEP3 此时矩形上出现4个黑色控制点，将鼠标指针移动到矩形的黑色控制点上，当鼠标指针变为形式时，按住鼠标左键不放，向内侧拖曳到合适位置。

STEP4 我们将形状设置为无轮廓的灰色填充 （灰色的RGB为226、226、225），用同样的方法再插入一个蓝色的形状（填充颜色的RGB为158、208、228），效果如图所示。

秋叶私房菜

技巧1 神奇高效的格式刷

在2.1.2小节插入“电话”“地址”“邮箱”的图标后，可以使用格式刷刷取设置好颜色的“人物”图标的格式。

本技巧的素材文件如下

原始文件\第2章\简历.docx

最终效果\第2章\简历.docx

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STEP1 打开本实例的原始文件，选中“人物”图标，切换到【图形工具】下的【图形格式】选项卡，在【调整】组中单击按钮，从弹出的下拉列表中选择一种蓝色。

STEP2 选中“人物”图标，切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中双击【格式刷】按钮。

STEP3 当鼠标指针变为形状时，单击“电话”图标，可以看到“电话”图标的颜色变为蓝色。

STEP4 使用【格式刷】按钮依次将“地址”“邮箱”图标设置为蓝色即可。

技巧2 神奇的【F4】键

在2 . 1 . 2小节，如果分别插入“人物”“电话”“地址”“邮箱”图标，然后将“人物”图标设置为蓝色，这时想让其余图标与“人物”图标的颜色一致，具体的操作步骤如下。

STEP1 按照技巧1所示方法将“人物”图标的颜色设置为蓝色，然后单击“电话”图标。

STEP2 按【F4】键，可以看到“电话”图标变为蓝色。

STEP3 再次按【F4】键依次将“地址”“邮箱”图标设置为蓝色即可。

2.2 岗位说明书

企业要调动全体员工的积极性，充分发挥各级人员的工作能动性，使整个企业协调有序的运行，需要制定一个标准。

岗位说明书是针对每个岗位员工制作的，用以实现员工在整个工作过程相互之间的协调，促进员工工作质量和工作效率的提升的文书。

在制作岗位说明书之前，要先对页面进行设置，设置好页面并输入说明书内容后，可以对说明书进行美化设置，例如插入边框与底纹，并设计其封面。

效果展示

2.2.1 设计页面

页面设计工作主要先设置布局，然后对页面颜色进行调整。

本小节的素材文件如下

原始文件\第2章\岗位说明书.docx

最终效果\第2章\岗位说明书.docx

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1. 设置布局

设计岗位说明书的布局前，要先确定纸张大小、纸张方向、页边距等要素。设置页面布局的具体操作步骤如下。

STEP1 打开本实例的原始文件，1切换到【布局】选项卡，2单击【页面设置】组右下角的【对话框启动器】按钮。

STEP2 弹出【页面设置】对话框，1切换到【页边距】选项卡，2设置文档的页边距，3然后选中【纵向】选项。

STEP3 1切换到【纸张】选项卡，2在【纸张大小】下拉列表中选择【A4】选项，3单击按钮即可。

2. 设置背景颜色

Word文档默认使用的页面背景颜色一般为白色，而白色页面会显得比较单调，此处我们应该综合考虑页面的背景颜色与说明书整体的搭配效果。

STEP1 1切换到【设计】选项卡，2在【页面背景】组中单击【页面颜色】按钮，3在弹出的下拉列表中的【主题颜色】库中选择一种合适的颜色即可。

STEP2 如果用户对颜色要求比较高，也可以在弹出的下拉列表中选择【其他颜色】选项。

STEP3 弹出【颜色】对话框，1切换到【自定义】选项卡，2在【颜色模式】下拉列表中选择【RGB】选项，3然后通过调整【红色】【绿色】【蓝色】微调框中的数值来选择合适的颜色，4单击按钮。

2.2.2 添加边框和底纹

通过在Word文档中插入段落边框和底纹，可以使相关段落的内容更加醒目，从而增强Word文档的可读性。

本小节的素材文件如下

原始文件\第2章\岗位说明书1.docx

最终效果\第2章\岗位说明书1.docx

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1. 添加边框

在默认情况下，段落边框的格式为黑色单直线。用户可以通过设置段落边框的格式，使其更加美观。为文档添加边框的具体步骤如下。

STEP1 打开本实例的原始文件，效果如下图所示。

STEP2 选中要添加边框的文本，1切换到【开始】选项卡，2在【段落】组中单击【边框】按钮右侧的下拉按钮，3在弹出的下拉列表中选择【外侧框线】选项。

STEP3 返回Word文档，效果如下图所示。

2. 添加底纹

为文档添加底纹的具体步骤如下。

STEP1 选中要添加底纹的文档，1切换到【设计】选项卡，2在【页面背景】组中单击【页面边框】按钮。

STEP2 弹出【边框和底纹】对话框，1切换到【底纹】选项卡，2在【填充】下拉列表中选择【蓝色，个性色5，淡色80%】选项。

STEP3 1在【图案】组中的【样式】下拉列表中选择【5%】选项，2单击按钮。

STEP4 返回Word文档，效果如下图所示。

2.2.3 插入封面

在Word文档中，通过插入图片和文本框，用户可以快速地为文档设计封面。

本小节的素材文件如下

原始文件\第2章\岗位说明书2.docx

最终效果\第2章\岗位说明书2.docx

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1. 插入图片

在封面上插入图片的操作步骤如下。

STEP1 将鼠标指针定位在标题行文本前，在文档的开头插入一个空白页，将鼠标指针定位在空白页中，1切换到【插入】选项卡，2在【插图】组中单击【图片】按钮。

STEP2 弹出【插入图片】对话框，选择图片所在的文件夹，1然后从中选择要插入的素材文件“图片1”，2单击按钮。

STEP3 返回Word文档，可以看到选中的素材图片已经插入Word文档中。

STEP4 选中图片，切换到【图片工具】下的【图片格式】选项卡，在【大小】组中的【宽度】微调框中输入【21厘米】。

STEP5 可以看到图片的宽度调整为21厘米，高度也会等比例变化，这是因为系统默认是锁定图片的纵横比的。

2. 设置图片环绕方式

由于在Word中默认插入的图片是嵌入式的，嵌入式图片与文字处于同一层。此处的图片是当作背景图，所以我们需要调整图片的环绕方式为衬于文字下方。

设置图片环绕方式和调整图片位置的具体操作步骤如下。

STEP1 选中图片，1切换到【图片工具】下的【图片格式】选项卡，2在【排列】组中单击【环绕文字】按钮，3在弹出的下拉列表中选择【衬于文字下方】选项。

STEP2 设置好环绕方式后，就可以设置图片的位置了。为了使图片的位置更精确，我们使用对齐方式来调整图片位置。1切换到【图片工具】下的【图片格式】选项卡，2在【排列】组中单击【对齐】按钮，3在弹出的下拉列表中选择【对齐页面】选项，这时【对齐页面】选项前面出现一个对钩。

STEP3 1单击【对齐】按钮，2在弹出的下拉列表中选择【左对齐】选项。

STEP4 1单击【对齐】按钮，2在弹出的下拉列表中选择【顶端对齐】选项。

STEP5 设置完毕，返回Word文档，可以看到设置后的效果。

3. 设置封面文本

在封面中输入文字的方法有多种，除通过绘制文本框输入文字外，我们还可以使用内置的文本框来输入文字。

STEP1 1切换到【插入】选项卡，2在【文本】组中单击【文本框】按钮，3在弹出的【内置】列表框中选择【简单文本框】选项。

STEP2 在文本框中输入文本“岗位职责说明书”，然后选择文本，切换到【开始】选项卡，在【字体】组中的【字体】下拉列表中选择【华文细黑】选项，在【字体】组中的【字号】下拉列表中选择【小初】选项，单击【加粗】按钮。

STEP3 1在【字体】组中单击【字体颜色】按钮，2在弹出的下拉列表中选择【其他颜色】选项。

STEP4 弹出【颜色】对话框，1切换到【自定义】选项卡，2在【颜色模式】下拉列表中选择【RGB】选项，然后通过调整【红色】【绿色】和【蓝色】微调框中的数值来选择合适的颜色，3此处【红色】【绿色】【蓝色】微调框中的数值分别设置为0、66、122，4单击按钮即可。

STEP5 选中文本框，将其设置为无填充、无轮廓；用同样的方法输入“撰写人：陈云”，设置字体为【微软雅黑】，字号为【三号】，字体颜色为蓝色。

秋叶私房菜

技巧1 一个文档设置纵横两种纸张方向

一个文档中可以有多个节，用户可以为这些节设置相同或者不同的页面布局。本技巧介绍为一个文档设置纵横两种纸张方向的方法。

本技巧的素材文件如下

原始文件\第2章\月度销售分析.docx

最终效果\第2章\月度销售分析.docx

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STEP1 打开本实例的原始文件，这个文件共有7页。将光标定位于第5页页首位置，1切换到【布局】选项卡，在【页面设置】组中2单击【分隔符】按钮，3在弹出的下拉列表中选择【分节符】组中的【下一页】选项。此时文档变为8页，原来的第5页变为第6页。

STEP2 下面将文档的第3页、第4页的纸张方向改为横向。将光标定位于第3页，1单击【页面设置】组中的【纸张方向】按钮，2在弹出的下拉列表中选择【横向】选项。

STEP3 此时缩小文档的显示比例，效果如下图所示。

技巧2 在打开的多个文档间快速切换

当打开的文档较多时，用户可以通过以下两种方法快速地在打开的文档间进行切换。

方法1：按【Ctrl】+【Shift】+【F6】

组合键依次切换到打开的每一个文档。

方法2：按【Ctrl】+【Tab】组合键，也可以在打开的多个文档间进行切换。

你问我答

Q1：软回车和硬回车有什么区别？

硬回车是我们在文档中按【Enter】（回车）键产生的，它在换行的同时也起着段落分隔的作用。

软回车是按【Shift】+【Enter】组合键产生的，它换行，但是并不换段，即前后两段文字在 Word中属于同一“段”文本。

我们常用的回车是硬回车，就是Word中的那个弯曲的小箭头，占两个字节。这种回车可以有效地把段落标记出来。在两个硬回车之间的文字自成一个段落，可以对它单独设置段落标记，而不用担心其他段落受到影响。

软回车只占一个字节，在Word中是一个向下的箭头。如果你从网页中复制文字，然后粘贴到Word中就会出现这样的符号。但是想在Word中直接输入软回车可不是那么容易的。因为软回车不是真正的段落标记，它只是另起了一行，不是分段。因为它无法作为单独的一段被赋予特殊的格式，所以它很不利于文字排版。

Q2：怎样合并多文档？

用户在合并文档时，通常是使用复制、粘贴的方式来完成的，但当合并的文档比较多且比较长时，复制、粘贴不仅费时费力，还有可能出错。下面我们介绍一种更好的合并文档的方法。

STEP1 新建一个Word文档，切换到【插入】选项卡，1在【文本】组中单击【对象】按钮右侧的下拉按钮，2在弹出的下拉列表中选择【文件中的文字】选项。

STEP2 弹出【插入文件】对话框，选中所有需要合并的文档，单击按钮。

STEP3 返回Word文档，选中的所有文档的内容已经插入当前文档中，效果如下图所示。

职场拓展

美化公司周年庆典活动方案

本章我们学习了岗位说明书的制作方法，在制作岗位说明书的过程中，需要设置页面以及其背景颜色，在需要重点标注的地方，添加边框与底纹，并设置其封面。下面是一个公司的周年庆典活动方案，用户要在原始文件的基础上，对方案进行相应设置，并在封面中插入图片，以及插入对应的文本框并进行相应美化。

思路分析

浏览【公司周年庆典活动】文档，可以看到文档共2页，美化这个文档主要涉及设置字体格式、插入图片、插入文本框并设置文本颜色等操作。

下面介绍主要制作步骤，更详细的操作，可扫描二维码观看视频。

①打开【公司周年庆典活动】文档后，首先要对各个标题及正文的字体、字号及段落间距进行设置。

②在设置封面时，首先要插入图片，在插入图片后，调整图片的方向很重要；图片设置完成后，插入文本框并输入文字。

③美化封面上文本框中的文字。

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