书名：财务精英这样用Excel
ISBN：978-7-115-58364-2
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著 神龙工作室
责任编辑 马雪伶
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本书以帮助财务人员建立数据化思维、提升数据分析能力为核心，介绍财务人员在工作中应该如何正确使用Excel提高工作效率。
全书分为4篇，共13章。认知篇介绍优秀财务人员应具备的数据化思维；技巧篇介绍财务人员应掌握的Excel使用技巧，包括批量整理财务表格、高效合并/拆分表格、综合运用Word/Excel/PPT提高工作效率等；应用篇介绍财务数据处理和分析，包括查账、对账和预警，财务表格间的关联查询，账款资金和费用计算，多角度统计公司费用与收入等；提升篇主要介绍如何制作财务分析报告。
本书内容丰富、图文并茂、难度适中，适合财务人员阅读，也可作为各类院校相关专业或者企业培训的教学参考书。
财务人员的日常工作之一就是跟各种表格和数据打交道，很多是周期性重复的工作，烦琐而枯燥。面对这些重复的、计算量大的工作，运用工具往往可以大幅提高工作效率。Excel 正是这样的工具。Excel 用得好，事半功倍。对于财务人员来说，更是如此。比如使用 VLOOKUP 函数可以轻松完成两张表格中的账款核对。
同时，财务人员要有危机意识，在数字化时代，简单、重复性的劳动越来越多地被计算机的高速运算取代。财务人员要想不被淘汰，就需要将更多精力投入为企业创造价值的业务中，掌握更多经营、分析技能，为企业发展提供有力支撑。而 Excel 具有强大的数据分析能力，恰好能帮助财务人员高效完成各种分析。
由此可见，在数字化时代，财务人员的工作不再是简单的单据审核、财务报表编制与合并。财务人员要建立数据化思维，具备数据分析能力，熟练使用 Excel 这样的工具，提高工作效率。
市面上的 Excel 工具书很多，切实围绕财务日常工作、专门针对财务人员的使用需求而编写的却很少，能帮助财务人员建立数据化思维、提升数据分析能力的就更少了。
本书内容正是基于财务人员的Excel 使用需求设置的，力求帮助他们从烦琐的重复劳动中解脱。
本书具有以下特点。
√本书用 4 篇内容，从认知、技巧、应用、提升 4 个方面介绍财务工作中的 Excel 应用，帮助财务人员在解决实际工作问题的同时，建立数据化思维。
√本书既有工作思路的讲解，又有实操步骤的介绍，还有很多关于职场经验、疑难问题的贴心提示，力求让财务人员看得懂、学得会、用得上。
√本书提升篇介绍了制作财务分析看板的知识，财务人员掌握这些知识，便可进入数据可视化的世界，成为更专业的职场人。
√本书的配套教学视频与书中内容紧密结合，读者可以扫描下方的二维码，在手机等移动终端观看视频，随时随地学习。
本书附赠内容丰富的办公资源大礼包，包括 Office 应用技巧电子书、精美的 PPT 模板、Excel 函数应用电子书等。扫描下方的二维码，关注“Office办公达人之路”，回复“58364”即可获取资源的下载方式。
由于作者能力有限，书中难免有疏漏和不妥之处，敬请读者批评指正。若读者在阅读过程中产生疑问或者有任何建议，可以发送电子邮件至maxueling@ptpress.com.cn。
编者
很多财务人员在面临对账、核算、编制报表等工作时，需要处理大量的数据和表格，特别是在月底、年底时，会加班。为什么这些基础工作会占用财务人员那么多时间？究其原因，这些财务人员掌握的Excel技能可能不到Excel功能的20%，把大量时间浪费在重复、低级的操作中。甚至有的人一开始就做错了表格，用错误的工作方法辛苦地工作。财务人员要想不加班，不仅要提升Excel技能，还要改变做表思维。
● 不懂领导的需求，默默返工？
● 不懂做表规划，工作效率低？
● Excel功能很强大，但是我不会……
在工作中，很多人都会遇到返工问题。那么，在财务工作中如何减少返工呢？
积极沟通，深刻理解大部分领导交代任务时并不会说得特别详细，员工理解不到位是很容易出错的。因此，积极沟通，正确理解真正的工作任务，是减少工作量的前提，否则就会导致南辕北辙或者事倍功半。
情 景 一
小王是一名财务新人，一天，领导让他做一份上半年的销售分析表。领导交代任务时说得很简略，小王接到任务后就开始做表了，也没思考领导的真正意图是什么，只是按照自己的理解去做，结果做出了下图所示的销售分析表。
领导看了这张表找来小王，问道：
“你用了半天时间做出的表到底要说明什么？这张表有什么用吗？”
“领导，我做的是上半年各产品的销售统计，有产品名称、月度销售额、总计销售额，我觉得很全面。”
“这只是一张汇总表，每个月的明细数据呢？每位员工的销售数据呢？渠道、客户也应该统计，你做的表中有这些数据吗？”
“对不起，领导，我没有想到那么多，我这就重做。”
小王遇到的这个问题很多职场新人都遇到过，解决的方法就是直接沟通。不要担心问得多了领导会不高兴，试想：如果做出的东西完全不合格，导致返工，岂不得不偿失。
小王的领导真正想看到的是一份包括员工、渠道、客户在内的销售分析表，如下图所示。
通过简单对比可以发现，小王做的表肯定不符合要求。小王做的表只是简单统计了产品每个月的销售总额，然后汇总，没有呈现员工、渠道、客户等的分类统计信息，这样的表领导怎么拿来做分析？
持续沟通，掌握方向在完成工作任务的过程中，员工仍然要积极与安排工作的上级领导沟通，以便及时了解领导是否有新的要求或新的想法。如果只顾着埋头苦干，而忘记了与上级领导进行持续沟通，很有可能上级领导对工作的要求已经有所改变，甚至不需要做这项工作了，员工却没有掌握这个信息……
情 景 二
小王按照领导的需求做统计表，可才做了一半儿，领导就过来询问：“小王，这个月的销售表你更新了吗？上半月的数据有问题，昨天才更新完。”
“啊？领导，我不知道啊……”
小王看着自己做的表格欲哭无泪，数据不对只能再次返工。能把责任归结于对方没有提前告知吗？不能，自己的工作只能自己负责，没有想到细节，责任也在自己。
沟通不应该是一次性的，而应该伴随整个任务进行的过程。积极并持续沟通，并深刻理解领导需求，这是高效完成工作的前提。
财务人员在接到领导下达的任务后，要想很好地完成任务，仅靠良好的沟通能力是远远不够的，还要有系统规划的思维方式和良好的任务分解能力。
有经验的财务人员在接到一个任务后，首先会通过系统规划来确定目标、时间、场所、方式等内容，然后再付诸实际行动。如果不做规划就直接行动，行动的过程中就会缺乏对任务的整体把控。
情 景 三
临近下班时间，领导找小王要做好的销售分析表，小王却说还没有做完。
“小王，今天让你做的销售分析表怎么还没做完？这都一整天了！”
“领导，我上午才接到任务。找销售员拿到销售明细表，下午才整理完，开始做销售分析表。中间又要开会，又要沟通，这些工作都很费时间，没有那么快。”
……
领导听到小王一天的工作流程汇报后，再次提点了小王。
“小王，你确实努力做了很多工作，但是你的工作流程有很大的问题，想到哪就做到哪，既没有提前准备，也没有应对突发问题的相关措施，所以整体进度才会这么慢。其实，你应该做张系统规划表，将任务需求、完成时间和所需技术分解并写下来，这样才能把握全局，高效率完成任务。”
小王的问题也是大多数人都存在的：虽然在努力工作，但是一直不得要领，事倍功半。而且，领导在说自己的需求时并不会刻意地排序或者系统归纳，可是作为员工，在面对领导的需求时，需要进行系统规划。
系统规划的重点在三个方面。
做什么（What）：需求是什么？
何时做（When）：完成需求任务需要多少时间？什么时间做什么任务？
怎么做（How）：完成任务的方法是什么？需要的技术手段是什么？
小王的系统规划表可以按照时间要素分解，总共可以分成四个模块。第一个模块是接到任务后与领导沟通需求，并且从销售部拿到销售明细表。第二个模块是整理销售明细表，并用数据透视图功能做出初步分析图表。第三个模块是参加部门会议，结束后继续与领导沟通需求。第四个模块是做最后的汇总并将结果呈交领导。
通过这样简单的规划分类，对于怎样完成领导的要求就有了大概的思路和方法。事实证明，漫无目的，随心所欲，想到哪做到哪的工作方法，并不应该是职场人的工作习惯。浪费的时间并不能证明你认真负责，反而会给你贴上低效率的标签。系统规划工作需求是高效完成工作的必要条件。
作为一名财务人员，当与领导沟通好需求，自己也做好了系统规划，是不是就一定能得到令领导满意的结果呢？
当然不是。技术熟练始终是做事的核心要求，也是高效完成工作的必要条件。虽然沟通需求、系统规划有助于节省大量的前期工作准备时间，但工作完成的好坏是跟技术熟练度直接相关的。
情 景 四
“万事俱备，只欠东风”，小王觉得自己把领导的需求搞明白了，规划也做好了，只要把图表做出来就可以了。结果又一个半天过去了，小王依旧在计算机前不停地忙碌。
原来小王因为Excel技术不过硬，操作不熟练，所以依旧无法做出令领导满意的图表。
小王预想做的图表，只是在销售明细表的基础上，通过筛选和分类汇总的方式收集数据，再做不同需求的汇总表。但是表格很多，做起来很费时间。小王之所以这样做，除了对领导的需求理解不够以外，也是因为Excel操作不熟练，未掌握数据透视表功能。
除了数据透视表，还有数据透视图，图表并茂，数据呈现的效果会更好。想要添加条件，只要使用切片器即可。无论是修改筛选条件，还是在数据透视表里添加新的筛选条件，都很容易。一起来帮小王完成任务吧。
做数据透视表首先要选中原始数据（也就是小王在1.2节整理的数据），再切换到【插入】选项卡，单击【表格】组中的【数据透视表】按钮，即可得到数据透视表。
提示
借助数据透视表功能，用户通过简单的拖曳操作，可以完成复杂的数据汇总，数据透视表的具体介绍参见10.2节。
图表是对表格数据的视觉化显示。如果表的数据过多，做出的图表就会很臃肿。所以，需要提前做好数据透视表，然后以数据透视表为基础，切换到【分析】选项卡，单击【工具】组中的【数据透视图】按钮，得到数据透视图。
虽然数据透视图提供了筛选功能，但是如果想添加其他条件，就不是那么方便。而切片器就能满足这一需求。切换到【分析】选项卡，单击【筛选】组中的【插入切片器】按钮，就可以添加切片器。
到这里就能看到熟练使用Excel对效率的提升到底有多大作用了。本来要在明细表上筛选、分类汇总，再将数据复制到另一张表之类的操作，使用数据透视表功能就全都解决了。再加上切片器的联动功能，在计划时间内很快就能完成任务。员工做起来简单，做出来的表格领导用起来也方便，何乐而不为呢？多学习多练习，技术熟练，以一当百，这样才能高效高质量地完成领导交代的任务，也才能追求自身水平的进一步提高和能力的进一步提升。
● 大部分时间你都在整理不规范数据？
● 还在手动制作汇总表？
● 领导一句话，工作就要从头再来？
● 只顾埋头苦干，重复工作太多？
除了日常的账务处理工作之外，财务人员有时也需要根据领导和其他部门同事的要求提供一些数据报表。如果完成这些任务经常需要加班，你就需要分析一下原因：人人都说Excel的功能很强大，为什么我却总是难逃熬夜加班的“魔咒”呢？
主要是因为你没有掌握Excel的正确使用方法。为了提高工作效率，下面我们就一起来看一下财务工作中有哪些Excel的用法是错误的，并尽可能地避免。
财务人员在使用Excel的过程中，经常犯的一种错误就是录入或导入的数据不规范，结果90% 的时间基本都浪费在了整理这些不规范的数据上，导致工作效率很低。下面我们来具体看一下有哪些常见错误。
非法日期格式很多人虽然用了很长时间的Excel，却仍然分不清Excel中哪些日期格式是规范的，即Excel能够识别的；哪些日期格式是非法的，即Excel无法识别的。
如在下方左图中，以“\”分隔年、月、日或者以“号”结尾的日期都是Excel无法识别的非法日期格式，而下方右图中列示的以“/”“-”分隔年、月、日或者以“日”结尾的日期则都是Excel可以识别的规范日期格式。
如何区分非法日期格式与规范日期格式呢？
实际上，系统默认的规范日期格式是以斜杠“/”分隔年、月、日的，并且Excel具有强大的纠错能力。如果输入的日期格式正确（见上页右图），输入完成并按【Enter】键后，Excel会将日期在单元格内自动右对齐显示并且会在编辑栏内自动将其纠正为以斜杠“/”分隔的格式。这也是判断输入的日期格式是否正确的重要方法。
提示
为什么要看编辑栏中的内容呢？
这是因为在Excel中，在单元格中看到的内容只是数据的显示方式，这里的显示方式是可以根据用户的需求来改变的。当选中单元格时，编辑栏中显示的内容才是该单元格的数据在Excel中运行的本质内容，可以说编辑栏中显示的内容才是数据的真实面貌。因此，要判断日期格式是否正确，看编辑栏中的内容就知道了。
日期数据是日常工作中非常重要的数据，如果输入不当，会给后续工作带来很多麻烦。
在正常情况下，日期数据与数字之间可以进行加减计算。如果输入的日期格式正确，在与数字相加减后，会得到另外一个日期；相反，如果输入的日期格式不正确，将无法进行计算。示例如下图所示。
Excel对日期的处理是比较智能的，如果输入的日期格式正确，在使用筛选功能时，可以按多种时间段进行筛选；但如果输入的日期格式错误，则无法使用日期筛选功能。
在使用数据透视表对数据进行汇总时，经常需要按照日期对数据进行汇总。如果日期格式正确，则可以按日期进行数据汇总；否则就无法按日期进行数据汇总。
为了避免日期输入不规范带来的麻烦，在录入原始数据时，一定要保证日期格式规范，这样才能提高工作效率。
如果数据是从别处获取的，已经存在格式不规范的情况，那么该如何对这些日期的格式进行整理呢？关于日期格式的批量整理方法，在本书第4章会做详细介绍，这里只要了解日期格式不规范带来的麻烦即可。
错误数据财务人员在Excel中录入原始数据时，为了避免数据录入错误，能用公式计算的数据就不要手动录入。
如果手动录入出现错误，尤其是涉及具体金额时，后果将不堪设想。例如下图所示的表格中，金额列的数据就有两处错误。
当数据量较多，数据金额又较大时，个别数据出现错误，在汇总后是很难被发现的，并可能因此影响企业的正常经营。
那么，正确的做法是什么呢？
本案例中金额列的数据是不需要手动录入的，金额=采购数量×单价，因此金额列的数据可以通过公式自动计算。
只要采购数量和单价准确，金额就是准确的。上述方法也适用于可计算列数据的错误检查，只要掌握了数据的规律，就能避免很多麻烦。
乱用空格空格在Excel中只是占了一个字符的位置，但是不显示任何内容，因此很多人在录入数据时会人为地添加空格，以此来保证单元格内数据的位置对齐。
例如在下图中，某财务人员在客户管理表中录入客户名称时，为了保证所有名称看起来整齐划一，即左右都对齐，在较短的客户名称中添加了空格。
虽然这样看起来没什么不妥，但是在按客户名称进行查找时就会出现问题。例如在本案例中，如果想要查看客户名称为“A公司”的合同信息，在【查找内容】文本框中输入“A公司”（无空格）并单击【查找全部】按钮后，会弹出下图所示的对话框，显示无法找到相关内容。
为什么会这样呢？因为在【查找内容】文本框中输入的“A公司”（无空格）不是客户管理表中录入的“A 公 司”（有空格），这样自然就无法找到相应合同信息，因为它们并不是完全一样的数据。所以在原始数据中，绝对不能出现空格，否则就会给后续的工作带来麻烦。
本节只是简单介绍了几种常见的数据录入不规范行为，重点在于说明这些不规范数据可能会给后续工作带来的麻烦。如果读者能够意识到问题的严重性，那么本节的目的就达到了。只有录入的原始数据格式规范、准确，才能为后续的报表制作打好基础，制作过程也才能更高效。
有人会问：我的原始数据格式都很规范，也很准确，制作报表的过程还是不顺利，这是为什么呢？下面来解释原因。
财务人员在使用Excel的时候，第二种容易犯的错误：没搞明白两种表格的用途。原本可以自动生成的汇总报表，结果自己手动制作。不仅费时费力，还可能出错。
下面具体介绍表格到底有哪两种，以及应该如何区分。
财务人员所用到的Excel表格大致可以分为两类：明细表和汇总表。
一、明细表
功能：用来记录、存储原始数据。
来源：由制表人员手工制作或利用财务管理软件导出。
服务对象：仅服务于制表人员。
二、汇总表
功能：用来计算、汇总数据。
来源：由明细表自动生成。
服务对象：领导或其他部门。
下面通过某单位的销售数据表格来说明分清表格类型的重要性。
情 景 一
下图是会计小龙所在单位的销售数据明细表。
这天，A领导要看各产品上半年的销售汇总数据。在明确了领导的需求之后，小龙花费了很长时间才完成销售数据汇总。
我们先来看看小龙是如何做出领导需要的数据表的。
首先，小龙打开销售数据明细表（该表中存放着上半年的销售明细数据），在该表中按“下单日期”和“产品名称”分别进行筛选操作，然后选中筛选后“订单数量”列的数据，工作表下方即会显示出各月各产品的汇总数据，如下图所示。
接下来，小龙新建了上半年销售数据汇总表，然后将得到的各产品销售汇总数据手动填到汇总表中，如下图所示。
最后，上半年销售数据汇总表就完成了。
这张表表面上看起来没什么问题。下面我们继续往下看。
情 景 二
在A领导需要的上半年销售数据汇总表制作完成后不久，B领导也要求小龙提交一份上半年的销售数据汇总表，小龙直接把给A领导制作的表提交给了B领导，结果受到了B领导的严厉批评。这是为什么呢？
原因是这样的：小龙在给A领导制作完表后的第二天，某订单的数据发生了变更，如下图所示。
以上数据，小龙只在销售数据明细表中进行了更正，忘记了重新汇总数据并把它填入上半年销售数据汇总表中，这样汇总的数据自然就是错误的。
通过这个例子我们可以看到，使用小龙的方法制作销售数据汇总表，当销售数据明细表中的数据发生变化的时候，必须重新汇总数据，并把汇总数据填入销售数据汇总表中，也就是要手动更新销售数据汇总表中的数据，一不小心就容易出错。
所以这不是一种好方法。那么有没有更好的方法呢？答案是有。
在销售数据明细表的基础上，使用Excel数据透视表功能生成销售数据汇总表，就可以实现：当销售数据明细表中的数据发生变动的时候，销售数据汇总表中的数据可以自动更新，根本不用手动操作，也不用担心数据不正确，省时又省力。例如下页图所示的表格就是使用Excel数据透视表功能生成的销售数据汇总表。
当我们需要根据不同项目提交多种销售数据汇总表的时候，使用自动生成汇总表的方法，其优势就更明显了：当销售数据明细表中的数据发生变化时，由它生成的各种汇总表中的数据都会自动同步更新。
搞明白两种类型的表格后，是不是不会再为表格制作而焦头烂额了呢？每个汇总表都要有其所依据的明细表，并且可以自动更新，这点很重要。
在财务工作中，领导或其他部门的员工要看的表一般都是汇总表。通过2.2节内容的学习，我们知道汇总表是在明细表的基础上生成的，因此明细表就像打地基一样重要，千万不要小瞧它。很多人都是由于明细表建立得不规范，所以才会加班。
如何建立规范的明细表呢？实际上，建立明细表要遵循一定原则。下面，我们就一起来看一下有哪些建表原则吧。
很多人都习惯按照自己最终想要的结果来创建明细表，想看怎样的表格，就做怎样的表格，完全不考虑数据怎么获取、怎么加工、以后怎么维护才方便。从表格结构来说，表格一般有一维表和二维表之分。创建明细表时，首选一维表，如下图所示，一行标题，每一行存放一条数据记录的所有信息，每一列都是一种信息类型。在做数据汇总时这样的表格更方便。
但是，很多人却习惯直接把表格制作成二维表的形式，就像下图一样，行和列方向上都有标题，每一个填写的数据都要通过两个方向的标题确定填写的位置。
在二维表中，有时不能完成数据汇总和分析。例如，想要在本案例的基础上汇总各部门各月的费用总额，使用数据透视表就无法完成，结果如下图所示。
由此可见，对于明细表来说，二维表并不适用。明细表应该是记录原始数据的表格，从结构上来说应该是一维表。这样的明细表无论想要变成什么结构的汇总表，使用数据透视表，很快就能完成。
合并单元格是Excel中常用的一项功能，在设计表格时应用十分广泛。很多人为了填写方便，会在明细表中使用合并单元格。例如在下图中，“部门”字段下就使用了合并单元格。
在制表时使用合并单元格可能会比较方便，但是在对数据进行汇总统计时很多功能就用不了。例如，要对该表的数据按费用类别进行汇总，由于存在合并单元格，无法使用分类汇总功能，结果如下页图所示。
不能乱用合并单元格。它在汇总表中可以用，明细表中不能用。
在制作原始明细表时，很容易忽略的一个原则就是字段的顺序要合理。很多人在做表时根本没有考虑过字段的顺序问题，用到哪个字段就填哪个，导致在填写和使用字段时效率很低，却找不到原因。
字段顺序要合理，一是指关键字段要靠前。例如在下图所示的工资表中，“姓名”字段被排在了后面，这显然不符合正常的思维习惯。
关键字段“姓名”排得太靠后，如果要浏览员工工资，使用冻结窗格时需冻结的列数就会太多，这样被占用的屏幕空间就会比较大，浏览起来十分不便。
字段顺序要合理，二是指紧密相关的字段要排在一起。例如，在录入员工的身份证信息时，一定要先录入身份证号码，再录入性别和出生日期等，这样性别和出生日期就不用手动录入，直接使用公式从身份证号码中提取即可，如下图所示。这样既能提高录入效率，又能保证准确性。
在设置明细表的字段时，将关键字段排在前面，并且将紧密相关的字段排在一起，这样无论是在录入数据还是在后续使用过程中，都会非常高效。
在明细表中，一定不能将多个类别的内容强行填入一个单元格中，否则在后期统计时就会遇到麻烦。
例如在下图中，产品的规格和型号被填入一个单元格中，当需要按照类别或净含量等信息对数据进行统计分析时，就会很麻烦。
因此，在明细表中登记信息时，一定要将字段拆分到不能再拆分为止，并且将不同类别的数据填入不同的字段（列）中，如下图所示。
对字段进行完全拆分后，无论后期要使用哪个字段的数据都可以直接使用，汇总会十分方便。
明细表的本质是数据仓库，它应该包含整个数据流程中的所有重要数据。也就是说，明细表中包含的数据应该尽可能全面。当然，这里说的数据要全面，指的是明细表中应包含目前或日后工作中可能会需要的有用的数据，而不应包含无用的数据。
例如，财务人员在企业的客户管理表中登记客户信息时，只登记了客户名称、联系人和联系电话，这些信息可能是日常工作中常用的，基本能够满足工作需求。但是，当遇到需要给客户发送重要电子邮件的情况时，就需要逐一询问客户的电子邮箱地址，这样既会耽误工作，又会浪费大量的时间。
如果在最初收集客户信息时，能够考虑到电子邮箱的重要性，一并收集，这样就不会出现上述情况了。
关于内容全面原则不再继续介绍，相信通过以上案例，读者已经能够领会在建立明细表时数据全面的重要性。
最后再强调一下：明细表一定要是一维表，不能有合并单元格，字段的顺序要合理，字段的内容应不可再拆分，数据内容要尽可能全面。
在规范地建立了明细表之后，财务人员在录入数据的过程中还经常会遇到数据录入错误、不规范，甚至速度慢的问题，这会影响数据统计与分析的效率。为有效解决这些问题，可以使用参数表。
如财务人员在登记合同信息时，有些字段记录的是商品的基本信息，数据量大且杂，如果手动录入，难免会出现录入错误的情况，如下图所示。
为了避免以上数据录入错误，可以单独建立一个商品参数表，将包含商品基本信息的字段放在该表中。在合同信息表中只要输入商品编码，使用VLOOKUP函数，直接引用商品参数表中同一商品编码对应的数据即可。D2单元格的公式如下图所示。
通过该方法，合同信息表中的商品名称、商品类别、规格型号、单位、销售单价等数据都不需要手动录入，输入公式后即可自动匹配商品参数表中的数据。该方法既保证了数据的准确性，又提高了工作效率。
如在录入性别或部门等数据时，容易将“女”录成“钕”，或者将“人力资源部”录成“人力 资源部”“人事部”“HR”等不同的名称。
如果明细表中存在类似的错误或不规范数据，那么在生成汇总表的时候，按部门进行汇总，就会汇总出不正确的数据，如下图所示。
实际上，在明细表中输入数据时，经常需要重复输入某些固定的数据。为了避免出现类似上述案例中的错误和不规范数据，可以把相对固定的需要重复输入的基础信息，单独放在一个（些）参数表中。这样在明细表中就可以把这些固定信息做成下拉列表，在录入时直接在下拉列表中选择相应信息。下拉列表中的数据来源于参数表，具体的设置过程如下。
❶选中需要输入费用类别的单元格区域，❷切换到【数据】选项卡，❸单击【数据工具】组中的❹【数据验证】按钮的上半部分，弹出【数据验证】对话框。
❶在【数据验证】对话框中设置验证条件为【序列】；❷将光标定位在【来源】文本框中，选中参数表中费用类别所在的区域，即A2:A7单元格区域；❸单击【确定】按钮。
❶返回工作表，选中E2单元格，在单元格右侧会出现一个下拉按钮
。❷单击下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择合适的费用类别。
看到这里，有的读者可能会有这样的疑问：这些参数能放到明细表中吗？为了避免混淆，只要用空列将其间隔开不就行了？
这里要特别提醒一下：很多人习惯将制作下拉列表的参数放在明细表中，虽然参数区域与明细数据区域之间有间隔，但是容易造成混乱，管理起来很不方便。因为一旦明细数据区域的行有增减，就可能会影响参数区域，进而影响下拉列表的内容，所以还是建议单独建立参数表。
下图所示就是将参数放在明细表中的典型错误案例，大家一定要避免。
