《HR精英这样用Excel》以帮助HR建立数据化思维、提升数据分析能力为核心，讲解HR在人力资源工作中应该如何正确使用Excel。
《HR精英这样用Excel》分为4篇，共14章。认知篇介绍优秀HR应具备的数据化思维；技巧篇介绍HR应掌握的Excel使用技巧，包括录入数据、批量整理人力资源数据、快速统计员工绩效、运用Excel和Word提高工作效率等；应用篇介绍人力资源数据处理和分析，包括员工信息查询、招聘进度统计、培训成绩分析、薪酬计算、人事信息多角度统计等；提高篇主要介绍如何制作分析报告。
书名：HR精英这样用Excel
ISBN：978-7-115-56253-1
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著 神龙工作室
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本书以帮助HR建立数据化思维、提升数据分析能力为核心，讲解HR在人力资源工作中应该如何正确使用Excel。
全书分为4篇，共14章。认知篇介绍优秀HR应具备的数据化思维；技巧篇介绍HR应掌握的Excel使用技巧，包括录入数据、批量整理人力资源数据、快速统计员工绩效、运用Excel和Word提高工作效率等；应用篇介绍人力资源数据处理和分析，包括员工信息查询、招聘进度统计、培训成绩分析、薪酬计算、人事信息多角度统计等；提高篇主要介绍如何制作分析报告。
本书内容丰富、图文并茂、难易程度适中，适合从事人力资源工作的职场人士阅读，也可作为各类院校相关专业或者企业培训的教学参考书。
HR的日常工作之一就是处理大量的人力资源数据，如员工信息、考勤记录、薪资……Excel对HR的重要性毋庸置疑。能快速制作一张条理清晰且内容设置合理的表格，是HR工作能力的体现。对于HR来说，熟练使用Excel能提高工作效率，减少加班时间。
HR用数据说话，会使沟通更顺畅。例如，和同事沟通时，HR提出“应该增加技术人员的数量”，同事问HR的判断依据是什么，这时HR是说“我觉得应该是这样”，还是拿出早已准备好的数据，有理有据地说出观点？很明显后者更容易让HR获得同事的认可。由此可见，HR将数据作为自己行动、决策的依据，可以让沟通更顺畅。
又如，和领导沟通时，HR拿着十几页的薪资结构调整说明，从岗位工资说到绩效考核，却让领导抓不住重点，更重要的是，领导不一定有那么多时间听你说——决策者更喜欢清晰可判断的数据、直观可视化的图表。“数据+图表”的形式既专业又有说服力。
由此可见，在数字化时代，HR的工作不再是简单地招聘新人、记录考勤、发放工资。HR要建立数据化思维，增强数据分析能力，熟练使用Excel，以提高工作效率。
市面上的Excel工具书很多，但是针对人力资源日常工作需求、专门为HR编写的书很少，能帮助HR建立数据化思维、提升数据分析能力的就更少了。本书内容正是基于HR的需求设置，力求帮助HR从烦琐的重复劳动中解脱出来。本书具有以下特点。
√ 本书分为4篇，从认知、技巧、应用、提高4个方面介绍Excel应用，帮助HR在解决实际工作问题的同时建立数据化思维。
√ 本书既有工作思路的讲解，又有实操步骤的介绍，还有很多关于职场经验、疑难问题的贴心提示，让HR看得懂，学得会，用得上！
√ 本书内容全面，基本涵盖了人力资源工作的方方面面。高效工作，一本就够。
√ 本书第14章介绍了绩效考核分析看板的制作，解锁相关技能，你将成为更专业、更有说服力的HR。
√ 本书的配套教学视频与书中内容紧密结合，读者可以扫描下方的二维码，在手机等移动终端上观看视频，随时随地学习。
本书附赠内容丰富的办公资源大礼包，包括Office应用技巧电子书、精美的PPT模板、Excel 函数应用电子书等。扫描下方的二维码，关注“Office办公达人之路”，回复“56253”即可获取资源的下载方式。
由于作者能力有限，书中难免有疏漏和不妥之处，敬请读者批评指正。若读者在阅读过程中产生疑问或者有任何建议，可以发送电子邮件至maxueling@ptpress.com.cn。
HR工作任务繁重，有没完没了的数据和表格需要处理，Excel本应该大显神威，可是仍然有大量HR受困于Excel，痛苦不堪，这是为什么呢？究其原因，这些HR掌握的Excel技能不足。更可怕的是，HR在一开始就将表格做错了，做了大量重复的、低级的操作还不自知。HR要想不加班，不仅要提升Excel技能，更要改变建表、用表的思维。
● HR具备数据化思维很重要
● 规范化收集数据
● 批量化整理数据
● 多维度分析数据
● 可视化输出数据
我们在日常工作中除了跟人打交道，还会接触很多数据，如每个月的考勤记录、员工工资等，这些数据应规范、准确地进行记录。有时我们还需要根据领导或者某个部门的需要向其提供一些统计分析数据，如工资分析、员工构成等，这就需要我们具备一定的数据统计分析及数据可视化的能力。
本书以建立数据化思维为主线，介绍HR在员工信息管理、考勤管理、薪酬管理、招聘管理等工作中应具备的Excel技能。
数据化思维简单来说就是用数据来描述问题、解决问题的一种思维方式。
作为企业的核心部门，人力资源部门公布的任何一项措施都可能会影响到其他部门的运作，所以人力资源部门要用数据化的思维方式，在做决策之前先做好收集数据、整理数据、分析数据的工作，然后根据分析结果来综合考量人力资源措施，否则可能会让企业面临相关困境，阻碍企业未来的可持续发展。
例如，某企业由于市场份额的增加，现在的产能已不能满足市场需求，因此决定增加一条生产线来增加产量。增加生产线就意味着要招聘新的操作人员，以满足新生产线对操作人员的需求。
招聘显然是HR的工作，但是HR不能直接凭感觉去招聘，而是需要通过数据化思维，综合衡量招聘工作对各部门的影响。这就需要HR根据当前的招聘需求，确定招聘渠道、招聘人数、招聘时间等。为了让整个招聘工作的流程更清晰，可以建立一个模型，如5W2H模型。
模型创建好之后，就可以通过模型明确需要收集的数据。例如要确定招聘渠道，就需要收集以往各渠道的招聘数据，分析不同渠道的招聘效率、招聘转换率及人均成本等，最终确定一个或多个招聘渠道。这样，既能按时按量地完成招聘任务，又能使招聘成本最小化。
在人力资源工作中，HR的数据化思维具体表现为以下流程。
为了让这个流程变得简单高效，接下来介绍HR在上述流程各环节需要掌握的方法和技巧。
作为HR，每个月都要填报很多表格，只是数据不同而已。
你是不是有如下经历？
每个月都要复制一张工资表，修改公式，重新计算员工工资。
将各部门的绩效考核数据汇总到一张表里，每次都要反复粘贴数据，最后得出的结果是否正确，心里都没有底。
在职人员的岗位结构分析结果出来了，想要从年龄段的角度进行分析，却需要再次从头开始统计计算。
…… ……
出现这些问题的主要原因是数据不够规范。在人力资源工作中，HR收集的数据大多数是以后用来做汇总统计的。
要想在汇总数据表时“偷懒”，在收集数据时必须做好两件事。
① 原始数据表的结构设定要规范（规律有序），其实就是要规范建表。关于如何规范建表，可以参考本书2.2节。
② 录入数据的过程中，尽量使用一些技巧来对录入的数据加以限定，这样可以提高录入效率和准确率。例如，在录入日期时，提前设置单元格的数字格式，避免输入格式不规范的日期。
只要做到这两点，再多的表格汇总也不怕。想了解更多规范化录入数据的方法，可以参考本书第3章。
在实际工作中，HR的原始数据表的来源并不只是自己，更多的来源是系统或其他部门。你永远无法料到，自己究竟会碰到多么糟糕的数据表。
例如，由于很多员工更换手机号码，HR需要更新员工信息表中的手机号码。但是各部门提供的员工信息表的格式乱七八糟，如下页图所示。
在生产部和销售部提供的员工信息表中，手机号码和姓名被填在同一个单元格里，而且姓名和手机号码的排列顺序不相同，若一个一个地对单元格进行拆分，恐怕又得加班了！
所以，我们还是得踏踏实实地修炼数据整理的基本功，这样在面对千奇百怪的表格时才能灵活应对，见招拆招。
为了让整理加工过程变得简单高效，可以使用快速填充、分列、查找和替换等技巧。更多整理数据的技巧，可参考本书第4章。
人力资源工作与Excel密切关联，HR只有掌握正确的Excel使用方法，才能大大提高工作效率！
“横看成岭侧成峰”，我们如果从不同角度看问题，往往就会得到不同的结果。在对人力资源数据进行分析时，同样的数据从不同的维度进行分析可能会得到不同的结果，同时可以使人更加全面和清楚地认识到问题的本质。
例如，对公司的人员结构进行分析。从学历维度进行分析，如果发现大学专科和高中学历的人员占比较大，这说明公司整体的学历水平是偏低的。从年龄维度进行分析，如果发现41~50岁的人员占比较大，则说明公司的人员结构趋于老龄化。
数据透视表是一款综合型的数据分析工具，可用于分类汇总、计算平均数、计算百分比、分段分组统计、排序筛选……它能够对数据进行多维度分析，就像搭积木一样简单轻松。更多关于数据透视表的内容，请参考本书第11章。
可视化输出数据是指将数据信息用恰当的图表展示出来。从图表中读取信息，比直接阅读纯文字更直观。
下图所示为某公司某月的员工流动情况统计表。
如果将上图中的数据转换为右图所示的图表，就可以一眼看出运营部的离职人数是最多的，人事部的离职人数是最少的。
读者可以通过本书第13章系统学习图表的制作技法，用专业、精美的图表展现数据分析结果，提高数据分析结果的可读性。
本章内容小结
通过对本章内容的学习，我们了解了数据化思维的重要性，以及使用数据化思维收集和处理数据的流程。读者在工作中善用数据化思维，可以大大地提高工作效率。
● 表格有哪两种功能？
● 怎样才能做好原始数据表？
● 还在为报表制作忙得焦头烂额？
在第1章中，我们已经强调了具备数据化思维的重要性。本章将讲解HR应该如何将数据化思维运用于人力资源工作相关的表格中。
提到表格的功能，多数HR想到的都是存储数据，实际上表格还有一种功能——计算汇总。
根据表格的两种功能，人力资源工作中用到的表格可以分为两类：原始数据表和报表。用于存储数据的表格通常称为原始数据表，而那些对原始数据表进行计算汇总得到的表称为报表。
通过原始数据表与报表的关系可以看出：原始数据表是报表的基础，只有规范、准确地录入原始数据，才能更高效、准确地生成报表。
下面我们一起来看看人力资源工作中常见的数据不规范的问题，尽可能在自己的工作中避免出现这些问题。
乱用空格很多HR在录入员工信息时，习惯在姓名中间添加空格，目的是让不同字数的姓名两端对齐，如下图所示。
这种做法会给后续的数据处理与分析带来很多麻烦。例如，HR想要查看某个员工（如许眉）的信息，结果在查询表中输入姓名“许眉”（没有空格）后，却显示错误信息“#N/A”，即查询不到许眉的信息。
这是因为在员工基本信息表中的“许眉”二字中间是有空格的，而查找时输入的“许眉”是没有空格的，在Excel中它们是完全不一样的数据，这样自然就无法查询到相应的信息了。
让姓名对齐的正确做法应该是使用对齐工具，使文本在单元格中分散对齐。
格式不规范的日期在Excel中，很多时候日期是需要参与计算的，输入不能被Excel识别的日期会给后续的计算分析带来很多麻烦。
例如在下图左侧，以“.”“\”分隔年月日或者以“号”结尾的日期格式在默认情况下都不能被Excel识别；而在下图右侧列示的以“-”“/”分隔年月日或者以“日”结尾的日期格式，都是Excel可以识别的标准日期格式。
下面来看一下使用非法日期格式会给HR的日常工作带来哪些麻烦。
在正常情况下，日期与数字之间可以进行加减计算。如果以标准日期格式输入日期，将其与数字相加减后，会得到另外一个日期；如果以非法日期格式输入日期，将其与数字相加减后，则会显示错误信息。
在人力资源工作中，HR常常需要使用数据透视表对一些数据按日期进行分组统计，制作相应的报表，如按年、季度、月统计制作年报、季报、月报。但是对数据按日期进行分组统计的前提是原始数据表中的日期使用的是标准日期格式，否则无法对数据按日期分组进行统计。
例如，统计每个月的入职员工人数。
作为一种智能化办公软件，如果输入的日期为标准日期格式，Excel会自动对其按年、季度、月等不同时间段进行分组，而且在使用日期筛选功能时，还可以按多种时间段进行筛选。但是如果输入的日期格式不标准，那么Excel会将这些日期作为文本进行处理，且无法使用日期筛选功能。
如果表格中存在格式不规范的日期，那么该如何对这些日期进行整理呢？别着急，关于日期的批量清洗方法，在本书4.2节中会有详细介绍，这里只要了解格式不规范的日期可能会给工作带来的麻烦即可。
数据混乱在人力资源日常工作中，很多人在Excel中输入一些文字信息时，多字、漏字、有错别字的情况时有发生。在一张表格中，同一个部门可能会出现多种叫法，如右图所示。
在Excel中，只有值完全一致的数据才会被当作一个数据处理。如果出现值不一致的情况，在对数据进行汇总统计的时候，Excel会将它们识别为多个数据分别进行统计。
本小节只是简单介绍了几种不规范的数据录入行为，重点在于说明这些行为可能会给后续工作带来麻烦，让读者能够意识到这些问题的严重性。
如何才能创建出规范的原始数据表呢？笔者总结了5项原则，供HR参考。
众所周知，人力资源工作相对来说是比较烦琐复杂的，因此很多HR会将工作分成多个部分，在建立原始数据表时也会习惯性地将标题先分组，然后再细分标题，这样就会形成多行表头。下图所示的工资表就使用了两行表头。
原始数据表存储的是最基础的数据，是给制表人自己看的，向他人传递的信息需要从原始数据表中提取、汇总，而一旦原始数据表使用了多行表头，就会影响数据的提取、汇总。
例如，在原始数据表中对数据进行分类汇总，选定汇总项时，可以发现汇总项中只显示第1行的标题，第2行的标题则不显示。
这样我们就无法分类统计各部门员工的基本工资等情况了。因此，原始数据表是不能使用多行表头的。
合并单元格在Excel中的应用十分广泛，很多HR在原始数据表中输入数据时，为了减少输入，经常会习惯性地将内容相同的单元格合并。
这样的操作虽然可以带来一时的方便，但也会带来很多的麻烦。例如，合并单元格会影响数据筛选的结果。
在人力资源工作中，HR除了会使用多行表头、合并单元格来分隔相似的数据区域外，还会用空行或空列来分隔数据区域。
虽然有时候使用空行或空列将不同的数据区域隔开，会更方便阅读，但这会为后续的数据处理与分析带来麻烦。例如，这会影响数据排序的结果。
由上图可以看出，对于有空列的表格，在进行排序时，只对选中的单元格所在的数据区域或指定排序的表头所在的数据区域有效，其他被空列隔开的数据区域中内容的排列顺序并没有同步变化。
多属性数据是比较常见的，例如将合同签订的起止日期填写在同一个单元格中。
为什么要将起止日期填写在两个单元格中呢？当HR要统计合同即将到期的人员时，只需要对合同终止日期进行筛选就可以了。
原始数据表是对数据进行统计分析的基础，因此，在原始数据表中录入的数据一定要是单属性数据，这样在对数据进行统计分析时，HR才不会手忙脚乱。
只要使用Excel表格就会涉及单元格的数字格式。不同数字格式的数据可参与的运算类型不同，例如数值格式的数据可以参与求和运算，但是文本格式的数据不可以。
HR制作的原始数据表中的很多数据都是需要参与计算的，因此，在输入数据时，一定要注意数据的数字格式。
通过对2.2.2小节内容的学习，我们学会了规范建表，接下来就是录入数据了。
在录入数据的过程中，有些内容可能需要重复录入。在重复录入数据的过程中，可能会出现数据前后不完全一致的情况，如右图所示，应聘岗位中的新媒体和新媒体编辑实际上是同一个岗位。
为了避免上述情况的发生，我们可以在录入数据之前，将需要重复录入的数据输入到一张表中，作为参数表。
参数表也是数据表的一种，主要用于存储原始数据表用到的需要重复输入的数据，如应聘岗位、招聘渠道、学历等，如右图所示。
在人力资源工作中，很多HR已经有规范的原始数据表，却不能快速地制作出报表，是因为他们将报表也当成了存储数据的原始数据表。
下面就来看看小龙是怎样为报表制作忙得焦头烂额的。
小龙
为了及时了解公司的人员流动情况，人力资源部每个月都需要对公司各部门的入职、离职人数进行统计。今天是4月1日，又到了小龙提交各部门人员流动报表的日子。从早上到公司，小龙就马不停蹄地汇总数据，就算这样，直到中午，小龙才勉强做完。
我们先来看看小龙是如何制作各部门人员流动报表的。
01»小龙新建了一张工作表，并搭建好了各部门人员流动报表的框架。
02»小龙打开员工信息表，按部门、入职时间和离职时间进行筛选。例如，筛选生产部3月入职的人，先筛选出生产部的数据，再在“入职日期”列中筛选出2020年3月的数据，然后选中“部门”列，在工作表下方查看筛选出的个数，最后将该数字填入各部门人员流动报表中。
小龙用这种方法制作各部门人员流动报表，不仅速度慢，而且容易出错。那么有没有好的方法呢？答案是肯定的。那就是使用数据透视表，如下图所示。关于数据透视表的应用，可参考本书第11章。
本章内容小结
搞明白了表格的两种类型，然后让它们“各司其职”，就不用担心报表难制作了。
根据本章介绍的建表原则，建立规范的原始数据表，然后通过使用数据透视表等方法生成所需要的报表，HR的工作效率就可以得到很大的提高。
