随身查 PPT办公高手应用技巧

随身查

PPT办公高手应用技巧

吴祖珍　编著

人民邮电出版社

北京

图书在版编目（CIP）数据

PPT办公高手应用技巧/吴祖珍编著.--北京：人民邮电出版社，2019.4

（随身查）

ISBN　978-7-115-50339-8

Ⅰ.①P…　Ⅱ.①吴…　Ⅲ.①图形软件　Ⅳ.①TP391.412

中国版本图书馆CIP数据核字（2018）第289956号

◆编著　吴祖珍

责任编辑　马雪伶

责任印制　马振武

◆人民邮电出版社出版发行　　北京市丰台区成寿寺路11号

邮编　100164　　电子邮件　315@ptpress.com.cn

网址　http://www.ptpress.com.cn

固安县铭成印刷有限公司印刷

◆开本：700×1000　1/16

印张：7.875

字数：216千字　　2019年4月第1版

印数：1-4000册　　2019年4月河北第1次印刷

定价：19.80元

读者服务热线：(010)81055410　印装质量热线：(010)81055316

反盗版热线：(010)81055315

广告经营许可证：京东工商广登字20170147号

内容提要

本书介绍了快速提高办公效率的188个PowerPoint 2010应用技巧。全书共10章，分别介绍了演示文稿的基本操作，模板、主题与幻灯片背景的设置，母版的应用，文本的编辑，图形、图片与SmartArt的应用，表格与图表的应用，多媒体对象的使用，动画设置与处理，演示文稿的放映，演示文稿的输出与安全设置等方面的内容。

本书实用性和可操作性强，非常适合经常使用PPT的职场人士阅读。

前言

在桌面办公领域，微软公司出品的Office软件一直都占据着难以撼动的霸主地位，作为Office套装里最常用的软件之一，PowerPoint的普及程度非常高，几乎可以肯定的是，熟练地使用PowerPoint，已经成为当下职场人的基本技能之一。

办公人员可以使用PowerPoint制作产品说明书、工作总结、市场分析、公司宣传、营销推广计划等。可以说，能把PowerPoint用得很熟练的人，工作效率比那些不会用PowerPoint的人要高出很多。而且，因为善于制作优秀的PPT，所以也拥有更强的职场竞争力！

正是因为PPT功能强大，且少数操作相对复杂，所以我们编写了本书，以供有学习需求的读者阅读。

本书内容

本书专注于PPT演示文稿制作各方面技巧的讲解，因此不会从最基础的知识讲起，而是假定读者已经会使用电脑的基本功能，比如，可以熟练使用鼠标和键盘，知道PPT软件常用的新建、保存等操作。

在内容的安排上，全书共10章，先介绍了可以影响PPT整体风格的模板、主题和母版的设置与应用技巧，然后分别介绍了PPT中几大主要元素（文本、图形、表格、多媒体对象、动画等）的设置与应用技巧，最后介绍了演示文稿的放映与输出方面的内容。

本书特点

本书主要有以下特点。

（1）注重实用性，可操作性强。精选实际应用中经常遇到的情况，以解决问题为导向，采用逐步讲解的方式，让读者可以更轻松地理解并掌握各种操作。

（2）内容丰富，版式紧凑。作为小开本图书，本书在版式设计上力求最大限度地利用好版面，让图文易读，且内容尽可能涵盖所有常见的问题，保证内容的丰富程度。

（3）便于携带与查询。本书为32开，非常便于随身携带；书中介绍的每个技巧涉及的知识点都是相互独立的，因此不用从头到尾阅读，只需要在遇到问题的时候进行查询即可。

声明

本书所使用数据均为虚拟数据，如有雷同，纯属巧合。

由于作者水平有限，书中难免存在不尽如人意之处，恳请广大读者提出宝贵意见和建议。如有疑问，可以发邮件至maxueling@ptpress. com.cn，与图书编辑联系。

编者

第1章 演示文稿的基本操作

技巧1 创建指定版式的幻灯片

PowerPoint软件提供了各种版式的幻灯片，在新建幻灯片时，用户可以根据需要选择合适的幻灯片。

❶ 选中幻灯片（新幻灯片在选中幻灯片的后面插入），在“开始”→“幻灯片”组中单击“新建幻灯片”右侧的下拉按钮，在下拉列表中可以看到各种版式的幻灯片，例如选择“比较”版式，如图1-1所示。

❷ 完成上述操作后，即可应用该版式新建幻灯片，效果如图1-2所示。

技巧2 复制其他演示文稿中的幻灯片

有时用户需要使用其他演示文稿中的幻灯片，这时可以使用“复制和粘贴”命令完成操作。

❶ 打开目标演示文稿，选中要复制的幻灯片，单击鼠标右键，在菜单中单击“复制”命令，如图1-3所示。

❷ 切换至当前演示文稿中，在窗口左侧幻灯片缩略图中定位要复制到的位置，按“Ctrl+V”组合键粘贴，粘贴后的效果如图1-4所示。

提示

复制的幻灯片默认使用目标区域的格式。如果想让幻灯片保留源主题，可以在复制幻灯片后，将光标定位到目标位置上，单击鼠标右键，在“粘贴选项”中可以选择不同的粘贴方式，如图1-5所示。例如选择“保留源格式”，粘贴后的效果如图1-6所示。

技巧3 让幻灯片重新排队

为了让幻灯片在放映过程中能更好地诠释主旨内容，用户可以让幻灯片重新排队，使内容更加顺畅。

❶ 打开演示文稿，在“视图”→“演示文稿视图”组中单击“幻灯片浏览”按钮，即可进入幻灯片浏览视图。

❷ 单击要调序的幻灯片，按住鼠标左键不放，将其拖曳至目标位置，如图1-7所示。

❸ 释放鼠标，就可以得到新的排序，而移动后的幻灯片的序号也会相应变动，效果如图1-8所示。

技巧4 隐藏不需要放映的幻灯片

在编辑演示文稿时我们会尽量多地制作能表现主题的幻灯片，但是有些幻灯片有可能只作为资料使用，这时可以通过隐藏幻灯片的操作来让幻灯片的放映效果达到最佳。

❶ 打开演示文稿，选中要隐藏的幻灯片，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏幻灯片”命令，如图1-9所示。

❷ 执行上述命令后，即可将该幻灯片隐藏，被隐藏的幻灯片下方有一个标记（如图1-10所示），在幻灯片放映时该幻灯片就会被隐藏起来。

提示

如果要取消隐藏幻灯片，再次在右键菜单中单击“隐藏幻灯片”命令即可。

技巧5 将幻灯片页面更改为纵向

有时用户为了不同的观看效果会将幻灯片页面更改为纵向，其操作方法如下。

❶ 打开演示文稿，在“设计”→“页面设置”组中单击“幻灯片方向”按钮，在下拉列表中单击“纵向”选项，如图1-11所示。

❷ 执行上述命令后即可更改幻灯片的方向，效果如图1-12所示。

技巧6 根据幻灯片内容重新设置版式

选中一张幻灯片，按回车键即可快速新建一张幻灯片，如图1-13所示，但新建的幻灯片会默认沿用上一张幻灯片的版式，如果需要更改这张幻灯片的版式，可以使用如下方法。

❶ 图1-13所示为当前幻灯片版式，在“开始”→“幻灯片”组中单击“版式”按钮，在下拉列表中选择需要的幻灯片版式，如“内容与标题”版式，如图1-14所示。

❷ 单击该版式即可将该版式应用到当前幻灯片，如图1-15所示。

技巧7 选对视图方式

在PPT中有多种演示文稿视图，在不同的视图下可以进行不同的操作。

在Power Point中有普通视图、幻灯片浏览视图、备注页视图、阅读视图、大纲视图5种视图。在“视图”→“演示文稿视图”组中有（普通视图）、（幻灯片浏览）、（备注页）、（阅读视图）这些按钮（如图1-16所示），单击即可进入对应视图中。而“大纲视图”则在演示文稿的左侧窗口中，如图1-17所示。

1.普通视图

PowerPoint的默认视图为普通视图，在该视图方式下用户可以进行添加或删除幻灯片、更改幻灯片内容并为幻灯片添加形状等操作，如图1-18所示。

2.大纲视图

在此视图方式下，可以编辑各级标题的级别、文本级别，以便制作目录，如图1-19所示。

3.幻灯片浏览视图

在此视图方式下，所有的幻灯片都是以缩略的形式显示的，如图1-20所示，方便用户整体查看，此外还可以进行复制、移动或删除幻灯片等操作，但是不可对幻灯片的内容进行修改。

4.备注页视图

备注窗格占据整个窗格的三分之二，并可以输入应用于当前幻灯片的备注，编辑备注页的打印外观，如图1-21所示。

5.阅读视图

在此视图方式下，用户可以以阅读的方式浏览幻灯片，并可以适当地调整窗口的大小，如图1-22所示。

技巧8 让幻灯片自动适应窗口的大小

让幻灯片自动适应窗口大小，可以省去用户调节幻灯片大小的操作。

打开演示文稿，如果幻灯片不能适应窗口的大小（如图1-23所示），可以单击右下角的按钮，即可让幻灯片自动适应窗口的大小，如图1-24所示。

技巧9 多窗口同时操作和比较多张幻灯片

当用户一次性打开多个演示文稿，需要将它们同时操作并加以比较时，可以按以下步骤进行操作。

❶ 打开两个目标演示文稿，在任意一个演示文稿里进行操作，在“视图”→“窗口”组中单击“全部重排”按钮，如图1-25所示。

❷ 执行上面的操作后，就可以让两个演示文稿并排显示，如图1-26所示。这样就可以在多窗口同时操作和比较幻灯片。

技巧10 为幻灯片文字添加超链接

为幻灯片文字部分添加了超链接后，就可以在放映幻灯片时通过单击超链接来展示更详细的相关资料内容。

❶ 打开演示文稿，将光标定位在需要添加超链接的位置，在“插入”→“链接”组中单击“超链接”按钮（如图1-27所示），打开“插入超链接”对话框。

❷ 在“地址”框中输入要链接的地址，例如输入人民邮电出版社的网址：http://www.ptpress.com.cn/，如图1-28所示。

❸ 单击“确定”按钮即可插入超链接（如图1-29所示），在幻灯片放映时就可以直接单击超链接进入网站。

技巧11 巧妙链接到其他幻灯片

如果一篇演示文稿比较长，则可以在其中一些有关联的幻灯片间添加超链接，在放映时就可以切换到指定的幻灯片中去。

❶ 打开演示文稿，选中要设置超链接的对象，在“插入”→“链接”组中单击“超链接”按钮（如图1-30所示），打开“插入超链接”对话框。

❷ 在“链接到”下单击“本文档中的位置”选项，在“请选择文档中的位置”栏中选择所要链接的幻灯片，如图1-31所示。

❸ 单击“确定”按钮完成添加超链接的操作。在放映时单击这个超链接就会切换到所链接的幻灯片中。

技巧12 设置超链接访问前后显示不同颜色

将超链接设置成点击前后显示不同颜色，可以直观判断出哪个超链接是被访问过的。具体设置方法如下。

❶ 打开演示文稿，在“设计”→“主题”组中单击“颜色”右侧的下拉按钮，在下拉菜单中选择“新建主题颜色”（如图1-32所示），打开“新建主题颜色”对话框。

❷ 其中有“超链接”和“已访问的超链接”这两项，用户可以自行设置颜色。设置好后可以在右边的“示例”中看到访问前与访问后的颜色，如图1-33所示。

❸ 单击“保存”按钮即可完成设置。

技巧13 设置鼠标指针指向链接时显示屏幕提示

当用户需要设置鼠标指针指向链接时显示屏幕提示时，可以按以下步骤进行操作。

❶ 打开演示文稿，选中要设置超链接的对象，打开“插入超链接”对话框，设置好超链接后单击“屏幕提示”按钮，如图1-34所示。

❷ 弹出“设置超链接屏幕提示”对话框，在“屏幕提示文字”输入框中输入要提示的文字，如图1-35所示。

❸ 单击“确定”按钮完成设置。在幻灯片放映时，当鼠标指向超链接时就会显示出文字提示，如图1-36所示。

技巧14 为重要文档添加批注

在幻灯片上添加批注是为了方便对幻灯片的内容进行注释或深入解释。

❶ 打开演示文稿，选中要建立批注的文本，在“审阅”→“批注”组中单击“新建批注”按钮，如图1-37所示。

❷ 执行上述命令后即可在光标所在位置添加批注框，在批注文本框内输入批注内容，如图1-38所示。

❸ 完成批注文字输入退出编辑后，可以看到添加批注的对象上出现一个批注框，如图1-39所示。

技巧15 隐藏批注

当用户不想让批注显示在幻灯片的窗口屏幕中时，可以将其隐藏起来，具体操作步骤如下。

❶ 打开演示文稿，在“审阅”→“批注”组中单击“显示标记”按钮，如图1-40所示。

❷ 执行上述命令后即可将批注隐藏起来，设置前后对比如图1-41所示。

提示

如果用户需要再次查看批注，单击（显示标记）按钮即可。

技巧16 合并两篇演示文稿

在编辑演示文稿时，如果想合并两篇演示文稿，可以按如下方法操作。

❶ 在当前演示文稿中，在“审阅”→“比较”组中单击“比较”按钮（如图1-42所示），弹出“选择要与当前演示文稿合并的文件”对话框。

❷ 找到要与当前演示文稿合并的文档并选中，如图1-43所示。

❸ 单击“合并”按钮，返回当前演示文稿，在左侧窗口最上面会显示按钮，单击此按钮，在下拉框中勾选“已在该位置插入所有幻灯片”复选框，如图1-44所示。

❹ 完成上面的操作即可将两篇演示文稿合并，效果如图1-45所示。

提示

如果用户只要合并部分幻灯片，而不是所有幻灯片，那么在图1-44所示的图中选中单张或多张幻灯片前面的复选框即可。