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本书全面介绍了利用Excel的数据计算、管理和分析功能来处理会计实务的方法，其主要内容为Excel制表规范及录入技巧、Excel高效管理数据的方法、Excel常用函数的使用方法、使用Excel打印与输出会计表格的操作、计记账核算、现金业务的管理与核算、职工工资核算、成本核算与分析、应收账款的核算与分析、纳税申报表的计算与填列及财务分析与评价等。
图书在版编目（CIP）数据
Excel会计实务模板应用大全书/熊春编著．——北京：人民邮电出版社，2018.8
ISBN 978-7-115-48115-3
Ⅰ．①E… Ⅱ．①熊… Ⅲ．表处理软件－应用－会计 Ⅳ．①F232
中国版本图书馆CIP数据核字（2018）第054809号
编 著 熊春
责任编辑 李莎
责任印制 马振武
人民邮电出版社出版发行 北京市丰台区成寿寺路11号
邮编 100164 电子邮件 315@ptpress.com.cn
网址 http://www.ptpress.com.cn
北京鑫丰华彩印有限公司印刷
开本：787×1092 1/16
印张：17.5
字数：445千字
印数：1–3 000册
2018年8月第1版
2018年8月北京第1次印刷
读者服务热线：（010）81055410 印装质量热线：（010）81055316
反盗版热线：（010）81055315
广告经营许可证：京东工商广登字20170147号
本书以Excel在会计工作中的具体应用为主线，按照财务会计人员的日常工作特点谋篇布局，通过典型的应用案例，系统介绍了利用Excel的数据计算、管理和分析功能处理会计实务的方法。
本书内容分为上、下两篇，上篇（第1章～第4章）主要介绍Excel的操作技巧，包括Excel制表规范及数据录入技巧、高效管理数据、常用函数的使用、打印与输出Excel表格等内容；下篇（第5章～第11章）主要介绍会计实务处理中常用模板文件的制作与使用方法，主要涉及的会计实务内容包括会计记账核算、现金业务的管理与核算、职工工资核算、成本核算与分析、应收账款的核算与分析、纳税申报表的计算与填列以及财务分析与评价等。
为了便于读者更好地学习本书内容，本书在重要操作案例后均附有二维码，通过手机或平板电脑扫描二维码，即可观看相应操作的视频演示。此外，本书附赠丰富的学习资源，不仅提供书中所有操作涉及的模板文件、效果文件和视频文件，还提供财务工作常用Excel会计模板、Excel 2010会计财务应用立体化教程微课视频、Excel常用快捷键等扩展学习资源。
本书可作为广大财会人员提高工作效率、精进业务的案头工具书，也可作为各高校、会计培训班的辅导用书。
组织编写本书的初衷
会计工作向来是众多求职人员的心仪之选，从历年大学毕业生就业热门工作岗位统计数据来看，会计岗位的热门程度也一直名列前茅。正因如此，导致会计岗位的竞争十分激烈。众所周知，会计工作会涉及大量的数据录入、计算和分析，以往通过人工操作不仅费时费力，而且准确率也无法保证。同时，Excel作为办公软件已经被越来越多的企业使用，而它自身强大的数据计算、管理和分析功能，正好可以满足会计工作的需求，使会计实务工作处理变得更加精确而高效。
基于上述考虑，本书以Excel 2013在会计工作中的具体应用为主线，通过典型真实应用案例，系统讲解利用Excel的数据计算、管理和分析功能处理会计实务的方法。目的在于让更多的会计人员将Excel作为会计实务工作的有效工具，提高会计人员处理会计数据的效率。
本书能给读者带来的帮助
● 提高Excel的操作水平
本书在介绍使用Excel处理会计实务的案例之前，系统地对常用的Excel操作技巧进行了讲解，一方面帮助读者为后面学习制作会计实务模板打基础，另一方面帮助读者进一步提高Excel 2013的技术水平。
● 巩固会计理论基础
本书在讲解会计模板之前，都会对该模板涉及的会计实务进行简单的理论介绍。例如，在讲解如何使用Excel制作应收账款统计表、应收账款账龄分析表以及坏账准备计提表之前，就对应收账款及其管理的理论知识进行了简单梳理。这样不仅能够帮助读者巩固相关的会计知识，也能帮助读者更好地理解Excel会计模板的构成，提高学习效率。
● 提高解决实际问题的能力
本书介绍的所有会计实务的模板不仅具有实用性，而且具有良好的扩展性和适应性。即便读者不清楚表格结构的原理，只要掌握在Excel中使用该模板的方法，就能够解决会计工作中的实际问题。而且本书中的“会计真案”板块，更是模拟了会计工作中的典型业务案例，通过会计模板解决会计实务的问题。希望读者学习后能学以致用，举一反三，以解决自己工作中的问题。
● 提升使用Excel自主设计会计模板的能力
本书对每一个会计模板都进行了细致的讲解和系统的剖析，旨在帮助读者领会设计会计模板的思路和方法，从而可以针对自身工作中的问题制作相应的会计模板，提高工作效率。
怎样使用本书
为了使读者更好地使用本书，建议阅读以下几点小提示。
◆本书采用循序渐进的方式进行讲解，因此建议读者按照分篇的顺序进行学习。
◆本书中提供的二维码均可通过手机或平板电脑扫描，扫描后可观看相应操作的视频演示。
◆本书的配套资源中提供了书中所有操作涉及的模板文件、效果文件和视频文件，以及Excel 2010会计财务应用立体化教程微课视频、Excel常用快捷键等扩展学习资源。本资源可在线下载，扫描“职场研究社”二维码，关注微信公众号并回复“48115”，即可获得资源下载方式。
作者团队
参与本书资料收集整理、部分章节编写、校对、排版等工作的人员还有曾勤、肖庆、李秋菊、黄晓宇、蔡长兵、牟春花、李凤、蔡飓、张程程、高利水、郑巧、李巧英、廖宵、何晓琴、蔡雪梅、罗勤、李星等。
尽管在本书的编写与出版过程中编者精益求精，但由于水平有限，书中难免有错漏和不足之处，恳请广大读者批评指正。我们的联系信箱是muguiling@ptpress.com.cn。
编者
■本章导读
Excel是使用频率最高的电子表格处理软件之一，在会计中也经常使用Excel制作与会计核算相关的表格资料。对于财务人员而言，Excel就像一把双刃剑，如果对它不太熟悉，在使用Excel制表的过程中，就会花费大量的时间和精力来摸索Excel的各种操作方法；反之则会得心应手，不仅能大大提高制表效率，还能充分利用Excel提供的模板功能，实现对各种财务表格的转换使用。
本章在介绍Excel的使用技巧和各种会计表格模板的制作之前，首先探讨使用Excel时如何提高制表效率以及如何将Excel的各大功能有效运用于制表操作中，帮助读者更好地学习本书后面的章节内容奠定基础。
许多财务人员在利用Excel制表时的效率非常低，归根结蒂，其主要原因是缺乏Excel知识、不懂Excel的操作技巧、不善用Excel模板、缺少制表思维等。
由于对Excel不熟悉，以致对使用Excel制表感到吃力的财务人员比比皆是。例如，在输入身份证号码时，发现输入后得到的数据并不是身份证号码，就把身份证号码所在列的列宽调来调去，但结果却毫无变化。实际操作中在某单元格内输入身份证号码之前，应当先将此单元格的数据格式设置为“文本型”，此后再输入身份证号码就能得到想要的结果了。
有的用户习惯在网上下载一些表格模板，然后根据需要对该模板中的某些数据或格式进行修改，以达到满足自己使用的目的。对于缺乏Excel知识的用户，这种方式有可能变得更加费时、费力。例如，用户需要将表格中的红色字体改为黑色字体，但无论是修改字体颜色还是将表格内容删除后重新输入，都无法将字体颜色更改。这是由于设置了条件格式造成的。此时只需要在【开始】/【样式】组中单击“条件格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择【清除规则】/【清除整个工作表的规则】命令，就能对表格内的字体颜色进行修改了。
总之，要想熟练使用Excel进行表格制作，就必须熟悉Excel的基本知识。否则在制表过程中出现的各种问题都会浪费制表人大量的时间和精力，制表效率自然就显得异常低下了。
有些财务人员虽然掌握了一些操作Excel的方法，但实际制表时也感觉效率不高，其原因是不会Excel的高效操作技巧，只会按部就班、中规中矩地操作。
例如，对小于90的数据进行求和操作，有的财务人员就会逐个选择小于90的数据所在单元格，然后进行求和操作。如果逆向思维，利用SUM函数求和后减去大于90的数据来求得目标值的效率会更高。这其实就是一种高效的思维方法，虽然谈不上技巧，但是在数据量庞大的情况下，这种思维方式会大幅提高效率。
再如，删除所有姓名前面的编号和“—”符号，大部分财务人员会手动逐个删除，小部分财务人员会思考能不能通过查找替换的方法一次性快速删除。实际上，完全可以通过查找通配符“*”和符号“－”，即将“*－”替换为空值（即不替换为任何字符）的方式进行全部替换操作。
Excel在处理数据方面，有许多强大的功能，用户需要不断掌握和挖掘，但实现高效的关键在于有高效工作的思维、不断尝试简化操作的想法。只要将这种思想常用于平时的工作中，高效使用Excel也就信手拈来了。
哲学上有“透过现象看本质”的说法，对于会计表格而言，无论表格样式如何多样，同样可以追本溯源。通过追本溯源可以找到表格结构和数据的规律，利用这规律就能制作通用的Excel模板，以后使用时直接调用模板就可以了。使用模板的方法会在本书后面的章节中详细讲解，这里主要是建议读者建立使用模板的思维，无论什么表格，都可以考虑通过一定的设置，将其保存为模板，以便日后使用该模板快速制作相应的表格。
使用Excel制表低效的原因还在于操作方法不当。例如，应该设置绝对引用的公式而设置成了相对引用，导致复制公式后计算结果出错；又如需要精确控制行高或列宽时却随意拖动鼠标进行设置；再如为了一味地追求表格美观，强制合并一些单元格区域，导致后面对表格数据进行排序、筛选、透视分析等操作无法实现等。这些不当的操作都可能破坏表格的二维结构，致使Excel无法识别数据区域，从而无法得到想要的结果。
综上，财务人员在掌握Excel知识的同时，还应当不断总结经验，养成良好的操作习惯，掌握正确且高效的操作方法，这样才能为高效制表打下坚实的基础。
只有在熟练掌握Excel之后，才谈得上高效使用此工具进行表格制作。前面已经提到，Excel本身具有强大的数据处理和分析功能，要想用其高效制表，需要不断总结操作经验，善于自我提问或通过咨询其他人员来获取实用的Excel操作技巧，制作实用性更广的表格模板。
Excel提供了大量的公式、函数、排序、筛选、分类汇总以及数据透视表等功能，利用这些功能可方便地对数据进行计算、统计、分析等操作。
公式和函数不仅可以用于计算、判断数据，还可用于加工、处理数据。如LEFT函数、RIGHT函数、MID函数均可以用于提取指定的字符；LOOKUP函数可以用于查询指定的对象等。巧妙地使用各种公式和函数，可以对已有数据进行再处理，最终得到需要的数据。
排序、筛选和分类汇总是统计数据最简单、最直接的功能之一，在数据量较大的情况下使用这些功能，可以起到事半功倍的效果。
数据透视表则是统计和分析数据最有效的功能之一，它是一种交互式的表，所进行的计算离不开数据和数据透视表中的排列关系，能够清楚地反映数据之间的逻辑关系。数据透视表还可以根据需要改变版面布局，以便按照不同方式分析数据，也可以重新安排行标签、列标签和值标签等字段。源数据每一次改变版面布局，与其相关联的数据透视表都会立即按照新的布局重新计算数据。
优秀的表格制作者并不是一开始就熟练使用Excel制作表格的，他们也是经过了大量的实践操作，在不断地积累各种经验和技巧的过程中掌握了高效制表的技能。例如，财务人员时常遇到需要在Excel中输入大量数据的情况，在输入过程中难免会出现错误。若错误的数据较少，修改起来便没有什么难度，但如果错误的数据较多，手动修改会非常慢且难以保证正确率。例如，如果将所有员工的基本工资均少输入了100元，此时可按以下方法快速修改数据。
（1）在某个空白单元格中输入需要增加的数据“100”，然后选中该单元格并按【Ctrl+C】组合键复制。
（2）选中需要调整数据的单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框。
（3）在“运算”栏中选择“加”复选框，单击“确定”按钮。此时所有基本工资的数据都在原来的基础上增加了“100”。
整个操作过程相对于手动逐个修改而言，其高下立判。虽然大多数用户可能不知道这种方法，但一旦了解后，就应当掌握并总结，以后遇到类似的情况时就可以加以运用了。
表格模板的扩展性越强，其适用范围也就越广。要想制作出扩展性强的模板，不仅要在表格结构和项目内容上下功夫，更需要制表人员具备专业的会计水平，能熟知各类会计表格，并能找到它们的共同点。
另外，如果表格模板的结构越丰富、内容越精确，针对性自然就越强，此时利用该模板制作所需表格也就非常高效。但与此同时，这种模板就失去了扩展性，对于其他表格来说，实用性也就大大降低了。因此，需要在表格的内容结构与表格扩展性之间找到一个合适的平衡点，从而制作出更适用的模板，这样就能将模板应用于不同的情况，同时也提高了表格制作的效率。
为更好地使用Excel制作会计表格，财务人员应当尽可能地发挥Excel的潜在性能，让Excel丰富、全面的操作功能完全呈现。
财务人员使用Excel表格的最终目的就是对基础数据进行加工、处理，然后制作财务报表，为企业决策者提供需要的财务信息。财务报表所提供的信息也就是企业各方面的财务数据，因此，财务人员在进行Excel表格设计时，就要以数据处理为中心，在整理数据时要严格遵循以下三大原则。
1. 表格一致性原则
为了便于数据统计和表格间的数据引用，表格的字段名称、数据类型、结构格式等应保持一致，同一对象只能使用同一个名称，同一对象的名称在任何表格中、任何部门中都要保持一致。如公司名称可以写全称，也可以写简称，但为了便于使用，必须保持一致的写法，否则在利用函数求和、分类汇总数据，或者利用数据透视表加工数据等时，Excel就会判定为不同的公司。
另外，相同表格之间的格式与结构也必须保持一致。例如，汇总1～12月份的日常费用汇总表，该表的数据来源分别是1～12月份的日常明细表。如果1～12月份的日常明细表格式不一致，那么选择单元格区域时就会出现错误，从而无法正确计算出所需金额，也无法快速汇总数据。
2. 表格规范性原则
表格规范性是指表格的名称与格式应当规范。例如，数字不应使用文本型格式，而应设置为常规或数值型格式；日期型数据根据实际需要，可设置为指定的日期格式，如“2017年2月5日”“2017-2-5”等。只有规范了表格数据，才能最大限度地发挥Excel的数据处理功能。
3. 表格扩展性原则
表格的可扩展性主要是设计的公式要有扩展性，这就涉及在公式设置时应使用相对引用、绝对引用，还是混合引用方式，不同引用方式返回的数据结果不同。另一个扩展性则主要体现在表格的布局，也就是表格的结构设计。设计表格时还要考虑增减行列是否会影响表格的统计结果，如增加一行，那么合计行会自动计算增加一行对应的单元格内容；如果删除一行，则合计行中的公式不会因为删除了单元格而发生错误等。
在记录数据的过程中，手动输入的基础数据可称为源数据、录入完成的表格称为源数据表，它的用途是存放所有的明细数据。在进行数据分析时，可能会因为源数据描述不一致而无法引用数据，甚至导致整个数据表作废。因此，财务人员只有规范地填写好源数据，才能利用Excel功能自动获得数据结果。
收集并整理好源数据表后，往往都会利用该表进行数据统计和分析操作，并形成新的数据分析表。因此，制表时不要本末倒置，如直接在源数据表上统计或分析数据，而又在数据分析表中对源数据进行修改等操作。正确区分这两个表格，可以更合理地使用Excel进行制表。
Excel与Word都是Office软件中的组件，二者的兼容性自不必说，它们在有的操作下甚至还可以互补，这样可以更好地提高制表效率。如利用Excel将多列数据合并为一列数据，或将一列数据转换为多列数据，需要通过一些技巧才能实现，但利用Word则能轻松完成。
1．多列合并为一列
将多列数据合并为一列数据的方法如下。
（1）在Excel中选中需要进行合并的多列单元格区域，将数据复制到Word文档中。
（2）在Word文档中选中表格对象，单击【表格工具布局】/【数据】组中的“转换为文本”按钮。
（3）打开“表格转换成文本”对话框，选中“段落标记”复选框，单击“确定”按钮。
（4）将转换完成的数据重新复制到Excel表格中，即可实现多列合并为一列的操作。
2．一列转换为多列
将一列数据转换为多列数据的方法如下。
（1）在Excel中选中一列合并后的单元格区域，将数据复制到Word文档中。粘贴时，应利用“选择性粘贴”功能实现“无格式文本”的粘贴方式。
（2）在Word中选中需转换的文字，在【插入】/【表格】组中单击“表格”按钮，在弹出的下拉列表中选择“文本转换成表格”命令。
（3）打开“将文本转换成表格”对话框，设置表格尺寸下的列数，单击“确定”按钮即可。
当然，实际操作中Word与Excel的联用还可以运用到其他方面，这些运用一方面需要用户自己通过不断实践来挖掘，另一方面也需要用户积极搜集相关知识并加以总结积累，这样才能使Excel在Word等软件发挥更大的作用。
■本章导读
遵循一定的Excel制表规范和要求，并掌握一些数据的录入技巧，可以高效、准确地利用Excel制作会计表格，并使制作出的表格更加专业、美观和实用。本章首先对表格的设计规范、制作要求进行简单介绍，然后重点介绍表格数据的输入方法、数据处理的技巧以及表格模板的使用等内容，进一步帮助读者夯实表格制作的基础。
Excel强大的数据处理功能是建立在标准和规范的表格基础之上的，不规范的表格很难或无法使用公式或函数进行计算、无法实现数据的排序与筛选，无法对数据进行透视分析，无法建立图表显示数据情况等。因此，要想利用Excel高效制表，首先在表格设计上就应当确保规范化。
利用Excel制作表格时，首先应根据所提供的基本信息设置表项目，然后将基础数据录入表格的各项目中。由于数据的复杂多样，表格中常常需要预留一些空白单元格，这些单元格切勿随意合并，也不要为了美观而使用多行表头、斜线表头等样式。强行合并单元格可能带来以下麻烦。
（1）无法排序。
（2）无法筛选数据或数据筛选结果不正确。
（3）不方便粘贴数据。
（4）无法精准地对单元格进行分类汇总。
（5）数据透视表结果不正确或无法使用数据透视表功能。
（6）输入公式时，无法正确选择单元格区域。
（7）使用IF、SUMIF、COUNTIF等函数处理数据时结果不正确。
实际上，除表格标题可以按需要合并外，表格正文内容最好都不要合并，应维持Excel本身的表格结构，这样在后期处理数据时也会更加方便。当然，对于那些不参与计算、统计和分析的数据，合并与否对表格功能是没有影响的。
由于Excel会将完全相同的单元格内容判断为同一对象，所以在制作表格时，特别是输入中文字段时，应保证内容完全相同。字段的统一主要体现在以下几方面。
（1）全称与简称要统一。如“A电子数码有限公司”“A数码公司”和“A公司”，在Excel看来，这是3家不同的公司。因此，全称与简称使用时要择其一而用，不能混乱使用。
（2）避免使用多余空格。如“张三”和“张三”，Excel同样会判断成两个不同的人员。因此，输入时应留心不能有多余的空格。
（3）中文数字与阿拉伯数字要统一。如“六年级三班”和“6年级3班”，Excel同样会判断为两个不同的班级，因为Excel会区分中文数字和阿拉伯数字。因此，要注意数字的统一性。
会计表格的样式虽然五花八门，但总体来看，大致可将其归纳为3类，即数据录入型表格、计算统计型表格和报表分析型表格。不同类型的表格，其制作要求也有所不同。
数据录入型表格中的数据提供的主要是基础信息，因此在制作该类表格时应遵循以下要求。
（1）确保录入的数据正确，以不影响源数据为前提。
（2）选用最快捷、最高效的方法进行数据加工。
（3）灵活使用辅助单元格，化繁为简。
（4）切勿大范围使用数据有效性、条件格式和数组公式。
（5）数据的公式要具有可扩展性。
（6）注意数据之间的勾稽、对比关系。
（7）数据应逻辑清晰、布局合理、适当标注，便于后期阅读、修改。
计算统计型表格主要是用于数据的汇总统计，其在制作时应遵循以下要求。
（1）字段排在最前面，以便阅读、查找和引用数据。
（2）列标题名不重复，且须为非数字，不使用斜线表头
（3）同一类数据要在同一工作表，切勿分表保存。
（4）同一列数据应为同一数据类型，保证数据的一致性。
（5）尽量不要在数据录入型表格中从其他表格引用数据，保证无冗余数据。
（6）各记录行间不能有空行、空列，也不能有小计、合计行等情况出现，否则将无法使用数据透视表或分类汇总功能。
（7）不要有合并单元格、多行标题，否则将无法使用数据透视表、筛选等分析工具。
报表型表格的数据主要来源于数据录入型表格中的数据，其提供的主要是经过分类汇总整理后的数据信息。在制作该类表格时应遵循以下要求。
（1）结构合理、层次清晰、重点突出、排版美观，方便阅读与打印。
（2）用公式统计清单型的数据应自动生成或引用其他类型表格的数据而生成。
（3）如果是定期提供的报表，则使用的公式要有良好的可扩展性。
（4）注意保护工作表，防止错误操作破坏公式与数据。
（5）报表要准确表达信息使用者需要的信息。
（6）表格排版适当考虑使用者的习惯。
输入数据是制作会计表格最基本的操作，掌握多种数据的输入方法，可以更有针对性地在制表过程中选择更为合适的输入方法，提高制表效率。
Excel中默认将输入的数值型数据右对齐，当输入较长的数值（大于11位）时，会以科学计数法来显示，如前面提到的身份证号码的输入。数值型数据的输入方法很简单，直接选中单元格，输入相应的内容即可。如果想要正常显示输入的身份证号码等较长数值，除了先将单元格格式设置为“文本型”格式外，还可直接输入“'”符号，再输入需要的内容，Excel将直接判断输入的数值为文本型数据，从而完整地显示数据内容。
当需要将文本型数据转换为数值型数据时，可利用文本型数据所在单元格的左上角出现的绿色三角形标识
来转换。出现这个标识是Excel自动检查功能的运用结果，其表示该单元格中的内容可能有误，此时，使用“追踪错误”按钮可将文本型数据转换为数值型数据。
STEP 1 显示“追踪错误”按钮
选中需转换数据类型的单元格，单击其右侧出现的“追踪错误”按钮。
STEP 2 转换数据格式
在弹出的下拉列表中选择“转换为数字”命令，即可将文本型数据转换为数值型数据。
答疑解惑————为什么转换为数值型数据后，最左端的数字“0”不见了？
Excel中默认将数值型数据最前面的1个或多个数字“0”去掉，因为就数值型数据而言，无论前面有多少个“0”，都是无用的。如果是文本型数据，则会保留前面的数字“0”。
在Excel中，只有输入指定的日期格式，Excel才会将其判断为日期型数值，否则会视为不可计算的文本。
1. 常见的日期型数据的输入方式
以下几种输入方式，Excel均可以将其判断为日期型数据。
● 短横线“-”：如“2017-2-1”。
● 左斜线“/”：如“2017/2/1”。
● 中文年月日：如“2017年2月1日”。
● 英文月份或缩写：如“February1”或“Feb-1”。
知识补充——容易输错的日期格式
除了前面介绍的几种日期型数据格式外，其他格式的数据都不会被Excel判断为日期型数据，最常见的错误格式有“20170201”“2017.2.1”“2017\2\1”，用户输入时要特别留意。
2. 使用分列功能处理错误的日期型数据
如果在输入完所有的日期型数据后，才发现输入的格式错误，如以“2017.2.1”或“2017\2\1”格式输入，此时可直接利用“查找或替换”功能将“.”或“\”替换为“-”或“/”即可。但如果输入的为“20170201”这种形式，就无法利用“查找或替换”功能了，此时便可使用分列功能来处理。
配套资源
模板文件\第1章\分列.xlsx
效果文件\第1章\分列.xlsx
操作视频演示
STEP 1 启用分列功能
①选中需进行分列的单元格区域；②在【数据】/【数据工具】组中单击“分列”按钮。
STEP 2 默认设置
打开设置文本分列的向导对话框，默认前两步设置，即单击两次“下一步”按钮。
STEP 3 按日期型数据分列
①在第3步向导对话框中选中“日期”单选项；②单击“完成”按钮。
STEP 4 查看效果
此时错误的日期型数据将更改为标准的日期型数据格式。
对于一些有规律的数据，如学号的KJ-001、KJ-002、KJ-003等，工作小组的1小组、2小组、3小组等，可通过快速填充工具来快速输入，从而提高工作效率。
配套资源
模板文件\第1章\数据填充.xlsx
效果文件\第1章\数据填充.xlsx
操作视频演示
1. 通过对话框填充
利用“序列”对话框可以快速填充一组等差、等比或日期等数据，并可设置步长值（数据之间的间隔数值）、终止值（序列的最后一个数值）等参数，使用十分方便。例如，以2017年4月1日为第一个数据，每隔一星期输入一个日期数据，连续输入10个这样的日期，此时利用对话框填充就非常方便。
STEP 1 输入起始数据并选择数据范围
①选中A1单元格为起始单元格，在其中输入起始数据“2017-4-1”；②选中A1:A10单元格区域作为数据的输入范围；③在【开始】/【编辑】组中单击“填充”按钮，在弹出的下拉列表中选择“序列”命令。
STEP 2 设置填充序列的参数
①打开“序列”对话框，Excel根据输入的内容和选中的单元格区域自动在“序列产生在”栏中选中了“列”单选项，并在“类型”栏中选中了“日期”单选项，由于填充间隔一个星期的数据，且“日期单位”栏中选中的是“日”单选项，因此在“步长值”中应输入“7”，即7天为1星期；②单击“确定”按钮。
STEP 3 完成数据的自动填充
此时Excel便根据设置的参数和选择的填充范围，自动填充间隔为一个星期的日期数据。
2. 拖动填充柄填充
通过对话框填充数据只能填充纯数字，但是对于像员工工号、单据编号等可能带有其他字符的数据，就无法通过对话框来填充。遇到这种情况时，可通过拖动单元格右下角的填充柄来实现数据的填充操作。
选中某个单元格后，单元格右下角会出现一个小黑点，这就是填充柄，拖动它便可快速填充各种有规律的数据。
● 纯数字填充：如“2017”“3500”等数字，直接拖动填充柄将得到相同的数据；若按住【Ctrl】键的同时拖动填充柄，则可得到递增或递减的序列。
● 字符+数字填充：如“KLJ-001”，直接拖动填充柄将得到递增或递减的数据；若按住【Ctrl】键的同时拖动填充柄，则可得到相同的数据。这种方式下填充的结果与纯数字填充的结果刚好相反。
3. 双击填充柄填充
通过填充操作除了能填充数据、字符以外，还能填充公式和函数。特别对于公式而言，如果需要填充的公式存在于结构完整的单元格区域，那么除了拖动填充柄填充外，还可直接双击填充柄快速填充。
4. 通过鼠标右键填充
单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择对应命令也可实现数据的填充，具体的操作方法为：输入起始数据并选中起始单元格，在填充柄上按住鼠标右键不放并拖动填充柄，到目标位置后释放鼠标左键，弹出快捷菜单，在其中选择相应的命令，即可填充不同的数据序列。快捷菜单中各常用命令的作用如下。
● 复制单元格：复制起始单元格中的数据。
● 填充序列：填充递增序列。
● 序列：打开“序列”对话框，从中可设置具体的步长值或终止值等参数。
当需要在不连续的单元格或者不在同一工作表中输入相同的数据时，除了逐一输入，还可通过快捷操作一次性快速完成输入。
1. 在多个单元格中输入相同的数据
在多个单元格和单元格区域中输入相同数据时，先利用【Ctrl】键或【Shift】键选中所有需要输入数据的单元格和单元格区域，然后输入数值与公式，最后按【Ctrl+Enter】组合键即可。
2. 在不同工作表中输入相同的数据
如果工作簿中存在多张工作表，则可先利用【Ctrl】键或【Shift】键选中多个工作表标签，然后按照在多个单元格中输入相同数据的方法，即可实现在多个工作表中输入相同的数据。选中多个工作表的方法如下。
● 按住【Ctrl】键，分别选中工作表标签，此时Excel窗口标题栏上会出现“【工作组】”字样，表示已选中了多个工作表。
● 选中第一个工作表标签，按住【Shift】键的同时选中另一个工作表标签，此时将选中两个工作表及其中间的所有工作表对象。
● 在任意一个工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令，可选中工作簿中的所有工作表。
知识补充——取消工作组状态
完成在多个工作表中输入数据后，有两种方法可以取消工作组状态，一种方法是单击未选中的工作表标签；另一种方法是所有工作表都已选中的情况下，在任意工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“取消组合工作表”命令。
记录单适用于结构清晰的二维表格，其可以更方便、更准确地添加、修改、查询和删除表格记录。
系统默认情况下，需要先将“记录单”按钮添加到快速访问工具栏中才能使用该功能，其方法如下。
（1）在Excel中单击“文件”选项卡，选择左侧的“选项”选项，打开“Excel选项”对话框。
（2）选择左侧的“快速访问工具栏”选项，在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“不在功能区中的命令”选项，在下方的列表框中选择“记录单”选项，单击“添加”按钮将其添加到右侧的列表框中，完成后单击“确定”按钮。
答疑解惑————什么样的表格结构才属于二维表格？
二维表格也叫数据清单，如下图所示，它的特点为：①含有数据的单元格区域必须是连续的；②不允许出现空行或空列；③以列为字段、以行为记录，下图中的“产品名称”“进货单价”等就是字段，而每一行的信息就是一个数据记录。
将“记录单”按钮添加到自定义访问工具栏之后，便可在二维表格中使用它来输入数据了。方法非常简单，只需选中二维表格中的任意一个单元格，然后单击快速访问工具栏中的“记录单”按钮。此时将打开“记录明细”对话框，单击“新建”按钮，依次输入数据记录，最后单击“关闭”按钮。
Excel具有自动计算、分析和统计数据的功能，因此要想使制表效率高效，数据的录入和整理也是必不可少的环节。下面介绍几种常用的提高数据录入和整理的方法，灵活运用这些方法可以大幅提高表格制作效率。
使用Excel制表时会常常遇到粘贴数据与公式的情况，如果所需要粘贴的只是其中一部分对象，如只粘贴公式，或只粘贴数值时，一般的粘贴方法会将单元格的全部信息粘贴过去，这样就会导致数据混乱。此时，使用“选择性粘贴”功能就能更有针对性地粘贴需要的对象。
使用“选择性粘贴”功能的方法：复制需要粘贴的单元格或单元格区域，在【开始】/【剪贴板】组中单击“粘贴”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，在其中选择需要粘贴的内容后单击“确定”按钮即可。该对话框中一些常用的选项作用如下。
● 公式：需要从其他单元格复制公式到指定单元格时可选择此项，它将仅粘贴源单元格中的公式，需要注意的是，公式被粘贴到目标单元格后，会根据所引用的单元格类型（相对引用、绝对引用以及混合引用）而使公式内容发生变化。
● 数值：需要从源单元格区域复制由相关公式计算出的数值，或要将单元格的数值粘贴到指定单元格而不需要同时应用格式时，可选择此项。
● 格式：当需要复制源单元格格式（含条件格式）到目标单元格时可选择此项。它只能粘贴单元格的格式，不能粘贴单元格的内容。
● 列宽：当需要将源单元格或单元格区域的列宽应用到目标单元格区域时可选择此项。它只能复制列宽而不能粘贴内容。
● 跳过空单元：如果复制的单元格区域中有空白单元格，粘贴时不希望将空白单元格覆盖掉目标单元格对应的值时可选择此项。它对结构相同的汇总表格之间的数据复制引用十分实用，减少了分段复制的麻烦。如下图中的部分产品的进货数量需要更新，此时便可通过跳过空单元快速更新源数据。方法为：选中“进货数量更新”栏下的与进货数量对应的单元格区域并进行复制，选中“进货数量”栏下的源进货量数据，打开“选择性粘贴”对话框，选中“跳过空单元”复选框，单击“确定”按钮即可完成更新。
● 转置：该选项会将被复制数据的列变成行，行变成列。具体而言，复制的单元格区域的顶行将在粘贴后位于指定单元格区域的最左列，而复制的单元格区域的最左列将在粘贴后位于指定单元格区域的顶行。转置功能只适用于绝对引用的单元格。
Excel的“查找与替换”功能不仅可以查找替换错误的内容，该功能还能实现长字符串的快速录入、使用通配符查找对象、查找并替换指定格式等功能。
1. 快速录入长字符串
当需要在工作表中录入大量相同的长字符串时，可事先用某个简短的字符代替长字符串，然后用“查找与替换”功能将该简短的字符替换为所需的长字符串。如需要输入“CK6140数控机床”时，可仅输入“机床”，输入完成后查找“机床”，并将其全部替换为“CK6140数控机床”即可。使用这种方法时一定要注意，简化的字符不能与工作表中的其他字符相同，否则后面替换时会把其他正确字符一并替换。
2. 使用通配符查找对象
通配符可以实现模糊查找，Excel中的通配符主要有“？”和“*”两种，具体用法如下。
● “？”表示的是匹配任意单一字符。如查找“李？莉”时，可查找到“李莉莉”“李雯莉”等所有包含3个字符且第1个字符为“李”，第3个字符为“莉”的数据。
● “*”表示的是匹配任意字符串。如查找“李*”时，可查找到“李莉莉”“李雯莉”“李强”等所有第1个字符为“李”的数据。
3. 查找并替换指定的格式
除了查找与替换数据外，Excel中的查找/替换功能还可查找并替换格式。例如，将工作表中所有加粗字体单元格的字号增大，便可按下面的方法来实现。
STEP 1 启用“替换”功能
在【开始】/【编辑】组中单击“查找和选择”按钮，在弹出的下拉列表中选择“替换”命令。
STEP 2 设置查找内容
①打开“查找和替换”对话框，单击“选项”按钮展开对话框；②单击“查找内容”下拉列表框右侧的“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“格式”命令。
配套资源
模板文件\第1章\采购记录表.xlsx
效果文件\第1章\采购记录表.xlsx
操作视频演示
STEP 3 查找加粗字体
①打开“查找格式”对话框，单击“字体”选项卡；②在“字形”列表框中选择“加粗”选项，查找工作表中所有设置了加粗格式的单元格；③在“确定”按钮。
STEP 4 设置替换格式
返回“查找和替换”对话框，单击“替换为”下拉列表框右侧的“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“格式”命令。
高手妙招——快速打开“查找和替换”对话框
在工作表中按【Ctrl+H】组合键即可打开“替换”对话框；若不需要替换，只需进行查找操作，则可按【Ctrl+F】组合键打开“查找”对话框。
STEP 5 增大字号
①打开“替换格式”对话框，单击“字体”选项卡，在“字号”列表框中选择“12”，表示将查找到的所有加粗字符的字号设置为12号；②单击“确定”按钮。
STEP 6 替换对象
①返回“查找和替换”对话框，单击“全部替换”按钮；②弹出显示替换次数的提示对话框，单击“确定”按钮。
知识补充——完成查找替换格式后应及时清除格式
Excel在查找替换格式后，会保留这次操作的格式设置，此后，如果只是查找和替换字符，应及时清除“查找和替换”对话框中的格式设置，否则查找替换字符时会同时加上相应格式为条件，导致无法查找成功。清除“查找和替换”对话框中的格式很简单，只需单击“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“清除查找格式”或“清除替换格式”命令即可。
为了进一步保证数据录入的正确性，可利用Excel的数据验证功能辅助录入操作，如录入的数据错误时及时提醒，或者直接设置数据范围，通过选择的方式进行录入操作等。这些设置可以避免手动录入数据可能产生的错误。
1. 设置数据验证的提示方式
通过数据验证的提示设置，可使在某些单元格区域中输入非允许的数据时，及时给出相应的出错提示，让录入者立即发现错误并重新输入。
配套资源
模板文件\第1章\采购记录表.xlsx
效果文件\第1章\数据验证.xlsx
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STEP 1 指定数据验证的单元格区域
①选中需进行数据验证的单元格区域，这里选中表格中“验收日期”项目下所有包含数据的单元格区域；②在【数据】/【数据工具】组中单击“数据验证”按钮，在弹出的下拉列表中选择“数据验证”命令。
STEP 2 设置输入的日期范围
①打开“数据验证”对话框，单击“设置”选项卡；②在“允许”下拉列表框中选择“日期”选项；③在“数据”下拉列表框中选择“介于”选项；④在“开始日期”和“结束日期”文本框中分别输入“2017/6/1”和“2017/6/30”，表示所选的单元格区域中只能输入2017年6月的日期。
STEP 3 设置出错提醒方式
①单击“出错警告”选项卡；②在“样式”下拉列表框中选择“警告”选项；③在“标题”和“错误信息”文本框中输入相应的提示内容；④单击“确定”按钮。
STEP 4 输入错误后的提示效果
①关闭对话框后，在所选的单元格区域中输入非2017年6月的某个日期数据，如“2017/7/1”，按【Enter】键确认输入；②此时Excel便将弹出“录入错误”对话框（对话框标题可自行设置），单击“是”按钮可确定输入，单击“否”按钮可重新输入，单击“取消”按钮将取消输入操作。
知识补充——其他出错警告方式
数据验证中的“警告”方式会提醒用户可能输入错误，并可根据需要确认输入、重新输入或取消输入。除此以外，Excel还提供有其他两种出错警告方式，分别是“停止”和“信息”，前者在输入错误数据后只能重新输入，警告级别最高；后者在输入错误数据后，只是会执行提醒功能，用户可确认输入或取消输入，其警告级别最低。
2. 通过选择的方式录入数据
当录入的数据只有固定的几种内容，如性别、产品类型、生产车间等，便可通过数据验证将其设置为选择方式，通过选择来准确录入相应数据。
配套资源
模板文件\第1章\采购记录表.xlsx
效果文件\第1章\选择输入.xlsx
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STEP 1 指定数据验证的单元格区域
①选中需进行数据验证的单元格区域，这里选中表格中“单位”项目下所有包含数据的单元格区域；②在【数据】/【数据工具】组中单击“数据验证”按钮，在弹出的下拉列表中选择“数据验证”命令。
STEP 2 设置数据的可选内容
①单击“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中选择“序列”选项；②在“来源”文本框中输入具体的可选数据，如“台，袋，套，个，件”，逗号需在英文状态下输入；③在“确定”按钮。
STEP 3 选择输入数据
①此时输入单位时，可选中相应的单元格，单击右侧出现的下拉按钮；②在弹出的下拉列表中选择需要的选项即可。
Excel的定位功能可以根据指定的条件快速定位到目标单元格，这个操作对于数据量大的表格而言非常有效。打开“定位条件”对话框的方法为：单击【开始】/【编辑】组中的“查找和选择”按钮，在弹出的下拉列表中选择“定位条件”命令；也可以直接按【F5】键或【Ctrl+G】组合键打开“定位”对话框，单击左下角的“定位条件”按钮。
“定位条件”对话框中预设了许多功能，用户可根据需要进行选择和设置，以便指定需要的目标单元格，其中一些常用的参数作用如下。
● 批注：定位到包含批注的单元格。
● 常量：定位到数据为常量的单元格。常量即不可变量，与公式、函数等变量对应。
● 公式：定位到包含公式和函数的单元格。使用常量或公式定位单元格时，还可在对话框中进一步指定定位的具体对象，包括数字、文本、逻辑值、错误值等，默认这些复选框均是选中状态，表示定位所有内容。
● 空值：定位到值为空的单元格，常用于批量填充操作。
● 对象：定位到非数据对象，如图片、图表、控件、形状等对象。
● 可见单元格：定位到没有隐藏的单元格。当表格中有些行或列被隐藏后，如果只需要复制没有隐藏的行或列时，直接复制会将隐藏的行或列的数据一并复制，通过定位可见单元格则可避免选中隐藏的单元格区域，进而复制非隐藏的数据。
会计表格中的部分表格一般具有很强的周期性，如财务报表等。若是每次编制报表都从制表开始做起，工作的重复性过多，效率自然也就显得低下。既然表格格式相同，每次使用只需对部分数据进行修改，此时就可以利用Excel模板快速完成表格的制作。
模板的制作和使用并不复杂，一般建议在现有表格的基础上，对固定的结构、项目和格式进行设置后，将此表格保存为模板，使用时通过模板新建工作表，并按当前需要重新录入相关数据即可。
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模板文件\第1章\部门工资表.xlsx
效果文件\第1章\部门工资表.xltx
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STEP 1 设置基础数据
在工作表中将表格标题、固定项目、固定数据记录的内容和格式设置完善，并将其他单元格中应该设置的数据格式、类型、公式和函数等都进行设置，为保存模板做好准备。
STEP 2 保存表格
①单击“文件”选项卡，选择左侧的“另存为”选项；②单击右侧的“浏览”按钮。
STEP 3 指定保存参数
①打开“另存为”对话框，在“文件名”下拉列表框中输入模板名称；②在“保存类型”下拉列表框中选择“Excel模板”选项；③在“保存”按钮。
STEP 4 根据模板新建工作表
①当需要利用该模板新建工作表时，可单击“文件”选项卡，选择左侧的“新建”选项；②单击右侧的“个人”选项卡；③选择需要的模板选项。
STEP 5 按需要录入需要的数据
此时所创建的工作表中已经包含了一些固定的数据，只需要输入部分内容便可快速完成表格的制作。
答疑解惑————保存模板时为什么没有设置保存路径？
如果将工作表保存为模板，则Excel会自动设置模板的保存路径，这是为了根据该模板新建工作表时，通过Excel的界面快速找到模板缩略图并完成新建操作。如果手动调整模板的保存位置，则可能无法在Excel的新建界面中显示该模板选项，从而无法通过Excel的新建功能来利用该模板新建工作表。
如果表格结构、项目或格式等发生了变化，则同样可以及时对模板进行修改，以便日后通过模板相减的工作表可以适应当前的制表需要。Excel不能直接打开模板文件进行修改，需要利用该模板新建工作表，对工作表进行修改后，将其保存并替换原来的模板实现修改模板的操作。
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模板文件\第1章\部门工资表.xlsx
效果文件\第1章\部门工资表1.xltx
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STEP 1 打开模板文件
Excel默认的模板文件存放在“C:\Users\Admini strator\Documents\自定义Office模板”文件夹中，打开该文件夹，双击需修改的模板文件。
知识补充——模板的保存位置
电脑上操作系统不同，安装操作系统所在的盘符不同，都会导致Excel模板路径的不同。上述路径是在Windows 7操作系统、系统盘为C盘的情况下的位置。如果无法知道模板文件，则可按根据模板新建工作表的方法进行新建并修改。
STEP 2 新建并修改工作表
此时将直接根据该模板新建工作表，按照需要重新修改工作表的结构和内容。
STEP 3 保存并替换模板
①表格数据修改完成后，重新另存为模板，模板名称与原模板相同；②单击“保存”按钮；③在打开的提示对话框中单击“是”按钮，确认替换。
问题一→填充数据时，能不能按照特定的顺序和内容完成填充，比如按公司部门，以“财务部、销售部、市场部、生产车间”这个顺序填充呢？
● 答：用户可以按照指定的顺序填充数据。具体操作为：单击“文件”选项卡，选择左侧的“选项”选项，打开“Excel选项”对话框，选择左侧的“高级”选项，然后单击“编辑自定义列表”按钮。此时将打开“自定义序列”对话框，在“输入序列”列表框中输入需要填充的内容（将【Enter】键换行），依次单击“添加”按钮和“确定”按钮即可。此时在单元格中输入“财务部”，拖动填充柄即可按照“财务部、销售部、市场部、生产车间”这个顺序填充数据。
问题二→在进行查找与替换时，有个参数叫“单元格匹配”，它有什么作用？
● 答：“单元格匹配”是对查找的内容进行精确查找，如果不选中该复选框，则可进行模糊查找。例如，如果两个单元格中的数据分别为“财务部”和“财务”，在“查找和替换”对话框中输入“财务”，选中“单元格匹配”复选框，则查找到的符合条件的只有“财务”单元格；如果取消选中该复选框进行查找，则“财务部”和“财务”两个单元格都符合查找条件。
问题三→设置数据验证的时候，能不能只设置数据输入的限制条件，但不进行警告提示？
● 答：警告提示有助于输入数据时及时发现错误，是一个很好的功能。但如果确实不需要该提示，则在“数据验证”对话框的“出错警告”选项卡中，取消选中“输入无效数据时显示出错警告”复选框即可。另外，单击该对话框左下角的“全部清除”按钮，可清除设置的数据验证。
