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全书共11章，前3章介绍了WPS文字的基本操作、表格应用与图文混排以及WPS文字的高级排版；中间6章详细介绍了工作簿与工作表的基本操作，工作表的美化、排序、筛选与汇总数据，数据处理与分析，图表与数据透视表，函数与公式的应用等内容；后2章介绍了如何编辑与设计幻灯片，如何制作PPT的详细步骤。
图书在版编目（CIP）数据
WPS Office商务办公从新手到高手/新阅文化，张婷婷编著．--北京：人民邮电出版社，2018.6
ISBN 978-7-115-47719-4
Ⅰ．①W… Ⅱ．①新…②张… Ⅲ．①办公自动化—应用软件 Ⅳ．①TP317.1
中国版本图书馆CIP数据核字（2018）第002767号
编 著 新阅文化 张婷婷
责任编辑 李永涛
责任印制 马振武
人民邮电出版社出版发行 北京市丰台区成寿寺路11号
邮编 100164 电子邮件 315@ptpress.com.cn
网址 http://www.ptpress.com.cn
北京瑞禾彩色印刷有限公司印刷
开本：700×1000 1/16
印张：18.75
字数：420千字
印数：1-7 000册
2018年6月第1版
2018年6月北京第1次印刷
读者服务热线：（010）81055410 印装质量热线：（010）81055316 反盗版热线：（010）81055315
广告经营许可证：京东工商广登字20170147号
本书是指导初学者学习WPS的入门图书，书中详细地介绍了初学者学习WPS文字、WPS表格、WPS演示时应该掌握的基础知识和使用方法，对初学者在学习过程中可能遇到的问题进行了详细的讲解，并配有步骤介绍。
全书共11章。第1～3章介绍了WPS文字的基本操作、表格应用与图文混排及WPS文字的高级排版；第4～9章详细介绍了工作簿与工作表的基本操作，工作表的美化、排序、筛选与汇总数据，数据处理与分析，图表与数据透视表，函数与公式的应用等内容；第10、11章介绍了如何编辑与设计幻灯片以及制作PPT的详细步骤。
本书既适合WPS初学者阅读，也可以作为大中专院校或者企业的培训教材，同时对WPS兴趣爱好者也有一定的参考价值。
这个世界没有天生的王者，都是经历从无到有，从有到优的过程，没有人能跨越。
蒸汽革命，机械代替了人力；电力革命，初步实现了电气化时代；新能源与信息技术革命，造就了机械化、自动化和新的信息技术。科技在不断进步，时代在不断变迁，人类依然在追求人生意义的道路上奔走，持续学习就是实现自我价值的必由之路。每一次微小的积累，都可能成为改变你人生意义的拐点。
从校园步入职场，从课桌到工位，空间的转变背后也是人生旅程的转折。作为初入职场的新人，不仅需要清晰了解工作的内容，更需要掌握科学的工作方式。信息科技时代，如何选择和使用办公软件，是新职场人开启职业生涯成长的第一步。随着AI、大数据等技术的发展，经过30多年的迭代与更新，现代办公软件不仅是一个生产效率工具，更是工作生活方式不可或缺的一部分。想在职场中快速站稳脚跟，提升职场竞争力，除了需要培养良好的职场学习习惯，在“学中做，做中学”，更要充分利用办公软件所提供的丰富内容，巧妙地借助更智能化的办公工具及服务提升效率。
本书深谙学习之道，将办公软件基础性学习变得生动易学，远近缓急繁简有度。通过办公软件培训技能学习，可以更好地指引你如何构建良好的职场生活方式，合理安排时间。同时兼顾新人及有专业性需求人群，有效帮助你快速从办公入门级选手进阶到办公高手，快速建立职场信心，节约更多时间，投入到更有创造力的工作中去。
在此，感谢每一位支持WPS的用户，欢迎加入WPS大家庭，我们一直和你们在一起。
同时，特别感谢每一位读者自我努力，怀着勇气、坚韧和信心，持之以恒地学习，保持对事物的新鲜感。相信当你掌握更多技能，知行合一，便可以自由应对更多的挑战，让你的人生因你而不同。
葛柯 北京金山办公软件股份有限公司CEO
随着企业信息化的不断发展，办公软件已经成为公司日常办公中不可或缺的工具。
WPS Office是由金山软件股份有限公司自主研发的一款办公软件套装，可以实现办公软件最常用的文字、表格、演示等多种功能，具有内存占用低、运行速度快、体积小巧、强大插件平台支持、免费提供海量在线存储空间及文档模板的优点。
使用WPS Office可以进行各种文档资料的管理、数据的处理与分析、演示文稿的展示等。目前，这些工具已被广泛应用于财务、行政、人事、统计和金融等众多领域，为此，我们精心编写了本书，以满足企业或个人用户在实现高效、简捷的现代化管理过程中了解和应用WPS Office的需求。
本书特色有以下几个。
（1）实例为主，易于上手。全面突破传统的按部就班讲解知识的模式，模拟真实的办公环境，以实例为主，将读者在学习过程中遇到的各种问题进行详细介绍，以便读者能够轻松上手，解决各种疑难问题。
（2）一步一图，图文并茂。在介绍具体操作步骤时，每一步操作步骤都配有对应的插图，使读者能够更快、更熟练地运用各种操作技巧。
（3）高手过招，专家解密。通过“高手过招”栏目讲解精心筛选的WPS使用技巧，帮助读者掌握职场办公中应用广泛的技巧。
（4）视频教学，注重效率。为了方便部分读者的学习，本书附赠多媒体教学视频。针对部分章节的内容，读者完全可以脱离书稿，通过观看视频来学习，感受与众不同的学习体验，并提高学习效率。
WPS Office是由金山软件股份有限公司出品的Office软件，可以实现办公软件最常用的文字、表格、演示等多种功能。“WPS文字”是WPS Office的一个重要组件，是一款优秀的文字处理与排版应用程序。
文档的基本操作包括新建文档、保存文档、编辑文档、浏览文档、打印文档、保护文档，以及文档的简单格式设置。
某公司已发布招聘信息，并收集了应聘者的简历，然后要以邮件形式通知部分应聘者来公司面试。WPS文字的基本操作是面试的主要内容之一。
用户可以使用“WPS文字”方便、快捷地新建多种类型的文档，如空白文档、本机上的模板等。
当“WPS文字”未启动时，可通过下面的方法新建空白文档。
01 单击桌面左下方的“开始”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“所有程序”→“WPS文字”命令，如图1-1所示，启动“WPS文字”软件。
02 打开“WPS文字”，单击界面左上方的“WPS文字”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“文件”→“新建”命令，如图1-2所示，即可创建一个名为“文档1”的空白文档。
当“WPS文字”已经启动时，可通过下面3种方法新建空白文档。
方法1：在“WPS文字”主界面中单击“新建”图标按钮，如图1-3所示，即可创建一个空白文档。
方法2：在“WPS文字”界面中按Ctrl+N组合键即可创建一个空白文档。
方法3：单击“自定义快速访问工具栏”按钮
，在弹出的下拉菜单中选择“新建”命令，如图1-4所示。此时“新建”按钮
就添加到“快速访问工具栏”中，单击该按钮即可新建一个空白文档，如图1-5所示。
除空白文档外，WPS文字还为用户提供了很多精美的联机模板。
01 启动WPS文字，单击“从更多模板新建”图标按钮，如图1-6所示。
02 在打开的“我的WPS”界面中，用户可以看到热门排行榜下有许多简历模板，此外，用户也可以在界面左上方的搜索框中输入想要搜索的模板类型，如图1-7所示。
03 在搜索到的结果中单击需要的模板，然后单击模板右侧的“立即下载”按钮即可，如图1-8所示。
在编辑文档的过程中，可能会遇到断电、死机或系统自动关闭等情况，造成信息数据丢失。为了避免不必要的损失，用户应该及时保存文档。
新建文档以后，用户可以将其保存，具体的操作步骤如下。
01 启动WPS文字，单击界面左上方的“WPS文字”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“文件”→“保存”命令，如图1-9所示。
02 此时用户若是第一次保存文档，WPS文字会打开“另存为”窗口，在窗口左侧的列表框中单击“计算机”，然后在右侧窗格中双击文档的保存位置，如图1-10所示。
03 然后单击文件名，在“文件名”文本框内输入文档名称，单击“保存”按钮即可保存新建的空白文档，如图1-11所示。
用户对已经保存过的文档进行编辑后，可以使用以下几种方法进行保存。
方法1：单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮，如图1-12所示。
方法2：单击“WPS文字”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“文件”→“保存”命令，如图1-13所示。
方法3：按Ctrl+S组合键。
用户对已有文档进行编辑后，可以另存为同类型文档或其他类型的文件。
01 单击界面左上方的“WPS文字”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“文件”→“另存为”命令，如图1-14所示。
02 打开“另存为”窗口，在窗口左侧的列表框中单击“计算机”，然后在右侧窗格中双击文档的保存位置，如“工作（E：）”，如图1-15所示。
03 然后在“保存在”列表框中选择保存位置，在“文件名”文本框内输入文件名称，在“文件类型”下拉列表框中选择文件类型，单击“保存”按钮即可，如图1-16所示。
编辑文档是WPS文字处理软件最主要的功能之一，接下来介绍如何在WPS文字中对中文、英文、数字及日期等对象进行编辑。
新建一个空白文档后，用户就可以在文档中输入中文了，具体的操作步骤如下。
01 打开新建的空白文档，切换至任意一种汉字输入法，单击文档编辑区，在光标闪烁处输入文本内容，如“面试通知”，然后按Enter键将光标移至下一行行首，如图1-17所示。
02 输入面试通知的主要内容，如图1-18所示。
在编辑文档的过程中，如果用户需要输入数字，只需按键盘上的数字键直接输入即可。输入数字的具体操作步骤如下。
01 分别将光标定位至文本“于”和“月”之间，按键盘上的数字键“8”，再将光标定位至文本“月”和“日”之间，依次按键盘上的数字键“3”和“1”，即可分别输入数字“8”和“31”，如图1-19所示。
02 使用同样的方法输入其他数字即可。
在编辑文档的过程中，用户如果想要输入英文文本，需先将输入法切换到英文状态，然后进行输入。输入英文的具体操作步骤如下。
01 按Shift键将输入法切换到英文状态，将光标定位在文本“三楼”前，然后输入小写英文文本“top”，如图1-20所示。
02 如果要更改英文的大小写字母，需先选择英文文本，如“top”，然后切换至“开始”选项卡，在工具栏中单击“更改大小写”的扩展按钮，在弹出的下拉菜单中选择“更改大小写”命令，如图1-21所示。
03 打开“更改大小写”对话框，选中“大写”单选按钮，然后单击“确定”按钮即可，如图1-22所示。
04 保持“top”的选中状态，按Shfit+F3组合键，“top”变成“Top”；再次按Shfit+F3组合键，“Top”变成“TOP”；继续按Shfit+F3组合键，“TOP”变成“top”。
注意
用户也可以通过键盘实现英文大小写的更改。按键盘上的CapsLock”键，然后输入字母，即可输入大写字母；再次按键盘上的CapsLock键，然后输入字母，即可关闭大写。在英文输入法中，按Shfit+字母键也可以实现英文大小写的切换。
用户在编辑文档时，往往需要输入日期和时间。如果用户要使用当前的日期和时间，可以使用WPS自带的插入日期和时间功能。输入日期和时间的具体操作步骤如下。
01 将光标定位在文档的最后一行行首，切换至“插入”选项卡，然后单击“日期”按钮，如图1-23所示。
02 打开“日期和时间”对话框，在“可用格式”列表框中选择一种日期格式，如2017年8月31日，如图1-24所示。
03 单击“确定”按钮，用户即可看到日期按选择格式插入到文档中了，如图1-25所示。
注意
文档输入完成后，如果不希望其中某些日期和时间随系统的改变而改变，可以选中相应的日期和时间，然后按Ctrl+Shfit+F9组合键切断域的链接即可。
文档的基本操作一般包括选择、复制、粘贴、剪切、删除以及查找和替换文本等内容，接下来分别进行介绍。
对文档中的文本进行编辑之前，首先要选择进行编辑的文本。下面介绍几种使用鼠标和键盘选择文本的方法。
◎ 使用鼠标选择文本
用户可以使用鼠标选取单个字词、连续文本、分散文本、矩形文本、段落文本及整个文档等。
（1）选择单个字词
用户只需将光标定位在需要选择字词的开始位置，然后按住鼠标左键不放，拖动至需要选择的字词的结束位置，释放鼠标左键即可。另外，在词语中的任何位置双击鼠标也可以选择该词语。例如，双击选择词语“身份证”，此时被选择的文本会呈深灰色显示，如图1-26所示。
（2）连续选择文本
01 用户只需将光标定位在需要选择文本的开始位置，然后按住鼠标左键不放，拖动到需要选择文本的结束位置，释放鼠标左键即可，如图1-27所示。
02 如果要选择超长文本，用户只需将光标定位在需要选择文本的开始位置，然后用滚动条代替光标向下移动文档，直到看到想要选择部分的结束处，按住Shfit键，然后单击要选择文本的结束处，这样从开始到结束处的这段文本内容就会全部被选中，如图1-28所示。
（3）选择段落文本
在要选择段落中的任意位置处连续单击3次鼠标左键，即可选择整个段落文本，如图1-29所示。
（4）选择矩形文本
按住Alt键，同时在文本中拖动鼠标即可选择矩形文本，如图1-30所示。
（5）选择分散文本
在文档中，首先使用拖动鼠标的方法选择一个文本，然后按住Ctrl键，依次选择其他文本，就可以选择任意数量的分散文本了，如图1-31所示。
◎ 使用组合键选择文本
除了使用鼠标选择文本外，用户还可以使用键盘上的组合键选择文本。在使用组合键选择文本前，用户应根据需要将光标定位在适当的位置，然后再按相应的组合键选择文本。
“WPS文字”提供了一整套利用键盘选择文本的方法，主要是通过Shfit、Ctrl和方向键来实现的，具体的操作方法如表1-1所示。
◎ 使用选中栏选择文本
选中栏就是“WPS文字”左侧的空白区域。当鼠标指针移至该空白区域时，指针便会呈箭头形状显示。
（1）选择行
将鼠标指针移至要选中行左侧的选中栏中，单击即可选中该行文本，如图1-32所示。
（2）选择段落
将鼠标指针移至要选中段落左侧的选中栏中，双击即可选中整段文本，如图1-33所示。
（3）选择整篇文档
将鼠标指针移至选中栏中，然后连续单击3次鼠标左键即可选择整篇文档，如图1-34所示。
复制文本时，软件会将整个文档或文档中的一部分复制一份备份文件，并放在指定位置——剪贴板中，而“被复制”的内容仍按原样保留在原位置。
（1）Windows剪贴板的使用
剪贴板是Windows的一块临时存储区，用户可以在剪贴板上对文本进行复制、剪切或粘贴等操作。不过剪贴板只能保留一份数据，每当新的数据传入，旧的数据便会被覆盖。复制文本的具体操作方法如下。
方法1：打开某文档，选择“XX先生/女士”文本，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，如图1-35所示。
方法2：选择“XX先生/女士”文本，然后切换至“开始”选项卡，在工具栏中单击“复制”按钮，如图1-36所示。
方法3：选择“XX先生/女士”文本，然后按Ctrl+C组合键即可。
（2）左键拖动
将鼠标指针放在选中的文本上，按住Ctrl键，同时按鼠标左键将其拖动至目标位置，在此过程中鼠标指针右下方会出现一个“+”号，如图1-37所示。
“剪切”是指用户把选中的文本放入到剪贴板中，单击“粘贴”按钮后又会出现一份相同的文本，原来的文本会被系统自动删除。
常用剪切文本的方法有以下几种。
（1）使用鼠标右键菜单
打开某文档，选中要剪切的文本，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令即可，如图1-38所示。
（2）使用剪贴板
选中文本后，切换至“开始”选项卡，在工具栏中单击“剪切”按钮，如图1-39所示。
（3）使用快捷键
按Ctrl+X组合键也可以实现快速剪切文本。
复制文本以后，接下来就可以进行粘贴了。用户常用的粘贴文本的方法有以下几种。
（1）使用鼠标右键菜单
复制文本以后，用户只需在目标位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”“只粘贴文本”“选择性粘贴”中任意一个命令即可，如图1-40所示。
（2）使用剪贴板
复制文本以后，切换至“开始”选项卡，在工具栏中单击“粘贴”按钮的下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择任意一个粘贴命令即可，如图1-41所示。
（3）使用快捷键
按Ctrl+C和Ctrl+V组合键，可以快速地复制和粘贴文本。
在编辑文档的过程中，用户可能会需要查询并替换某些字词。使用WPS文字的查找和替换功能可以节约大量时间。
查找和替换文本的具体操作步骤如下。
01 打开某文档，切换至“开始”选项卡，在工具栏中单击“查找替换”按钮，如图1-42所示。
02 打开“查找和替换”对话框，切换至“查找”选项卡，或者按Ctrl+F组合键。在“查找内容”文本框内输入要查找的内容，如“联系人”，然后单击“查找下一处”按钮，如图1-43所示。
03 然后用户就可以看到文本“联系人”在文档中以灰色底纹显示，如图1-44所示。查找完成后系统会弹出提示对话框，提示用户“已完成对文档的搜索”，然后单击“确定”按钮即可，如图1-45所示。
04 如果用户需要替换相关的文本，可以在打开的“查找和替换”对话框中切换至“替换”选项卡，或者按Ctrl+H组合键打开“查找和替换”对话框，系统会自动切换到“替换”选项卡。在“查找内容”文本框内输入“人力资源部”，在“替换为”文本框内“人事部”，然后单击“全部替换”按钮即可将文档中的文本“人力资源部”全部替换成“人事部”，如图1-46所示。
05 替换完成后，系统会弹出提示对话框，提示用户“全部完成。完成1处替换”，如图1-47所示。
06 单击“确定”按钮，然后单击“关闭”按钮，返回文档中。替换结果如图1-48所示。
首先选中进行替换的文本，然后输入需要的文本。新输入的文本会自动替换选中的文本。
从文档中删除不需要的文本，用户可以使用快捷键删除文本。具体的操作方法如表1-2所示。
WPS文字提供了多种视图模式供用户选择，包括“全屏显示”“页面”“大纲”和“Web版式”4种视图模式。
“全屏显示”是将文档内容放映在整个屏幕内，便于用户阅读。进入全屏显示视图模式的方法如图1-49所示。
切换至“视图”选项卡，在工具栏中单击“全屏显示”按钮，或者单击“WPS文字”界面下方“自定义状态栏”中的“全屏显示”按钮，即可将文档的显示方式切换至“全屏显示”视图模式，如图1-50所示。
“页面”可以显示“WPS文字”文档的打印结果外观，主要包括页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素，是最接近打印结果的视图模式。
切换至“视图”选项卡，在工具栏中单击“页面”按钮，或者单击“WPS文字”界面下方“自定义状态栏”中的“页面视图”按钮，即可将文档的显示方式切换至“页面”视图模式，如图1-50所示。
“大纲”主要用于“WPS文字”文档结构的设置和浏览，使用“大纲”视图可以迅速了解文档的结构和内容梗概。
01 切换至“视图”选项卡，在工具栏中单击“大纲”按钮，或者单击“WPS文字”界面下方“自定义状态栏”中的“大纲”按钮，如图1-51所示。
02 进入“大纲”视图模式，同时在功能区中会显示“大纲”选项卡，如图1-52所示。
03 切换到“大纲”选项卡，在“大纲”工具组中单击“显示所有级别”按钮的下三角按钮，用户可以在弹出的下拉列表框中为文档设置或修改大纲级别。设置完毕后，单击“关闭”按钮，自动返回进入大纲视图前的视图状态，如图1-53所示。
“Web版式”以网页的形式显示WPS文档，适用于发送电子邮件和创建网页。
切换至“视图”选项卡，在工具栏中单击“Web版式”按钮，或者单击“WPS文字”界面下方“自定义状态栏”中的“Web版式”按钮，如图1-54所示。
（1）拖动滑块
用户可以根据需要，直接左右拖动“显示比例”滑块，调整文档的缩放比例，如图1-55所示。
（2）使用按钮
还可以直接单击“缩小”按钮和“放大”按钮，调整文档的缩放比例，如图1-56所示。
文档编辑完成后，用户可以进行简单的页面设置，然后进行预览。如果用户对预览效果比较满意，就可以实施打印了。
页面设置是指文档打印前对页面元素的设置，主要包括页边距、纸张、版式和文档网格等内容。页面设置的具体操作步骤如下。
01 打开某文档，切换至“页面布局”选项卡，单击工具栏中的“页面设置”对话框启动器按钮，如图1-57所示。
02 弹出“页面设置”对话框，系统会自动切换到“页边距”选项卡，在“页边距”组合框中的“上”“下”“左”“右”微调框中调整页边距大小，在纸张“方向”组合框中选择“纵向”选项，如图1-58所示。
03 切换到“纸张”选项卡，在“纸张大小”下拉列表框中选择“A4”选项，然后单击“确定”按钮即可，如图1-59所示。
页面设置完成后，可以通过预览来浏览打印效果。预览及打印的具体操作步骤如下。
01 单击“自定义快速访问工具栏”按钮
，在弹出的下拉菜单中选择“打印预览”命令，如图1-60所示。
02 用户可以看到“打印预览”按钮已添加到快速访问工具栏中了。单击“打印预览”按钮，如图1-61所示。
03 然后“WPS文字”会进入“打印预览”界面，单击“打印”按钮即可，如图1-62所示。
04 打开“打印”对话框，用户可以根据打印需要进行设置，设置完成后单击“确定”按钮即可，如图1-63所示。
用户可以通过限制编辑和文档加密等方法对文档进行保护，以防止无操作权限的人员随意打开或修改文档。
开启“WPS文字”的“限制编辑”功能，可以对文档的编辑权限进行设置。具体的操作步骤如下。
01 打开某文档，切换至“审阅”选项卡，单击工具栏中的“限制编辑”按钮，然后“WPS文字”会在文档右侧打开“限制编辑”的设置窗格。勾选“设置文档的保护方式”复选框，然后可以单击选择任意一项需要限制的编辑功能。
“只读”：可以防止文档被修改。不过，用户可以设置允许编辑的区域。在文档中选择部分内容，并选择可以对其进行编辑的用户。
“修订”：允许修改文档，但修改记录将以修订方式展现。
“批注”：只允许在文档中插入批注。不过，用户可以设置允许编辑的区域。在文档中选择部分内容，并选择可以对其进行编辑的用户。
“填写窗体”：可以防止文档被修改，只能在窗体域中输入内容。
然后单击“启动保护”按钮，如图1-64所示。
02 打开“启动保护”对话框，分别在“新密码”和“确认新密码”右侧文本框中输入密码后，单击“确定”按钮，如图1-65所示。
03 再次启动文档，用户可以看到该文档名称处颜色会发生改变，而且用户无法在文档中实现编辑功能。如果用户想要取消“限制编辑”功能对文档进行编辑，单击“限制编辑”窗格中的“停止保护”按钮，如图1-66所示。
04 打开“取消保护文档”对话框，在“密码”文本框内输入密码，然后单击“确定”按钮即可，如图1-67所示。
在日常办公中，为了保证文档安全，用户经常会为文档设置加密。文档加密的具体操作步骤如下。
01 打开某文档，切换至“审阅”选项卡，单击工具栏中的“文档加密”按钮，如图1-68所示。
02 打开“文档加密”对话框，系统会自动切换到“账号加密”选项卡，用户可以对WPS账户进行加密，操作完成后，只有列表中的账户才有权限操作该文档，然后单击“应用”按钮，如图1-69所示。
03 弹出“提示”对话框，系统会提示用户“授权后，列表外的用户将无法打开此文档”，单击“确认”按钮即可，如图1-70所示。
04 如果用户不希望使用账号加密功能，也可以使用密码加密功能。在“文档加密”对话框中，切换至“密码加密”选项卡，用户可以分别设置打开权限和编辑权限，然后单击“应用”按钮，如图1-71所示。
05 “WPS文字”会弹出提示“设置完成”，单击“确定”按钮即可，如图1-72所示。
06 再次打开文档时，“WPS文字”会弹出“密码”对话框，提示用户输入打开文件所需的密码，输入完成后单击“确定”按钮即可，如图1-73所示。
07 如果用户设置了编辑权限，这时“WPS文字”会继续弹出“密码”对话框，提示用户“输入修改密码，或者只读模式打开”，输入密码完成后单击“确定”按钮即可，如图1-74所示。
08 打开文档后，用户会发现该文档名称处会有密码加密的标记，如图1-75所示。
09 “WPS文字”为用户提供的“文档加密”功能中，除了“账号加密”和“密码加密”外，还有“硬件加密”。由于篇幅所限出处不再详细介绍，用户可根据提示进行操作。
10 WPS文字的“文档加密”对话框除了通过“审阅——文档加密”菜单命令可以打开外，还可以单击“WPS文字”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“文件加密”命令，然后在打开的菜单中选择需要的文档加密方法，如图1-76所示。或者单击“WPS文字”按钮的下三角按钮，选择“文件”→“文件加密”命令，如图1-77所示。
校规校纪是学校对学生日常行为生活的规范，是学生在校要遵守的最起码的行为准则。下面制作一个“校规校纪”文档。
为了使文档更丰富多彩，“WPS文字”提供了多种字体格式供用户进行文本设置。字体格式设置主要包括设置字体、字号、加粗、倾斜和字体效果等操作。
要使文档中的文字更利于阅读，就需要对文档中文本的字体及字号进行设置，以区分各种不同的文本。
◎ 使用“字体”组
使用“字体”组进行字体和字号设置的具体操作步骤如下。
01 打开某文档，选中文档标题“校规校纪”，切换到“开始”选项卡，单击工具栏中的字体下拉按钮，在下拉列表框中选择合适的字体，如“华文中宋”，如图1-78所示。
02 单击工具栏中的字号下拉按钮，在下拉列表框中选择合适的字号，如“小一”，如图1-79所示。
◎ 使用“字体”对话框
使用“字体”对话框对选中文本进行设置的具体操作步骤如下。
01 选中所有的正文文本，切换至“开始”选项卡，单击工具栏中“字体组”对话框启动器按钮，如图1-80所示。
02 打开“字体”对话框，自动切换至“字体”选项卡，在“中文字体”下拉列表框中选择“华文仿宋”选项，在“字形”下拉列表框中选择“常规”选项，在“字号”下拉列表框中选择“四号”选项，然后单击“确定”按钮即可，如图1-81所示。
设置加粗效果，可让选择的文本更加突出。
打开某文档，选中文档标题“校规校纪”，切换至“开始”选项卡，单击工具栏中的加粗按钮即可，如图1-82所示。
通过设置“WPS文字”文档中的字符间距，可以使文档的页面布局更符合实际需要，设置字符间距的具体操作步骤如下。
01 选中文本标题“校规校纪”，切换至“开始”选项卡，单击工具栏中“字体组”右下角的对话框启动器按钮，如图1-83所示。
02 打开“字体”对话框，切换至“字符间距”选项卡。在“间距”下拉列表框中选择“加宽”选项，在间距“值”微调框中输入“4”，在值单位的下拉列表框中选择“磅”，然后单击“确定”按钮即可，如图1-84所示。
设置了字体格式之后，用户还可以为文本设置段落格式。“WPS文字”为用户提供了多种设置段落格式的方法，主要包括对齐方式、段落缩进和间距等。
段落和文字的对齐方式可以通过“段落”组进行设置，也可以通过“段落”对话框进行设置。
◎ 使用“段落”组
使用“段落”组中各种对齐方式的按钮，可以快速地设置段落和文字的对齐方式，具体操作步骤如下。
打开某文档，选中标题“校规校纪”，切换至“开始”选项卡，在工具栏中单击“居中”按钮，如图1-85所示。
◎ 使用“段落”对话框
01 选中文档中的段落或文字，切换至“开始”选项卡，单击工具栏中“段落组”右下角的对话框启动器按钮，如图1-86所示。
02 打开“段落”对话框，切换至“缩进和间距”选项卡，在“常规”组合框中的“对齐方式”下拉列表框中选择“分散对齐”选项，如图1-87所示。
03 单击“确定”按钮，返回“WPS文字”，设置效果如图1-88所示。
通过设置段落缩进，可以调整文档正文内容与页边距之间的距离。用户可以使用“段落”组、“段落”对话框和标尺设置段落缩进。
◎ 使用“段落”组
01 选中除标题以外的其他文本段落，切换至“开始”选项卡，在工具栏中单击“增加缩进量”按钮，如图1-89所示。
02 返回“WPS文字”，用户可以发现选中的文本段落向右侧缩进了一个字符，如图1-90所示。
◎ 使用“段落”对话框
01 选中文档中的文本段落，切换至“开始”选项卡，单击工具栏中“段落”组右下角的对话框启动器按钮，如图1-91所示。
02 打开“段落”对话框，自动切换至“缩进和间距”选项卡，在“缩进”组合框中的“特殊格式”下拉列表框中选择“悬挂缩进”选项，然后在“度量值”的微调框中设置为“1.5”字符，其他设置保持不变，如图1-92所示。
03 单击“确定”按钮，返回“WPS文字”，设置效果如图1-93所示。
间距是指行与行之间、段落与行之间，段落与段落之间的距离。在“WPS文字”中，用户可以通过以下方法设置行和段落间距。
◎ 使用“段落”组
使用“段落”组设置行和段落间距的具体操作步骤如下。
01 打开某文档，选中全篇文档，切换至“开始”选项卡，单击工具栏中的“行距”按钮，在弹出的下拉列表框中选择“1.5”选项，随即行距就变成了1.5倍的行距，如图1-94所示。
02 选中标题行，单击工具栏中的“行距”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“其他”命令，如图1-95所示。
03 打开“段落”对话框，自动切换至“缩进和间距”选项卡，在“间距”组合框中“段后”微调框内输入“1”，并将单位修改为“行”，设置完成后单击“确定”按钮，如图1-96所示，用户即可发现标题所在的段落下方增加了一段空白间距。
◎ 使用“段落”对话框
打开某文件，选中文档的标题行，切换至“开始”选项卡，单击工具栏中“段落组”右下角的“对话框启动器”按钮。打开“段落”对话框，自动切换至“缩进和间距”选项卡，在“间距”组合框中的“段前”微调框中将间距值调整为“1行”，在“段后”微调框中将间距值调整为“12磅”，在“行距”下拉列表框中选择“最小值”选项，在“设置值”微调框中输入“12磅”，如图1-97所示。
合理使用项目符号和编号，可以使文档的层次结构更清晰、更有条理。
01 打开某文档，选中需要添加项目符号的文本，切换至“开始”选项卡，单击工具栏中“项目符号”按钮的下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“圆形”命令，随即在文本前插入了圆形项目符号，如图1-98所示。
02 选中需要添加编号的文本，单击工具栏中“编号格式”按钮的下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择一种合适的编号，即可在文档中插入编号，如图1-99所示。
通过在WPS文字文档中插入段落边框和底纹，可以使相关段落的内容更加醒目，从而增强WPS文字文档的可读性。
在默认情况下，段落边框的格式为黑色单直线。用户可以通过设置段落边框的格式，使其更加美观。为文档添加边框的具体操作步骤如下。
01 打开某文档，选中要添加边框的文本，切换至“开始”选项卡，单击工具栏中“边框”按钮的下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“外侧框线”命令，如图1-100所示。
02 返回“WPS文字”界面，添加边框后的效果如图1-101所示。
为文档添加底纹的具体操作步骤如下。
01 选中要添加底纹的文档，切换至“页面布局”选项卡，在工具栏中单击“页面边框”按钮，如图1-102所示。
02 打开“边框和底纹”对话框，切换至“底纹”选项卡，在“填充”下拉列表框中选择“钢蓝，着色5，浅色40%”选项，如图1-103所示。
03 然后在“图案”组合框中的“样式”下拉列表框中选择“5%”选项，如图1-104所示。
04 单击“确定”按钮，返回“WPS文字”界面，添加底纹后的效果如图1-105所示。
为了使WPS文字文档看起来更加美观，用户可以添加各种漂亮的页面背景，包括水印、背景颜色以及其他填充效果。
WPS文字文档中的水印是指作为文档背景图案的文字或图像。WPS文字提供了多种水印模板和自定义水印功能。为WPS文字文档添加水印的具体操作步骤如下。
01 打开某文档，切换至“插入”选项卡，在工具栏中单击“水印”按钮的下三角按钮，如图1-106所示。
02 打开“自定义水印”对话框，可以直接单击“预设水印”下的任意水印，或者单击“插入水印”按钮进行设置，如图1-107所示。
03 打开“水印”对话框，用户可以在“文字水印”组合框内进行设置，如在“内容”下拉列表框中选择“严禁复制”选项，在“字体”下拉列表框中选择“楷体”选项，在“字号”下拉列表框中选择“80”选项，设置完成后单击“确定”按钮即可，如图1-108所示。
04 返回“WPS文字”界面，添加水印后的效果如图1-109所示。
页面颜色是指显示在“WPS文字”文档最底层的颜色或图案，用于丰富“WPS文字”文档的页面显示效果。页面颜色在打印时不会显示。设置页面颜色的具体操作步骤如下。
01 切换至“页面布局”选项卡，单击工具栏中“背景”按钮的下三角按钮，在打开的下拉列表框中用户可以选择主题颜色，如“巧克力黄，着色2”，或者单击“其他填充颜色”选项，如图1-110所示。
02 打开“颜色”对话框，切换至“自定义”选项卡，在“颜色”面板上选择合适的颜色，也可以在下方的微调框中调整颜色的R、G、B值，然后单击“确定”按钮即可，如图1-111所示。
03 返回“WPS文字”界面，设置背景后的效果如图1-112所示。
为用户添加其他填充效果，如纹理效果，具体的操作步骤如下。
01 切换至“页面布局”选项卡，单击工具栏中“背景”按钮的下三角按钮，在打开的菜单中单击“纹理”命令，如图1-113所示。
02 打开“填充效果”对话框，切换至“纹理”选项卡，在“纹理”列表框中选择“金山”选项，单击“确定”按钮，如图1-114所示。
03 返回“WPS文字”界面，添加纹理后的效果如图1-115所示。
在日常工作中，某些文件需要领导审阅或者经过大家讨论后才能执行，就需要在这些文件上进行一些批示、修改。“WPS文字”提供了批注、修订、更改等审阅工具，大大提高了办公效率。
为了帮助阅读者更好地理解文章内容以及跟踪文档的修改情况，可以为文档添加批注。添加批注的具体操作步骤如下。
01 打开某文档，选中要插入批注的文字，切换至“插入”选项卡，单击工具栏中的“批注”按钮，如图1-116所示。
02 随即在文档的右侧出现一个批注框，用户可以根据需要输入批注信息。“WPS文字”的批注信息前面会自动加上用户名以及添加批注的时间，如图1-117所示。
03 如果要删除批注，单击批注框右上角的“删除”按钮即可，如图1-118所示。
WPS文字提供了文档修订功能，在打开修订功能的状态下，系统会自动跟踪对文档的所有更改，包括插入、删除和格式更改，并对更改的内容做出标记。
◎ 更改用户名
在文档的审阅和修订过程中，可以更改用户名，具体的操作步骤如下。
01 在文档中，切换至“审阅”选项卡，单击工具栏中“修订”按钮的下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“更改用户名”命令，如图1-119所示。
02 打开“选项”对话框，自动切换至“用户信息”选项卡，用户可以在右侧窗格内对用户信息进行修改，如在“姓名”文本框内输入“Zhang”，在“缩写”文本框输入“Z”，在“通讯地址”文本框内输入“北京市XXX”，然后单击“确定”按钮即可，如图1-120所示。
◎ 修订文档
01 切换至“审阅”选项卡，单击工具栏中“显示标记”按钮的下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“使用批注框”→“在批注框中显示修订内容”命令，如图1-121所示。
02 单击工具栏中“显示标记的最终状态”按钮的下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“显示标记的最终状态”命令，如图1-122所示。
03 在“审阅”选项卡内，单击工具栏中“修订”按钮的上半部分，随即进入修订状态，如图1-123所示。
04 将文档中的数字“2”修改为“3”，此时，文档右侧的批注框内会自动显示修改的作者、时间以及删除的内容，如图1-124所示。
05 直接删除文档中的文本“随时”，效果如图1-125所示。
06 将文档标题“校规校纪”的字号调整为“二号”，随即在右侧弹出一个批注框，并显示格式修改的详细信息，如图1-126所示。
07 当所有的修订完成以后，用户可以通过“审阅窗格”功能通篇浏览所有的审阅摘要。切换至“审阅”选项卡，单击工具栏中的“审阅窗格”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“垂直审阅窗格”命令，如图1-127所示。
08 此时在文档右侧会出现“审阅窗格”，并显示审阅记录，如图1-128所示。
◎ 更改文档
文档的修订工作完成以后，用户可以跟踪修订内容，并选择接受或拒绝。更改文档的具体操作步骤如下。
01 在文档中，切换至“审阅”选项卡，在工具栏中单击“上一条”按钮或“下一条”按钮，可以定位到当前修订的上一条和下一条，如图1-129所示。
02 用户可以对文档的修改内容选择接受。单击工具栏中“接受”按钮的下半部分，在弹出的下拉菜单中可以选择“接受修订”“接受所有的格式修订”等命令，如图1-130所示。
03 用户也可以对文档的修改内容选择拒绝。单击工具栏中“拒绝”按钮的下半部分，在弹出的下拉菜单中可以选择“拒绝所选修订”“拒绝所有的格式修订”等命令，如图1-131所示。
04 审阅完毕后，单击工具栏中“修订”按钮的上半部分，退出修订状态，如图1-132所示。
在“WPS文字”中，通过插入图片和文本框，用户可以快速地为文档设计封面。
在文档中插入并编辑图片的具体操作步骤如下。
01 打开某文档，将光标定位在标题行文本前，切换至“插入”选项卡，单击工具栏中的“空白页”按钮，如图1-133所示。
02 此时，在文档的开头插入了一个空白页，将光标定位在空白页中，切换至“插入”选项卡，单击工具栏中的“图片”按钮，如图1-134所示。
03 打开“插入图片”对话框，单击左侧菜单列表中的“计算机”，然后在右侧窗格中选择图片，单击“打开”按钮，如图1-135所示。
04 返回“WPS文字”界面，此时在文档中插入了一个封面底图，自动切换至“图片工具”选项卡，单击工具栏中“大小和位置”的“对话框启动器”按钮，如图1-136所示。
05 打开“设置对象格式”对话框，切换至“大小”选项卡，取消勾选“锁定纵横比”复选框，在“高度”组合框中的“绝对值”微调框中输入20.92厘米，在“宽度”组合框中的“绝对值”微调框中输入26.15厘米，如图1-137所示。
06 切换至“版式”选项卡，在“环绕方式”下选择“衬于文字下方”选项，然后单击“高级”按钮，如图1-138所示。
07 打开“布局”对话框，切换至“位置”选项卡，在“水平”组合框中选中“对齐方式”单选按钮，然后在其右侧的下拉列表框中选择“居中”选项，在“相对于”下拉列表框中选择“页面”选项。在“垂直”组合框中选中“对齐方式”单选按钮，然后在其右侧的下拉列表框中选择“居中”选项，在“相对于”下拉列表框中选择“页面”选项，单击“确定”按钮，如图1-139所示，返回“设置对象格式”对话框，单击“确定”按钮。
在编辑文档时，经常会用到文本框，插入并编辑文本框的具体操作步骤如下。
01 切换至“插入”选项卡，单击工具栏中“文本框”按钮的下三角按钮，在打开的下拉菜单中选择“多行文字”命令，如图1-140所示。
02 此时，“WPS文字”中会出现一个“+”号，单击鼠标并拖动鼠标，插入一个多行文字文本框，如图1-141所示。
03 在文本框内输入“XXXX实验中学校规校纪”文本，然后将鼠标指针移动到文本的边线上，按住鼠标左键不放，将其拖动到合适的位置后释放鼠标左键，如图1-142所示。
04 选中“XXXX实验中学校规校纪”文本，切换至“开始”选项卡，单击工具栏中的字体下拉按钮，选择下拉列表框中的“华文中宋”选项，单击工具栏中的字号下拉按钮，选择下拉列表框中的“初号”选项，如图1-143所示。
05 选中该文本框，然后将鼠标指针移动到文本框的右下角，按住鼠标左键不放，拖动鼠标将其调整到合适的大小后释放鼠标左键，如图1-144所示。
06 将光标定位在文本“校”之前，然后按下空格键调整文本“校规校纪”的位置，设置完毕，效果如图1-145所示。
01 在“WPS文字”中，按Ctrl+H组合键，弹出“查找和替换”对话框，自动切换到“替换”选项卡，在“查找内容”文本框内输入“^p^p”，在“替换为”文本框内输入“^p”（符号“^”，即Shfit+6组合键，需在英文半角输入法下输入，“^p”表示一个硬回车，即段落间隔符；“^p^p”表示两个连续硬回车，中间无字符，即存在空行），如图1-146所示。
02 单击“全部替换”按钮，弹出“WPS文字”提示对话框，并显示替换结果，此时单击“确定”按钮，即可批量清除文档中的空格，如图1-147所示。
打开某文档，选中要进行转换的正文文本，切换至“审阅”选项卡，单击工具栏中的“繁转简”按钮即可实现文本字体由繁体向简体的转换，单击工具栏中的“简转繁”按钮即可实现文本字体由简体向繁体的转换，如图1-148所示。
