PowerPoint 2016实战从入门到精通（超值版）

PowerPoint 2016实战从入门到精通：超值版/龙马高新教育编著.--北京：人民邮电出版社，2017.5

ISBN　978-7-115-45051-7

Ⅰ.①P…　Ⅱ.①龙…　Ⅲ.①图形软件　Ⅳ.①TP391.412

中国版本图书馆CIP数据核字（2017）第038120号

◆编著　龙马高新教育

责任编辑　张翼

责任印制　彭志环

◆人民邮电出版社出版发行　　北京市丰台区成寿寺路11号

邮编　100164　　电子邮件　315@ptpress.com.cn

网址　http://www.ptpress.com.cn

三河市潮河印业印刷有限公司印刷

◆开本：787×1092　1/16

字数：540千字　　2017年5月第1版

印数：1-2500册　　2017年5月河北第1次印刷

内容提要

本书通过精选案例引导读者深入学习，系统地介绍了PowerPoint 2016的相关知识和应用方法。

全书共14章。第1～2章主要介绍PowerPoint 2016的基本操作以及文本的输入与编辑等；第3～9章主要介绍 PPT 的制作方法，包括设计图文并茂的 PPT、图形和图表的使用、模板与母版、添加多媒体、创建超链接与动作、添加切换与动画效果以及PPT的放映与打印等；第10～12章主要介绍PPT的实战案例，包括实用型PPT、报告型PPT以及展示型PPT等；第13～14章主要介绍Office 2016的高级应用方法，包括Office 2016的共享与协作以及Office的跨平台应用等。

在本书附赠的DVD多媒体教学光盘中，包含了10小时与图书内容同步的教学录像及所有案例的配套素材和结果文件。此外，还赠送了大量相关学习内容的教学录像、Office实用办公模板及扩展学习电子书等。

本书不仅适合PowerPoint 2016的初、中级用户学习使用，也可以作为各类院校相关专业学生和电脑培训班学员的教材或辅导用书。

前言

随着社会信息化的不断普及，计算机已经成为人们工作、学习和日常生活中不可或缺的工具，而计算机的操作水平也成为衡量一个人综合素质的重要标准之一。为满足广大读者的实际应用需要，我们针对不同学习对象的接受能力，总结了多位计算机高手、国家重点学科教授及计算机教育专家的经验，精心编写了这套“实战从入门到精通（超值版）”系列图书。

本套图书涉及读者在日常工作和学习中各个常见的计算机应用领域，在介绍软硬件的基础知识及具体操作时，均以读者经常使用的版本为主，在必要的地方也兼顾了其他版本，以满足不同读者的需求。本套图书主要包括以下品种。

从零开始，循序渐进

无论读者是否从事计算机相关行业的工作，是否接触过PowerPoint 2016，都能从本书中找到最佳的学习起点，循序渐进地完成学习过程。

紧贴实际，案例教学

全书内容均以实例为主线，在此基础上适当扩展知识点，真正实现学以致用。

紧凑排版，图文并茂

紧凑排版既美观大方又能够突出重点、难点。所有实例的每一步操作，均配有对应的插图和注释，以便读者在学习过程中能够直观、清晰地看到操作过程和效果，提高学习效率。

单双混排，超大容量

本书采用单、双栏混排的形式，大大扩充了信息容量，在300多页的篇幅中容纳了传统图书600多页的内容，从而在有限的篇幅中为读者奉送了更多的知识和实战案例。

独家秘技，扩展学习

本书在每章的最后，以“高手私房菜”的形式为读者提炼了各种高级操作技巧，而“举一反三”栏目更是为知识点的扩展应用提供了思路。

本书配套的多媒体教学光盘内容与书中知识紧密结合并互相补充。在多媒体光盘中，我们仿真工作和生活中的真实场景，通过互动教学帮助读者体验实际应用环境，从而全面理解知识点的运用方法。

10小时全程同步教学录像

光盘涵盖本书所有知识点的同步教学录像，详细讲解每个实战案例的操作过程及关键步骤，帮助读者更轻松地掌握书中所有的知识内容和操作技巧。

超多、超值资源

除了与图书内容同步的教学录像外，光盘中还赠送了大量相关学习内容的教学录像、Office实用办公模板、扩展学习电子书及本书所有案例的配套素材和结果文件等，以方便读者扩展学习。

(1) 将光盘放入光驱中，几秒钟后系统会弹出【自动播放】对话框。

(2) 单击【打开文件夹以查看文件】链接以打开光盘文件夹，用鼠标右键单击光盘文件夹中的MyBook.exe文件，并在弹出的快捷菜单中选择【以管理员身份运行】菜单项，打开【用户账户控制】对话框，单击【是】按钮，光盘即可自动播放。

(3) 光盘运行后会首先播放片头动画，之后进入光盘的主界面。其中包括【课堂再现】、【龙马高新教育APP下载】、【支持网站】3个学习通道和【素材文件】、【结果文件】、【赠送资源】、【帮助文件】、【退出光盘】5个功能按钮。

(4) 单击【课堂再现】按钮，进入多媒体同步教学录像界面。在左侧的章号按钮上单击鼠标左键，在弹出的快捷菜单上单击要播放的节名，即可开始播放相应的教学录像。

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本书由龙马高新教育策划，孔长征任主编，李震、赵源源任副主编。参与本书编写、资料整理、多媒体开发及程序调试的人员有孔万里、周奎奎、张任、张田田、尚梦娟、李彩红、尹宗都、王果、陈小杰、左琨、邓艳丽、崔姝怡、侯蕾、左花苹、刘锦源、普宁、王常吉、师鸣若、钟宏伟、陈川、刘子威、徐永俊、朱涛和张允等。

在本书的编写过程中，我们竭尽所能地将最好的内容呈现给读者，但也难免有疏漏和不妥之处，敬请广大读者不吝指正。读者在学习过程中有任何疑问或建议，可发送电子邮件至zhangyi@ptpress.com.cn。

第1章 PowerPoint 2016的基本操作

1.1 如何制作一份优秀的PPT

在介绍PowerPoint之前，首先通过几张幻灯片页面来了解一下什么是优秀的PPT。

1.1.1 优秀的PPT能带给你什么

当前，PPT在工作和学习中的使用频率越来越高，其重要性也越来越凸显。比起动辄几十页的Word文件，几页就能展示要点，并提供更丰富的视觉化表达方式的PPT成为更多人士的首选。一个优秀的PPT能给使用者和观众带来双重的成功与收获。

一份优秀的PPT报告，可以打造一鸣惊人的效果，有效帮助用户提高工作效率。通常，做幻灯片是为了工作需要，为了客户需要。精彩的PPT报告，可以实现有效沟通、使观众容易接受，从而帮助作报告的人取得好的工作成绩，在职场上一步一步走向成功！

1.1.2 优秀PPT的关键要素

一个优秀的PPT往往具备以下4个要素。

制作PPT通常是为了追求简洁、明朗的表达效果，以便有效地协助沟通。因此，一个优秀的PPT必须先确定一个合理明确的目标。

明确了目标，在制作PPT的过程中就不会偏离主题，制作出多页无用内容的幻灯片，也不会在一个文件里面讨论多个复杂问题。

PPT主要有两种用法：一是辅助现场演讲的演示，二是直接发送给观众自己阅读。要保证达到理想的效果，就必须针对不同的用法选用合理的形式。

如果制作的PPT用于演讲现场，就要全力服务于演讲。制作的PPT要多用图表和图示，少用文字，以使演讲和演示相得益彰。此外，还可以适当地运用特效及动画等功能，使演示效果更加丰富多彩。

发送给多个人员阅读的演示文稿，必须使用简洁、清晰的文字引领读者理解制作者的思路。

制作PPT的时候既要使内容齐全、简洁、清晰，又必须建立清晰、严谨的逻辑。做到逻辑清晰，可以遵循幻灯片的结构逻辑，也可以运用常见的分析图表法。

在遵循幻灯片的结构逻辑制作幻灯片时，通常一个PPT文档会包括10～30张幻灯片，有封面页、结束页和内容页等。制作的过程中必须严格遵循大标题、小标题、正文、注释等内容层级结构。

运用常见的分析图表法可以便于带领观众共同分析复杂的问题。常用的流程图和矩阵分析图等可以帮助排除情绪干扰，进一步理清思路和寻找解决方案。通过运用分析图表法可以使演讲者的表述更清晰，也更便于观众理解。

要使制作的PPT美观大方，具体可以从色彩和布局两个方面进行设置。

色彩是一门大学问，也是一个很感观的东西。PPT制作者在设置色彩时，要运用和谐但不张扬的颜色搭配。可以使用一些标准色，因为这些颜色都是大众容易接受的颜色。同时，为了方便辨认，制作PPT时应尽量避免使用相近的颜色。

幻灯片的布局要简单、大方，将重点内容放在显著的位置，以便观众一眼就能够看到。

1.1.3 我做的PPT为什么得不到好评

PPT是否优秀的关键在于其设计思维，一个没有理解PPT设计思维的制作者做出的PPT往往是得不到好评的。

做不出好的PPT，其原因往往在于对幻灯片的用途、思路和逻辑认识得不够清晰，没有使用有效的材料或对汇报材料不够熟悉，表达方式不够好，缺乏感官意识上的美感等。

总结起来，一个好的PPT制作的时候要做到“齐、整、简、适”。相对来说，一个得不到好评的PPT有犯许多种错误的可能，但其共同点都是“杂、乱、繁、过”。这里简单举例介绍几种情况。

⑴ 使用大量密布的文字来表达信息。

⑵ 文字颜色与背景色过于近似，如下图中的描述部分的文字颜色不够清晰。

⑶ 使用与内容不相关的图片。

1.1.4 站在观众的角度设计PPT

整个报告过程中，演讲者是主角，PPT只能是配角。而无论主角还是配角，都应以观众为核心，每一次激情演绎，主配角的每一次配合，都为打动观众而为。在制作PPT的过程中，不应只在乎自己的感受，而应学会换位思考，站在观众的角度去审视这个PPT。

过多的文字会给观众造成“看”的负担，从而影响“听”的效果，失去了演讲的意义。 PPT中提供的信息量越大，观众记住的信息量就越少。不要一味地想着你要说什么，而要考虑观众希望看到什么。相反，较少的文字比大量文字的PPT更容易让观众有效掌握和吸收内容。

复杂对观众的理解能力是一种挑战，而简洁对制作者的提炼能力是一种挑战。人的大脑都偏爱简单，PPT中的信息量过度复杂，观众就会失去浏览的兴趣。所以在制作 PPT时，不仅要想别人看到的是什么，还要想想别人看到后是否可以产生一致的理解。

1.2 优秀PPT的结构及设计理念

认识了制作优秀PPT的方法后，需要了解优秀PPT的完整结构、制作PPT的最佳流程以及高手的设计理念。

1.2.1 PPT的完整结构

一份完整的PPT主要包括首页、引言、目录、章节过渡页、正文、结束页等。

首页是幻灯片的第一个页面，用于显示该幻灯片的名称、作用、目的、作者以及日期等信息。下图所示的幻灯片首页显示幻灯片的名称以及作用。

引言页面可用于介绍企业LOGO、宣传语以及其他非正文内容的文本，让听众对幻灯片有大致的了解。下图所示的引言页面就显示了企业的LOGO以及宣传语。

目录页面主要列举PPT的主要内容，可以在其中添加超链接，便于从目录页面进入任何其他页面。

章节过渡页面起到承上启下的作用，内容要简洁，突出主题。也可以将章节过渡页作为留白，让听众适当地放松，聚集视野。

正文页面主要显示每一章节的主要部分，可以使用图表、图形、动画等吸引听众注意力，切忌不可使用大量文字，防止听众视觉疲劳。

结束页作为幻灯的结尾，可以向听众表达谢意，感谢听众。

1.2.2 PPT的最佳制作流程

PPT的制作，不仅靠技术，更要靠创意和理念。以下是制作PPT的最佳流程，掌握了基本操作之后，依照这些流程进一步融合独特的想法和创意，可以让我们制作出令人惊叹的PPT。

1.2.3 PPT高手的设计理念

如果需要使用PPT传达大量的信息，就需要考虑如何将重点内容展现在PPT中，然后再考虑如何更好地展现出这些重点，以使观众轻松观看。这就是PPT高手的设计理念。

制作PPT前，先要理清头绪，要清楚地知道这个PPT的目的，以及要通过PPT给观众传达什么样的信息。例如，要制作一个业绩报告PPT，最重要的就是向观众传达业绩数据。

清楚了要表达的内容后，先将这些记录在纸上，然后回过头再看一遍，看有没有遗漏或者不妥的内容。务必要深入构思，清晰整理。

如果你的逻辑思维混乱，就不可能制作出条理清晰的PPT，观众看到也会一头雾水、不知所云。所以PPT中内容的逻辑性非常重要，这是PPT的灵魂。

制作PPT前，在梳理PPT观点时，如果有逻辑混乱的情况，可以尝试使用金字塔原理来创建思维导图。

“金字塔原理”是在1973年由麦肯锡国际管理咨询公司的咨询顾问巴巴拉·明托（Barbara Minto）发明的，旨在阐述写作过程的组织原理，提倡按照读者的阅读习惯改善写作效果。因为主要思想总是从次要思想中概括出来的，文章中所有思想的理想组织结构也就必定是一个金字塔结构—由一个总的思想统领多组思想。在这种金字塔结构中，思想之间的联系方式可以是纵向的（即任何一个层次的思想都是对其下面一个层次思想的总结），也可以是横向的（即多个思想因共同组成一个逻辑推断式，而被并列组织在一起）。

金字塔原理图如下所示。

在理清PPT的制作思路后，可以运用此原理将要表现内容的提纲列出来，并在PPT中做成目录和导航的形式，使观众也能快速地明白你的意图。

PPT中内容的展示原则是“能用图，不用表；能用表，不用字”，所以要尽量避免大段的文字和密集的数据，将这些文字和数据尽可能地使用图示、图表和图片展示出来。

PowerPoint 2016中提供了大量美观的SmartArt图形，可以使用这些图形展示出列表、流程、循环、层次结构、关系、矩阵、棱锥图、图片等形式，如下图所示，也可以将插入PPT中的图片直接转换为上述这些形式。

下图所示的幻灯片就使用了流程类型的SmartArt图形来展示高效沟通的步骤。

使用图表可以直观地展示出你的数据，使观众一目了然，不再需要去看枯燥无味的数据。

PowerPoint 2016中提供了大量的图表类型供用户选择，使用最广泛的是柱形图、折线图和饼图等。

在使用图表时，要根据数据的类型和对比方式来选择图表的类型，如果使用了不合适的图表，反而会使演示的效果大打折扣。如柱形图通常用来表现同一时期不同种类的数据对比情况，折线图通常用来展示数据的上下浮动情况，饼图通常用来展示部分与整体、部分与部分之间的关系。

下图为使用饼图来展示各个地区的销售情况，从此图中，可以看出各地区之间的销售对比情况，也能看出各地区在整体中所占的比例。

枯燥的文字容易使人昏昏欲睡，若使用图片来代替部分文字的功效，就会事半功倍。

如在下左图所示的幻灯片中，就是用了牛的图片来展示动物性食品，使用蔬菜的图片来展示植物性食品，使用蛋糕图片展示食品的制品，这比使用纯文字更能吸引观众的注意。

在PowerPoint 2016中，通过【联机图片】功能，可以搜索到网络图片、云端存储的图片等，要充分利用这些手边的素材，使自己的PPT内容更加丰富。

有些PPT中的内容，观众即使从头到尾、认认真真地观看，也难以从中找出重点。这是因为PPT中的文字内容太多、重点太多，反而体现不出来主要的、作者想表达的思想。可以通过下面的方法在PPT中展示出重点内容。

⑴ 只展示出中心思想，以少胜多

下图所示的幻灯片中，以大字体、不同的颜色来展示出所要表达的中心思想，这比长篇大论更容易让人接受。

⑵ 使用颜色及标注吸引观众注意

在比较多的文字或数据中，观众需要看完才能了解到重点。在制作PPT时，不妨将这些重要的信息以不同的颜色、不同的字号或者使用标注重点突出出来，使观众一目了然。

1.3 制作《项目计划》演示文稿

项目计划演示文稿主要是把为公司做的项目计划通过制作为演示文稿表达出来，在PowerPoint 2016中，可以使用多种方法创建演示文稿，本节以制作项目计划演示文稿为例介绍基本幻灯片的制作。

1.3.1 创建演示文稿

使用PowerPoint 2016制作幻灯片之前，首先要掌握创建新演示文稿的方法，用户可以根据需要创建空白的演示文稿，也可以使用PowerPoint 2016内置的模板或者使用联机模板创建演示文稿。

启动PowerPoint 2016后选择【空白演示文稿】选项即可创建新的空白演示文稿，此外，打开PowerPoint 2016后，也可以创建新的空白演示文稿，具体操作步骤如下。

选择【文件】选项卡，在列表中选择【新建】选项，在右侧的【新建】区域单击【空白演示文稿】命令。

即可创建一个空白演示文稿。新建空白演示文稿如图所示。

PowerPoint 2016中内置有大量联机模板，可在设计不同类别的演示文稿的时候选择使用，既美观漂亮，又节省了大量时间。

在【文件】选项卡下，单击【新建】选项，在右侧【新建】区域显示了多种PowerPoint 2016的联机模板样式。

在【新建】选项下的文本框中输入联机模板或主题名称“项目”，然后单击【搜索】按钮即可快速找到需要的模板或主题。

单击要使用的联机模板，即可弹出模板预览界面，单击【创建】按钮。

即可开始下载联机模板，下载完成将使用联机模板创建演示文稿。

1.3.2 添加幻灯片

用户可以根据需要添加新的幻灯片页面，具体操作步骤如下。

将鼠标光标定位至要插入幻灯片的位置，单击【开始】选项卡下【幻灯片】选项组中的【新建幻灯片】按钮，在弹出的列表中可以看到包含多种幻灯片页面类型，这里选择【标题幻灯片】选项。

新建的幻灯片即显示在左侧的【幻灯片】窗格中。

在【幻灯片】窗格的空白位置处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【新建幻灯片】菜单命令，也可以添加幻灯片。

1.3.3 复制幻灯片

复制幻灯片可以快速创建相同的幻灯片，可以减少重复的操作。用户可以通过以下两种方法复制幻灯片。

选中幻灯片，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中【复制】按钮

后的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击【复制】菜单命令，或者按【Ctrl+C】组合键，即可复制所选幻灯片。

在要粘贴的位置单击，然后单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中【粘贴】按钮

按钮，或者按【Ctrl+V】组合键，即可将幻灯片复制到要粘贴的位置。

在目标幻灯片上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【复制幻灯片】菜单命令，即可复制所选幻灯片。

使用【复制幻灯片】菜单命令可直接在所选幻灯片下方直接生成一模一样的幻灯片。

1.3.4 移动幻灯片

用户可以通过移动幻灯片的方法改变幻灯片的位置，具体操作步骤如下。

单击选择需要移动的幻灯片并按住鼠标左键，拖曳幻灯片至目标位置。

释放鼠标左键即可移动幻灯片的位置。此外，通过剪切并粘贴的方式也可以移动幻灯片。

1.3.5 删除幻灯片

要删除不需要的幻灯片，直接将其选中并按【Delete】键即可。也可以选择要删除的幻灯片并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【删除幻灯片】菜单命令。

1.3.6 保存演示文稿

编辑完演示文稿后，需要将演示文稿保存起来，以便以后使用。保存演示文稿的具体操作步骤如下。

单击【快速访问工具栏】上的【保存】按钮

，或单击【开始】选项卡，在打开的列表中选择【保存】选项。

选择【保存】选项后，首次保存幻灯片将弹出【另存为】设置界面，选择文件存储的位置，这里选择【这台电脑】选项。单击【浏览】按钮。

保存后的演示文稿再次编辑后，可以直接按【Ctrl+S】组合键或单击【快速访问工具栏】上的【保存】按钮快速保存。

弹出【另存为】对话框，选择演示文稿的保存位置，在【文件名】文本框中输入演示文稿的名称，单击【保存】按钮即可。

如果用户需要为当前演示文稿重命名、更换保存位置或改变演示文稿类型，则可以选择【开始】

【另存为】选项，在【另存为】设置界面中单击【浏览】按钮，将弹出【另存为】对话框。在【另存为】对话框中选择演示文稿的保存位置、文件名和保存类型后，单击【保存】按钮即可另存演示文稿。

除了本章介绍的内容外，还可以使用联机模板创建行业、教育、图表、销售、旅游以及业务计划等演示文稿。下图所示分别为创建的在校儿童教育演示文稿及企业发展方向演示文稿效果图。

高手私房菜

很多演示文稿中整张的幻灯片版面上都是密密麻麻的文字，让观众看起来非常辛苦。

要想在现有的内容中提升PPT的观众穿透力，其中最重要的就是排版。

⑴ 留白是体现段落感的最好方法

如果直接将Word文档中的文字复制到幻灯片中，而不加任何修饰，这是行不通的。最基本的做法，是适当地对文本内容进行分段。

分段就是把大段文字切成小段文字，段与段之间留出足够的空白，这样就算是你的文字比较多，看上去也不会太难看。

⑵ 要提炼文本关键字

与Word文档相比，PowerPoint就是要突出那些重点关键词。每个幻灯片的标题应该是结论性的能够高度概括本页中心思想的一句话。

另外，提炼出关键词之后，要适当地用大字号显示并且单独列出来，作为小标题。这样幻灯片看上去会更专业。

⑶ 选择适当的字体和字号

排版时同一类的内容尽量使用同样的字体和字号，一方面可以让读者快速了解内容的层次关系，另一方面也可以使版面看起来更加整齐。

⑷ 在幻灯片中插入图片

幻灯片上全是文字，很容易让读者厌倦。这时候可以加入与文字内容相关的图片，让整个版面更容易被人接受。

除了图片外，也可以使用图表、形状等代替文字，让数据类内容更清晰。

为了获得好的效果，人们通常会在幻灯片中使用一些非常漂亮的字体，可是将幻灯片复制到演示现场进行播放时，这些字体变成了普通字体，甚至还因字体而导致格式变得不整齐，严重影响演示效果。可以通过以下步骤保存幻灯片中的特殊字体。

在PowerPoint 2016中，单击【文件】选项卡下的【另存为】选项，选择文件存储位置，并单击【浏览】按钮。

弹出【另存为】对话框，单击【工具】按钮后的下拉按钮，在下拉列表中选择【保存选项】选项。

弹出【PowerPoint选项】对话框，在【共享此演示文稿时保持保真度】组下的【将字体嵌入文件】复选框，然后根据选中【嵌入所有字符】单选项，单击【确定】按钮保存该文件即可。