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本书面向零基础读者，从新手入门、Word文档处理、Excel报表制作、PPT演示文稿设计、Outlook邮件收发等方面，介绍了利用Office 2016进行电脑办公的基础知识和操作技巧，书中特别加入了Office 2016新功能的介绍和实例，而不是简单地对在版本进行升级，可以帮助读者快速掌握相关技能。
新编Office 2016从入门到精通
龙马高新教育 策划
人民邮电出版社
北京
图书在版编目（CIP）数据
新编Office 2016从入门到精通/许倩莹主编.--北京：人民邮电出版社，2016.11
ISBN 978-7-115-43289-6
Ⅰ.①新… Ⅱ.①许… Ⅲ.①办公自动化—应用软件 Ⅳ.①TP317.1
中国版本图书馆CIP数据核字（2016）第237675号
◆策划 龙马高新教育
主编 许倩莹
责任编辑 张翼
责任印制 杨林杰
◆人民邮电出版社出版发行 北京市丰台区成寿寺路11号
邮编 100164 电子邮件 315@ptpress.com.cn
网址 http://www.ptpress.com.cn
北京鑫正大印刷有限公司印刷
◆开本：787×1092 1/16
印张：33.75
字数：817千字 2016年11月第1版
印数：1-2500册 2016年11月北京第1次印刷
定价：69.80元（附光盘）
读者服务热线：(010)81055410 印装质量热线：(010)81055316
反盗版热线：(010)81055315
广告经营许可证：京东工商广字第8052号
本书以零基础讲解为宗旨，用实例引导读者学习，深入浅出地介绍了Office 2016的相关知识和应用方法。
全书分为7篇，共29章。第1篇【基础篇】主要介绍了Office 2016的办公环境和基本操作等；第2篇【Word文档篇】主要介绍了Word 2016的基本操作、文档的美化、排版以及文档的检查和审阅等；第3篇【Excel报表篇】主要介绍了Excel 2016的基本操作、数据的输入和编辑、工作表的管理与美化、图表、公式、函数、数据分析以及数据透视表和数据透视图等；第4篇【PPT文稿篇】主要介绍了PowerPoint 2016的基本操作、幻灯片的美化、多媒体、动画和交互效果以及幻灯片的演示等；第5篇【其他组件篇】主要介绍了Outlook 2016和OneNote 2016的使用方法；第6篇【行业应用篇】主要介绍了Office在人力资源管理、行政办公和市场营销中的应用；第7篇【高手秘技篇】主要介绍了Office 2016的宏与VBA的应用、Office 2016的共享与安全、Office组件间的协作应用、办公文件的打印以及如何进行移动办公等。
在本书附赠的DVD多媒体教学光盘中，包含了22小时与图书内容同步的教学录像以及所有案例的配套素材和结果文件。此外，还赠送了大量相关内容的教学录像和电子书，便于读者扩展学习。
本书不仅适合Office 2016的初、中级用户学习使用，也可以作为各类院校相关专业学生和电脑培训班学员的教材或辅导用书。
电脑是现代信息社会的重要象征。掌握丰富的电脑知识、正确熟练地操作电脑已成为信息时代对每个人的要求。为满足广大读者的学习需要，我们针对不同学习对象的接受能力，总结了多位电脑高手、高级设计师及电脑教育专家的经验，精心编写了“新编从入门到精通”系列丛书。
丛书主要内容
本套丛书涉及读者在日常工作和学习中各个常见的电脑应用领域，在介绍软硬件的基础知识及具体操作时，均以读者经常使用的版本为主，在必要的地方也兼顾了其他版本，以满足不同领域读者的需求。本套丛书主要包括以下品种。
本书特色
零基础、入门级的讲解
无论读者是否从事计算机相关行业，是否使用过Office 2016，都能从本书中找到最佳的起点。本书入门级的讲解可以帮助读者快速地从新手迈向高手行列。
精选内容，实用至上
全部内容都经过精心选取编排，在贴近实际的同时，突出重点、难点，帮助读者对所学知识深化理解，触类旁通。
实例为主，图文并茂
在介绍过程中，每一个知识点均配有实例辅助讲解，每一个操作步骤均配有对应的插图以加深认识。这种图文并茂的方法能够使读者在学习过程中直观、清晰地看到操作过程和效果，便于深刻理解和掌握。
高手指导，扩展学习
本书以“高手支招”的形式为读者提炼了各种高级操作技巧，总结了大量系统、实用的操作方法，以便读者学习到更多的内容。
双栏排版，超大容量
本书采用单双栏排版相结合的格式，大大扩充了信息容量，在500多页的篇幅中容纳了传统图书800多页的内容。这样就能在有限的篇幅中为读者奉送更多的知识和实战案例。
书盘结合，互动教学
本书配套的多媒体教学光盘内容与书中知识紧密结合并互相补充。在多媒体光盘中，我们模拟工作、学习中的真实场景，帮助读者体验实际工作环境，并使其掌握日常所需的知识和技能以及处理各种问题的方法，达到学以致用的目的，从而大大增强了本书的实用性。
光盘特点
22 小时全程同步教学录像
教学录像涵盖了本书所有知识点，详细讲解了每个实例及实战案例的操作过程和关键点。读者可以更轻松地掌握书中所有的知识和技巧，而且扩展的讲解部分可使读者获得更多的知识。
超多、超值资源大放送
随书奉送了Office 2016软件安装教学录像、Office 2016快捷键查询手册、2000个Word精选文档模板、1800个Excel典型表格模板、1500个PPT精美演示模板、Excel函数查询手册、Word/Excel/PPT 2016技巧手册、Windows 10操作系统安装教学录像、网络搜索与下载技巧手册、电脑维护与故障处理技巧查询手册、电脑技巧查询手册、移动办公技巧手册、常用五笔编码查询手册、5小时Photoshop CC教学录像、9小时电脑选购/组装/维护与故障处理教学录像以及本书内容的教学用PPT课件等超值资源，以方便读者扩展学习。
配套光盘运行方法
1 将光盘放入光驱中，几秒钟后系统会弹出【自动播放】对话框，如下图所示。
2 在Windows 7 操作系统中单击【打开文件夹以查看文件】链接以打开光盘文件夹，用鼠标右键单击光盘文件夹中的MyBook.exe 文件，并在弹出的快捷菜单中选择【以管理员身份运行】菜单项，打开【用户账户控制】对话框，如下图所示。单击【是】按钮，光盘即可自动播放。
3 在Windows 10操作系统中，桌面右上角会显示快捷操作界面，单击该界面后，在其列表中选择【运行MyBook.exe】选项即可运行光盘系统。或者单击【打开文件夹以查看文件】选项打开光盘文件夹，双击光盘文件夹中的MyBook.exe文件，也可以运行光盘系统。
4 光盘运行后会首先播放片头动画，之后进入光盘的主界面。其中包括【课堂再现】、【龙马高新教育APP下载】、【支持网站】3个学习通道，和【素材文件】、【结果文件】、【赠送资源】、【帮助文件】、【退出光盘】5个功能按钮。
5 单击【课堂再现】按钮，进入多媒体同步教学录像界面。在左侧的章号按钮上单击鼠标左键，在弹出的快捷菜单上单击要播放的节名，即可开始播放相应的教学录像。
6 单击【龙马高新教育APP下载】按钮，在打开的文件夹中包含有龙马高新教育APP的安装程序，可以使用360手机助手、应用宝等将程序安装到手机中，也可以将安装程序传输到手机中进行安装。
7 单击【支持网站】按钮，用户可以访问龙马高新教育的支持网站，在网站中进行交流学习。
8 单击【素材文件】、【结果文件】、【赠送资源】按钮，可以查看对应的文件和学习资源。
9 单击【帮助文件】按钮，可以打开“光盘使用说明.pdf”文档，该说明文档详细介绍了光盘在电脑上的运行环境和运行方法。
10 单击【退出光盘】按钮，即可退出本光盘系统。
网站支持
更多学习资料，请访问www.51pcbook.cn。
创作团队
本书由龙马高新教育策划，许倩莹任主编，赵源源任副主编。参与本书编写，资料整理，多媒体开发及程序调试的人员有孔万里、周奎奎、张任、张田田、尚梦娟、李彩红、尹宗都、王果、陈小杰、左琨、邓艳丽、崔姝怡、侯蕾、左花苹、刘锦源、普宁、王常吉、师鸣若、钟宏伟、陈川、刘子威、徐永俊、朱涛和张允等。
在编写过程中，我们竭尽所能地将最好的讲解呈现给读者，但也难免有疏漏和不妥之处，敬请广大读者不吝指正。若读者在学习过程中产生疑问，或有任何建议，可发送电子邮件至zhangyi@ptpress.com.cn。
编者
第1章 认识Office 2016的办公环境
第2章 Office 2016的基本操作
学习目标
在使用Office 2016之前，首先需要掌握Office 2016的安装与卸载，以及注册Microsoft账户等相关内容。
学习效果
本节教学录像时间：4分钟
Office 2016主要应用于人力资源管理、行政管理、市场营销和财务管理等办公领域。下面分别介绍Office三大组件在这些领域的应用。
1.在人力资源管理领域的应用
人力资源管理是一项系统又复杂的组织工作。使用Office 2016系列应用组件可以帮助人力资源管理者轻松快速地完成各种文档、数据报表及幻灯片的制作。如可以使用Word 2016制作各类规章制度、招聘启示等，使用Excel 2016制作绩效考核表、工资表、员工基本信息表等，使用PowerPoint 2016可以制作培训PPT、公司宣传PPT等。下图所示为使用Word 2016制作的员工规章制度文档。
2.在行政管理领域的应用
在行政管理领域需要制作出各类严谨的文档，Office 2016系列办公软件提供有批注、审阅以及错误检查等动能，可以方便地核查制作的文档。如使用Word 2016制作委托书、合同等；使用Excel 2016制作项目评估表、会议议程记录表、差旅报销单等；使用PowerPoint 2016可以制作企业文化宣传PPT、公司发展演讲PPT等。下图所示为使用PowerPoint 2016制作的企业形象宣传PPT。
3.在市场营销领域的应用
在市场营销领域，可以使用Word 2016制作项目评估报告、企业营销计划书等；使用Excel 2016制作产品价目表、进销存管理系统等；使用PowerPoint 2016可以制作投标书、市场调研报告PPT等。下图所示为使用Excel 2016制作的产品目录价格表。
4.在财务管理领域的应用
财务管理是一项涉及面广，综合性和制约性都很强的系统工程，通过价值形态对资金运动进行决策、计划和控制的综合性管理，是企业管理的核心内容。在财务管理领域，可以使用Word 2016制作询价单、公司财务分析报告等；使用Excel 2016可以制作企业财务查询表、成本统计表、年度预算表等；使用PowerPoint 2016可以制作年度财务报告PPT、项目资金需求PPT等。下图所示为使用Excel 2016制作的现金流量分析表。
本节教学录像时间：6分钟
使用软件之前，首先要将软件移植到计算机中，此过程为安装；如果不想使用此软件，可以将软件从计算机中清除，此过程为卸载。本节介绍Office 2016的安装与卸载。
小提示
.NET是微软的新一代技术平台，为敏捷商务构建互联互通的应用系统，这些系统是基于标准的、联通的、适应变化的、稳定的和高性能的。对于Office软件来讲，有了.NET平台，用户能够进行Excel自动化数据处理、窗体和控件、菜单和工具栏、智能文档编程、图形与图表等操作。一般系统都会自带.NET，如果不小心删除了，可自行下载安装。下载地址：http://www.microsoft.com/zh-cn/download/it-pro-security.aspx。
在安装Office软件之前首先需要根据电脑的安装系统选择合适的Office 2016安装软件，然后通过正规的途径获取安装文件才能进行安装。
1.选择安装包类型
Office 2016提供有32位和64位的安装包，在Windows 10操作系统也包含32位和64位操作系统，理论上来说64位的Office软件速度快一点，但32位的操作系统仅能安装32位的Office 2016版本，不可安装64位Office 2016版本，而64位操作系统系统可以装32位和64位的Office 2016版本。
在电脑的【控制面板】中选择【系统】链接，即可打开【系统】窗口，查看有关计算机的基本信息，在下图中可以看到操作系统为“Windows 10专业版的64位操作系统”，因此，就仅能安装64位的Office 2016软件。
2.不同Office 2016版本之间的对比
Office 2016办公软件提供有家庭与学生版、企业版以及专业版，另外，微软还推出了Office 365，其安装需求与Office相同。
Office 365拥有与Office 2016相同的应用程序，并且始终保持最新，可从任意位置访问。Office 365与Office 2016的区别如下。
（1）Office 365 是一个网络服务，Office 2016 是一个本地应用。
（2）Office 365可以比Office 2016支持更多的设备。
（3）Office 2016购买后可以一直使用，后续升级需要另外付费；而Office 365属于订阅的方式，可以按月或按年付费。
（4）Office 365是基于网络的Office，在使用过程中，会与网络有更紧密的联系。
3.获取安装软件
可以在微软的官网商城中购买Office 2016的安装软件，在浏览器中输入微软中国官方商城网址http://www.microsoftstore.com.cn/，然后选择要购买的软件版本，即可购买安装软件。
此外，还可以在Office官网 “http://office.microsoft.com/zh-cn/” 中获取免费试用版本，试用软件。
在安装和卸载Office 2016及其组件时，需要注意以下几点。
（1）Office 2016支持Windows 7、Windows 8、Windows 10、Windows Server 2008 R2或Windows Server 2012操作系统，不支持Windows XP和Vista操作系统。
（2）在安装Office 2016的过程中，不能同时安装其他软件。
（3）安装过程中，选择安装常用的组件即可，否则将占用大量的磁盘空间。
（4）安装Office 2016后，需要激活才能使用。
（5）卸载Office 2016时，要卸载彻底，否则会占用大量的磁盘空间。
电脑配置达到要求后就可以安装与卸载Office软件了。
1.安装Office 2016
电脑配置达到要求后就可以安装Office 2016软件。安装Office 2016比较简单，首先双击Office 2016的安装程序，系统即可自动安装Office 2016，稍等一段时间，即可成功安装Office 2016。
2.卸载Office 2016
步骤01 右键单击任务栏中的【开始】按钮，在弹出的菜单中选择【控件面板】菜单命令。
步骤02 打开【控制面板】窗口，然后单击【程序】下的【卸载程序】选项。
步骤03 打开【卸载和更改程序】窗口，在列表中选中【Microsoft Office 专业增强版 2016】选项，单击上方的【卸载】按钮。
小提示
选中该选项后，右键单击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择【删除】菜单命令，可实现同样的功能。
步骤04 系统开始自动卸载，并显示卸载的进度。
步骤05 卸载完成后，弹出【卸载完成】对话框，建议读者此时重启计算机，从而整理一些剩余文件。
本节教学录像时间：5分钟
Office 2016具有账户登录的功能，使用Office 2016登录Microsoft账户之前首先需要注册Microsoft账户。
Microsoft账户有以下作用。
（1）使用Microsoft账户登录微软相关的所有网站，可以和朋友在线交流，向微软的技术人员或者微软MVP提出技术问题，并得到他们的解答。
（2）利用微软账户注册微软OneDrive（云服务）等应用。
（3）在Office 2016中登录Microsoft账户并在线保存Office文档、图像和视频等，可以随时通过其他PC、平板电脑中的Office 2016或WebApp，对它们进行访问、修改以及查看。
登录Office 2016不仅可以随时随地处理工作，还可以联机保存Office文件，但前提是需要拥有一个Microsoft 账户并且登录。
步骤01 打开Word文档，单击软件界面右上角的【登录】链接。弹出【登录】界面，在文本框中输入电子邮件地址，单击【下一步】按钮。
步骤02 在打开的界面输入账户密码，单击【登录】按钮，登录后即可在界面右上角显示用户名称。
小提示
如果没有Microsoft账户，可单击【立即注册】链接，注册账号。
步骤03 登录后单击【文件】选项卡，在弹出的界面左侧选择【帐户】选项，在右侧将显示账户信息，在该界面中可进行更改照片、注销以及切换账户等操作。
本节教学录像时间：4分钟
Office 2016与Office 2013从界面外观上并无太大差异，但是细节上有了诸多优化和提高，本节就介绍下Office 2016的主要新特性。
1.Tell me助手回归
Tell me（告诉我）是全新的Office助手，用户可以在“告诉我您想要做什么…”文本框中输入需要提供的帮助，Tell me能够引导至相关命令，利用带有“必应”支持的智能查找功能检查资料，如输入“表格”关键字，在下拉菜单中即会出现【插入表格】、【套用表格样式】、【表格样式】等，另外也可以获取有关表格的帮助和智能查找等。
2.多彩新主题
Office 2016的主题也将得到更新，更多色彩丰富的选择将加入其中。据称，这种新的界面设计名叫Colorful，风格与Modern应用类似，而之前的默认主题名叫White。用户可在Office主题当中选择自己偏好的主题风格。
3.跨平台的通用应用
在新版Outlook、Word、Excel、PowerPoint和OneNote发布之后，用户在不同平台和设备之间都能获得非常相似的体验，无论他们使用的是Android手机/平板电脑、iPad、iPhone，还是Windows笔记本电脑/台式机。
4.第三方应用支持
通过全新的Office Graph社交功能，开发者可将自己的应用直接与Office数据建立连接，如此一来，Office套件将可通过插件接入第三方数据。举个例子，用户今后可以通过Outlook日历使用Uber叫车，或是在PowerPoint当中导入和购买来自PicHit的照片。
5.Insights引擎
新的Insights引擎可借助必应的能力为Office带来在线资源，让用户可直接在Word文档当中使用在线图片或文字定义。当你选定某个字词时，侧边栏当中将会出现更多的相关信息。
本节教学录像时间：5分钟
Office系列软件不同版本之间，可以互相转换格式，也可以打开其他版本的文件。
目前，常用的Excel版本主要有2003、2007、2010、2013和2016。那么应如何识别文件使用的Excel版本类型呢？下面给出两种鉴别的方法：一种是查看文件扩展名，另一种是查看图标样式。具体对比情况见下表。
Office的版本由2003更新到2016，新版本的软件可以直接打开低版本软件创建的文件。如果要使用低版本软件打开高版本软件创建的文档，可以先将高版本软件创建的文档另存为低版本类型，再使用低版本软件打开进行文档编辑。
1.Office 2016打开Office 2003文档
使用Office 2016可以直接打开2003格式的文件。将2003格式的文件在Word 2016文档中打开时，标题栏中则会显示出【兼容模式】字样。
2.Office 2003打开Office 2016文档
使用Word 2003也可以打开Word 2016创建的文件，只需要将其类型更改为低版本类型即可，具体操作步骤如下。
步骤01 使用Word 2016打开随书光盘中的“素材\ch01\产品宣传.docx”，单击【文件】选项卡，在【文件】选项卡下的左侧选择【另存为】选项，在右侧【计算机】选项下单击【浏览】按钮。
步骤02 弹出【另存为】对话框，在【保存类型】下拉列表中选择【Word 97-2003文档】选项，单击【保存】按钮即可将其转换为低版本。之后，即可使用Word 2003打开。
小提示
Office 2007、Office 2010、Office 2013和Office 2016后缀名格式相同，四者之间均可互相打开，但使用高版本软件打开低版本文件时，将提示“兼容模式”。
本节教学录像时间：3分钟
使用Office 2016创建好文档后，有时为了工作的需要，需要把该文档保存为其他格式，除了另存为2003版本格式外，还可以转换为PDF、HTML和WPS等其他格式。
1.将Word文档转换为PDF格式
步骤01 打开随书光盘中的“素材\ch01\产品宣传.docx”文档，选择【文件】
【导出】菜单项，在右侧【导出】区域选择【创建PDF/XPS文档】选项，并单击【创建PDF/XPS】按钮。
步骤02 在弹出的【发布为PDF或XPS】对话框中选择文档存储的位置，单击【发布】按钮。
步骤03 转换完成之后的格式如下图所示。
小提示
在【另存为】对话框中单击【保存类型】后的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择【PDF】选项，也可以将文档以PDF格式存储。
2.将Word文档转换为网页格式
步骤01 打开随书光盘中的“素材\ch01\产品宣传.docx”文档，选择【文件】 【另存为】菜单项，选择保存路径，弹出【另存为】对话框。
步骤02 在弹出的【另存为】对话框中的【保存类型】下拉列表中选择【网页】，然后单击【保存】按钮。
步骤03 转换完成之后在Word 2016文档中打开后，其后缀名显示为“.htm”，如下图所示。
小提示
转换为其他格式的方法与上述相同，只需在【另存为】对话框中的【保存类型】下拉列表中选择相应的格式类型，然后单击【保存】按钮即可。
本节教学录像时间：4分钟
Office 2016有非常强大的帮助系统，可以帮助用户解决应用中遇到的问题，是自学Office 2016的好帮手。来自Office.com的帮助是网络在线支持站点，从中可以获得Office的最新信息，搜索本地帮助无法解决的问题，还可以参加在线培训课程。下面以Word 2016为例进行介绍。
步骤01 单击文档右上角的【帮助】按钮或按【F1】键，弹出【Word 2016帮助】对话框。
步骤02 在主要类别下列出了Word 2016常用的帮助类别，如入门、创建文档和设置文档格式、添加页眉和页脚等，单击要寻求帮助的类别，即可显示该类别下的详细选项。单击要查看的连接，如单击【添加页眉和页脚】类别下的【添加图像到页眉或页脚】连接。
步骤03 即可看到详细的帮助内容。
小提示
单击【后退】按钮，可后退到上一个页面；
单击【前进】按钮，可前进到下一个页面；
单击【主页】按钮，可快速返回帮助主页；
单击【打印】按钮，可将搜索结果打印出来；
单击【改变文字大小】按钮，可增大字体，再次单击将减小字体。
步骤04 此外，用户还可以通过搜索的方法获取帮助，返回主页，在搜索框中输入要搜索的内容，例如输入“设置字体”，单击【搜索】按钮。
步骤05 即可显示搜索结果，单击要查看的帮助连接。例如这里单击第一个链接。
步骤06 即可显示详细的帮助内容。
本节教学录像时间：2分钟
安装Office 2016后，如果有组件出现问题不能正常使用，可以通过修复功能修复Office 2016，不需要重新卸载安装。修复Office 2016的具体操作步骤如下。
步骤01 重复卸载Office 2016的操作，打开【卸载和更改程序】窗口，在列表中选中【Microsoft Office 专业增强版 2016】选项，单击上方的【更改】按钮。
步骤02 弹出【Office】对话框，单击选中【快速修复】单选项，单击【修复】按钮。
步骤03 在【准备好开始快速修复】界面单击【修复】按钮。
步骤04 即可开始修复Office 2016，此时不需要任何操作，只需要等待自动修复完成即可。
除了本节介绍的PDF和网页格式外，Word 2016还可以与多种格式兼容，如纯文本、RTF格式等。用户可以根据需要选择兼容模式，打开【另存为】对话框后，单击【保存类型】的下拉按钮，在弹出的下拉列表中就可以根据需要选择要兼容的格式。
学习目标
本章主要介绍软件的启动与退出、文件的保存、自定义功能区、通用命令操作、设置视图方式和比例，以及定制Office窗口等操作。
学习效果
本节教学录像时间：16分钟
Office 2016各组件包含有很多相同或类似的操作。本节以Word 2016软件为例来讲解Office 2016的基本操作。
使用Office办公软件编辑文档之前，首先需要启动软件，使用完成后还需要退出软件。本节以Word 2016为例，介绍启动与退出Word 2016的操作。
1.启动Word 2016
启动Word 2016的具体步骤如下。
步骤01 在Windows 10操作系统的任务栏中选择【开始】
【所有程序】
【Word 2016】命令。
步骤02 随即会启动Word 2016，在打开的界面中单击【空白文档】按钮。
步骤03 即可新建一个空白文档。
除了使用正常的方法启动Word 2016外，还可以在Windows桌面或文件夹的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【新建】
【Microsoft Word文档】命令。执行该命令后即可创建一个Word文档，用户可以直接重新命名该新建文档。双击该新建文档，Word 2016就会打开这篇新建的空白文档。
2.退出Word 2016
退出Word 2016文档有以下几种方法。
方法1：单击窗口右上角的【关闭】按钮。
方法2：在文档标题栏上单击鼠标右键，在弹出的控制菜单中选择【关闭】菜单命令。
方法3：单击【文件】选项卡下的【关闭】选项。
方法4：直接按【Alt+F4】组合键。
文档的保存和导出是非常重要的，在使用Office 2016工作时，文档是以临时文件的形式保存在电脑中的，因此意外退出Office 2016，很容易造成工作成果的丢失。只有保存或导出文档后才能确保文档不会丢失。
1.保存新建文档
保存新建文档的具体操作步骤如下。
步骤01 新建并编辑Word文档后，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。
步骤02 此时为第一次保存文档，系统会显示【另存为】区域，在【另存为】界面中选择【这台电脑】，并单击【浏览】按钮。
步骤03 打开【另存为】对话框，选择文件保存的位置，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【Word文档（*.docx）】选项，单击【保存】按钮，即可完成保存文档的操作。
2.保存已有文档
对已存在文档有3种方法可以保存更新。
方法1：单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。
方法2：单击快速访问工具栏中的【保存】图标
。
方法3：使用【Ctrl+S】组合键可以实现快速保存。
3.另存文档
如需要将文件另存至其他位置或以其他的名称另存，可以使用【另存为】命令。将文档另存的具体操作步骤如下。
步骤01 在已修改的文档中，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【另存为】选项。
步骤02 在【另存为】界面中选择【这台电脑】选项，并单击【浏览】按钮。在弹出的【另存为】对话框中选择文档所要保存的位置，在【文件名】文本框中输入要另存的名称，单击【保存】按钮，即可完成文档的另存操作。
4.导出文档
我们还可以将文档导出为其他格式。将文档导出为PDF文档的具体操作如下。
步骤01 在打开的文档中，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【导出】选项。在【导出】区域单击【创建PDF/XPS文档】项，并单击右侧的【创建PDF/XPS】按钮。
步骤02 弹出【发布为PDF或XPS】对话框，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【PDF（*.pdf）】选项。单击【发布】按钮，即可将Word文档导出为PDF文件。
小提示
除此之外，还可以将文档导出为模板格式、纯文本格式、RTF格式以及网页格式。在【导出】区域单击【更改文件类型】选项，即可在右侧的【更改文件类型】列表中选择导出类型。
功能区中的各个选项卡可以由用户自定义设置，包括命令的添加、删除、重命名、次序调整等。以Word为例，自定义功能区的具体操作步骤如下。
步骤01 在功能区的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【自定义功能区】选项。
步骤02 打开【Word选项】对话框，单击【自定义功能区】选项下的【新建选项卡】按钮。
步骤03 系统会自动创建一个【新建选项卡】和一个【新建组】选项。
步骤04 单击选中【新建选项卡（自定义）】选项，单击【重命名】按钮。弹出【重命名】对话框，在【显示名称】文本框中输入“附加”字样，单击【确定】按钮。
步骤05 单击选中【新建组（自定义）】选项，单击【重命名】按钮，弹出【重命名】对话框。在【符号】列表框中选择“组”图标，在【显示名称】文本框中输入“学习”字样，单击【确定】按钮。
步骤06 返回到【Word选项】对话框，即可看到选项卡和选项组已被重命名，单击【从下列位置选择命令】右侧的下拉按钮，在弹出的列表中选择【所有命令】选项，在列表框中选择【词典】项，单击【添加】按钮。
步骤07 此时就将其添加至新建的【附加】选项卡下的【学习】组中。
小提示
单击【上移】和【下移】按钮可改变选项卡和选项组的顺序和位置。
步骤08 单击【确定】按钮，返回至Word 界面，即可看到新增加的选项卡、选项组及按钮。
小提示
如果要删除新建的选项卡或选项组，只需要选择要删除的选项卡或选项组并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】选项即可。
Word、Excel和PowerPoint中包含有很多通用的命令操作，如复制、剪切、粘贴、撤消、恢复、查找和替换等。下面以Word为例进行介绍。
1.复制命令
选择要复制的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【复制】按钮
，或按【Ctrl+C】组合键都可以复制选择的文本。
2.剪切命令
选择要剪切的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【剪切】按钮
，或按【Ctrl+X】组合键都可以剪切选择的文本。
3.粘贴命令
复制或剪切文本后，将鼠标光标定位至要粘贴文本的位置，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【粘贴】按钮
的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的粘贴选项，或按【Ctrl+V】组合键都可以粘贴用户复制或剪切的文本。
小提示
【粘贴】下拉列表各项含义如下。
【保留原格式】：被粘贴内容保留原始内容的格式。
【匹配目标格式】：被粘贴内容取消原始内容格式，并应用目标位置的格式。
【仅保留文本】：被粘贴内容清除原始内容和目标位置的所有格式，仅保留文本。
4.撤消命令
当执行的命令有错误时，可以单击快速访问工具栏中的【撤消】按钮
，或按【Ctrl+Z】组合键撤消上一步的操作。
5.恢复命令
执行撤消命令后，可以单击快速访问工具栏中的【恢复】按钮
，或按【Ctrl+Y】组合键恢复撤消的操作。
输入新的内容后，【恢复】按钮会变为【重复】按钮，单击该按钮，将重复输入新输入的内容。
小提示
6.查找命令
需要查找文档中的内容时，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【查找】或【高级查找】选项，或按【Ctrl+F】组合键查找内容。
小提示
选择【查找】选项或按【Ctrl+F】组合键，可以打开【导航】窗格查找。
选择【高级查找】选项可以弹出【查找和替换】对话框查找内容。
7.替换命令
需要替换某些内容或格式时，可以使用替换命令。单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【替换】按钮，即可打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】和【替换为】文本框中输入要查找和替换为的内容，单击【替换】按钮即可。
Office 2016中不同的组件分别有各自的视图模式，可以根据需要选择视图方式。此外，还可以设置界面的显示比例，方便阅读。下面以Word 2016为例介绍。
1.设置视图方式
单击【视图】选项卡，在【视图】选项中，可以看到5种视图，分别是阅读视图、页面视图、Web视图、大纲视图和草稿，选择不同的选项即可转换视图，通常默认为页面视图，在【视图】选项组中可以单击选择视图模式。
2.设置显示比例
可以通过【视图】选项卡或视图栏设置显示比例。
（1）使用【视图】选项卡设置
单击【视图】选项卡下【显示比例】组中的【显示比例】按钮
，在打开的【显示比例】对话框中，可以单击选中【显示比例】选项组中的【200%】、【100%】、【75%】、【页宽】等单选项，设置文档显示比例，或者在【百分比】微调框中自定义显示比例。
（2）使用视图栏设置
在页面底部的视图栏中，单击【缩小】按钮
可以缩小文档的显示，单击【放大】按钮
可放大显示文档，可以拖曳中间的滑块调整显示比例。
本节教学录像时间：4分钟
良好舒适的工作环境是工作成功的一半，用户可以自定义Office 2016窗口，使其符合自己的习惯。下面以Word 2016为例讲解如何定制窗口。
第1步：添加快速访问工具栏按钮
通过自定义快速访问工具栏，可以在快速访问工具栏中添加或删除按钮，便于用户快捷操作。
步骤01 打开随书光盘中的“素材\ch02\生日邀请函.docx”文档，单击快速访问工具栏中的【自定义快速访问工具栏】按钮，在弹出的【自定义快速访问工具栏】下拉列表中选择要显示的按钮，这里选择【新建】选项。
步骤02 此时在快速工具栏中就添加了【新建】按钮。
步骤03 如果【自定义快速访问工具栏】下拉列表中没有需要的按钮选项，可以在列表中选择【其他命令】选项。
步骤04 弹出【Word选项】对话框，选择【快速访问工具栏】选项卡，在【从下列位置选择命令】下拉列表框中选择【常用命令】选项，在下方的列表框中选择要添加的按钮，这里选择【另存为】选项，单击【添加】按钮，即可将其添加至【自定义快速访问工具栏】列表，单击【确定】按钮。
步骤05 此时可看到快速访问工具栏中添加的【另存为】按钮。
第2步：设置快速访问工具栏的位置
快速访问工具栏默认在功能区上方显示，可以设置其显示在功能区下方。
步骤01 单击快速访问工具栏中的【自定义快速访问工具栏】按钮
，在弹出的【自定义快速访问工具栏】下拉列表中选择【功能区在下方显示】选项。
步骤02 此时将快速访问工具栏移动到了功能区下方。
第3步：隐藏或显示功能区
隐藏功能区可以获得更大的编辑和查看空间，可以隐藏整个功能区或者折叠功能区，仅显示选项卡。
步骤01 单击功能区任意选项卡下最右侧的【折叠功能区】按钮。
步骤02 此时功能区折叠，仅显示选项卡。
步骤03 单击文档页面右上方的【功能区显示选项】按钮，在弹出的列表中选择【显示选项卡和命令】选项。
小提示
选择【自动隐藏功能区】选项可隐藏整个功能区。
步骤04 此时显示功能区。
本节教学录像时间：3分钟
在快速访问工具栏中选择需要删除的按钮，并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜中选择【从快速访问工具栏删除】命令，即可将该按钮从快速访问工具栏中删除。
在保存Word文档时，可以根据需要更改默认的保存格式和保存路径。
步骤01 选择【文件】选项卡，单击【选项】选项，打开【Word选项】对话框，选择【保存】选项。在右侧的【保存文档】组中，单击【将文件保存为此格式】文本框右侧的下拉按钮，在弹出的列表中选择【Word模板（*.dotx）】选项，单击【确定】按钮，即可将Word默认保存方式更改为模板格式。
步骤02 如果要更改默认的保存路径，可以在打开的【Word选项】对话框中选择【保存】选项。在右侧的【保存文档】组中，单击【默认本地文件位置】文本框后的【浏览】按钮。
步骤03 打开【修改位置】对话框，选择文件要保存的位置，单击【确定】按钮。
步骤04 返回【Word选项】对话框，即可看到文件的默认保存路径已经发生了改变，单击【确定】按钮即可完成文档默认保存格式和保存路径的更改。
