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本书面向零基础读者，全面介绍了利用Word/Excel/PowerPoint 2016制作常用文档、电子表格和演示文稿的基础知识和操作技巧，书中特别加入了Office 2016新功能的介绍和实例，而不是简单地对在版本进行升级，可以帮助读者快速掌握相关技能，并为进一步学习高级应用知识打下坚实基础。
多媒体学习方式 三合一 图书+光盘+手机
Word/Excel/PPT 2016三合一办公应用实从入门到精通战 超值版
龙马高新教育 编著
人民邮电出版社
北京
图书在版编目（CIP）数据
Word/Excel/PPT 2016三合一办公应用实从入门到精通战：超值版/龙马高新教育编著.--北京：人民邮电出版社，2016.10
ISBN 978-7-115-43677-1
Ⅰ.①W… Ⅱ.①龙… Ⅲ.①办公自动化一软件包 Ⅳ.①TP317.1
中国版本图书馆CIP数据核字（2016）第225022号
◆编著 龙马高新教育
责任编辑 张翼
责任印制 杨林杰
◆人民邮电出版社出版发行 北京市丰台区成寿寺路11号
邮编 100164 电子邮件 315@ptpress.com.cn
网址 http://www.ptpress.com.cn
北京鑫正大印刷有限公司印刷
◆开本：787×1092 1/16
印张：20
字数：540千字 2016年10月第1版
印数：1-4000册 2016年10月北京第1次印刷
定价：39.80元（附光盘）
读者服务热线：(010)81055410 印装质量热线：(010)81055316
反盗版热线：(010)81055315
广告经营许可证：京东工商广字第8052号
本书通过精选案例引导读者深入学习，系统地介绍了Word 2016、Excel 2016和PowerPoint 2016的相关知识和应用方法。
全书共17章。第1～4章主要介绍Word文档的制作方法，包括Word文档的基本编辑、Word文档的图文混排、表格的绘制与应用，以及长文档的排版与处理等；第5～9章主要介绍Excel电子表格的制作方法，包括工作簿和工作表的基本操作、管理和美化工作表、公式和函数的应用、数据的基本分析，以及数据的高级分析等；第10～12章主要介绍PowerPoint幻灯片的制作方法，包括PowerPoint 2016基本幻灯片制作、设计图文并茂的PPT，以及PPT动画及放映的设置等；第13～15章主要介绍Office 2016的行业应用，包括文秘办公、人力资源管理，以及市场营销等；第16～17章主要介绍Office 2016的高级应用方法，包括Office 2016的共享与协作，以及Office的跨平台应用等。
在本书附赠的DVD多媒体教学光盘中，包含了11小时与图书内容同步的教学录像及所有案例的配套素材和结果文件。此外，还赠送了大量相关学习内容的教学录像、Office实用办公模板及扩展学习电子书等。
本书不仅适合Word 2016、Excel 2016和PowerPoint 2016的初、中级用户学习使用，也可以作为各类院校相关专业学生和电脑培训班学员的教材或辅导用书。
Preface
随着社会信息化的不断普及，计算机已经成为人们工作、学习和日常生活中不可或缺的工具，而计算机的操作水平也成为衡量一个人综合素质的重要标准之一。为满足广大读者的实际应用需要，我们针对不同学习对象的接受能力，总结了多位计算机高手、国家重点学科教授及计算机教育专家的经验，精心编写了这套“实战从入门到精通（超值版）”系列图书。
一、系列图书主要内容
本套图书涉及读者在日常工作和学习中各个常见的计算机应用领域，在介绍软硬件的基础知识及具体操作时，均以读者经常使用的版本为主，在必要的地方也兼顾了其他版本，以满足不同读者的需求。本套图书主要包括以下品种。
二、写作特色
从零开始，循序渐进
无论读者是否从事计算机相关行业的工作，是否接触过Word 2016、Excel 2016和PowerPoint 2016，都能从本书中找到最佳的学习起点，循序渐进地完成学习过程。
紧贴实际，案例教学
全书内容均以实例为主线，在此基础上适当扩展知识点，真正实现学以致用。
紧凑排版，图文并茂
紧凑排版既美观大方又能够突出重点、难点。所有实例的每一步操作，均配有对应的插图和注释，以便读者在学习过程中能够直观、清晰地看到操作过程和效果，提高学习效率。
单双混排，超大容量
本书采用单、双栏混排的形式，大大扩充了信息容量，在300多页的篇幅中容纳了传统图书600多页的内容，从而在有限的篇幅中为读者奉送了更多的知识和实战案例。
独家秘技，扩展学习
本书在每章的最后，以“高手私房菜”的形式为读者提炼了各种高级操作技巧，而“举一反三”栏目更是为知识点的扩展应用提供了思路。
书盘结合，互动教学
本书配套的多媒体教学光盘内容与书中知识紧密结合并互相补充。在多媒体光盘中，我们仿真工作、生活中的真实场景，通过互动教学帮助读者体验实际应用环境，从而全面理解知识点的运用方法。
三、光盘特点
11小时全程同步教学录像
光盘涵盖本书所有知识点的同步教学录像，详细讲解每个实战案例的操作过程及关键步骤，帮助读者更轻松地掌握书中所有的知识内容和操作技巧。
超多、超值资源
除了与图书内容同步的教学录像外，光盘中还赠送了大量相关学习内容的教学录像、Office实用办公模板、扩展学习电子书及本书所有案例的配套素材和结果文件等，以方便读者扩展学习。
四、配套光盘运行方法
(1)将光盘放入光驱中，几秒钟后系统会弹出【自动播放】对话框。
(2)单击【打开文件夹以查看文件】链接以打开光盘文件夹，用鼠标右键单击光盘文件夹中的MyBook.exe文件，并在弹出的快捷菜单中选择【以管理员身份运行】菜单项，打开【用户账户控制】对话框，单击【是】按钮，光盘即可自动播放。
(3)光盘运行后会首先播放片头动画，之后进入光盘的主界面。其中包括【课堂再现】、【龙马高新教育APP下载】、【支持网站】3个学习通道和【素材文件】、【结果文件】、【赠送资源】、【帮助文件】、【退出光盘】5个功能按钮。
(4)单击【课堂再现】按钮，进入多媒体同步教学录像界面。在左侧的章号按钮上单击鼠标左键，在弹出的快捷菜单上单击要播放的节名，即可开始播放相应的教学录像。
(5)单击【龙马高新教育APP下载】按钮，在打开的文件夹中包含有龙马高新教育APP的安装程序，可以使用360手机助手、应用宝等将程序安装到手机中，也可以将安装程序传输到手机中进行安装。
(6)单击【支持网站】按钮，用户可以访问龙马高新教育的支持网站，在网站中进行交流学习。
(7)单击【素材文件】、【结果文件】、【赠送资源】按钮，可以查看对应的文件和学习资源。
(8)单击【帮助文件】按钮，可以打开“光盘使用说明.pdf”文档，该说明文档详细介绍了光盘在电脑上的运行环境和运行方法。
五、龙马高新教育APP使用说明
(1)下载、安装并打开龙马高新教育APP，可以直接使用手机号码注册并登录。在【个人信息】界面，用户可以订阅图书类型、查看问题及添加的收藏、与好友交流、管理离线缓存、反馈意见并更新应用等。
(2)在首页界面单击顶部的【全部图书】按钮，在弹出的下拉列表中可查看订阅的图书类型，在上方搜索框中可以搜索图书。
(3)进入图书详细页面，单击要学习的内容即可播放视频。此外，还可以发表评论、收藏图书并离线下载视频文件等。
(4)首页底部包含4个栏目：在【图书】栏目中可以显示并选择图书，在【问同学】栏目中可以与同学讨论问题，在【问专家】栏目中可以向专家咨询，在【晒作品】栏目中可以分享自己的作品。
六、创作团队
本书由龙马高新教育策划，孔长征任主编，李震、赵源源任副主编。参与本书编写、资料整理、多媒体开发及程序调试的人员有孔万里、周奎奎、张任、张田田、尚梦娟、李彩红、尹宗都、王果、陈小杰、左琨、邓艳丽、崔姝怡、侯蕾、左花苹、刘锦源、普宁、王常吉、师鸣若、钟宏伟、陈川、刘子威、徐永俊、朱涛和张允等。
在本书的编写过程中，我们竭尽所能地将最好的内容呈现给读者，但也难免有疏漏和不妥之处，敬请广大读者不吝指正。读者在学习过程中有任何疑问或建议，可发送电子邮件至zhangyi@ptpress.com.cn。
编者
本章视频教学时间：48分钟
在文档中插入文本并进行简单的设置，是Word 2016最基本的编辑操作。本章主要介绍Word文档的创建、在文档中输入文本内容、文本的选取、字体和段落格式的设置，以及检查、批注和审阅文档的方法等。
【学习目标】
通过本章的学习，读者可以了解Word 2016的基本编辑操作。
【本章涉及知识点】
创建、保存文档
输入、复制、粘贴文本
设置字体样式
设置段落样式
修改、批注和修订文档
本节视频教学时间：12分钟
把一个时间段的工作进行一次全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究，并分析成绩和不足，就可以得出引以为戒的经验。工作总结是应用写作的一种，是对已经做过的工作进行理性的思考，肯定成绩，找出问题，归纳经验教训，提高认识，明确方向，以便进一步做好工作，并把这些用文字表述出来。本节就以制作《工作总结》文档为例，介绍Word 2016的基本操作。
在使用Word 2016制作《工作总结》文档之前，首先需要创建一个空白文档。启动Word 2016软件时可以创建空白文档，具体操作步骤如下。
1 启动Word 2016软件
单击电脑桌面左下角的【开始】按钮，在弹出的下拉列表中选择【所有程序】
【Word 2016】选项，即可启动Word 2016软件。
2 单击【空白文档】按钮
打开Word 2016的初始界面，在Word开始界面，单击【空白文档】按钮。
在桌面上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【新建】【Microsoft Word文档】选项，也可在桌面上新建一个Word文档，双击新建的文档图标即可打开该文档。
提示
3 创建空白文档
即可创建一个名称为“文档1”的空白文档。
（2）单击快速访问工具栏中的【新建空白文档】按钮，即可快速创建空白文档。
提示
启动软件后，有以下3种方法可以创建空白文档。
（1）在【文件】选项卡下选择【新建】选项，在右侧【新建】区域选择【空白文档】选项。
（3）按【Ctrl+N】组合键，也可以快速创建空白文档。
文本的输入非常简便，只要会使用键盘打字，就可以在文档的编辑区域输入文本内容。
由于Windows的默认语言是英语，语言栏显示的是美式键盘图标
，因此如果不进行中/英文切换就以汉语拼音的形式输入的话，那么在文档中输出的文本就是英文。输入中文文本的具体操作步骤如下。
1 切换输入法
单击任务栏上的美式键盘图标
，即可将输入法切换为中文。
2 输入中文
之后根据文本内容输入相应的拼音，并按空格键即可，例如这里输入“销售一部年底总结”。
3 输入英文
在编辑文档时，有时也需要输入英文和英文标点符号，按【Shift】键即可在中文和英文输入法之间切换。切换至英文输入法后，直接按相应的按键即可输入英文。数字内容可直接通过小键盘输入。
在输入的过程中，当文字到达一行的最右端时，输入的文本将自动跳转到下一行。如果在未输入完一行时就要换行输入，也就是产生新的段落，则可按【Enter】键来结束一个段落，这样会产生一个段落标记“
”。此时的按【Enter】键的操作可以称为硬回车。
如果按【Shift+Enter】组合键来结束一个段落，会产生一个手动换行符标记“
”，也称为软回车。虽然此时也达到了换行输入的目的，但这样并不会结束这个段落，只是换行输入而已。实际上前一个段落和后一个段落之间仍为一个整体，在Word中仍默认它们为一个段落。
在文档中可以方便地输入当前的日期和时间，具体操作步骤如下。
1 打开素材文件
打开随书光盘中的“素材\c h01\《工作总结》.docx”文档，将其中的内容复制到“文档1”文档中。
2 单击【日期和时间】按钮
把光标定位到文档最后，按两次【Enter】键换行，单击【插入】选项卡下【文本】选项组中的【日期和时间】按钮。
3 选择一种日期格式
在弹出的【日期和时间】对话框中，设置【语言】为“中文”，然后在【可用格式】列表框中选择一种日期格式，单击【确定】按钮。
4 将日期插入文档
此时即可将日期插入文档中，效果如下图所示。
5 单击【日期和时间】按钮
再次按【Enter】键换行，单击【插入】选项卡下【文本】选项组中的【日期和时间】按钮。在弹出的【日期和时间】对话框的【可用格式】列表框中选择一种时间格式，选中【自动更新】复选框，单击【确定】按钮。
6 将时间插入文档
此时即可将时间插入文档，效果如下图所示。
文档的保存和导出是非常重要的。在使用Word 2016编辑文档时，文档以临时文件的形式保存在电脑中，如果意外退出Word 2016，则很容易造成工作成果的丢失。只有保存或导出文档后才能确保文档的安全。
1.保存新建文档
保存新建文档的具体操作步骤如下。
1 单击【保存】选项
新建并编辑Word文档后，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。
2 单击【浏览】按钮
此时为第一次保存文档，系统会显示【另存为】区域，在【另存为】界面中选择【这台电脑】选项，并单击【浏览】按钮。
3 保存文档
打开【另存为】对话框，选择文件保存的位置，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【Word文档（*.docx）】选项，单击【保存】按钮，即可完成保存文档的操作。
4 名称已经更改
保存完成，即可看到文档标题栏中文档的名称已经更改为“《工作总结》.docx”。
2.保存已有文档
对已存在文档有3种方法可以保存更新。
（1）单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。
（2）单击快速访问工具栏中的【保存】按钮图标
。
（3）使用【Ctrl+S】组合键可以实现快速保存。
关闭Word 2016文档有以下几种方法。
（1）单击窗口右上角的【关闭】按钮。
（2）在文档标题栏上单击鼠标右键，在弹出的控制菜单中选择【关闭】菜单命令。
（3）单击【文件】选项卡下的【关闭】选项。
（4）直接按【Alt+F4】组合键。
本节视频教学时间：19分钟
工作计划书是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。其内容要求简明扼要、具体明确，一般包括工作的目的和要求、工作的项目和指标、实施的步骤和措施等。最终要根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。本节就以制作工作计划书为例，介绍如何设置文本的字体和段落格式。
选中文本时既可以选择单个字符，也可以选择整篇文档。选中文本的方法主要有以下几种。
1.拖曳鼠标选中文本
选中文本最常用的方法就是拖曳鼠标选取。采用这种方法可以选择文档中的任意文字，该方法是最基本和最灵活的选取方法。
1 打开素材文件
打开随书光盘中的“素材\ch01\个人工作计划书.docx”文件，将鼠标光标放在要选择的文本的开始位置，如放置在第3行的中间位置。
2 选中文本
按住鼠标左键并拖曳，这时选中的文本会以阴影的形式显示。选择完成，释放鼠标左键，鼠标光标经过的文字就被选中了。单击文档的空白区域，即可取消文本的选择。
2.用键盘选中文本
在不使用鼠标的情况下，我们可以利用键盘组合键来选中文本。使用键盘选中文本时，需先将插入点移动到待选文本的开始位置，然后按相关的组合键即可。
1 选中文本
用鼠标在起始位置单击，然后在按住【Shift】键的同时单击文本的终止位置，此时可以看到起始位置和终止位置之间的文本已被选中。
2 选择多个不连续的文本
取消之前的文本选择，然后在按住【Ctrl】键的同时拖曳鼠标，可以选择多个不连续的文本。
复制与移动文本是编辑文档过程中的常用操作。
1.复制文本
对于需要重复输入的文本，可以使用复制功能，快速粘贴所复制的内容。
1 单击【复制】按钮
在打开的素材文件中选中第1段标题文本内容，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【复制】按钮
。
2 粘贴文本
将鼠标光标定位在要粘贴到的位置，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【粘贴】按钮的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择【保留源格式】即可。
提示
也可以按【Ctrl+C】组合键复制文本，然后在要粘贴到的位置按【Ctrl+V】组合键粘贴文本。
2.移动文本
在输入文本内容时，使用剪切功能移动文本可以大大缩短工作时间，提高工作效率。
1 单击【剪切】按钮
在打开的素材文件中，选中第1段文本内容，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【剪切】按钮
。或者按【Ctrl+X】组合键。
2 移动文本
将鼠标光标定位在文本内容最后，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【粘贴】按钮的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择【保留源格式】即可完成文本的移动操作。也可以按【Ctrl+V】组合键粘贴文本。
提示
选择要移动的文本，按住鼠标左键并拖曳鼠标光标至要移动到的位置，释放鼠标左键，也可以完成移动文本的操作。
在Word 2016中，文本默认为宋体、五号、黑色。用户可以根据需要对字体和字号进行设置，主要有3种方法。
1.使用【字体】选项组设置字体
在【开始】选项卡下的【字体】选项组中单击相应的按钮来修改字体格式是最常用的字体格式设置方法。
2.使用【字体】对话框来设置字体
选择要设置的文字,单击【开始】选项卡下【字体】选项组右下角的按钮
或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【字体】选项，都会弹出【字体】对话框，从中可以设置字体的格式。
3.使用浮动工具栏设置字体
选择要设置字体格式的文本，此时选中的文本区域右上角弹出一个浮动工具栏，单击相应的按钮即可修改字体格式。
下面以使用【字体】对话框设置字体和字号为例进行介绍，具体操作步骤如下。
1 单击【字体】按钮
在打开的素材文件中选择第一行标题文本，单击【开始】选项卡下【字体】组中的【字体】按钮
。
2 打开【字体】对话框
打开【字体】对话框，在【字体】选项卡下单击【中文字体】后的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【楷体】选项。
3 设置字体
在【字形】列表框中选择【常规】选项，在【字号】列表框中选择【三号】选项。单击【确定】按钮。
4 设置后的效果
即可看到所选文本字体和字号设置后的效果。
5 设置其他标题的字体字号
使用同样的方法，设置正文中其他标题的【字体】为“楷体”，【字号】为“14”，效果如下图所示。
6 设置正文文本的字体字号
根据需要设置其他正文文本的【字体】为“楷体”，【字号】为“12”，效果如下图所示。
整齐的排版效果可以使文本更为美观，对齐方式就是段落中文本的排列方式。Word中提供了5种常用的对齐方式，分别为左对齐、右对齐、居中对齐、两端对齐和分散对齐。
除了通过工具栏中【段落】选项组中的对齐方式按钮来设置外，还可以通过【段落】对话框来设置对齐。设置段落对齐方式的具体操作步骤如下。
1 标题居中对齐
选择标题文本，单击【开始】选项卡下【段落】组中的【居中对齐】按钮。
2 设置后的效果
设置居中对齐后的效果如下图所示。
3 设置段落样式
选择文档最后的日期文本，单击【开始】选项卡下【段落】选项组右下角的【段落设置】按钮
。弹出【段落】对话框。在【常规】组中设置【对齐方式】下拉按钮中选择【右对齐】选项，单击【确定】按钮。
4 最终效果
即可看到设置文本右对齐后的效果。
缩进和间距是以段落为单位的设置，下面就来介绍在工作计划书文档中设置内容缩进和间距的方法。
1.设置缩进
段落缩进是指段落到左右页边距的距离。根据中文的书写形式，通常情况下，正文中的每个段落都会首行缩进两个字符。设置段落缩进的具体步骤如下。
1 单击【段落设置】按钮
在打开的素材文件中，选中要设置缩进的正文文本，单击【段落】选项组右下角的【段落设置】按钮
。
提示
在【开始】选项卡下【段落】组中单击【减小缩进量】按钮和【增加缩进量】按钮也可以调整缩进。
2 进行设置
在弹出的【段落】对话框中单击【特殊格式】下方文本框右侧的下拉按钮，在弹出的列表中选择【首行缩进】选项，在【缩进值】文本框中输入“2字符”，单击【确定】按钮。
3 设置后的效果
设置正文文本首行缩进2字符后的效果如下图所示。
4 设置其他正文缩进
使用同样的方法，为其他正文内容设置首行缩进2字符。
2.段落间距及行距
段落间距是指文档中段落与段落之间的距离，行距是指行与行之间的距离。
1 选择【段落】菜单命令
在打开的素材文件中，选中要设置缩进的文本并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【段落】菜单命令。
2 进行设置
弹出【段落】对话框，选择【缩进和间距】选项卡。在【间距】组中分别设置【段前】和【段后】为“1行”，在【行距】下拉列表中选择【1.5倍行距】选项，单击【确定】按钮。
3 设置后的效果
即可看到间距及行距设置后的效果，如下图所示。
4 设置其他内容的间距和行距
根据需要设置其他标题及正文内容的间距和行距，效果如下图所示。
项目符号和编号可以美化文档，精美的项目符号、统一的编号样式可以使单调的文本内容变得更生动、更专业。
1.添加项目符号
项目符号就是在一些段落的前面加上完全相同的符号。下面介绍如何在文档中添加项目符号，具体的操作步骤如下。
1 打开素材文件
在打开的素材文件中，选中要添加项目符号的文本内容。
2 选择项目符号样式
单击【开始】选项卡的【段落】组中的【项目符号】按钮右侧的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择项目符号的样式。
3 设置后的效果
即可看到为所选文本添加项目符号后的效果。
4 选择【定义新项目符号】选项
如果要自定义项目符号，可以在【项目符号】下拉列表中选择【定义新项目符号】选项，打开【定义新项目符号】对话框，单击【符号】按钮。
5 选择符号
打开【符号】对话框，选择要设置为项目符号的符号，单击【确定】按钮。返回至【定义新项目符号】对话框，再次单击【确定】按钮。
6 查看效果
即可看到自定义项目符号后的效果。
2.添加编号
编号是按照大小顺序为文档中的行或段落添加编号。下面介绍如何在文档中添加编号，具体的操作步骤如下。
1 单击【编号】按钮
在打开的素材文件中，选中要添加项目编号的文本内容，单击【开始】选项卡的【段落】组中的【编号】按钮右侧的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择编号的样式。
2 查看效果
即可看到添加编号后的效果，使用同样的方法，为其他需要添加编号的段落添加编号，效果如下图所示。
本节视频教学时间：17分钟
制作公司年度报告时，要求递交的内容必须是准确无误的。下面以修改公司年度报告为例，介绍删除与修订错误文本、查找与替换文本以及添加批注和修订文本的操作。
视图是指文档的显示方式。在编辑的过程中用户常常因不同的编辑目的而需要突出文档中的某1部分内容，以便能更有效地编辑文档。
首先打开随书光盘中的“素材\ch01\公司年度报告.docx”素材文件。
1.页面视图——分页查看文档
在进行文本输入和编辑时通常采用页面视图，该视图的页面布局简单，是一种常用的文档视图。它按照文档的打印效果显示文档，使文档在屏幕上看上去就像在纸上一样。
单击【视图】选项卡的【视图】组中的【页面视图】按钮后
，文档即转换为页面视图。
2.阅读视图——让阅读更方便
阅读版式视图主要用于以阅读视图方式查看文档。它最大的优点是利用最大的空间来阅读或批注文档。在阅读视图下，Word会隐藏许多工具栏，从而使窗口工作区中能够显示最多的内容，仅留有部分工具栏用于文档的简单修改。
单击【视图】选项卡的【文档视图】组中的【阅读视图】按钮
后，文档即转换为阅读版式视图。
单击状态栏中的【阅读视图】按钮也可进入阅读视图。
提示
要关闭阅读视图方式，按【Esc】键即可切换到页面视图。
3.Web版式视图——联机阅读更方便
Web版式视图主要用于查看网页形式的文档外观。当选择显示Web版式视图时，编辑窗口将显示得更大，并自动换行以适应窗口。此外，还可以在Web版式视图下设置文档背景以及浏览和制作网页等。
单击【视图】选项卡的【文档视图】组中的【Web版式视图】按钮
后，文档即转换为Web版式视图。
4.大纲视图——让文档的框架一目了然
大纲视图是显示文档结构和大纲工具的视图，它将所有的标题分级显示出来，层次分明，特别适合较多层次的文档，如报告文体和章节排版等。在大纲视图方式下，用户可以方便地移动和重组长文档。
单击【视图】选项卡的【文档视图】组中的【大纲视图】按钮
，即转换为大纲视图。
单击【降级】按钮，所选标题的级别就会降低一级。用户也可以单击【降级为正文】按钮，将标题直接变为正文文本。同样，单击【升级】按钮和【提升至标题1】按钮，则可将标题的级别升高。
提示
5.草稿——最简洁的方式
草稿主要用于查看草稿形式的文档，便于快速编辑文本。在草稿视图中不会显示页眉、页脚等文档元素。
单击【视图】选项卡的【文档视图】组中的【草稿】按钮
后，文档即转换为草稿视图。
删除错误的文本内容并修改为正确的文本内容，是文档编辑过程中的常用操作。删除文本的方法有多种。
在键盘中有两个删除键，分别为【Backspace】键和【Delete】键。【Backspace】键是退格键，它的作用是使光标左移一格，同时删除光标左边位置上的字符或删除选中的内容。【Delete】键是删除光标右侧的1个文字或选中的内容。
1.使用【Backspace】键删除文本
将鼠标光标定位至要删除文本的后方或者选中要删除的文本，按键盘上的【Backspace】键即可退格将其删除。
删除与修改错误文本的具体操作步骤如下。
2.使用【Delete】键删除文本
当输入错误时，选中错误的文本，然后按键盘上的【Delete】键即可将其删除。或将鼠标光标定位在要删除的文本内容前面，按【Delete】键即可将错误的文本删除。
1 选择文本内容
将视图切换至页面视图，选择错误的或要删除的文本内容。
2 按【Delete】键
按【Delete】键即可将其删除，然后直接输入正确的内容即可。
查找功能可以帮助读者定位所需内容，用户也可以使用替换功能将查找到的文本或文本格式替换为新的文本或文本格式。
1.查找
查找功能可以帮助用户定位到目标位置以便快速找到想要的信息，查找分为查找和高级查找两种。
（1）查找
1 选择【查找】命令
在打开的素材文件中，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮
右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择【查找】命令。
2 显示查找的内容
在文档的左侧打开【导航】任务窗格，在下方的文本框中输入要查找的内容，这里输入“企业”， 此时在文本框的下方提示“14个结果”，并且在文档中查找到的内容都会以黄色背景显示。
3 单击【下一条】按钮
单击任务窗格中的【下一条】按钮
，定位至第2个匹配项。每次单击【下一条】按钮，都可快速查找到下一条符合的匹配项。
（2）高级查找
使用【高级查找】命令可以打开【查找和替换】对话框来查找内容。
单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮
右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择【高级查找】命令，弹出【查找和替换】对话框。
2.替换
替换功能可以帮助用户快捷地更改查找到的文本或批量修改相同的内容。
1 单击【查找】按钮
在打开的素材文件中，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮
，弹出【查找和替换】对话框。
2 输入需要被替换的内容
在【替换】选项卡中的【查找内容】文本框中输入需要被替换的内容（这里输入“企业”），在【替换为】文本框中输入替换后的新内容（这里输入“公司”）。
3 替换为新内容
单击【查找下一处】按钮，定位到从当前光标所在位置起，第一个满足查找条件的文本位置，并以灰色背景显示，单击【替换】按钮就可以将查找到的内容替换为新的内容，并跳转至第二个查找内容。
4 单击【全部替换】按钮
如果用户需要将文档中所有相同的内容都替换掉，单击【全部替换】按钮，Word就会自动将整个文档内所有查找到的内容替换为新的内容，并弹出相应的提示框显示完成替换的数量。单击【确定】按钮关闭提示框。
使用批注和修订可以方便文档制作者对文档进行修改，避免错误，从而使制作的文档更专业。
1.批注文档
批注是文档的审阅者为文档添加的注释、说明、建议和意见等信息。在把文档分发给审阅者前设置文档保护，可以使审阅者只能添加批注而不能对文档正文进行修改，利用批注可以方便工作组的成员之间进行交流。
（1）添加批注
批注也是对文档的特殊说明，添加批注的对象可以是文本、表格或图片等文档内的所有内容。Word 2016将以有颜色的括号将批注的内容括起来，背景色也将变为相同的颜色。默认情况下，批注显示在文档页边距外的标记区，批注与被批注的文本使用与批注相同颜色的虚线连接。添加批注的具体操作步骤如下。
1 单击【新建批注】按钮
在打开的素材文件中选择要添加批注的文本，单击【审阅】选项卡【批注】组中的【新建批注】按钮
。
2 输入批注内容
显示批注框，在后方的批注框中输入批注的内容即可。
提示
选择要添加批注的文本并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【新建批注】选项也可以快速添加批注。此外，还可以将【插入批注】按钮添加至快速访问工具栏。
（2）编辑批注
如果对批注的内容不满意，还可以修改批注，修改批注有两种方法。
方法一：在已经添加了批注的文本内容上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【编辑批注】命令，批注框将处于可编辑的状态，此时即可修改批注的内容。
方法二：直接单击需要修改的批注，即可进入编辑状态，编辑批注。
（3）删除批注
当不需要文档中的批注时，用户可以将其删除，删除批注常用的方法有两种。
方法一：选中要删除的批注，此时【审阅】选项卡下【批注】组的【删除】按钮
处于可用状态，单击该按钮即可将选中的批注删除。删除之后，【删除】按钮处于不可用状态。
单击【批注】组中的【上一条】按钮和【下一条】按钮可快速地找到要删除的批注。
提示
方法二：在需要删除的批注或批注文本上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除批注】菜单命令也可删除选中的批注。
方法三：如果要删除所有批注，可以单击【审阅】选项卡下【修订】组中的【删除】按钮
下方的下拉按钮 ，在弹出的快捷菜单中选择【删除文档中的所有批注】命令，即可删除所有的批注。
2.使用修订
修订是显示文档中所做的诸如删除、插入或其他编辑更改的标记。启用修订功能，审阅者的每一次插入、删除或是格式更改都会被标记出来。这样能够让文档作者跟踪多位审阅者对文档所做的修改，并接受或者拒绝这些修订。
（1）修订文档
修订文档首先需要使文档处于修订的状态。
1 单击【修订】按钮
在打开的素材文件中，单击【审阅】选项卡下【修订】组中的【修订】按钮
，即可使文档处于修订状态。
2 修订效果
此后，对文档所做的所有修改将会被记录下来。
（2）接受修订
如果修订的内容是正确的，就可以接受修订。将光标放在需要接受修订的内容处，然后单击【审阅】选项卡下【更改】组中的【接受】按钮
，即可接受文档中的修订。此时系统将选中下一条修订。
（3）拒绝修订
如果要拒绝修订，可以将光标放在需要删除修订的内容处，单击【审阅】选项卡下【更改】组中的【拒绝】按钮
下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【拒绝更改】/【拒绝并移到下一条】命令，即可接受修订。此时系统将选中下一条修订。
（4）删除修订
单击【审阅】选项卡下【更改】组中【拒绝】按钮下方的下拉按钮 ，在弹出的快捷菜单中选择【拒绝所有修订】命令，即可删除文档中的所有修订。
至此，就完成了修改公司年度报告的操作，最后只需要删除批注，并根据需要接受或拒绝修订即可。
举一反三
除了本章介绍的内容外，使用Word提供的新建文档、设置字体样式、段落样式、批注和修订功能等基本编辑功能还可以制作家庭装修协议、公司奖惩制度、保密制度、技术转让合同、销售合同、租赁合同和劳务合同等文档。下图所示分别为制作的房屋租赁协议书和公司奖惩制度文档。
技巧1：快速输入重复内容
【F4】键具有重复上一步操作的作用。如果在文档中输入“你好”，然后按【F4】键，即可重复输入“你好”，连续按【F4】键，即可得到很多“你好”。
技巧2：解决输入文字时后面文字自动删除问题
在编辑Word文档时，如果遇到输入一个字符，其后方的一个字符就会被自动删掉，连续输入多个字符，则会删除多个文字的情况，是由于当前文档处于“改写”模式造成的。可以按【Insert】键切换至输入模式，即可正常输入文本内容。
本章视频教学时间：52分钟
一篇图文并茂的文档，不仅看起来生动形象、充满活力，还可以使文档更加美观。本章介绍页面设置、插入艺术字、插入图片、插入形状、SmartArt图形以及插入图表等操作。
【学习目标】
通过本章的学习，读者可以掌握制作图文混排文档的操作。
【本章涉及知识点】
页面设置
插入艺术字
插入图片
插入图形
插入SmartArt图形
插入图表
本节视频教学时间：16分钟
公司宣传彩页要根据公司的性质确定彩页的主题色调和整体风格，这样更能突出主题，吸引消费者。
页边距有两个作用：一是便于装订；二是可形成更加美观的文档。设置页边距，包括上、下、左、右边距以及页眉和页脚距页边界的距离，使用该功能来设置页边距十分精确。
1 新建空白Word文档
新建空白Word文档，并将其另存为“公司宣传彩页.docx”。
2 选择【自定义边距（A）】选项
单击【布局】选项卡下【页面设置】组中的【页边距】按钮
，在弹出的下拉列表中选择一种页边距样式，即可快速设置页边距。如果要自定义页边距，可在弹出的下拉列表中单击选择【自定义边距（A）】选项。
3 进行设置
弹出【页面设置】对话框，在【页边距】选项卡下【页边距】区域可以自定义设置“上”“下”“左”“右”页边距，如将【上】【下】边距设置为“1.5厘米”。【左】【右】页边距设为“1.8厘米”，在【预览】区域可以查看设置后的效果。单击【确定】按钮。
4 设置效果
此时，即可看到设置页边距后的页面效果。
纸张的大小和方向，也影响着文档的打印效果，因此设置合适的纸张在Word文档制作过程中也是非常重要的。设置纸张包括设置纸张的方向和大小，具体操作步骤如下。
1 设置纸张方向
单击【布局】选项卡下【页面设置】组中的【纸张方向】按钮
，在弹出的下拉列表中可以设置纸张方向为“横向”或“纵向”，如单击【横向】选项。
提示
也可以在【页面设置】对话框【页边距】选项卡下的【纸张方向】区域设置纸张的方向。
2 选择纸张大小
单击【布局】选项卡【页面设置】选项组中的【纸张大小】按钮
，在弹出的下拉列表中可以选择纸张大小，这里选择【其他纸张大小】选项。
3 进行设置
打开【页面设置】对话框，在【纸张】选项卡下【纸张大小】组中设置【宽度】为“27.9厘米”，【高度】为“21.5厘米”，单击【确定】按钮。
4 完成设置
即可完成纸张大小的设置，效果如下图所示。
在Word 2016中可以通过设置页面颜色来设置文档的背景，使文档更加美观。如设置纯色背景填充、填充效果、水印填充及图片填充等。
1.纯色背景
本节介绍使用纯色背景填充文档的方法，具体操作步骤如下。
1 选择背景颜色
单击【设计】选项卡下【页面背景】选项组中的【页面颜色】按钮
，在下拉列表中选择背景颜色，如这里选择“蓝色”。
2 页面颜色填充
此时将页面颜色填充为蓝色。
2.填充背景
除了使用纯色填充以外，我们还可使用填充效果来填充文档的背景，包括渐变填充、纹理填充、图案填充和图片填充等。具体操作步骤如下。
1 选择【填充效果】选项
单击【设计】选项卡下【页面背景】选项组中的【页面颜色】按钮
，在弹出的下拉列表中选择【填充效果】选项。
2 进行设置
弹出【填充效果】对话框，单击选中【双色】单选项，分别设置右侧的【颜色1】和【颜色2】的颜色。
3 选中【角部辐射】单选项
在下方的【底纹样式】组中，单击选中【角部辐射】单选项，然后单击【确定】按钮。
4 查看填充效果
即可看到设置渐变填充后的效果，如下图所示。
提示
纹理填充、图案填充和图片填充的操作类似，这里不再赘述。
艺术字，是具有特殊效果的字体。艺术字不是普通的文字，而是图形对象，可以像处理其他的图形那样对其进行处理。利用Word 2016提供的插入艺术字功能，不仅可以制作出美观的艺术字，而且操作非常简单。
1.创建艺术字
创建艺术字的具体操作步骤如下。
1 选择艺术字样式
单击【插入】选项卡下【文本】组中的【艺术字】按钮
，在弹出的下拉列表中选择一种艺术字样式。
2 插入艺术字
在文档中插入“请在此放置您的文字”艺术字文本框。
3 输入文本
在艺术字文本框中输入“XX工作室宣传页”文本，即可完成艺术字的创建。
4 调整文本框的位置
将鼠标光标放置在艺术字文本框上，当鼠标光标变为
形状时，按住鼠标左键并拖曳鼠标，将艺术字文本框的位置调整至页面中间。
2.更改艺术字样式
在Word 2016中插入艺术字后，用户还可以根据需要更改艺术字的样式。在文档中更改艺术字样式的具体操作步骤如下。
1 选择一种形状样式
选择艺术字文本框，单击【绘图工具】
【格式】选项卡下【形状样式】选项组中的【其他】按钮
，在弹出的下拉列表中选择一种形状样式。
2 选择形状效果
单击【形状样式】选项组中的【形状效果】按钮
，在弹出的下拉列表中单击【棱台】
【棱台】
【斜面】选项。
3 选择艺术字样式
选择文本内容，单击【艺术字样式】选项组中的【快速样式】按钮
，在弹出的下拉列表中选择一种艺术字样式，即可更改原有的样式。
4 选择映像样式
然后在【艺术字样式】选项组中单击【文本效果】按钮
，在弹出的下拉列表中选择一种映像样式。
5 更改后的效果
更改艺术字样式的效果如下图所示。
6 进行调整
选择艺术字文本，在【开始】选项卡下【字体】组中设置艺术字的【字体】为“楷体”，【字号】为“42”，并调整艺术字文本框的位置，使其在文档中间显示，就完成了使用艺术字美化宣传彩页的操作，效果如下图所示。
图片可以使文档更加生动形象，插入的图片可以是一个剪贴画、一张照片或一幅图画。在Word 2016中，用户可以在文档中插入本地图片，还可以插入联机图片。在Word中插入保存在电脑硬盘中的图片，其具体操作步骤如下。
1 调整正文字体及字号
打开随书光盘中的“素材\c h04\公司宣传.docx”文件，将其中的内容粘贴至“公司宣传彩页.docx”文档中。并根据需要调整正文的字体及字号。
2 单击【图片】按钮
将鼠标光标定位于表格的下方，单击【插入】选项卡下【插图】选项组中的【图片】按钮
。
3 选择图片
在弹出的【插入图片】对话框中选择需要插入的图片，单击【插入】按钮。
4 查看效果
此时就在文档中鼠标光标所在的位置插入了所选择的图片。
提示
单击【插入】选项卡下【插图】选项组中的【联机图片】按钮，可以在打开的【插入图片】对话框中搜索联机图片并将其插入到文档中。
图片在插入到文档中之后，图片的设置不一定符合要求，这时就需要对图片进行适当的调整。
1.调整图片的大小与位置
插入图片后可以根据需要调整图片的大小及位置，具体操作步骤如下。
1 将图片衬于文字下方
选择插入的图片，单击【布局选项】按钮，在弹出的【布局】选项列表中选择【衬于文字下方】选项。
2 调整图片位置
选择插入的图片，将鼠标光标放置在图片上方，当鼠标光标变为
形状时，按住鼠标左键并拖曳鼠标，即可调整图片的位置。
3 调整图片大小
选择图片，将鼠标光标放在图片右下角的控制点上，当鼠标光标变为
形状时，按住鼠标左键并拖曳鼠标，调整图片的大小，效果如下图所示。
在【图片工具】【格式】选项卡下的【大小】组中可以精确调整图片的大小。
提示
4 调整效果
调整图片大小与位置后的效果如下图所示。
2.美化图片
插入图片后，还可以调整图片的颜色、设置艺术效果、修改图片的样式，使图片更美观。美化图片的具体操作步骤如下。
1 改变图片的锐化/柔化以及亮度/对比度
选择要编辑的图片，单击【图片工具】
【格式】选项卡下【调整】组中【更正】按钮右侧的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择任一选项，即可改变图片的锐化/柔化以及亮度/对比度。
2 查看效果
改变图片的锐化/柔化以及亮度/对比度后的效果如下图所示。
3 选择颜色
选择插入的图片，单击【图片工具】
【格式】选项卡下【调整】选项组中【颜色】按钮右侧的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择任一选项。
4 查看效果
改变图片的色调色温后的效果如下图所示。
单击【图片工具】【格式】选项卡下【调整】选项组中【艺术效果】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择任一选项，即可改变图片的艺术效果。
提示
5 选择【复杂框架，黑色】选项
单击【图片工具】
【格式】选项卡下【图片样式】选项组中的【其他】按钮
，在弹出的下拉列表中选择【复杂框架，黑色】选项。
6 查看效果
在宣传彩页上即可看到更改图片样式后的效果。
7 选择【复杂框架，黑色】选项
单击【图片工具】
【格式】选项卡下【图片样式】选项组中的【图片边框】按钮右侧的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择【无轮廓】选项。
8 查看效果
在宣传彩页上即可看到取消图片边框后的效果。
9 选择【透视】效果
单击【图片工具】
【格式】选项卡下【图片样式】选项组中的【图片效果】按钮右侧的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择一种【阴影】
【透视】效果。
10 查看效果
设置图片格式后的效果如下图所示。
编辑完添加的图片后，还可以把图片进行对齐及组合设置，管理图文混排效果。具体操作步骤如下。
1 插入其他图片
重复2.1.6小节的操作，在公司宣传彩页中插入其他图片并设置图片样式，效果如下图所示。
2 调整图片
调整左右两侧的图片，使其分别位于文档正文区域的左右两侧，效果如下图所示。
3 选择【横向分布】选项
按住【Ctrl】键，依次选择插入的4张图片。单击【格式】选项卡下【排列】组中【对齐】按钮的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择【横向分布】选项。
4 查看效果
设置图片横向均匀分布后的效果如下图所示。
5 垂直居中对齐
重复步骤3的操作，选择【垂直居中】选项，即可将4张图片垂直居中对齐，效果如下图所示。
6 选择【组合】选项
单击【图片工具】
【格式】选项卡下【排列】组中的【组合】按钮右侧的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择【组合】选项，即可将4张图片组合在一起。效果如下图所示。
本节视频教学时间：16分钟
Word 2016提供了线条、矩形、基本形状、箭头总汇、公式形状、流程图、星与旗帜和标注等多种自选图形，用户可以根据需要从中选择适当的图形美化文档。
流程图可以展示某一项工作的流程，比文字描述更直观、更形象。绘制流程图的具体操作步骤如下。
1 输入内容
新建空白Word文档，并将其另存为“工作流程图.docx”。然后输入文档标题“订单处理工作流程图”，并根据需要设置其字体和段落样式，然后输入其他正文内容，效果如下图所示。
2 选择“椭圆”形状
单击【插入】选项卡下【插图】选项组中的【形状】按钮下方的下拉按钮
，在弹出的【形状】下拉列表中，选择“椭圆”形状。
3 绘制椭圆形状
在文档中要绘制形状的起始位置， 按住鼠标左键并拖曳至合适位置，松开鼠标左键，即可完成椭圆形状的绘制。
4 选择流程图形状
单击【插入】选项卡下【插图】选项组中的【形状】按钮下方的下拉按钮
，在弹出的【形状】下拉列表中选择【流程图】组中的“流程图：过程”形状。
5 绘制形状
在文档中绘制“流程图：过程”形状后的效果如下图所示。
6 完成图形的粘贴
选择绘制的“流程图：过程”形状，按【Ctrl+C】组合键复制，然后按6次【Ctrl+V】组合键，完成图形的粘贴。
7 绘制终止形状
重复步骤4~步骤5的操作，绘制“流程图：终止”形状。效果如下图所示。
8 进行调整
依次选择绘制的图形，调整其位置和大小，使其合理地分布在文档中。调整自选图形大小及位置的操作与调整图片大小及位置操作相同，这里不再赘述。调整完成后，效果如下图所示。
插入自选图形时，Word 2016为其应用了默认的图形效果，用户可以根据需要设置图形的显示效果，使其更美观。具体操作步骤如下。
1 选择样式
选择椭圆形状，单击【绘图工具】
【格式】选项卡下【形状样式】组中的【其他】按钮
，在弹出的下拉列表中选择【中等效果-绿色，强调颜色 6】样式。
2 应用效果
将选择的形状样式应用到椭圆形状中，效果如下图所示。
3 选择【无轮廓】选项
选择椭圆形状，单击【绘图工具】
【格式】选项卡下【形状样式】组中的【形状轮廓】按钮的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择【无轮廓】选项。
4 选择形状效果
单击【绘图工具】
【格式】选项卡下【形状样式】组中的【形状效果】按钮的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择【棱台】
【棱台】
【圆形】选项。
5 查看效果
美化椭圆图形后的效果，如下图所示。
6 美化其他图形
使用同样的方法美化其他自选图形，最终效果如下图所示。
绘制并美化流程图后，需要将绘制的图形链接起来，并输入流程描述文字，完成流程图的绘制。具体操作步骤如下。
1 选择“线箭头”形状
单击【插入】选项卡下【插图】选项组中的【形状】按钮下方的下拉按钮
，在弹出的【形状】下拉列表中，选择“线箭头”形状。
2 绘制线箭头
在文档中绘制线箭头。
3 选择【黑色】
选择绘制的形状，单击【格式】选项卡下【形状样式】组中的【形状轮廓】按钮，在弹出的下拉列表中选择【黑色】选项，将线箭头颜色设置为黑色。
4 设置线的箭头
重复步骤3，设置线箭头的【粗细】为“1.5磅”，并更改【箭头】为“箭头样式2”。
5 粘贴出7个箭头形状
设置线箭头后的形状后，选择并复制绘制的形状，然后粘贴出7个箭头形状，并将其移动至合适的位置。
6 选择【向左旋转90°】选项
选择最下方的线箭头，单击【格式】选项卡下【排列】组中的【旋转对象】按钮，在弹出的下拉列表中选择【向左旋转90°】选项。
7 旋转箭头后的效果
旋转箭头后的效果如下图所示。
8 选择【向左旋转90°】选项
使用同样的方法调整其他箭头，最终效果如下图所示。
9 选择【添加文字】选项
选择第一个形状，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【添加文字】选项。
10 输入文本
图形中会显示鼠标光标，输入“提交订单”文本，并根据需要设置文字的字体样式，效果如下图所示。
11 选择【添加文字】选项
使用同样的方法添加其他文字，就完成了流程图的制作，效果如下图所示。
流程图绘制完成后，可以根据需要在下方输入制图信息，如制图人的姓名、绘制图形的日期等。具体操作步骤如下。
1 选择【绘制文本框】选项
单击【插入】选项卡下【文本】组中【文本框】按钮的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择【绘制文本框】选项。
2 绘制文本框
在流程图下方绘制出文本框。
3 设置文字样式
在文本框中输入制图信息，并根据需要设置文字样式。
4 选择【无轮廓】选项
调整文本框的大小，并在【格式】选项卡下【形状样式】组中单击【形状轮廓】按钮，在弹出的下拉列表中选择【无轮廓】选项。
至此，就完成了工作流程图的制作，最终效果如下图所示。
本节视频教学时间：10分钟
SmartArt图形可以形象直观地展示重要的文本信息，吸引用户的眼球。下面就来使用SmartArt图形制作公司组织结构图。
Word 2016提供了列表、流程、循环、层次结构、关系、矩阵、棱锥图、图片等多种SmartArt图形样式，方便用户根据需要选择。插入结构图的具体操作步骤如下。
1 单击【SmartArt】按钮
新建空白Word文档，并将其另存为“公司组织结构图.docx”文件。单击【插入】选项卡下【插图】组中的【SmartArt】按钮
。
2 选择【组织结构图】类型
弹出【选择SmartArt图形】对话框，选择【层次结构】选项，在右侧列表框中选择【组织结构图】类型，单击【确定】按钮。
3 完成图形的插入
完成组织结构图图形的插入，效果如下图所示。
4 输入文字
在图形中根据需要输入文字，就完成了插入公司组织结构图的操作。
插入组织结构图之后，如果图形不能完整显示公司的组织结构，还可以根据需要新增结构项目。具体操作步骤如下。
1 选择【添加助理】选项
选择【董事会】图形，单击【SmartArt工具】【设计】选项卡下【创建图形】组中的【添加形状】按钮后的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择【添加助理】选项。
2 添加新的形状
在【董事会】图形下方添加新的形状。效果如下图所示。
3 选择【在下方添加形状】选项
选择【常务副总】形状，单击【SmartArt工具】
【设计】选项卡下【创建图形】组中的【添加形状】按钮后的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择【在下方添加形状】选项。
4 添加新的形状
在选择形状的下方添加新的形状。
5 添加新形状
重复步骤3的操作，在【常务副总】形状下方添加新形状。
6 添加形状
选择【常务副总】形状下方添加的第一个新形状，并在其在下方添加形状。
7 添加其他形状
重复上面的操作，添加其他形状，增加组织结构项目后的效果如下图所示。
8 输入相关文字内容
根据需要在新添加的形状中输入相关文字内容。
提示
如果要删除形状，只需要选择要删除的形状，在键盘上按【Delete】键即可。
创建公司组织结构图后，还可以根据需要更改组织结构图的版式，具体操作步骤如下。
1 调整组织结构图的大小
选择创建的组织结构图，将鼠标光标放在图形边框右下角的控制点上，当鼠标光标变为
形状时，按住鼠标左键并拖曳鼠标，即可调整组织结构图的大小，效果如下图所示。
2 选择【半圆组织结构图】版式
单击【SmartArt工具】
【设计】选项卡下【版式】组中的【其他】按钮
，在弹出的下拉列表中选择【半圆组织结构图】版式。
3 查看效果
更改组织结构图版式后的效果如下图所示。
4 进一步完善
如果对更改后的版式不满意。还可以根据需要再次改变组织结构图的版式。
绘制组织结构图并修改版式之后，就可以根据需要设置组织结构图的格式，使其更美观。
1 选择一种彩色样式
选择组织结构图图形，单击【SmartArt工具】
【设计】选项卡下【SmartArt】样式组中的【更改颜色】按钮
，在弹出的下拉列表中选择一种彩色样式。
2 查看效果
更改颜色后的效果如下图所示。
3 选择一种SmartArt样式
选择SmartArt图形，单击【SmartArt工具】
【设计】选项卡下【SmartArt样式】组中的【其他】按钮
，在弹出的下拉列表中选择一种SmartArt样式。
4 查看效果
更改SmartArt样式后，图形中文字的样式会随之发生改变，用户需要重新设置文字的样式，制作完成后，SmartArt图形的效果如下图所示。
至此，就完成了公司组织结构图的制作。
本节视频教学时间：10分钟
Word 2016提供了插入图表的功能，可以对数据进行简单的分析，从而清楚地表达数据的变化关系，分析数据的规律，以便进行预测。本节就以在Word 2016中制作公司销售图表为例，介绍在Word 2016中使用图表的方法。
Word 2016提供了柱形图、折线图、饼图、条形图、面积图、XY散点图、股价图、曲面图、雷达图、树状图、旭日图、直方图、箱形图、瀑布图等14种图表类型以及组合图表类型，用户可以根据需要创建图表。插入图表的具体操作步骤如下。
1 定位光标
打开随书光盘中的“素材\c h02\公司销售图表.docx”素材文件，然后将鼠标光标定位至要插入图表的位置。
2 单击【图表】按钮
单击【插入】选项卡下【插图】组中的【图表】按钮
。
3 选择簇状柱形图
弹出【插入图表】对话框，选择要创建的图表类型，这里选择【柱形图】下的【簇状柱形图】选项，单击【确定】按钮。
4 弹出工作表
弹出【Microsoft Word中的图表】工作表。
5 输入内容
将素材中的表格内容输入到【Microsoft Word中的图表】工作表中，然后关闭【Microsoft Word中的图表】工作表。
6 完成操作
完成创建图表的操作，效果如下图所示。
创建图表后，如果发现数据输入有误或者需要修改数据，只要对数据进行修改，图表的显示会自动发生变化。
将营销一部二季度的销量由“2800”更改为“3200”的具体操作步骤如下。
1 选择数据
在打开的文件的表格中选择第2行第3列单元格中的数据。
2 删除数据
删除选择的数据并输入“3200”。
3 选择【编辑数据】菜单命令
在下方创建的图表上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【编辑数据】
【编辑数据】菜单命令。
4 关闭工作表
弹出【Microsoft Word中的图表】工作表，将C2单元格的数据由“2800”更改为“3200”。并关闭【Microsoft Word中的图表】工作表。
5 发生变化
图表中显示的数据也会随之发生变化。
完成图表的编辑后，用户可以对图表进行美化操作，如设置图表标题、更改图表布局、添加图表元素、更改图表样式等。
1.设置图表标题
设置图表标题的具体操作步骤如下。
1 修改文本框中的内容
选择图表中的【图表标题】文本框，删除文本框中的内容，将其修改为“各部门销售情况”。
2 设置字体
选择输入的文本，根据需要设置其【字体】为“楷体”。效果如下图所示。
2.添加图表元素
更改图表布局后，可以将图表标题、数据标签、数据表、图例、趋势线等图表元素添加至图表中，以便能更直观地查看分析数据。
1 选择【数据标签外】选项
选择图表，单击【图表工具】
【设计】选项卡下【图表布局】组中【添加图表元素】按钮的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择【图表标签】
【数据标签外】选项。
2 添加数据标签
在图表中添加数据标签图表元素，效果如下图所示。
3 选择【显示图例项标示】选项
选择图表，单击【图表工具】
【设计】选项卡下【图表布局】组中【添加图表元素】按钮的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择【数据表】
【显示图例项标示】选项。
4 显示数据表图表元素
在图表中显示数据表图表元素。效果如下图所示。
5 将图例显示在右侧
使用同样的方法还可以添加其他图表元素，将图例显示在右侧后的效果如下图所示。
6 调整图表大小
最后只需要根据需要调整图表的大小，即可完成添加图表元素的操作。
3.更改图表样式
添加图表元素之后，就完成了创建并编辑图表的操作。如果对图表的样式不满意，还可以更改图表的样式，美化图表。
1 选择一种图表样式
选择创建的图表，单击【图表工具】
【设计】选项卡下【图表样式】组中【其他】按钮
，在弹出的下拉列表中选择一种图表样式。
2 更改后的效果
更改图表样式后的效果如下图所示。
3 选择一种颜色样式
此外，还可以根据需要更改图表的颜色。选择图表，单击【图表工具】
【设计】选项卡下【图表样式】组中【更改颜色】按钮的下拉按钮，在弹出下拉列表中选择一种颜色样式。
4 更改后的效果
更改颜色后的效果如下图所示。
4.更改图表类型
选择合适的图表类型，能够更直观形象地展示数据。如果对创建的图表类型不满意，还可以使用Word 2016提供的更改图表类型的功能更改图表的类型，具体操作步骤如下。
1 更改图表类型
选择创建的图表，单击【设计】选项卡下【类型】组中【更改图表类型】按钮
。
2 选择【折线图】选项
弹出【更改图表类型】对话框，选择要更改的图表类型，这里选择【折线图】下的【折线图】选项，单击【确定】按钮。
3 完成更改图表类型
完成更改图表类型的操作，效果如下图所示。
4 完成制作
至此，就完成了公司销售图表的制作，最终效果如下图所示。
举一反三
图文混排类文档是行政办公或者文秘行业常用的文档。除了本章介绍的案例外，类似的还有公司简报、工作证、招聘广告、教学课件等。下图所示分别为制作完成的公司简报及教学课件文档。
技巧1：快速导出文档中的图片
如果发现某一篇文档中的图片比较好，希望得到这些图片，具体操作步骤如下。
1 选择【另存为图片】选项
在需要导出保存的图片上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【另存为图片】选项。
2 单击【保存】按钮
在弹出的【保存文件】对话框中选择保存的路径和文件名，单击【保存】按钮。在保存的文件夹中即可找到保存的图片文件。
技巧2：如何使直线不倾斜
在绘制自选图形时，如果要绘制圆或者正方形，或者要绘制的形状比例要标准，此时就可以使用【Shift】键辅助绘制。
1 选择“直线”形状
单击【插入】选项卡下【插图】选项组中的【形状】按钮下方的下拉按钮
，在弹出的【形状】下拉列表中，选择“直线”形状。
2 绘制直线
在按住【Shift】键的同时绘制垂直、水平或者倾斜角度为45°的直线。
提示
此外，调用矩形、椭圆命令时，按住【Shift】键可以绘制正方形、圆形等形状。按住【Ctrl】键时可以绘制中心对称的矩形、椭圆形状。
