Word/Excel/PPT 2013办公应用从入门到精通

北京

前言

随着企业信息化的不断发展，办公软件已经成为企业日常办公中不可或缺的工具。Office 办公组件中的Word/Excel/PowerPoint 具有强大的文字处理、电子表格制作与数据处理，以及幻灯片制作与设计功能，使用它们可以进行各种文档资料的管理、数据的处理与分析、演示文稿的展示等。Word/Excel/PowerPoint2013目前已经广泛地应用于财务、行政、人事、统计和金融等众多领域，特别是在企业文秘与行政办公中更是得到了广泛的应用，为此我们组织多位办公软件应用专家和资深职场人士精心编写了本书，以满足企业实现高效、简捷的现代化管理的需求。

写作特色

实例为主，易于上手：全面突破传统的按部就班讲解知识的模式，模拟真实的办公环境，以实例为主，将读者在学习的过程中遇到的各种问题以及解决方法充分地融入实际案例中，以便读者能够轻松上手，解决各种疑难问题。

高手过招，专家解密：通过“高手过招”栏目提供精心筛选的 Word/Excel/PowerPoint 2013使用技巧，以专家级的讲解帮助读者掌握职场办公中应用广泛的办公技巧。

双栏排版，超大容量：采用双栏排版的格式，信息量大，力求在有限的篇幅内为读者奉献更多的实战案例。

一步一图，图文并茂：在介绍具体操作步骤的过程中，每一个操作步骤均配有对应的插图，以使读者在学习过程中能够直观、清晰地看到操作的过程及其效果，学习更轻松。

书盘结合，互动教学：配套的多媒体教学光盘内容与书中内容紧密结合并互相补充。在多媒体光盘中仿真模拟职场办公中的真实场景，让读者体验实际应用环境，并借此掌握日常办公所需的知识和技能，掌握处理各种问题的方法，并能在合适的场合使用合适的方法，从而能学以致用。

光盘特点

超大容量：本书所配的DVD格式光盘的播放时间长达18小时，涵盖书中绝大部分知识点，并做了一定的扩展延伸，克服了目前市场上现有光盘内容含量少、播放时间短的缺点。

内容丰富：光盘中不仅包含 10 小时与本书内容同步的视频讲解、本书实例的原始文件和最终效果文件，同时赠送以下3部分的内容。

（1）8小时精通Windows 7视频讲解，使读者完全掌握Windows 7系统。

（2）900 套 Word/Excel/PPT 2013 实用模板、包含 1200 个 Office 2013 实用技巧的电子书、财务/人力资源/文秘/行政/生产等岗位工作手册、300 页 Excel函数与公式使用详解电子书，帮助读者全面提升工作效率。

（3）多媒体讲解打印机、扫描仪等办公设备及解压缩软件、看图软件等办公软件的使用、包含300多个电脑常见问题解答的电子书，有助于读者提高电脑综合应用能力。

解说详尽：在演示各个办公实例的过程中，对每一个操作步骤都做了详细的解说，使读者能够身临其境，提高学习效率。

实用至上：光盘中的实例经典且丰富，可操作性强。例如制作个人简历、业务员销售统计表、药品出入库查询系统、产品营销推广方案以及企业宣传片等，都是读者在实际生活或者工作中经常会用到的内容。

配套光盘运行特点

（1）将光盘印有文字的一面朝上放入光驱中，几秒钟后光盘就会自动运行。

（2）若光盘没有自动运行，在光盘图标上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【自动播放】菜单项（Windows XP系统），或者选择【安装或运行程序】菜单项（Windows 7系统），光盘就会运行。

（3）建议将光盘中的内容安装到硬盘上观看。在光盘主界面中单击【安装光盘】按钮，弹出【选择安装位置】对话框，从中选择合适的安装路径，然后单击按钮即可安装。

（4）以后观看光盘内容时，只要单击【开始】按钮【所有程序】【从入门到精通】【《Word/Excel/PowerPoint 2013 办公应用从入门到精通》】菜单项就可以了。如果光盘演示画面不能正常显示，请双击光盘根目录下的tscc.exe文件，然后重新运行光盘即可。

（5）如果想要卸载本光盘内容，依次单击【开始】【所有程序】【从入门到精通】【卸载《Word/Excel/PowerPoint2013办公应用从入门到精通》】菜单项即可。

本书由神龙工作室策划编写，参与资料收集和整理工作的有姜楠、纪美清、孙冬梅、史玲云等。由于时间仓促，书中难免有疏漏和不妥之处，恳请广大读者不吝批评指正。

本书责任编辑的联系信箱：maxueling@ptpress.com.cn。

编者

第1章 文档的基本操作

文档的基本操作包括新建文档、保存文档、编辑文档、浏览文档、打印文档、保护文档，以及文档的简单格式设置。

光盘链接

关于本章知识，本书配套教学光盘中有相关的多媒体教学视频，请读者参见光盘中的【Word 2013的基础应用\文档的基本操作】。

1.1 面试通知

公司已发布招聘信息，并收集了应聘者的简历，接下来以邮件形式通知部分应聘者来公司面试。

1.1.1 新建文档

用户可以使用Word 2013方便快捷地新建多种类型的文档，如空白文档、基于模板的文档等。

1.新建空白文档

如果Word 2013没有启动，可通过下面介绍的方法新建空白文档。

使用【开始】程序

1 单击【开始】按钮，从弹出的下拉列表中选择【所有程序】【Microsoft Office 2013】【Word 2013】，启动Word 2013。

2 在Word开始界面，单击【空白文档】选项，即可创建一个名为“文档1”的空白文档。

如果 Word 2013 已经启动，可通过以下 3种方法新建空白文档。

使用按钮

在Word 2013主界面中单击按钮，从弹出的界面中选择【新建】选项，系统会打开【新建】界面，在列表框中选择【空白文档】选项。

使用组合键

在Word 2013中，按【Ctrl】+【N】组合键即可创建一个新的空白文档。

使用【新建】按钮

1 单击【自定义快速访问工具栏】按钮，从弹出的下拉列表中选择【新建】选项。

2 此时【新建】按钮就添加到了【自定义快速访问工具栏】中,单击该按钮即可新建一个空白文档。

2.新建联机模板

除了 Office 2013 软件自带的模板之外，微软公司还提供了很多精美的专业联机模板。

1 单击按钮，从弹出的界面中选择【新建】选项，系统会打开【新建】界面，在【搜索联机模板】搜索框中输入想要搜索的模板类型，例如“简历”，单击【开始搜索】按钮。

2 在下方会显示搜索结果，从中选择一种合适的简历选项。

3 在弹出的【简历】预览界面中单击【创建】按钮。

4 即可进入下载界面，显示“正在下载您的模板”。

联机模板的下载需要连接网络，否则无法显示信息和下载。

5 下载完毕，模板如图所示。

1.1.2 保存文档

在编辑文档的过程，可能会出现断电、死机或系统自动关闭等情况。为了避免不必要的损失，用户应该及时保存文档。

1.保存新建的文档

新建文档以后，用户可以将其保存起来。保存新建文档的具体步骤如下。

1 单击按钮，从弹出的界面中选择【保存】选项。

2 此时为第一次保存文档，系统会打开【另存为】界面，在此界面中选择【计算机】选项，然后单击右侧的【浏览】按钮。

3 弹出【另存为】对话框，在左侧的列表框中选择保存位置，在【文件名】文本框中输入文件名，在【保存类型】下拉列表中选择【Word文档（*.docx）】选项。

4 单击按钮，即可保存新建的Word文档。

2.保存已有的文档

用户对已经保存过的文档进行编辑之后，可以使用以下几种方法保存。

方法1：单击【自定义快速访问工具栏】中的【保存】按钮。

方法2：单击按钮，从弹出的下拉菜单中选择【保存】选项。

方法3：按下【Ctrl】+【S】组合键。

3.将文档另存为

用户对已有文档进行编辑后，可以另存为同类型文档或其他类型的文件。

1 单击按钮，从弹出的界面中选择【另存为】选项。

2 弹出【另存为】界面，在此界面中选择【计算机】选项，然后单击右侧的【浏览】按钮。

3 弹出【另存为】对话框，在左侧的列表框中选择保存位置，在【文件名】文本框中输入文件名，在【保存类型】下拉列表中选择【Word文档（*.docx）】选项，单击按钮即可。

4.设置自动保存

使用Word的自动保存功能，可以在断电或死机的情况下最大限度地减少损失。设置自动保存的具体步骤如下。

1 在Word文档窗口中，单击按钮，从弹出的界面中选择【选项】选项。

2 弹出【Word选项】对话框，切换到【保存】选项卡，在【保存文档】组合框中的【将文件保存为此格式】下拉列表中选择文件的保存类型，这里选择【Word文档(*.docx)】选项，然后选中【保存自动恢复信息时间间隔】复选框，并在其右侧的微调框中设置文档自动保存的时间间隔，这里将时间间隔值设置为“8分钟”。设置完毕，单击按钮即可。

建议设置的时间间隔不要太短，如果设置的间隔太短，Word频繁地执行保存操作，容易死机，影响工作。

1.1.3 编辑文档

编辑文档是Word文字处理软件最主要的功能之一，接下来介绍如何在Word文档中编辑中文、英文、数字以及日期等对象。

1.输入中文

新建一个Word空白文档后，用户就可以在文档中输入中文了。具体的操作步骤如下。

1 打开本实例的原始文件“面试通知.docx”，然后切换到任意一种汉字输入法。

2 单击文档编辑区，在光标闪烁处输入文本内容，例如“面试通知”，然后按下【Enter】键将光标移至下一行行首。

3 接下来输入面试通知的主要内容即可。

2.输入数字

在编辑文档的过程中，如果用户需要用到数字内容，只需按键盘上的数字键直接输入即可。输入数字的具体步骤如下。

1 分别将光标定位在文本“于”和“月”之间，按键盘上的数字键“5”，再将光标定位在“月”和“日”之间，按数字键“1”、“2”，即可分别输入数字“5”和“12”。

2 使用同样的方法输入其他数字即可。

3.输入日期和时间

用户在编辑文档时往往需要输入日期或时间，如果用户要使用当前的日期或时间，则可使用Word自带的插入日期和时间功能。输入日期和时间的具体步骤如下。

1 将光标定位在文档的最后一行行首，然后切换到【插入】选项卡，在【文本】组中单击按钮。

2 弹出【日期和时间】对话框，在【可用格式】列表框中选择一种日期格式，例如选择【二○一四年五月六日】选项。

3 单击按钮，此时，当前日期插入到了Word文档中。

4 用户还可以使用快捷键输入当前日期和时间。按【Alt】+【Shift】+【D】组合键，即可输入当前的系统日期；按【Alt】+【Shift】+【T】组合键，即可输入当前的系统时间。

文档录入完成后，如果不希望其中某些日期和时间随系统的改变而改变，那么选中相应的日期和时间，然后按【Ctrl】+【Shift】+【F9】组合键切断域的链接即可。

4.输入英文

在编辑文档的过程中，用户如果想要输入英文文本，要先将输入法切换到英文状态，然后进行输入。输入英文文本的具体步骤如下。

1 按【Shift】键将输入法切换到英文状态下，然后将光标定位在文本“三楼”前，输入小写英文文本“top”。

2 如果要更改英文的大小写，要先选择英文“top”，然后切换到【开始】选项卡，在【字体】组中单击【更改大小写】按钮，从弹出的下拉列表中选择【全部大写】选项。

3 返回 Word 文档中，英文小写文本“top”变成了英文大写文本“TOP”。

用户也可以使用快捷键更改大小写，在键盘上按【Caps Lock】键（大写锁定键），然后按字母键即可输入大写字母，再次按【Caps Lock】键即可关闭大写。英文输入法中按【Shift】+字母键也可以输入大写字母。

1.1.4 文档的基本操作

文档的基本操作一般包括选择、复制、粘贴、剪切、删除以及查找和替换文本等内容，接下来分别进行介绍。

1.选择文本

对Word文档中的文本进行编辑之前，首先应选择要编辑的文本。下面介绍几种使用鼠标和键盘选择文本的方法。

使用鼠标选择文本

用户可以使用鼠标选取单个字词、连续文本、分散文本、矩形文本、段落文本以及整个文档等。

①选择单个字词

用户只需将光标定位在需要选择的字词的开始位置，然后单击鼠标左键不放拖至需要选择的字词的结束位置，释放鼠标左键即可。另外，在词语中的任何位置双击都可以选择该词语，例如选择词语“身份证”，此时被选择的文本会呈深灰色显示。

②选择连续文本

1 用户只需将光标定位在需要选择的文本的开始位置，然后按住左键不放拖曳至需要选择的文本的结束位置释放即可。

2 如果要选择超长文本，用户只需将光标定位在需要选择的文本的开始位置，然后用滚动条代替光标向下移动文档，直到看到想要选择部分的结束处，按【Shift】键，然后单击要选择文本的结束处，这样从开始到结束处的这段文本内容就会全部被选中。

③选择段落文本

在要选择的段落中的任意位置中三击鼠标左键即可选择整个段落文本。

④选择矩形文本

按键盘【Alt】键，同时在文本上拖动鼠标即可选择矩形文本。

⑤选择分散文本

在Word文档中，首先使用拖动鼠标的方法选择一个文本，然后按【Ctrl】键，依次选择其他文本，就可以选择任意数量的分散文本了。

使用组合键选定文本

除了使用鼠标选定文本外，用户还可以使用键盘上的组合键选取文本。在使用组合键选择文本前，用户应该根据需要将光标定位在适当的位置，然后再按下相应的组合键选定文本。

Word 2013 提供了一整套利用键盘选定文本的方法，主要是通过【Shift】、【Ctrl】和方向键来实现的，操作方法如下表所示。

使用选中栏选择文本

所谓选中栏就是Word文档左侧的空白区域，当鼠标指针移至该空白区域时，便会呈形状显示。

①选择行

将鼠标指针移至要选中行左侧的选中栏中，然后单击鼠标左键即可选择该行文本。

②选择段落

将鼠标指针移至要选中段落左侧的选中栏中，然后双击鼠标即可选择整段文本。

③选择整篇文档

将鼠标指针移至选中栏中，然后三击鼠标左键即可选择整篇文档。

2.复制文本

“复制”也称“拷贝”，指将文档中的一部分“拷贝”一份，然后放到其他位置，而所“拷贝”的内容仍按原样保留在原位置。

Windows剪贴板

剪贴板是 Windows 的一块临时存储区，用户可以在剪贴板上对文本进行复制、剪切或粘贴等操作。美中不足的是，剪贴板只能保留一份数据，每当新的数据传入，旧的便会被覆盖。复制文本的具体操作方法如下。

方法1：打开本实例的原始文件，选择文本“XX 先生/小姐”，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【复制】菜单项。

方法2：选择文本“XX先生/小姐”，然后切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【复制】按钮。

方法3：选择文本“XX先生/小姐”，然后按组合键【Ctrl】+【C】即可。

左键拖动

将鼠标指针放在选中的文本上，按【Ctrl】键，同时按鼠标左键将其拖动到目标位置，在此过程中鼠标指针右下方出现一个“+”号。

右键拖动

将鼠标指针放在选中的文本上，按住右键向目标位置拖动，到达位置后，松开右键，在快捷菜单中选择【复制到此位置】菜单项。

使用【Shift】+【F2】组合键

选中文本，按【Shift】+【F2】组合键，状态栏中将出现“复制到何处?”字样，单击放置复制对象的目标位置，然后按【Enter】键即可。

3.剪切文本

“剪切”是指把用户选中的信息放入到剪切板中，单击“粘贴”后又会出现一份相同的信息，原来的信息会被系统自动删除。

常用的剪切文本的方法有以下几种。

使用鼠标右键菜单

打开本实例的原始文件，选中要剪切的文本，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【剪切】菜单项即可。

使用剪贴板

选中文本以后，切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【剪切】按钮即可。

使用快捷键

使用组合键【Ctrl】+【X】，也可以快速地剪切文本。

4.粘贴文本

复制文本以后，接下来就可以进行粘贴了。用户常用的粘贴文本的方法有以下几种。

使用鼠标右键菜单

复制文本以后，用户只需在目标位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【粘贴选项】菜单项中任意的一个选项即可。

使用剪贴板

复制文本以后，切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【粘贴】按钮下方的下拉按钮，从弹出的下拉列表中选择【粘贴选项】选项中任意的一个粘贴按钮即可。

使用快捷键

使用【Ctrl】+【C】和【Ctrl】+【V】组合键，则可以快速地复制和粘贴文本。

5.查找和替换文本

在编辑文档的过程中，用户有时要查找并替换某些字词。使用Word 2013强大的查找和替换功能可以节约大量的时间。

查找和替换文本的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，按【Ctrl】+【F】组合键，弹出【导航】窗格，然后在查找文本框中输入“人力资源部”，按【Enter】键，随即在导航窗格中查找到了该文本所在的位置，同时文本“人力资源部”在 Word 文档中以黄色底纹显示。

2 如果用户要替换相关的文本，可以按【Ctrl】+【H】组合键，弹出【查找和替换】对话框，自动切换到【替换】选项卡，然后在【替换为】文本框中输入“人事部”。

3 单击按钮，弹出【Microsoft Word】提示对话框，提示用户“完成2处替换”。

4 单击按钮，然后单击按钮，返回Word文档中，替换效果如下图所示。

6.改写文本

首先用鼠标选中要替换的文本，然后输入需要的文本，此时新输入的文本会自动替换选中的文本。

7.删除文本

从文档中删除不需要的文本，用户可以使用快捷键删除文本如下表所示。

1.1.5 文档视图

Word 2013提供了多种视图模式供用户选择，包括“页面视图”、“阅读视图”、“Web版式视图”、“大纲视图”和“草稿”5种视图模式。

1.页面视图

“页面视图”可以显示Word 2013文档的打印结果外观，主要包括页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素，是最接近打印结果的视图模式。

2.Web 版式视图

“Web 版式视图”以网页的形式显示 Word 2013文档，适用于发送电子邮件和创建网页。

切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【Web 版式视图】按钮，或者单击视图功能区中的【Web版式视图】按钮，将文档的显示方式切换到“Web版式视图”模式，效果如图所示。

3.大纲视图

“大纲视图”主要用于Word 2013文档结构的设置和浏览，使用“大纲视图”可以迅速了解文档的结构和内容梗概。

1 切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【大纲视图】按钮。

2 此时，即可将文档切换到“大纲视图”模式，同时在功能区中会显示【大纲】选项卡。

3 切换到【大纲】选项卡，在【大纲工具】组中单击【显示级别】按钮右侧的下三角按钮，用户可以从弹出的下拉列表中为文档设置或修改大纲级别，设置完毕，单击【关闭大纲视图】按钮，自动返回进入大纲视图前的视图状态。

4.草稿

“草稿”取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。

切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【草稿】按钮，将文档的视图方式切换到草稿视图下，效果如图所示。

5.调整视图比例

可以使用以下两种方法调整视图比例。

拖动滑块

用户可以根据需要，直接左右拖动【显示比例】滑块，调整文档的缩放比例。

使用按钮

还可以直接单击【缩小】按钮或【放大】按钮，调整文档的缩放比例。

1.1.6 打印文档

文档编辑完成后，用户可以进行简单的页面设置，然后进行预览，如果用户对预览效果比较满意，就可以实施打印了。

1.页面设置

页面设置是指文档打印前对页面元素的设置，主要包括页边距、纸张、版式和文档网格等内容。页面设置的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，切换到【页面布局】选项卡，单击【页面设置】组右侧的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【页面设置】对话框，自动切换到【页边距】选项卡，在【页边距】组合框中的【上】、【下】、【左】、【右】微调框中调整页边距大小，在【纸张方向】组合框中选择【纵向】选项。

3 切换到【纸张】选项卡，在【纸张大小】下拉列表中选择【A4】选项，然后单击按钮即可。

2.预览后打印

页面设置完成后，可以通过预览来浏览打印效果，预览及打印的具体步骤如下。

1 单击【自定义快速访问工具栏】按钮，从弹出的下拉列表中选择【打印预览和打印】选项。

2 此时，【打印预览和打印】按钮就添加在了【自定义快速访问工具栏】中，单击【打印预览和打印】按钮，弹出【打印】界面，右侧显示了预览效果。

3 用户可以根据打印需要单击对相应选项进行设置。如果用户对预览效果比较满意，就可以单击【打印】按钮实施打印了。

1.1.7 保护文档

用户可以通过设置只读文档、设置加密文档和启动强制保护等方法对文档进行保护，以防止无操作权限的人员随意打开或修改文档。

1.设置只读文档

只读文档是指开启的文档“只能阅读”，无法被修改。若文档为只读文档，会在文档的标题栏上显示[只读]字样。设置只读文档的方法主要有以下两种。

标记为最终状态

将文档标记为最终状态，可以让读者知晓文档是最终版本，是只读文档。

标记为最终状态的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，单击按钮，从弹出的界面中选择【信息】选项，然后单击【保护文档】按钮，从弹出的下拉列表中选择【标记为最终状态】选项。

2 弹出【Microsoft Word】提示对话框，并提示用户“此文档将先被标记为终稿，然后保存”。

3 单击按钮，弹出【Microsoft Word】提示对话框，并提示用户“此文档已被标记为最终状态”，单击按钮即可。

4 再次启动文档，弹出提示对话框，并提示用户“作者已将此文档标记为最终版本以防止编辑。”，此时文档的标题栏上显示“只读”，如果要编辑文档，单击按钮即可。

使用常规选项

使用常规选项设置只读文档的具体步骤如下。

1 单击按钮，从弹出的界面中选择【另存为】选项，弹出【另存为】界面，选中【计算机】选项，然后单击【浏览】按钮。

2 弹出【另存为】对话框，单击按钮，从弹出的下拉列表中选择【常规选项】选项。

3 弹出【常规选项】对话框，选中【建议以只读方式打开文档】复选框。

4 单击按钮，返回【另存为】对话框，然后单击按钮即可。再次启动该文档时将弹出【Microsoft Word】提示对话框，并提示用户“是否以只读方式打开？”。

5 单击按钮，启动Word文档，此时该文档处于“只读”状态。

2.设置加密文档

在日常办公中，为了保证文档安全，用户经常会为文档设置加密。设置加密文档的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，单击按钮，从弹出的界面中选择【信息】选项，然后单击【保护文档】按钮，从弹出的下拉列表中选择【用密码进行加密】选项。

2 弹出【加密文档】对话框，在【密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮。

3 弹出【确认密码】对话框，在【重新输入密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮。

4 再次启动该文档时会弹出【密码】对话框，在【请键入打开文件所需的密码】文本框中输入密码“123”，然后单击按钮即可打开Word文档。

3.启动强制保护

用户还可以通过设置文档的编辑权限，启动文档的强制保护功能等方法保护文档的内容不被修改，具体的步骤如下。

1 单击按钮，从弹出的界面中选择【信息】选项，然后单击【保护文档】按钮，从弹出的下拉列表中选择【限制编辑】选项。

2 在Word文档编辑区的右侧出现一个【限制编辑】窗格，在【编辑限制】组合框中选中【仅允许在文档中进行此类型的编辑】复选框，然后在其下方的下拉列表中选择【不允许任何更改(只读)】选项。

3 单击按钮，弹出【启动强制保护】对话框，在【新密码】和【确认新密码】文本框中都输入“123”。

4 单击按钮，返回Word文档中，此时，文档处于保护状态。

5 如果用户要取消强制保护，单击按钮，弹出【取消保护文档】对话框，在【密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮即可。

1.2 公司考勤制度

考勤制度是公司进行正常工作秩序的基础，是支付工资、员工考核的重要依据，接下来制作一个“公司考勤制度”文档。

1.2.1 设置字体格式

为了使文档更丰富多彩，Word 2013 提供了多种字体格式供用户进行设置。对字体格式进行设置主要包括设置字体、字号、加粗、倾斜和字体效果等。

1.设置字体和字号

要使文档中的文字更利于阅读，就需要对文档中文本的字体及字号进行设置，以区分各种不同的文本。

使用【字体】组

使用【字体】组进行字体和字号设置的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中文档标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，在【字体】组中的【字体】下拉列表中选择合适的字体，例如选择【华文中宋】选项。

2 在【字体】组中的【字号】下拉列表中选择合适的字号，例如选择【小一】选项。

使用【字体】对话框

使用【字体】对话框对选中文本进行设置的具体步骤如下。

1 选中所有的正文文本，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组右下角的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【字体】对话框，自动切换到【字体】选项卡，在【中文字体】下拉列表中选择【华文仿宋】选项，在【字形】列表框中选择【常规】选项，在【字号】列表框中选择【四号】选项。

3 单击按钮返回Word文档，设置效果如图所示。

2.设置加粗效果

设置加粗效果，可让选择的文本更加突出。

打开本实例的原始文件，选中文档标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组中的【加粗】按钮即可。

3.设置字符间距

通过设置Word 2013文档中的字符间距，可以使文档的页面布局更符合实际需要。设置字符间距的具体步骤如下。

1 选中文本标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组右下角的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【字体】对话框，切换到【高级】选项卡，在【字符间距】组合框中的【间距】下拉列表中选择【加宽】选项，在【磅值】微调框中将磅值调整为“4磅”。

3 单击按钮返回Word文档，设置效果如图所示。

1.2.2 设置段落格式

设置了字体格式之后，用户还可以为文本设置段落格式，Word 2013 提供了多种设置段落格式的方法，主要包括对齐方式、段落缩进和间距等。

1.设置对齐方式

段落和文字的对齐方式可以通过段落组进行设置，也可以通过对话框进行设置。

使用【段落】组

使用【段落】组中的各种对齐方式的按钮，可以快速地设置段落和文字的对齐方式，具体步骤如下。

打开本实例的原始文件，选中标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【居中】按钮，设置效果如图所示。

使用【段落】对话框

使用【段落】对话框设置对齐方式的具体步骤如下。

1 选中文档中的段落或文字，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【段落】对话框，切换到【缩进和间距】选项卡，在【常规】组合框中的【对齐方式】下拉列表中选择【分散对齐】选项。

3 单击按钮，返回Word文档，设置效果如图所示。

2.设置段落缩进

通过设置段落缩进，可以调整文档正文内容与页边距之间的距离。用户可以使用【段落】组、【段落】对话框或标尺设置段落缩进。

使用【段落】组

使用【段落】组设置段落缩进的具体步骤如下。

1 选中除标题以外的其他文本段落，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【增加缩进量】按钮。

2 返回 Word 文档，选中的文本段落向右侧缩进了一个字符。

使用【段落】对话框

使用【段落】对话框设置段落缩进的具体步骤如下。

1 选中文档中的文本段落，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【段落】对话框，自动切换到【缩进和间距】选项卡，在【缩进】组合框中的【特殊格式】下拉列表中选择【悬挂缩进】选项，在【磅值】微调框中默认为“2字符”，其他设置保持不变。

3 单击按钮返回Word文档，设置效果如图所示。

3.设置间距

间距是指行与行之间，段落与行之间，段落与段落之间的距离。在Word 2013中，用户可以通过如下方法设置行和段落间距。

使用【段落】组

使用【段落】组设置行和段落间距的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中全篇文档，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【行和段落间距】按钮，从弹出的下拉列表中选择【1.15】选项，随即行距变成了1.15的行距。

2 选中标题行，在【段落】组中单击【行和段落间距】按钮，从弹出的下拉列表中选择【增加段后间距】选项，随即标题所在的段落下方增加了一块空白间距。

使用【段落】对话框

使用【段落】对话框设置段落间距的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中文档的标题行，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮，弹出【段落】对话框，自动切换到【缩进和间距】选项卡，在【间距】组合框中的【段前】微调框中将间距值调整为“1 行”，在【段后】微调框中将间距值调整为“12磅”，在【行距】下拉列表中选择【最小值】选项，在【设置值】微调框中输入“12磅”。

2 单击按钮，设置效果如图所示。

使用【页面布局】选项卡

选中文档中的各条目，切换到【页面布局】选项卡，在【段落】组的【段前】和【段后】微调框中同时将间距值调整为“0.5 行”，效果如图所示。

4.添加项目符号和编号

合理使用项目符号和编号，可以使文档的层次结构更清晰、更有条理。

打开本实例的原始文件，选中需要添加项目符号的文本，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【项目符号】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【菱形】选项，随即在文本前插入了菱形。

选中需要添加编号的文本，在【段落】组中单击【编号】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择一种合适的编号即可在文档中插入编号。

1.2.3 添加边框和底纹

通过在Word 2013文档中插入段落边框和底纹，可以使相关段落的内容更加醒目，从而增强Word文档的可读性。

1.添加边框

在默认情况下，段落边框的格式为黑色单直线。用户可以通过设置段落边框的格式，使其更加美观。为文档添加边框的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中要添加边框的文本，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【边框】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【外侧框线】选项。

2 返回Word文档，效果如图所示。

2.添加底纹

为文档添加底纹的具体步骤如下。

1 选中要添加底纹的文档，切换到【设计】选项卡，在【页面背景】组中单击【页面边框】按钮。

2 弹出【边框和底纹】对话框，切换到【底纹】选项卡，在【填充】下拉列表中选择【橙色,着色2,淡色80%】选项。

3 在【图案】中的【样式】下拉列表中选择【5%】选项。

4 单击按钮返回Word文档，设置效果如图所示。

1.2.4 设置页面背景

为了使 Word文档看起来更加美观，用户可以添加各种漂亮的页面背景，包括水印、页面颜色以及其他填充效果。

1.添加水印

Word 文档中的水印是指作为文档背景图案的文字或图像。Word 2013提供了多种水印模板和自定义水印功能。为Word文档添加水印的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，切换到【设计】选项卡，在【页面背景】组中单击【水印】按钮。

2 从弹出的下拉列表中选择【自定义水印】选项。

3 弹出【水印】对话框，选中【文字水印】单选钮，在【文字】下拉列表中选择【禁止复制】选项，在【字体】下拉列表中选择【方正楷体简体】选项，在【字号】下拉列表中选择【80】选项，其他选项保持默认。

4 单击按钮，返回Word文档，设置效果如图所示。

2.设置页面颜色

页面颜色是指显示在 Word 文档最底层的颜色或图案，用于丰富Word文档的页面显示效果，页面颜色在打印时不会显示。设置页面颜色的具体步骤如下。

1 切换到【设计】选项卡，在【页面背景】组中单击【页面颜色】按钮，从弹出的下拉列表中选择【灰色-50%,着色 3,淡色 80%】选项即可。

2 如果“主题颜色”和“标准色”中显示的颜色依然无法满足用户的需要，那么可以从弹出的下拉列表中选择【其他颜色】选项。

3 弹出【颜色】对话框，自动切换到【自定义】选项卡，在【颜色】面板上选择合适的颜色，也可以在下方的微调框中调整颜色的RGB值。

4 单击按钮，返回Word文档，设置效果如图所示。

3.设置其他填充效果

在Word 2013文档窗口中，如果使用填充颜色功能设置 Word 文档的页面背景，可以使Word文档更富有层次感。

添加渐变效果

为 Word 文档添加渐变效果的具体步骤如下。

1 切换到【设计】选项卡，在【页面背景】组中单击【页面颜色】按钮，从弹出的下拉列表中选择【填充效果】选项。

2 弹出【填充效果】对话框，切换到【渐变】选项卡，在【颜色】组合框中选中【双色】单选钮，在右侧的【颜色】下拉列表中选择两种颜色，然后选中【斜上】单选钮。

3 单击按钮，返回 Word 文档，设置效果如图所示。

添加纹理效果

为 Word 文档添加纹理效果的具体步骤如下。

1 在【填充效果】对话框中，切换到【纹理】选项卡，在【纹理】列表框中选择【蓝色面巾纸】选项。

2 单击按钮，返回Word文档即可。

添加图案效果

添加图案效果的具体步骤如下。

1 在【填充效果】对话框中，切换到【图案】选项卡，在【背景】下拉列表中选择合适的颜色，然后在【图案】列表框中选择【60%】选项。

2 单击按钮返回Word文档，设置效果如图所示。

1.2.5 审阅文档

在日常工作中，某些文件需要领导审阅或者经过大家讨论后才能够执行，就需要在这些文件上进行一些批示、修改。Word 2013提供了批注、修订、更改等审阅工具，大大提高了办公效率。

1.添加批注

为了帮助阅读者更好地理解文档内容以及跟踪文档的修改状况，可以为Word文档添加批注。添加批注的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中要插入批注的文本，切换到【审阅】选项卡，在【批注】组中单击【新建批注】按钮。

2 随即在文档的右侧出现一个批注框，用户可以根据需要输入批注信息。Word 2013的批注信息前面会自动加上用户名以及添加批注时间。

3 如果要删除批注，可先选中批注框，在【批注】组中单击【删除】按钮的下方按钮，从弹出的下拉列表中选择【删除】选项。

Word 2013 批注新增加了【回复】按钮。用户可以在相关文字旁边讨论和轻松地跟踪批注。

2.修订文档

Word 2013 提供了文档修订功能，在打开修订功能的情况下，将会自动跟踪对文档的所有更改，包括插入、删除和格式更改，并对更改的内容做出标记。

更改用户名

在文档的审阅和修改过程中，可以更改用户名，具体的操作步骤如下。

1 在 Word 文档中，切换到【审阅】选项卡，单击【修订】组右下角的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【修订选项】对话框，单击按钮。

3 弹出【Word 选项】对话框，自动切换到【常规】选项卡，在【对Microsoft Office进行个性化设置】组合框中的【用户名】文本框中中输入“shenlong”，在【缩写】文本框中输入“sl”，然后单击按钮即可。

修订文档

修订文档的具体操作步骤如下。

1 切换到【审阅】选项卡中，单击【修订】组中的按钮，从弹出的下拉列表中选择【批注框】【在批注框中显示修订】选项。

2 在【修订】组中单击按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【所有标记】选项。

3 在 Word 文档中，切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击【修订】按钮的上半部分，随即进入修订状态。

4 此时，将文档中的文字“15”改为“10”，此时自动显示修改的作者、修改时间以及删除的内容。

5 直接删除文档中的文本“迟到30分钟以上的扣半天基本工资；”，效果如图所示。

6 将文档的标题“公司考勤制度”的字号调整为“二号”，随即在右侧弹出一个批注框，并显示格式修改的详细信息。

7 当所有的修订完成以后，用户可以通过“导航窗格”功能通篇浏览所有的审阅摘要。切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击按钮，从弹出的下拉列表中选择【垂直审阅窗格】选项。

8 此时在文档的左侧出现一个导航窗格，并显示审阅记录。

3.更改文档

文档的修订工作完成以后，用户可以跟踪修订内容，并选择接受或拒绝。更改文档的具体操作步骤如下。

1 在 Word 文档中，切换到【审阅】选项卡，在【更改】组中单击【上一处修订】按钮或【下一处修订】按钮，可以定位到当前修订的上一条或下一条。

2 在【更改】组中单击【接受】按钮下半部分按钮，从弹出的下拉列表中选择【接受所有修订】选项。

3 审阅完毕，单击【修订】组中的【修订】按钮，退出修订状态。

1.2.6 设计封面

在Word 2013文档中，通过插入图片和文本框，用户可以快速地为文档设计封面。

1.插入并编辑图片

在Word文档中插入并编辑图片的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，将光标定位在标题行文本前，切换到【插入】选项卡，在【页面】组中单击【空白页】按钮。

2 此时，在文档的开头插入了一个空白页，将光标定位在空白页中，切换到【插入】选项卡，在【插图】组中单击【图片】按钮。

3 弹出【插入图片】对话框，选择要插入的图片的保存位置，然后从中选择要插入的素材文件“图片1.jpg”选项。

4 单击按钮，返回Word文档，此时在文档中插入了一个封面底图，然后选中该图片，切换到【图片工具】栏中的【格式】选项卡，在【大小】组的【形状高度】文本框中输入“20.92 厘米”，在【形状宽度】文本框中输入“26.15厘米”。

5 选中该图片，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【大小和位置】菜单项。

6 弹出【布局】对话框，切换到【位置】选项卡，在【水平】组合框中选中【对齐方式】单选钮，然后在右侧的下拉列表中选择【居中】选项，在【相对于】下拉列表中选择【页面】选项；在【垂直】组合框中选中【对齐方式】单选钮，然后在右侧的下拉列表中选择【居中】选项，在【相对于】下拉列表中选择【页面】选项。

7 切换到【文字环绕】选项卡，在【环绕方式】组合框中选择【衬于文字下方】选项。

8 单击按钮返回Word文档，然后使用鼠标左键将图片拖到合适的位置，设置效果如图所示。

9 使用同样的方法在 Word 文档中插入素材文件“图片2.jpg”，将其设置为“浮于文字上方”，然后设置其大小和位置即可。

2.插入并编辑文本框

在编辑Word文档时经常会用到文本框，插入并编辑文本框的具体步骤如下。

1 切换到【插入】选项卡，单击【文本】组中的【文本框】按钮，从弹出的【内置】列表框中选择【简单文本框】选项。

2 此时，在文档中插入了一个简单文本框。

3 在文本框中输入文本“神龙医药有限公司考勤制度”，然后将鼠标指针移动到文本的边线上，此时鼠标指针变成形状，按住鼠标左键不放，将其拖动到合适的位置，释放左键。

4 选中文本“神龙医药有限公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，在【字体】组中的【字体】下拉列表中选择【华文中宋】选项，在【字号】下拉列表中选择【初号】选项，然后单击【加粗】按钮。

5 选中该文本框，然后将鼠标指针移动到文本框的右下角，此时鼠标指针变成形状，按住鼠标左键不放，拖动鼠标将其调整为合适的大小，释放鼠标。

6 将光标定位在文本“考”之前，然后按下空格键调整文本“考勤制度”的位置，设置完毕，效果如图所示。

7 选中该文本框，切换到【绘图工具】栏中的【格式】选项卡，在【形状样式】组中单击【形状填充】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【无填充颜色】选项。

8 在【形状样式】组中单击【形状轮廓】按钮按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【无轮廓】选项。

9 在【艺术字样式】组中单击【文本填充】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【白色,背景1】选项。

10 使用同样的方法插入并编辑其他文本框，效果如图所示。

高手过招

批量清除文档中的空行

1 在Word 文档中，使用【Ctrl】+【H】组合键，弹出【查找和替换】对话框，自动切换到【替换】选项卡，在【查找内容】文本框中输入“^p^p”，在【替换为】文本框中输入“^p”（符号“^”，即【Shift】+【6】组合键，需在英文半角输入法下输入，“^p”表示一个硬回车，即段落间隔符，“^p^p”表示两个连续硬回车，中间无字符，即存在空行）。

2 单击按钮，弹出【Microsoft Word】提示对话框，并显示替换结果，此时单击按钮即可批量清除文档中的空格。

在文档中插入附件

1 新建一个Word文档，将光标定位到要插入附件的位置，切换到【插入】选项卡，在【文本】组中单击按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【对象】选项。

2 弹出【对象】对话框，切换到【由文件创建】选项卡，然后单击按钮。

3 弹出【浏览】对话框，在左侧选择要插入的文件的保存位置，然后选择要插入的文件。

4 单击按钮，返回【对象】对话框，即可在【文件名】文本框中显示出要插入的文件的路径，选中【显示为图标】复选框。

5 单击按钮，返回Word文档即可看到文档中插入了一个Word文档图标。

6 双击图标即可打开相应的文件。

教你输入X²与X₂

在编辑文档的过程中，利用Word 2013提供的上标和下标功能，用户可以快速地编辑数学和化学符号。

1.输入X²

1 新建一个 Word 文档，输入“X2”，然后选中数字“2”，切换到【开始】选项卡，在【字体】组中单击【上标】按钮。

2 设置效果如图所示。

2.输入X₂

1 新建一个Word文档，输入“X2”，然后选中数字“2”，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【字体】菜单项。

2 弹出【字体】对话框，切换到【字体】选项卡，在【效果】组合框中选中【下标】复选框。

3 单击按钮，返回Word文档，效果如图所示。

简繁体轻松转换

在工作中，有些文档会用到繁体字，例如信函，使用Word 2013的“中文简繁转换”功能，可以轻松地对文字进行简繁转换。

1 在Word文档中，选中全篇文档，切换到【审阅】选项卡，在【中文简繁转换】组中单击按钮。

2 简繁转换完毕，效果如图所示。

如果想要将繁体转换为简体，可以按照相同的方法，在【中文简繁转换】组中单击按钮即可。

第2章 文档中的表格应用

使用Word文档中的表格，用户可以快速设计各类表单，如个人简历、药店开业宣传单等。

光盘链接光盘链接

关于本章知识，本书配套教学光盘中有相关的多媒体教学视频，请读者参见光盘中的【Word 2013高级应用\文档中的表格应用】。

2.1 个人简历

个人简历是求职者给招聘单位发的一份简要介绍。现在一般工作都是通过网络来找，因此一份良好的个人简历对于获得面试机会至关重要。

2.1.1 创建表格

在Word 2013文档中，用户不仅可以通过指定行和列直接插入表格，还可以通过绘制表格功能自定义各种表格。

1.插入表格

在Word 2013文档中，用户可以使用【插入表格】对话框插入指定行和列的表格。在文档中插入表格的操作方法如下。

1 打开本实例的原始文件，切换到【插入】选项卡，单击【表格】组中的【表格】按钮，从弹出的下拉列表中选择【插入表格】选项。

2 弹出【插入表格】对话框，在【列数】和【行数】微调框中分别输入要插入表格的行数和列数，然后选中【根据内容调整表格】单选钮。

3 单击按钮，在 Word 文档中插入了一个6行8列的表格。

2.手动绘制表格

在 Word 2013 文档中，用户可以使用绘图笔手动绘制需要的表格。手动绘制表格的具体操作步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，切换到【插入】选项卡，单击【表格】组的【表格】按钮，从弹出的下拉列表中选择【绘制表格】选项。

2 此时鼠标指针变成形状，按住鼠标左键不放向右下角拖动即可绘制出一个虚线框。

3 释放鼠标左键，此时就绘制出了表格的外边框。

4 将鼠标指针移动到表格的边框内，然后用鼠标左键依次绘制表格的行与列即可。

3.使用内置样式

为了便于用户进行表格编辑，Word 2013提供了一些简单的内置样式，如表格式列表、带副标题式列表、矩阵、日历等内置样式。使用内置表格样式的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，切换到【插入】选项卡，单击【表格】组中的【表格】按钮，从弹出的下拉列表中选择【快速表格】【带副标题2】选项。

2 此时插入了一个带副标题的表格样式，用户根据需要进行简单的修改即可。

4.快速插入表格

在编辑文档的过程中，如果用户需要插入行数与列数比较少的表格，可以手动选择适当的行与列，快速插入表格。在Word文档中快速插入表格的具体步骤如下。

1 切换到【插入】选项卡，单击【表格】组中的【表格】按钮，从弹出的下拉列表中拖动鼠标选中合适数量的行和列。

2 通过这种方式插入的表格会占满当前页面的全部宽度，用户可以通过修改表格属性设置表格的尺寸。

2.1.2 表格的基本操作

在Word文档中，表格的基本操作包括插入行和列、合并与拆分单元格、调整行高和列宽等。

1.插入行和列

在编辑表格的过程中，有的时候需要向其中插入行与列。在表格中插入行和列的具体步骤如下。

1 插入行。打开本实例的原始文件，选中与需要插入的行相邻的行，例如选中第2行，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【插入】【在下方插入行】菜单项。

2 随即在选中行的下方插入了一个空白行。

3 插入列。选中与需要插入的列相邻的列，例如选中第2列，然后在【表格工具】栏中，切换到【布局】选项卡，单击【行和列】组中的按钮。

4 随即在选中列的右侧插入了一个空白列。

2.合并和拆分单元格

用户在编辑表格的过程中，经常需要将多个单元格合并成一个单元格，或者将一个单元格拆分成多个单元格，此时就用到了单元格的合并和拆分。拆分和合并单元格的具体步骤如下。

1 选中要合并的单元格区域，例如选中第1行中的所有单元格，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【合并单元格】菜单项。

2 此时，第1行中的所有单元格合并成了一个单元格。

3 使用同样的方法合并其他单元格即可，合并完毕后，输入相应的文字，并进行格式设置，效果如图所示。

4 拆分单元格。将光标定位到要拆分的单元格中，然后切换到【表格工具】栏中的【布局】选项卡，单击【合并】组中的【拆分单元格】按钮。

5 弹出【拆分单元格】对话框，在【列数】微调框中输入“3”，在【行数】微调框中输入“1”。

6 单击按钮，选中的单元格被拆分成了一行三列。

7 使用同样的方法合并或拆分其他单元格即可，设置完毕后，输入相应的内容，并进行简单的格式设置，效果如图所示。

3.调整行高和列宽

创建Word表格时，为了适应不同的表格内容，用户可以随时调整行高和列宽。用户既可以通过【表格属性】对话框调整行高和列宽，也可以利用“分隔线”进行手动调整。调整行高和列宽的具体步骤如下。

1 调整行高。单击表格左上角的【选中表格】按钮，选中整个表格，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【表格属性】菜单项。

2 弹出【表格属性】对话框，切换到【行】选项卡，在【尺寸】组合框中选中【指定高度】复选框，然后在其右侧的微调框中输入“0.8厘米”。

3 单击按钮，设置完毕，效果如图所示。

4 另外，用户还可以调整个别单元格的行高。将光标定位在要调整行高的单元格中，按下【Enter】键，根据需要通过增加单元格中的行来调整单元格的行高即可。

5 调整列宽。将鼠标指针移动到需要调整列宽的分隔线上，然后按住鼠标左键，此时鼠标指针变成形状，拖动分隔线到合适的位置，然后释放鼠标左键即可。

6 利用同样的方法调整其他单元格的列宽即可，调整完毕，效果如图所示。

2.1.3 美化表格

为了使表格看起来更加美观，用户可以直接套用表格样式，也可以自定义设置表格的字体格式和对齐方式、边框和底纹、背景颜色等属性。

1.套用表格样式

在Word 2013文档中，为了便于用户快速创建表格，系统提供了多种漂亮的表格样式。用户可以根据需要直接套用表格样式。套用表格样式的具体操作步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中整个表格，切换到【表格工具】栏中的【设计】选项卡，单击【表格样式】组中的【其他】按钮。

2 弹出【表格样式】列表框，然后选择【清单表4-着色2】选项。

3 返回Word文档中，套用表格样式的效果如图所示。

2.设置字体格式和对齐方式

如果用户对系统中的表格样式不是很满意，也可以根据需要设置表格文本的字体格式和对齐方式。设置字体格式和对齐方式的具体步骤如下。

1 设置字体格式。打开本实例的原始文件，选中要设置字体的单元格，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组右下角的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【字体】对话框，切换到【字体】选项卡，在【中文字体】下拉列表中选择【黑体】选项，在【字型】列表框中选择【常规】选项，在【字号】列表框中选择【小四】选项。

3 单击按钮，返回 Word 文档中，设置效果如图所示。

4 设置对齐方式。选中整个表格，切换到【表格工具】栏中的【布局】选项卡，单击【对齐方式】组中的【水平居中】按钮。

5 设置效果如图所示。

3.绘制边框和底纹

在Word文档中，为表格绘制边框和底纹可以突出表格的外观。为表格绘制边框和底纹的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中整个表格，切换到【表格工具】栏中的【设计】选项卡中，单击【边框】组中的【边框样式】按钮下半部分按钮，从弹出的下拉列表中选择【双框线，1/2pt】选项。

2 在【边框】组中的【笔画粗细】下拉列表中选择【0.75磅】选项。

3 单击【表格样式】组中的【边框】按钮下半部分按钮，从弹出的下拉列表中选择【外侧框线】选项。

4 设置完毕，效果如图所示。

5 绘制底纹。选中要绘制底纹的单元格，单击【边框】组右下角的【对话框启动器】按钮。

6 弹出【边框和底纹】对话框，切换到【底纹】选项卡，在【填充】下拉列表中选择【绿色,着色6,淡色60%】选项。

7 单击按钮，返回 Word 文档中，设置效果如图所示。

2.1.4 设计个人照片

在Word文档中设计个人简历时，往往会插入一张个人照片，使简历看起来更加美观。

1.插入照片

在制作个人简历时，为了使简历更加人性化，用户通常会插入个人照片。在个人简历中插入照片的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，将光标定位到要插入照片的单元格中，切换到【插入】选项卡，然后单击【插图】组中的【图片】按钮。

2 弹出【插入图片】对话框，在左侧选择要插入图片的保存位置，然后从中选择要插入的图片素材文件“图片3.jpg”。

3 单击按钮，返回表格中即可插入该图片。

2.设置照片格式

插入个人照片以后，用户可以根据需要设置照片的格式和大小。设置照片格式的具体步骤如下。

1 选中照片，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【大小和位置】菜单项。

2 弹出【布局】对话框，切换到【文字环绕】选项卡，在【环绕方式】组合框中选择【衬于文字下方】选项。

3 单击按钮返回Word文档中，效果如图所示。

4 此时，用户可以拖动鼠标左键，调整照片的大小和位置，调整完毕，效果如图所示。

2.1.5 设计简历封面

为了使个人简历更具吸引力，用户可以自定义简历封面，然后将其保存为封面样式。

1.插入并编辑封面

Word 2013提供了多种封面样式，用户可以直接插入合适的样式，然后进行简单的修改。插入并编辑封面的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，将光标定位到第一行的行首，切换到【插入】选项卡，然后单击【页面】组中的【空白页】按钮。

2 在文档中插入空白页，将光标定位在空白页中，单击【插图】组中的【图片】按钮。

3 弹出【插入图片】对话框，在左侧选择要插入图片的保存位置，从中选择要插入的图片素材文件“图片4.jpg”。

4 单击按钮，返回Word文档中，效果如图所示。

5 选中图片，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【大小和位置】菜单项，弹出【布局】对话框，切换到【文字环绕】选项卡，在【环绕方式】组合框中选择【四周型】选项。

6 单击按钮返回 Word 文档中，然后调整图片的大小和位置，效果如图所示。

7 插入并编辑文本框，效果如图所示。

2.保存封面样式

用户可以将自定义的个人简历封面保存到Word 2013封面样式库中，以方便以后使用。在Word 2013 文档中保存用户自定义封面的具体步骤如下。

1 切换到【插入】选项卡，然后单击【页】组中的【封面】按钮。

2 从弹出的【内置】下拉列表中选择【将所选内容保存到封面库】选项。

3 弹出【新建构建基块】对话框，在【名称】文本框中输入“个人简历”，其他选项保持默认。

4 单击按钮，返回 Word 文档中，然后切换到【插入】选项卡，单击【页】组中的【封面】按钮，从弹出的下拉列表中即可显示保存的封面样式。当用户需要使用简历封面时，直接选择该样式插入即可。

5 如果用户要删除该样式，可先选中该封面样式，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【整理和删除】菜单项。

6 弹出【构建基块管理器】对话框，在【构建基块】列表框中选择【个人简历】选项，然后单击按钮。

7 弹出【Microsoft Word】提示对话框，提示用户“是否确实要删除所选的构建基块？”，单击按钮即可删除，然后单击按钮关闭【构建基块管理器】对话框即可。

3.预览个人简历

个人简历设置完毕，用户可以通过打印浏览来浏览设置效果。预览个人简历的具体步骤如下。

1 在Word文档中单击【快速访问工具栏】中的【打印预览和打印】按钮。

快速访问工具栏中若没有该按钮，请按照1.1.6小节介绍的方法添加。

2 弹出【打印】界面，右侧的浏览面板中出现了文档的预览效果。

2.2 开业宣传单

店铺开业前，必不可少的一项工作就是广告宣传，发放开业宣传单是广告宣传中的一种形式。

2.2.1 设计宣传单布局

宣传单布局就是将整个版面合理地划分为几个板块，并调整各板块的大小和位置。

1.设置页面布局

设计宣传单布局，首先要对页面进行设计，确定纸张大小、纸张方向、页边距等要素。设置页面布局的具体操作步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，切换到【页面布局】选项卡，单击【页面设置】组右下角的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【页面设置】对话框，切换到【页边距】选项卡，在【页边距】组合框中设置文档的页边距，然后在【纸张方向】组合框中选中【纵向】选项。

3 切换到【纸张】选项卡，在【纸张大小】下拉列表中选择【A4】选项，设置完毕，单击按钮即可。

2.划分板块

页面布局完成以后，接下来就可以将宣传单划分为合适的几个板块。用户可以通过插入并编辑表格的方式快速地将宣传单版面划分为多个板块。划分板块的具体操作如下。

1 切换到【插入】选项卡，单击【表格】组中的【表格】按钮，从弹出的下拉列表中选择【插入表格】选项。

2 弹出【插入表格】对话框，在【列数】和【行数】微调框中分别输入“2”和“4”，然后选中【固定列宽】单选钮。

3 单击按钮，在Word文档中插入了一个表格。

4 选中要合并的单元格区域，例如选中第2列中第2行至第4行的单元格，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【合并单元格】菜单项。

5 选中第1行中的所有单元格，然后合并单元格。

6 此时，第1行中的所有单元格和第2列中的第2行至第4行合并成了一个单元格。

7 选中第1列中的第2行至第4行的单元格，将鼠标指针移动到需要设置列宽的分割线上，然后按住鼠标左键，此时鼠标指针变成形状。

8 向右拖动到合适的位置，然后释放鼠标左键即可调整列宽。

9 使用同样的方法调整各单元格行高即可，此时版面被划分成了5个板块，效果如图所示。

2.2.2 设计宣传单单头

单头是宣传单的眉目，一般把标题置于头版上端偏左、偏右或居中的位置。本小节将在板块 1中设置宣传单单头。

1.插入并编辑公司LOGO

LOGO是一个公司的标识和徽章，是公司形象的体现。在编辑文档的过程中，用户可以通过插入图片的方法，插入并编辑公司LOGO。具体操作步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，切换到【插入】选项卡，单击【插图】组中的【图片】按钮。

2 弹出【插入图片】对话框，在左侧选择要插入的图片的保存位置，然后从中选择要插入的图片素材文件“图片5.png”。

3 单击按钮后，Word 文档中插入了一个公司LOGO，然后选中该图片，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【大小和位置】菜单项。

4 弹出【布局】对话框，切换到【文字环绕】选项卡，在【环绕方式】组合框中选择【衬于文字下方】选项。

5 单击按钮，返回 Word 文档中，此时，使用鼠标即可拖动图片的位置，调整其大小，效果如图所示。

2.编辑公司名称

公司名称的输入是通过插入和编辑文本框来完成的。具体的操作步骤如下。

1 切换到【插入】选项卡，单击【文本】组中的【文本框】按钮，从弹出的下拉列表中选择【绘制文本框】选项。

2 此时鼠标指针变成形状，按住鼠标左键不放，拖动鼠标即可绘制文本框。

3 释放鼠标左键，绘制效果如图所示。

4 输入公司名称“神龙药店”并选中该文本，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【字体】菜单项。

5 弹出【字体】对话框，切换到【字体】选项卡，在【中文字体】下拉列表中选择【华文行楷】选项，在【字形】列表框中选择【加粗】选项，在【字号】列表框中直接输入“65”，然后在【字体颜色】下拉列表中选择【红色】选项。

6 单击按钮，返回Word文档中，设置效果如图所示。

7 选中该文本框，切换到【绘图工具】栏中的【格式】选项卡，在【形状样式】组中单击【形状轮廓】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【无轮廓】选项。

8 选中该文本框，切换到【绘图工具】栏中的【格式】选项卡，在【艺术字样式】组中单击【文本轮廓】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【白色，背景1】选项。

9 选中该文本框，切换到【绘图工具】栏中的【格式】选项卡，在【艺术字样式】组中单击【文字效果】按钮，从弹出的下拉列表中选择【阴影】【右下斜偏移】选项。

10 设置效果如图所示。

2.2.3 设计宣传单标题

标题是宣传单的眉目。下面将在板块1中设置宣传单标题。

接下来利用 Word 2013 的艺术字设置宣传单标题。具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，切换到【插入】选项卡，单击【文本】组中的【艺术字】按钮。

2 弹出【艺术字样式】列表框，选择一种合适的样式，例如选择【渐变填充-金色,着色4，轮廓-着色4】选项。

3 此时，在Word文档中插入了一个应用了样式的艺术字文本框。

4 在艺术字文本框中输入文本“开业酬宾活动”，选中该文本，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【字体】菜单项。

5 弹出【字体】对话框，切换到【字体】选项卡，在【中文字体】下拉列表中选择【华文隶书】选项，在【字形】列表框中选择【常规】选项，在【字号】列表框中输入“65”。

6 单击按钮，返回 Word 文档中，设置效果如图所示。

7 选中该文本，切换到【绘图工具】栏中的【格式】选项卡，单击【艺术字样式】组中右下角的【对话框启动器】按钮。

8 打开【设置形状格式】任务窗格，切换到【文本选项】选项卡中，单击【文本填充轮廓】按钮。

9 在【文本填充轮廓】列表框中选择【文本填充】选项，在展开的选项中选中【纯色填充】单选钮，然后在【颜色】下拉列表中选择【红色】选项。

10 单击【设置形状格式】任务窗格右上角的【关闭】按钮关闭任务窗格，即可看到文本填充效果，然后在【艺术字样式】组中单击【文字效果】按钮。

11 从弹出的下拉列表中选择【转换】【波形1】选项。

12 设置效果如图所示。

2.2.4 设计宣传单正文

宣传单正文主要功能是展开解释或说明宣传单主题，对目标消费者展开细部诉求。本小节将在板块2中设置宣传单正文。

宣传单正文是通过插入和编辑项目符号、文本框和艺术字来完成的，具体步骤如下。

1 插入文本框。打开本实例的原始文件，将光标移动到合适位置，插入一个文本框，绘制效果如图所示。

2 插入项目符号。将光标移动到文本框中，切换到【开始】选项卡中，单击【段落】组中的【项目符号】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【●】选项。

3 返回Word文档中，插入了一个项目符号，在后面输入相应的文本。

4 按下【Enter】键，切换到下一行，并自动弹出一个项目符号，依次输入相应的文本。

5 选中文本框中的所有文本，使用之前的方法调整字体，效果如图所示。

6 选中文本中的“送”，使用以前的方法调整字体大小和颜色。

7 选中该文本框，切换到【绘图工具】栏中的【格式】选项卡，在【形状样式】组中单击按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【无轮廓】选项，设置完毕，返回Word文档中，然后使用键盘方向键将文本框调整到合适的位置。

2.2.5 设计宣传单赠品图片

在宣传单中插入赠品图片和文字是为了更吸引消费者。本小节将在板块 3 中设置宣传单赠品图片。

1.插入并编辑图片

接下来利用 Word 2013 的图片设置功能来设置赠品图片。具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，切换到【插入】选项卡，然后单击【插图】组的【图片】按钮，弹出【插入图片】对话框，从中选择要插入的图片素材文件“图片6.jpg”。

2 单击按钮，此时选中的图片就插入到 Word 文档中，选中该图片，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【大小和位置】菜单项。

3 弹出【布局】对话框，切换到【文字环绕】选项卡，在【环绕方式】组合框中选择【浮于文字上方】选项。

4 单击按钮，返回 Word 文档中，然后使用鼠标左键将图片拖动到合适的位置。

5 使用同样的方法插入其他图片，调整好大小和位置后，将“图片 8.jpg”设置为“衬于文字下方”。

2.插入并编辑文本框

接下来在以上4个图片周围插入文本框。具体步骤如下。

1 在“图片 6.jpg”上插入文本框并输入相应文本，然后调整到合适位置。

2 选中该文本，将字体设置为默认，字号为小二，再将此文本框设置为无轮廓和无填充颜色，设计效果如图所示。

3 使用同样的方法将文本框插入到其他 3个图片周围。

3.组合图片和文本框

将图片和文本框组合后，可以方便整体调整大小和位置。

1 按住【Shift】键同时选中图片和相应的文本框，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【组合】【组合】菜单项。

2 此时，所有选中的对象就组合在一起了。

3 选中“图片7.jpg”和“图片9.jpg”的图片和文本框，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【置于顶层】【置于顶层】菜单项。

4 设置完毕，如图所示。

2.2.6 设计宣传单的活动地址

一个有效地址有助于消费者及时参与活动。本小节将在板块4中设置宣传单地址。

接下来利用插入图片和文本框来设置活动地址，具体步骤如下。

1 打开本实例原始文件，在板块4的左下角插入“图片10.jpg”，然后调整其大小和位置。

2 在板块4右下角插入文本框，输入相应的文本，然后调整文本的大小和位置并组合在一起。

2.2.7 设计宣传单其他板块

用户不仅可以在各板块中插入文本框，还可以编辑文本框。本小节将设置板块5。

接下来在宣传单中插入竖排文本，具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，切换到【插入】选项卡，单击【文本】组中的【文本框】按钮，从弹出的下拉列表中选择【绘制竖排文本框】选项。

2 将光标移动到板块5中，此时鼠标指针变成形状，按住鼠标左键不放，拖动鼠标即可绘制竖排文本框。

3 释放鼠标左键绘制出一个竖排文本框，然后输入相应的文本“货真价实天天平价”。

4 选中该竖排文本框，切换到【开始】选项卡，在【字体】组中的【字体】下拉列表中选择【方正黑体简体】选项，在【字号】下拉列表中选择【小初】选项，然后单击【加粗】按钮，单击【字体颜色】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【红色】选项。

5 调整文本框的大小，并将其移动到合适的位置。

6 选中该竖排文本框，在【段落】组中单击【水平居中】按钮。

7 选中该竖排文本框，切换到【绘图工具】栏中的【格式】选项卡，在【形状样式】组中单击【形状轮廓】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【无轮廓】选项。

8 在Word文档中单击【快速访问工具栏】中的【预览预览和打印】按钮，然后对不合适的地方再做相应的调整，设置效果如图所示。

高手过招

快速插入Excel电子表格

1 在Word文档中，切换到【插入】选项卡，单击【表格】组中的【表格】按钮，从弹出的下拉列表中选择【Excel电子表格】选项。

2 随即在Word 文档中插入了一个Excel 电子表格，此时用户可以进行表格编辑。

3 电子表格编辑完成后，单击Word文档中的空白处即可将其转换成普通表格。

给图片变个脸

1 在Word文档中插入一张图片，然后选中该图片，切换到【图片工具】栏中的【格式】选项卡，单击【大小】组中的【裁剪】按钮的下半部分按钮，从弹出的下拉列表中选择【剪裁为形状】【椭圆】选项。

2 图片被裁剪为椭圆形，使用同样的方法，可以将图片剪裁成各种形状。