全彩版
和秋叶一起学. 秒懂Word
秋叶 刘晓阳◎编著
人民邮电出版社
北京
图书在版编目（CIP）数据
和秋叶一起学. 秒懂Word：全彩版 / 秋叶，刘晓阳编著．-- 北京：人民邮电出版社，2021.11
ISBN 978-7-115-57051-2
Ⅰ．①和… Ⅱ．①秋…②刘… Ⅲ．①文字处理系统 Ⅳ．①TP391
中国版本图书馆CIP数据核字（2021）第159154号
编 著 秋叶 刘晓阳
责任编辑 李永涛
责任印制 王郁 彭志环
人民邮电出版社出版发行 北京市丰台区成寿寺路11号
邮编 100164 电子邮件 315@ptpress.com.cn
网址 https://www.ptpress.com.cn
北京瑞禾彩色印刷有限公司印刷
开本：880×1230 1/32
印张：5.875
字数：159千字
2021年11月第1版
2021年11月北京第1次印刷
读者服务热线：（010）81055410 印装质量热线：（010）81055316
反盗版热线：（010）81055315
广告经营许可证：京东市监广登字20170147号
如何从Word新手成长为Word高手，快速解决职场中各种各样的文档操作难题，就是本书所要讲述的内容。
本书收录了生活和工作场景中的113个实用Word技巧，每个技巧都配有清晰的使用场景说明、详细的图文操作说明及配套练习与动画演示，能够全方位展示Word软件的各项功能操作，帮助读者结合实际应用，高效使用软件，快速解决问题。
本书充分考虑初学者的知识水平，语言通俗易懂，内容从易到难，能让初学者轻松理解各个知识点，快速掌握职场必备技能。本书大部分案例来源于真实职场，职场新人系统地阅读本书，可以节约在网络上搜索答案的时间，提高工作效率。
这是一本适合“碎片化”学习的职场技能图书。
市面上大多数的职场类书籍，内容偏学术化，不太适合职场新人“碎片化”阅读。对于急需提高职场技能的职场新人而言，并没有很多的“整块”时间去阅读、思考、记笔记，他们更需要的是可以随用随查、快速解决问题的“字典型”办公技能书。
为了满足职场新人的办公需求，我们编写了本书，对职场人关心的痛点问题一一解答。希望能让读者无须投入过多的时间去思考、理解，翻开书就可以快速查阅，及时解决工作中遇到的问题，真正做到“秒懂”。
本书具有“开本小、内容新、效果好”的特点，紧紧围绕“让工作变得轻松高效”这一编写宗旨，根据职场新人Word办公应用的“刚需”设计内容。本书在提供解决方案的同时还做到了全面体现软件的主要功能和技巧，让读者在解决问题的过程中，不仅知其然，还知其所以然。
本书在撰写时遵循以下两个原则。
（1）内容实用。为了保证内容的实用性，书中所列的技巧大多来源于真实的需求场景，汇集了职场新人最为关心的问题。同时，为了让本书更实用，我们还查阅了抖音、快手上的各种热点技巧，并择要收录。
（2）查阅方便。为了方便读者查阅，我们将收录的技巧分类整理，并以问答形式设计目录标题，既体现了知识点，又体现了其应用场景，使读者在看到标题的一瞬间就知道对应的知识点可以解决什么问题。
我们希望本书能够满足读者的“碎片化”学习需求，帮助读者及时解决工作中遇到的问题。
做一套图书就是打磨一套好的产品。希望秋叶系列图书能得到读者发自内心的喜爱及口碑推荐。
我们将精益求精，与读者一起进步。
最后，我们还为读者准备了一份惊喜！
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Word是职场人士常用的文档编辑与排版工具。“工欲善其事，必先利其器。”如果想要快速地进行文档编辑或文档排版，就必须先了解Word的基础操作。
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本节内容包含办公软件的安装、文档的新建与保存等操作。对于还不熟悉Word软件的初学者来说，这些内容的学习效果会影响初学者对本书后续内容的理解，请务必认真研读。
对于初学者来说，要学习使用一款软件，首先需要在网络上下载软件。
网络上的资源鱼龙混杂，不要下载带有病毒的资源，我们要如何下载安全的软件安装包呢？
1 在百度网中搜索“MSDN，我告诉你”，打开名为“MSDN，我告诉你”的网站。
2 单击网站左侧导航栏中的【应用程序】，在列表中找到【Office 2019】。
3 在右侧条目中选择【中文-简体】，单击右侧的【详细信息】即可看到安装包的详细说明。
4 复制ed2k开头的链接，粘贴到迅雷等支持磁力下载的下载工具中下载软件。
5 Windows 10系统用户双击打开下载得到的ISO镜像文件，即可打开压缩包。Windows 7系统用户需要安装支持ISO格式的解压缩软件，如Bandizip等，才能打开。打开压缩包后，双击名为“setup.exe”的应用程序，按照提示进行软件的安装。
注意
本技巧仅教大家免费下载与安装正版软件，不包括软件激活。
遇到陌生的文档编辑任务，我们可能会先想到从网络上搜索可以直接使用的文档模板。其实，Word软件内置了丰富的模板库，可以快速查找需要的文档模板。
打开Word软件后，在软件窗口中选择【新建】，然后在【新建】界面的搜索框中输入对应的模板关键词进行搜索，软件就会自动搜索相关的模板。
在此，推荐几个实用的搜索关键词：简历、清单、报告。更多关键词留给大家自行探索。
如果Word软件内置模板库无法满足我们的模板需求，也可以到“OfficePLUS”网站去寻找合适的模板。
“OfficePLUS”是微软中国官方推出的免费Office模板下载网站。在这个网站查找模板的步骤如下。
1 在百度网中搜索并打开名为“OfficePLUS”的网站。
2 将鼠标指针移动到网站导航栏的“Word文档”处，在弹出的模板分类菜单中选择需要的类别，即可进入对应的模板页面中。
3 找到合适的文档模板，单击模板右下角的【下载】按钮即可下载模板。
除了Word文档模板之外，我们还可以从网站上下载精美的PPT模板和实用的Excel模板。
将制作精美的Word文档发送到别人的计算机上，可能会因为对方的计算机中没有安装相应的字体或使用的软件版本不同出现文档版式错乱。想要避免出现这种问题，只需把编辑好的Word文档转为PDF格式保存即可。
1 在打开的Word文档中，选择【文件】-【另存为】命令。
2 在右侧窗口中选择合适的存放位置，将文档格式从【Word文档（*.docx）】更改为【PDF（*.pdf）】，单击【保存】按钮即可。
在工作中，最让人懊恼的莫过于，花了很长时间编写的文档，却由于突然停电、Word软件突然崩溃或其他突发事故而丢失了。为了避免这种损失，我们可以在Word软件里调整文档的自动保存时间，以最大程度上保护我们的工作成果。
1 打开Word软件后，选择【文件】-【选项】命令。
2 在弹出的【Word选项】对话框左侧将栏目切换到【保存】，在右侧的界面中更改【保存自动恢复信息时间间隔】的数值。
过短的自动恢复时间可能会导致软件崩溃，因此建议将时间间隔设置为5分钟。
想要在效率上领先其他人，除了熟能生巧之外，Word软件中还有许多实用的快捷操作能够帮助我们提高文档处理速度。本节将介绍一些常用的快捷操作技巧。
在Word软件中出现操作失误时，只需按快捷组合键【Ctrl+Z】即可解决。
【Ctrl+Z】是Office软件中一个通用的撤销上一步操作的快捷组合键。我们也可以在Word软件的快速访问工具栏中找到撤销操作的按钮。
在Office中，【Alt】键是一个隐藏的万能快捷键搭配者。通过【Alt】键，我们可以只用键盘就能使用软件中的很多功能。具体操作步骤如下。
1 打开Word软件，按【Alt】键，软件窗口中的菜单栏上即会出现英文字母提示。
2 如果想通过快捷键调用【插入】菜单，则可以按照提示按键盘上的【N】键，软件就会自动切换到【插入】选项卡，同时【插入】选项卡的功能区中的各个功能按钮上也都出现了英文字母提示。
3 根据提示按键盘上相应的字母按键，就可以进行相应功能的操作。
以上就是【Alt】键最经典的用法，不用鼠标点选，以【Alt】键为入口就能使用Word软件中的很多功能。
除此之外，【Ctrl】键搭配【Alt】键后还能产生新的功能，如下表所示。
在文档编辑过程中往往需要用到不同选项卡下的功能，对于常用的功能按钮，我们可以把它们加入快速访问工具栏中。
快速访问工具栏一般位于Word功能区的上方或菜单栏下方。
快速访问工具栏的位置可以通过单击其最右侧的下拉按钮，选择【在功能区下方显示】命令进行调整。
将常用功能添加到快速访问工具栏一般有两种方法。
方法1：右键单击添加
右键单击功能区中的功能按钮，在弹出的菜单中选择【添加到快速访问工具栏】命令。
方法2：通过Word选项添加
1 单击快速访问工具栏最右侧的下拉按钮，在菜单中选择【其他命令】命令，即可打开【自定义快速访问工具栏】面板。
2 在右侧界面中单击【常用命令】，其下方列表会根据选择显示不同类别的命令。在下方命令列表中单击选中命令，单击【添加】按钮，可将选中的命令添加至右侧快速访问工具栏列表。最后单击【确定】按钮，关闭对话框并完成命令添加操作。
3 在【自定义快速访问工具栏】面板中，单击【重置】按钮，选择【仅重置快速访问工具栏】选项，即可将快速访问工具栏恢复为默认设置。
4 在【自定义快速访问工具栏】面板中，单击【导入/导出】按钮，可以选择将自己设置好的工具栏导出或导入他人的工具栏。
想要更好地对文档中的模块、元素进行编辑，必须先找到它才可以。如何精准高效地定位是本节的重点内容，大家一定要认真学习。
一份长文档中，里面往往会使用很多图片，如果想要快速跳转到每一张图片所在的位置，除了不断滚动鼠标滚轮外，还有一种方法可以帮助我们快速定位到目标图片。
1 在【开始】选项卡的功能区中单击【查找】图标。
2 在左侧弹出的【导航】面板中，单击搜索框右侧的下拉按钮，选择【图形】选项。
3 此时搜索框下方会显示搜索结果，单击结果旁的【∧】【∨】按钮，即可快速在图片结果间跳转。
此方法除了可以快速查找图形外，还可以搜索表格、公式、脚注、尾注和批注。
即使是不熟悉Word的人都知道，如果想选中整个段落，直接按住鼠标左键，从开头拖曳到结尾处就可以实现。其实Word中隐藏了不用拖曳就可以实现的操作。
技巧1：将光标定位在段落中，单击鼠标左键三次，即可选中整个段落。
技巧2：双击鼠标左键可选中词语。
技巧3：按住【Ctrl】键+单击鼠标左键可选中完整句子。
手动编号无法自动更新，调整起来非常麻烦，而在Word中就有一种特殊的选择方式，可以竖向选中删除某些垂直方向的内容。
按住【Alt】键，将光标移动到内容前。按下鼠标左键后向右下角拖曳快速选中竖向内容，按【Delete】键即可删除内容。
在利用Word进行文档排版的时候，文档的页面设置直接影响到文档的排版布局，所以在熟悉了Word软件的基础操作之后，需要重点学习页面设置。本章主要介绍两部分内容，一部分是页面布局的设置，另一部分是页面的个性化设置。
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页面布局设置涉及文字方向、页边距、纸张方向、纸张大小等文字与纸张的参数，同时还包含排版效果的分栏、分节等设置。
Word文档默认的纸张大小是A4，但不是所有的文档都要呈现在A4纸上。假如需要使用A3纸张放置图纸内容，该如何调整文档的纸张大小呢？
在【布局】选项卡的功能区中单击【纸张大小】图标，在弹出的菜单中找到并选择【A3】命令，即可完成纸张从A4尺寸到A3尺寸的修改。
文档中有时需要呈现横向的表格或图片，但是默认竖向的页面会无法完整显示，缩小图片尺寸只会让图片显示不清，其实在Word中是可以将页面方向更改为横向的。
在【布局】选项卡的功能区中单击【纸张方向】图标，在弹出的菜单中选择【横向】命令即可。
常见的报纸、杂志的双栏排版看上去更能节约纸张。如果想节约纸张，该如何在Word中设置左右分栏效果呢？
1 在【布局】选项卡的功能区中单击【栏】图标，在弹出的菜单中选择合适的栏数即可。若预置的分栏效果达不到预期，可以选择【更多栏】命令。
2 在弹出的【栏】对话框中手动调整分栏数量、栏间距及应用范围。
上一节针对页面布局的基本参数进行了讲解，本节将针对页面参数更为个性化的设计进行讲解。
在制作文档时，可能会遇到文档的奇数页和偶数页要使用不同水印的需求，该如何满足该需求呢？
这里以在奇数页插入“机密”水印，在偶数页插入“紧急”水印为例。
1 在【设计】选项卡的功能区中单击【水印】图标，在弹出的菜单中选择【机密1】命令。
此时奇数页和偶数页都会显示“机密”水印。
2 双击奇数页的页眉，进入页眉编辑状态，在【页眉和页脚】选项卡的功能区中勾选【奇偶页不同】复选项。
3 右键单击奇数页的水印，在弹出的菜单中选择【复制】命令。
4 将光标定位到偶数页页眉，使用快捷组合键【Ctrl+V】粘贴水印。
5 右键单击水印，从弹出的菜单中选择【编辑文字】命令，在打开的对话框中将水印文字修改为“紧急”，单击【确定】按钮。
通过以上操作即可为奇偶页分别设置水印了。
项目策划书等长文档一般都会要求制作一个美观的封面，该如何快速地制作一份好看的封面呢？
在【插入】选项卡的功能区中单击【封面】图标，在弹出菜单中选择合适的封面，如【边线型】。
最后根据需要修改封面文本的内容。
