书名：和秋叶一起学——Word Excel PPT办公应用从新手到高手
ISBN：978-7-115-59250-7
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编 著 秋 叶 刘晓阳
责任编辑 马雪伶
人民邮电出版社出版发行 北京市丰台区成寿寺路11号
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网址 http://www.ptpress.com.cn
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本书是指导初学者学习Word/Excel/PPT办公软件的图书，通过职场中常见的案例，介绍初学者需要掌握的Word/Excel/PPT常用功能及使用技巧。
全书分为3篇，共11章。“Word办公应用”篇介绍办公文档的录入与编排、图文混排型文档的制作、表格型文档的创建与编辑、Word样式与模板的应用、批量生成文档与邮件合并；“Excel办公应用”篇介绍工作簿和工作表的创建与美化，数据的排序、筛选与汇总，数据透视表与图表的应用，函数与公式的应用；“PPT设计与应用”篇介绍演示文稿的编辑与设计、动画设计与放映设置。
本书适合职场人士阅读，也可以作为职业院校相关专业的教材或企业的办公技能培训参考用书。
东风日产、中国平安保险、伊利集团、京东集团、微软（中国）等知名企业，都曾经找过秋叶团队，问能不能推荐精通Office，特别是PPT做得好的大学毕业生来企业工作，待遇从优。可见学好Office三件套，可以让你在职场中获得更多的展示机会。
有一种说法是精通一项技能需要10000小时的练习，这吓坏了太多人。
根据我们的教学经验，Office并不需要花费10000小时就可以精通。
原因很简单，Office根本就没有大家想象的那么复杂，微软公司开发的Office三件套——Word/Excel/PPT就是帮助用户提高工作效率的软件。
学习Office和学习高等数学这样的课程是不同的：学高等数学需要弄清楚为什么，所以要花很多时间思考；而学Office只需知道怎样做就足够了。掌握一个便捷的操作其实很快，快到只需要几分钟，而这个操作能替你节约非常多的时间。
如果学好Word：
● Word文档里有很多不同级别的标题，如果一次性把标题的格式设置好，可以节约很多时间，而且还不会出错；
● 插入表格或图片时，若使用自动生成编号功能为其编号，就算表格或图片有增加或删除，也不怕序号出错。
如果学好Excel：
● 给公司打印几百份员工资料明细时，1小时就能完成；
● 做一份通信录时，使用Excel的自动校验功能可以保证数据准确无误。
如果学好PPT：
● 能够做出吸引人的工作汇报PPT，为职场表现加分；
● 帮领导美化一下PPT，领导自然会对你另眼相看。
每天只需要花几分钟时间学习，坚持一个月，你就可以看到自己的办公效率大大提升。面对这样的学习强度和难度，几乎所有人都能做到，重点是学了就能用，不容易忘记。
有人会疑惑，Office软件操作那么多，我是零基础的水平，如何能在一个月内完成从Office“小白”到高手的转变？
秋叶团队推出的这本书，让你一看就懂，即学即用。
如果你在工作中总觉得Office用得不顺手，总是在做重复的操作，效率太低，不妨看看这本“宝典”。
本书全面突破传统的、按部就班地讲解知识的模式，以实际工作中的案例为主，将Word/Excel/PPT的常用功能融入案例中。读者学起来不枯燥，学完就能解决工作中遇到的问题。
每节开始的“案例说明”和“思路整理”栏目可以帮助读者了解案例的使用场景、制作思路和主要涉及的知识点。有了对案例的“宏观”认知，在学习操作时思路会更清晰，达到事半功倍的效果。
在介绍具体操作的过程中，操作步骤配有对应的插图，使读者在学习过程中能够直观、清晰地看到操作的过程及效果，学习起来更轻松。
书中若有疏漏和不妥之处，恳请广大读者批评指正。
最后，我们还为读者准备了一份惊喜！读者可以用微信扫描下方二维码，关注公众号“秋叶PPT”，发送关键词“秋叶三合一”，联系客服领取。
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编者
第1章 办公文档的录入与编排
第2章 图文混排型文档的制作
第3章 表格型文档的创建与编辑
第4章 Word样式与模板的应用
第5章 批量生成文档与邮件合并
Word 2021是微软公司 Office办公套件中强大的文字处理软件。本章通过制作会议通知、制作员工入职合同两个案例，系统讲解Word软件的录入与编排功能。
会议通知指会议准备工作基本就绪后，为方便与会人员提前做好准备而发给与会人员的通知。
会议通知文档制作完成后的效果如下图所示。
会议通知往往都是一页文档，其结构简单，包含标题、正文、落款和日期。会议通知文档的制作主要涉及文本的录入与格式的修改，制作思路和涉及的主要知识点如下图所示。
在开始编排会议通知文档之前，我们需要创建一个空白文档。
打开Word软件之后，在软件窗口中单击【空白文档】选项，如下图所示，即可快速完成空白文档的创建。
创建好空白文档之后，需要将文档保存在对应的文件夹中，防止在后续编辑过程中因操作失误而丢失文档。
在空白文档窗口中，❶按【F12】键打开【另存为】对话框；❷在对话框中打开对应的文件夹，然后在【文件名】文本框中输入“会议通知”；❸在【保存类型】中选择“Word文档（*.docx）”；❹单击【保存】按钮，完成会议通知文档的第一次保存。
在编辑文档的过程中，应养成随时保存文档的好习惯，按快捷键【Ctrl+S】就可以快速完成文档的保存，此时标题栏中文件名的右侧会出现“已保存到这台电脑”的字样。
会议通知文档的新建和保存操作完成之后，就可以开始编辑会议通知文档的正式内容了。会议通知一般分为标题、正文、落款和日期3个部分，输入完一部分内容之后，需要按【Enter】键换行，再进行下一部分内容的输入。
将光标定位在文档左上方的第一行，输入“会议通知”4个字，完成后的效果如下图所示。
打开素材文件夹中的“会议通知.txt”文件，按快捷键【Ctrl+A】全选所有文本内容，再按快捷键【Ctrl+C】复制文本内容。
返回会议通知Word文档中，按【Enter】键让光标换行，然后按快捷键【Ctrl+V】将复制的文本内容粘贴在文档中，如下图所示。
从其他文件中向Word文档中复制粘贴内容时，经常会出现很多空格和空行。此时可以使用“查找和替换”功能批量删除它们，具体操作如下。
❶按快捷键【Ctrl+H】打开【查找和替换】对话框，❷单击【更多】按钮展开完整的界面，❸取消勾选【区分全/半角】选项。
❶将光标定位在【查找内容】文本框中，输入“^w”（其中“^”需要同时按【Shift】键和键盘上方的数字键【6】输入）；在【替换为】文本框中什么都不输入；❷单击【全部替换】按钮；❸此时软件会弹出对话框提示完成了多少处替换，单击【确定】按钮，完成空格的替换。
再次按快捷键【Ctrl+H】打开【查找和替换】对话框，❶在【查找内容】文本框中输入“^p^p”（^p代表一个段落标记，两个段落标记连在一起产生一个空行）；❷在【替换为】文本框中输入“^p”；❸单击【全部替换】按钮执行替换操作；❹在弹出的提示对话框中单击【确定】按钮。
将光标定位在通知内容的最后，按【Enter】键，在下一行输入企业名称，效果如下图所示。
按【Enter】键，将光标换至企业名称的下一行，❶单击【插入】选项卡，在功能区中单击【日期和时间】图标，在弹出的【日期和时间】对话框中❷选择日期格式，❸单击【确定】按钮，❹就可以快速插入当前的日期。
会议通知中标题的字号应比正文内容的字号大，而且标题需要对齐到文档中部，因此需要对标题的字体和段落格式进行设置。
将鼠标指针移动到通知标题所在行的左侧，当鼠标指针变为箭头形状时，单击即可快速选中标题内容，如下图所示。
在【开始】选项卡中❶修改标题字体为“黑体”，❷修改字号为“小二”，完成字体格式的修改。
❶修改对齐方式为“居中”，❷调整文字宽度为7字符，❸完成后的效果如下图所示。
小贴士
利用【调整宽度】功能可以调整文字间距，这样就不用靠输入空格来调整文字之间的间距了。
通知正文一般分为抬头与通知内容两个部分，通知内容需要设置段落缩进，操作如下。
选中通知标题之外的所有内容，❶修改字体为“仿宋”，❷修改字号为“三号”，❸完成后的效果如下图所示。
选中所有通知内容，❶右键单击，在弹出的菜单中选择【段落】命令，打开【段落】对话框；❷设置首行缩进为“2字符”；❸单击【确定】按钮，❹设置完成后的效果如下图所示。
选中落款和日期，在【开始】选项卡中，❶修改落款和日期的对齐方式为右对齐，❷完成后的效果如下图所示。
选中落款，右键单击，在弹出的菜单中选择【段落】命令。
❶在【段落】对话框中修改段前距离为“1行”，❷单击【确定】按钮，❸完成段落格式的设置。
至此，会议通知文档就做好了。最后千万要记得，按快捷键【Ctrl+S】保存排版好的会议通知文档。
员工入职合同是办公中常用的文档类型，一般情况下采用劳动部门制定的固定格式文本，公司应在遵守相关法律法规的前提下，根据自身情况，制定合理、合法、有效的劳动合同。
员工入职合同制作完成后的效果如下图所示。
合同包含合同封面、合同正文与合同落款。合同主要的制作难度在于封面基本信息的下划线制作，合同正文各部分的编号设置，以及双方信息的并列水平对齐。制作思路和涉及的主要知识点如下页图所示。
Word软件为我们提供了很多封面模板，但都不适合用在合同这种相对严肃的文档中，所以我们需要从零开始制作合同封面。
❶将光标定位在合同正文的最前方，❷在【插入】选项卡中单击【空白页】图标，❸即可快速在正文前插入空白页面，效果如下图所示。
❶将光标定位在空白页的第一行，输入“编号：”及10个空格；在编号下方空5行，然后输入标题“劳动合同书”；在标题下方空15行的位置依次输入“单位名称：”“员工姓名：”“签订日期：”。❷选中“编号：”后的10个空格，按快捷键【Ctrl+U】，可以看到“编号：”右侧出现了下划线；❸选中除标题之外的所有内容，设置字体为“宋体”，字号为“四号”。❹选中合同标题，修改字号为“48”，修改字型为“加粗”，❺修改对齐方式为居中对齐，效果如下图所示。
❶选中需要添加下划线的段落，右键单击，❷在弹出的菜单中选择【段落】命令。
在打开的对话框中单击【制表位】按钮，打开【制表位】对话框。
❶在【制表位位置】文本框中输入“12”，❷单击【设置】按钮。
❶修改数值为“34”，❷在下方的【引导符】选项组中选择【4】选项，❸单击【设置】按钮，❹单击【确定】按钮，完成制表位的设置。
将光标定位在“单位名称：”左侧，按【Tab】键，快速将内容对齐到页面的12字符处，将光标定位在冒号右侧，再次按【Tab】键，就可以制作出带有下划线的效果。重复上述步骤，完成“员工姓名”“签订日期”的对齐与下划线的制作，效果如下图所示。
小贴士
这里出现了两种不同的下划线的制作方法：第一种是先输入空格,然后设置下划线格式；第二种是先为段落设置带有下划线的制表位，再借助【Tab】键插入制表符。第一种方法适用于单一段落的下划线制作，而第二种方法适用于连续多个段落的下划线制作，优点是可以精准控制下划线的位置和长度。
合同正文中包含了多个板块的内容，需要对各个板块进行编号，这样才能更方便我们定位信息。正文部分的具体编排操作如下。
甲乙双方信息的对齐和下划线的制作可以参照封面页基本信息的制作过程，只不过这次需要我们选中基本信息后，在【制表位】对话框中分别在22字符、24字符和46字符处设置左对齐制表位。特别需要注意的是，22字符和46字符处的制表位需要选择4号引导线。
将光标定位在甲方信息的“名称：”右侧，按两次【Tab】键插入两个制表符；然后将光标定位在乙方信息的“姓名：”右侧，按一次【Tab】键插入一个制表符，完成第一行信息的对齐，完成后的效果如下图所示。
依次在下方段落中对应的位置插入制表符，完成下划线的制作与内容的对齐，完成后的效果如下图所示。
❶选中任意一个板块的标题，❷在【开始】选项卡中单击【选择】图标，❸在弹出的菜单中选择【选择格式相似的文本】命令，快速完成各板块标题的选择。
❶右键单击任意标题，❷在弹出的菜单中选择【段落】命令。
打开【段落】对话框，❶修改大纲级别为【1级】，❷单击【确定】按钮完成大纲级别的设置。
❶在【开始】选项卡中单击【编号】图标右侧的下拉按钮，❷在弹出的菜单中选择【编号库】中第二行第一个选项，为各板块的标题添加编号“一、”“二、”“三、”，效果如下页图所示。
按住【Ctrl】键，同时选中每个板块下的正文内容，❶在【开始】选项卡中单击【编号】图标右侧的下拉按钮，❷在弹出的菜单中选择【编号库】中第一行第二个选项，为所有的正文内容添加 “1.”“2.”“3.”的编号，效果如下图所示。
以第二个板块“工作岗位和职责”为例，在添加编号后该板块的编号是从3开始的，所以我们还需要调整编号的顺序，让每个板块的编号从1开始。
❶右键单击出错的编号，❷在弹出的菜单中选择【重新开始于1】命令，编号就会自动从1开始。剩下板块的编号的调整重复上述操作即可，❸完成后的效果如下页图所示。
合同落款的信息也需要并列水平对齐，同样借助制表位和【Tab】键就可以完成。需要注意的是，“日期”行的制表位的对齐方式要选择右对齐，完成后的效果如下图所示。
至此，入职合同就制作完毕了，不要忘记使用快捷键【Ctrl+S】保存文档。
完成合同的制作之后，如果想要快速浏览合同，则可以在【视图】选项卡中单击【阅读视图】图标，进入阅读视图进行快速浏览，按【Esc】键即可退出阅读视图。
如果想快速定位到合同中某一个特定的板块，❶则可以在【视图】选项卡中勾选【导航窗格】选项，此时就会在窗口左侧弹出【导航】窗格。因为提前设置了标题的大纲级别，❷所以板块标题会显示在窗格中，单击标题就可以快速定位到对应的内容，十分方便。
