Word/Excel/PPT 2021办公应用实战从入门到精通

版权信息

书名：Word/Excel/PPT 2021办公应用实战　从入门到精通

ISBN：978-7-115-59664-2

本书由人民邮电出版社发行数字版。版权所有，侵权必究。

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版　　权

著    龙马高新教育

责任编辑 李永涛

人民邮电出版社出版发行　　北京市丰台区成寿寺路11号

邮编　100164 　电子邮件　315@ptpress.com.cn

网址　http://www.ptpress.com.cn

读者服务热线：(010)81055410

反盗版热线：(010)81055315

内容提要

本书通过精选案例引导读者深入学习，系统地介绍Word/Excel/PPT 2021的相关知识和应用方法。

全书共17章。第1～4章主要介绍Word 2021的相关内容，包括Word文档的基本编辑、Word文档的美化处理、表格的绘制与应用、长文档的排版与处理等；第5～9章主要介绍Excel 2021的相关内容，包括Excel工作簿和工作表的基本操作、管理和美化工作表、Excel公式和函数、数据的基本分析、数据的高级分析等；第10～12章主要介绍PPT 2021的相关内容，包括PowerPoint基本幻灯片的制作、设计图文并茂的演示文稿、动画及放映的设置等；第13～15章主要介绍Office 2021的行业应用，包括文秘办公、人力资源管理、市场营销等；第16～17章主要介绍Office 2021的共享与安全、Office 2021组件间的协作应用等。

本书提供了与图书内容同步的教学录像及所有案例的配套素材和结果文件。此外，还赠送了大量相关学习内容的教学录像、Office实用办公模板及扩展学习电子书等。

本书不仅适合Word/Excel/PPT 2021的初、中级用户学习使用，也可以作为各类院校相关专业学生和电脑培训班学员的教材或辅导用书。

前  言

为满足广大读者的Word/Excel/PPT办公学习需求，我们针对当前Office办公软件的特点，组织多位相关领域专家及Office办公软件培训教师，精心编写了本书。

无论读者是否接触过Word/Excel/PPT 2021，都能从本书中获益，掌握使用Word/Excel/PPT 2021办公的方法。

面向实际，精选案例

本书以实际工作中的精选案例为主线，在此基础上适当扩展讲解知识点，以帮助读者实现学以致用。

图文并茂，轻松学习

本书有效地突出重点、难点。所有实战的操作，均配有对应的插图，以便读者在学习过程中清晰地看到操作的过程和效果，从而提高学习效率。

单双混排，超大容量

本书采用单双栏混排的形式，大大扩充信息容量，力求在有限的篇幅中为读者介绍更多的知识和案例。

高手支招，举一反三

有些章最后的“高手私房菜”栏目中展示各种高级操作技巧，可为知识点的扩展应用提供思路。

视频教程，互动教学

在视频教程中，我们利用真实案例，帮助读者体验实际应用环境，从而全面掌握知识点的运用方法。

同步视频教程

本书配套的同步视频教程详细地讲解了每个案例的操作过程及关键步骤，能够帮助读者轻松地掌握书中的理论知识和操作技巧。

超值学习资源

本书附赠大量相关学习内容的视频教程、扩展学习电子书，以及本书所有案例的配套素材和结果文件等，以方便读者学习。

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读者可以使用微信扫描二维码，关注“职场研究社”公众号，发送“59664”后，将获得学习资源下载链接和提取码。将下载链接复制到浏览器中并访问下载页面，即可通过提取码下载本书的配套资源。

本书由龙马高新教育策划，河南工业大学张庆辉任主编。作者竭尽所能地将更好的内容呈现给读者，但书中难免有疏漏和不妥之处，敬请广大读者不吝指正。读者在学习过程中有任何疑问或建议，可发送电子邮件至liyongtao@ptpress.com.cn。

编者

2022年9月

第1章　Word文档的基本编辑

在文档中插入文本并对文本进行简单的设置是Word 2021的基本编辑操作。本章主要介绍Word文档的创建、在文档中输入文本内容、选中文本、字体和段落格式的设置，以及查找、批注和审阅文档的方法等。

1.1　制作工作总结

对一个时间段的工作进行一次全面、系统的“总检查、总评价、总分析、总研究”，并分析成绩和不足，就可以不断积累经验。

工作总结是应用写作的一种，其作用是对已经做过的工作进行理性思考，如肯定成绩、找出问题、归纳经验教训、提高认识、明确方向，并把这些思考用文字表述出来，以便进一步做好工作。本节就以制作“工作总结”文档为例，介绍Word 2021的基本操作。

1.1.1　新建空白文档

在使用Word 2021制作“工作总结”文档之前，需要创建一个空白文档。启动Word 2021软件时可以创建空白文档，以Windows 11系统为例，具体操作步骤如下。

步骤01 单击电脑桌面任务栏中的【开始】按钮，弹出【开始】菜单，并单击【所有应用】按钮，如下图所示。

小提示

如果电脑系统为Windows 10，单击【开始】按钮，在弹出的【所有应用】列表中，可以直接选择【Word】选项。

步骤02 打开【所有应用】列表后，在列表中选择【Word】选项，如右上图所示。

步骤03 选择后即可启动Word 2021，下图为Word 2021启动界面。

步骤04 在打开的Word 2021的初始界面中，单击【空白文档】选项，如下页图所示。

小提示

在桌面上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【新建】→【Microsoft Word文档】命令，也可在桌面上新建一个Word文档，双击新建的Word文档图标即可打开该文档。

步骤05 此时创建出的一个名称为“文档１”的空白文档如右上图所示。

小提示

启动软件后，有以下3种方法可以创建空白文档。

（1）在【文件】选项卡下选择【新建】选项，在右侧【新建】区域选择【空白文档】选项。

（2）单击快速访问工具栏中的【新建空白文档】按钮，即可快速创建空白文档。

（3）按【Ctrl+N】组合键，也可以快速创建空白文档。

1.1.2　输入文本内容

文本的输入非常简便，只要会使用键盘打字，通常就可以在文档的编辑区域输入文本内容。当电脑桌面右下角的语言栏显示的是中文输入模式图标时，在此状态下输入的文本即为中文文本。输入文本内容的具体操作步骤如下。

步骤01 确定语言栏上的中文输入模式图标，根据文本内容输入文字即可。例如这里输入“销售部季度总结”，如下图所示。

小提示

用户可以通过按【Windows+Space】组合键，切换电脑的输入法。

步骤02 在编辑文档时，有时也需要输入英文和英文标点符号，按【Shift】键即可切换中文/英文输入法。切换至英文输入法后，直接按相应的键即可输入英文。数字内容可直接通过小键盘输入，输入效果如下图所示。

1.1.3　内容的换行——软回车与硬回车的应用

在输入文本的过程中，通常当文字到达一行的最右端时，输入的文本将自动跳转到下一行。如果在未输入完一行时就要换行输入，也就是产生新的段落，则可按【Enter】键来结束当前段落，这样会产生一个段落标记“”，如下左图所示。这种按【Enter】键的操作称为“硬回车”。

如果按【Shift+Enter】组合键来结束一个段落，会产生一个手动换行符标记“”，如下右图所示。这种操作称为“软回车”。虽然“软回车”也达到了换行输入的目的，但它并不会结束段落，只是实现换行输入而已。实际上，前一个段落和后一个段落仍为一个整体，Word仍默认它们为一个段落。

1.1.4　输入日期和时间

在文档中可以方便地输入当前的日期和时间，具体操作步骤如下。

步骤01 打开“素材\ch01\工作总结.docx”文档，将其中的内容复制到“文档1”文档中，如下图所示。

步骤02 把光标定位到文档文本最后，按两次【Enter】键换两次行，单击【插入】选项卡下【文本】选项组（以下简称“组”）中的【日期和时间】按钮，如下图所示。

步骤03 在弹出的【日期和时间】对话框中，设置【语言】为“中文”，然后在【可用格式】列表框中选择一种日期格式，单击【确定】按钮，如下图所示。

步骤04 此时将日期插入文档的效果如下图所示。

步骤05 按【Enter】键换行，单击【插入】选项卡下【文本】组中的【日期和时间】按钮。在弹出的【日期和时间】对话框的【可用格式】列表框中选择一种时间格式，选中【自动更新】复选框，单击【确定】按钮，如下图所示。

步骤06 此时将时间插入文档的效果如下图所示。

1.1.5　保存文档

文档的保存是非常重要的。在使用Word 2021编辑文档时，文档以临时文件的形式保存在电脑中，如果意外退出Word 2021，则很容易造成工作成果的丢失。可通过保存文档以确保文档的安全。

1. 保存新建文档

保存新建文档的具体操作步骤如下。

步骤01 Word文档编辑完成后，打开【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项，如下图所示。

步骤02 如果此时为第一次保存文档，系统会显示【另存为】区域，在【另存为】区域中单击【浏览】，如下图所示。

步骤03 在打开的【另存为】对话框中，选择文档保存的位置，在【文件名】文本框中输入要保存的文档的名称，在【保存类型】下拉列表中选择【Word文档(*.docx)】选项，单击【保存】按钮，即可完成保存文档的操作，如下图所示。

步骤04 保存完成后，即可看到文档标题栏中的名称已经更改为“工作总结.docx”，如下图所示。

小提示

在对文档进行“另存为”操作时，可以按【F12】键，直接打开【另存为】对话框。

2. 已有文档的保存

针对已有文档，有以下3种方法可以保存更新后的文档。

（1）打开【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项，如下图所示。

（2）单击快速访问工具栏中的【保存】按钮，如下图所示。

（3）按【Ctrl+S】组合键可以实现快速保存。

1.1.6　关闭文档

关闭Word 2021文档有以下几种方法。

（1）单击文档窗口右上角的【关闭】按钮，如下图所示。

（2）在标题栏上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【关闭】菜单命令，如下图所示。

（3）单击【文件】选项卡下的【关闭】选项，如右图所示。

（4）直接按【Alt+F4】组合键。

1.2　制作工作计划书

工作计划书体现的是一个单位或团体等在一定时期内的工作计划，其内容要简明扼要、具体明确，一般包括工作的目的和要求、工作的项目和指标、实施的步骤和措施等。工作计划书要根据需要与可能，确定一定时期内应完成的任务和应达到的工作指标。

本节以制作“个人工作计划书”为例，介绍如何设置文本的字体和段落格式。

1.2.1　使用鼠标和键盘选中文本

选中文本时既可以选择单个字符，也可以选择整篇文档。选中文本的方法主要有以下几种。

1. 拖曳鼠标选中文本

选中文本最常用的方法就是拖曳鼠标选中。采用这种方法可以选择文档中的任意文字，该方法是最基本和最灵活的选择方法。具体操作步骤如下。

步骤01 打开“素材\ch01\个人工作计划书.docx”文件，将光标放在要选择的文本的开始位置，如放置在第3行的中间位置，如下图所示。

步骤02 按住鼠标左键并拖曳，这时选中的文本会以阴影的形式显示。拖曳完成，释放鼠标左键，光标经过的文字就被选中了，如下图所示。单击文档的空白区域，即可取消文本的选择。

2. 用键盘选中文本

在不使用鼠标的情况下，我们可以利用键盘中的组合键来选中文本。使用键盘选中文本时，需先将光标放在待选文本的开始位置，然后根据需要按相关的组合键（见下表）即可。

3. 用鼠标和键盘选中文本

步骤01 用鼠标在文本起始位置单击，然后在按住【Shift】键的同时，单击文本的终止位置，此时可以看到起始位置和终止位置之间的文本已被选中，如下图所示。

步骤02 取消之前的文本选中，然后在按住【Ctrl】键的同时拖曳鼠标，可以选中多处不连续的文本，如下图所示。

1.2.2　复制与移动文本

复制与移动文本是编辑文档过程中的常用操作。

1. 复制文本

对于需要重复输入的文本，可以使用复制功能，快速粘贴所复制的内容。具体操作步骤如下。

步骤01 在打开的素材文件中选中第1段标题文本内容，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【复制】按钮，如右图所示。

步骤02 将光标定位在文本要粘贴到的位置，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【粘贴】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【保留源格式】选项，如下图所示。

小提示

在【粘贴选项】中，用户可以根据需要选择文本格式的粘贴方式，具体各选项功能如下。

【保留源格式】选项：选择该选项后，粘贴时保留应用于复制文本的格式。

【合并格式】选项：选择该选项后，将丢弃直接应用于复制文本的大部分格式，但在仅应用于所选内容一部分时保留被视为强调效果的格式，如加粗、斜体等。

【图片】选项：选择该选项后，复制的对象将会转换为图片并粘贴该图片，文本转换为图片后将无法更改。

【只保留文本】选项：选择该选项后，复制对象的格式和非文本对象，如表格、图片、图形等，不会被复制到目标位置，仅保留文本内容。

步骤03 此时将复制的内容粘贴到目标位置，如下图所示。

另外，用户可以按【Ctrl+C】组合键复制文本，然后在要粘贴到的位置按【Ctrl+V】组合键粘贴文本。

2. 移动文本

在输入文本内容时，使用剪切功能移动文本可以大大缩短工作时间，提高工作效率。具体操作步骤如下。

步骤01 在打开的素材文件中，选中第1段文本内容，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【剪切】按钮，或者按【Ctrl+X】组合键，如下图所示。

步骤02 将光标定位在文本内容最后，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【粘贴】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【保留源格式】选项即可完成文本的移动操作，如下图所示。也可以按【Ctrl+V】组合键粘贴文本。

另外，选择要移动的文本，按住鼠标左键并拖曳鼠标至要移动到的位置，释放鼠标左键，就可以完成移动文本的操作。

1.2.3　设置字体和字号

在Word 2021中，文本默认为宋体、五号、黑色。用户可以根据需要对字体和字号进行设置，主要有以下3种方法。

1. 使用【字体】选项组来设置字体和字号

在【开始】选项卡下的【字体】组中单击相应的按钮来修改字体格式是最常用的字体格式设置方法，如下图所示。

2. 使用【字体】对话框来设置字体和字号

选择要设置的文本，单击【开始】选项卡下【字体】组右下角的按钮或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【字体】命令，弹出【字体】对话框，在其中可以设置字体的格式，如下图所示。

3. 使用浮动工具栏来设置字体和字号

选择要设置字体格式的文本，此时选中的文本区域右上角弹出一个浮动工具栏，单击相应的按钮即可修改字体格式，如下图所示。

下面以使用【字体】对话框设置字体和字号为例进行介绍，具体操作步骤如下。

步骤01 在打开的素材文件中，选择第一行标题文本，单击【开始】选项卡下【字体】组中右下角的按钮，如下图所示。

步骤02 在打开的【字体】对话框的【字体】选项卡下单击【中文字体】下拉列表框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【黑体】选项，如下图所示。

步骤03 在【字形】列表框中选择【加粗】选项，在【字号】列表框中选择【三号】选项，单击【确定】按钮，如下图所示。

步骤04 此时可看到所选文本字体和字号设置后的效果，如下图所示。

步骤05 使用同样的方法，设置其他标题的【中文字体】为“宋体”，【字号】为“四号”，【字形】为“加粗”，效果如下图所示。

步骤06 根据需要设置正文文本的【中文字体】为“等线”，【字号】为“五号”，效果如下图所示。

1.2.4　设置对齐方式

整齐的排版效果可以使文本更为美观，对齐方式就是段落中文本的排列方式。Word中提供了5种常用的对齐方式，分别为左对齐、居中、右对齐、分散对齐和两端对齐，如下图所示。

设置段落对齐方式的具体操作步骤如下。

步骤01 选择标题文本，单击【开始】选项卡下【段落】组中的【居中】按钮，如下图所示。

步骤02 选择的文本即可居中显示，如下图所示。

步骤03 选择文档最后的日期文本，单击【开始】选项卡下【段落】组中的【右对齐】按钮，如下图所示。

步骤04 此时可看到设置文本右对齐后的效果。

除了通过功能区中【段落】组中的对齐方式按钮来设置对齐方式外，还可以通过【段落】对话框来设置对齐方式。

1.2.5　设置段落缩进、段落间距及行距

缩进和间距是以段落为单位进行设置的。下面以“个人工作计划书”文档为例，介绍设置段落缩进、段落间距及行距的方法。

1. 设置段落缩进

段落缩进是指段落到左、右页边距的距离。根据中文的书写形式，通常情况下，正文中的每个段落都会首行缩进两个字符。设置段落缩进的具体操作步骤如下。

步骤01 在打开的素材文件中，选中要设置段落缩进的正文文本，如这里选择第一段落，单击【段落】组右下角的【段落】按钮，如下页图所示。

小提示

在【开始】选项卡下【段落】组中，单击【减小缩进量】按钮或【增加缩进量】按钮也可以调整段落缩进。

步骤02 在弹出的【段落】对话框中单击【特殊】下拉列表框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【首行】选项，设置【缩进值】为“2字符”，单击【确定】按钮，如下图所示。

步骤03 正文文本首行缩进2字符后的效果如下图所示。

步骤04 使用同样的方法，为其他正文内容设置首行缩进2字符，如下图所示。

2. 设置段落间距及行距

段落间距是指文档中段落与段落之间的距离，行距是指行与行之间的距离。设置段落间距及行距的具体操作步骤如下。

步骤01 在打开的素材文件中，选中要设置段落间距及行距的文本并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【段落】命令，如下图所示。

步骤02 在弹出的【段落】对话框中，选择【缩进和间距】标签。在【间距】组中分别设置【段前】和【段后】为“1行”，在【行距】下拉列表中选择【单倍行距】选项，单击【确定】按钮，如下图所示。

步骤03 此时在文档中可看到段落间距及行距设置后的效果，如下图所示。

步骤04 根据需要设置其他标题段前、段后的间距为“0.5行”，行距为“单倍行距”，效果如右上图所示。

步骤05 选中正文文本，打开【段落】对话框，选择【缩进和间距】标签。在【行距】下拉列表中选择【1.5倍行距】选项，单击【确定】按钮，如下图所示。

步骤06 完成选中正文文本的行距设置后，使用同样的方法，设置剩余正文的行距，最终效果如下图所示。

1.2.6　添加项目符号和编号

项目符号和编号可以美化文档，精美的项目符号、统一的编号样式可以使单调的文本内容变得更生动。

1. 添加项目符号

添加项目符号就是在一些段落的前面加上完全相同的符号。下面介绍如何在文档中添加项目符号，具体的操作步骤如下。

步骤01 在打开的素材文件中，选中要添加项目符号的文本内容，如下图所示。

步骤02 单击【开始】选项卡的【段落】组中的【项目符号】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择项目符号的样式，如下图所示。

步骤03 此时即可看到为所选文本添加项目符号后的效果，如下图所示。

步骤04 如果要自定义项目符号，可以在【项目符号】下拉列表中选择【定义新项目符号】选项，如下图所示。

步骤05 在打开的【定义新项目符号】对话框中，单击【符号】按钮，如下图所示。

步骤06 在打开的【符号】对话框中，选择要设置为项目符号的符号，单击【确定】按钮，如下图所示。

步骤07 返回至【定义新项目符号】对话框，单击【确定】按钮，如下图所示。

步骤08 此时即可看到自定义项目符号后的效果，如下图所示。

2. 添加编号

添加编号是指按照顺序对文档中的行或段落编号。下面介绍如何在文档中添加编号，具体的操作步骤如下。

步骤01 在打开的素材文件中，选中要添加编号的文本内容，单击【开始】选项卡的【段落】组中的【编号】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择编号的样式，如下图所示。

步骤02 添加编号后，效果如下图所示。

步骤03 选择其他需要添加编号的文本，单击【开始】选项卡的【段落】组中的【编号】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择编号的样式，如下图所示。

步骤04 添加编号后，此时段落缩进发生了变化，可右击文本内容，在弹出的快捷菜单中，单击【段落】命令，如下图所示。

步骤05 在弹出的【段落】对话框中，根据需求设置缩进，如修改为“首行”，设置【缩进值】为“2字符”，单击【确定】按钮，如下页图所示。

步骤06 调整后的缩进效果如下图所示。

1.3　递交准确的公司年度总结报告

制作公司年度总结报告时，递交的内容必须是准确无误的。

下面以修改“公司年度总结报告”为例，介绍删除与重新输入文本、查找与替换文本以及添加批注和修订的操作。

1.3.1　删除与重新输入文本

删除错误的文本并重新输入，是文档编辑过程中的常用操作。删除文本的方法有多种。

在键盘中有两种删除键，分别为【Backspace】键和【Delete】键。【Backspace】键是退格键，它的作用是使光标左移一格，同时删除光标左边的文本或删除选中的文本。【Delete】键用于删除光标右侧的文本或选中的文本。

1. 使用【Backspace】键删除文本

将光标定位至要删除的文本右侧，或者选中要删除的文本，按【Backspace】键即可将其删除。

2. 使用【Delete】键删除文本

选中要删除的文本，然后按【Delete】键即可将其删除；或将光标定位在要删除的文本左侧，按【Delete】键即可将其删除。具体操作步骤如下。

步骤01 打开“素材\ch01\公司年度总结报告.docx”，选中要删除的文本内容，如下页图所示。

步骤02 按【Delete】键即可将其删除，然后重新输入内容，如下图所示。

1.3.2　查找与替换文本

查找功能可以帮助用户定位所需的内容。用户可以使用替换功能将查找到的文本或文本格式替换为新的文本或文本格式。

1. 查找文本

查找分为查找和高级查找两种。

（1）查找

查找的具体操作步骤如下。

步骤01 在打开的素材文件中，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击【查找】选项，如下图所示。

小提示

用户也可以按【Ctrl+F】组合键来执行查找。

步骤02 打开左侧【导航】任务窗格，在文本框中输入要查找的内容，这里输入“企业”，文本框的下方提示有“14个结果”，在文档中查找到的内容都会用黄色高亮显示，如右上图所示。

步骤03 单击【导航】任务窗格中的【下一条】按钮，则定位到下一条匹配项，如下图所示。

（2）高级查找

高级查找的具体操作步骤如下。

单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击【高级查找】选项，弹出【查找和替换】对话框，用户可以在【查找内容】文本框中，输入要查找的内容，单击【查找下一处】按钮，查找相关内容。另外，也可以单击【更多】按钮，在弹出的【搜索选项】和【查找】区域下，设置查找内容的条件，以快速定位查找的内容，如下图所示。

2. 替换

替换功能可以帮助用户快捷地更改查找到的文本或批量修改相同的文本。替换的具体操作步骤如下。

步骤01 在打开的素材文件中，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【替换】按钮，或按【Ctrl+H】组合键，弹出【查找和替换】对话框，如下图所示。

步骤02 在【替换】选项卡中的【查找内容】文本框中输入需要被替换的内容（这里输入“企业”），在【替换为】文本框中输入要替换的新内容（这里输入“公司”），如下图所示。

步骤03 单击【查找下一处】按钮，定位到从当前光标所在位置起，第一个满足查找条件的文本的位置，并以灰色背景显示。单击【替换】按钮就可以将查找到的内容替换为新内容，并跳转至查找到的第二个文本的位置，如下图所示。

步骤04 用户可能需要将文档中所有相同的内容都替换掉，单击【全部替换】按钮，Word就会自动将整个文档内查找到的所有内容替换为新的内容，并弹出提示框显示完成替换的数量，如下图所示。单击【确定】按钮关闭提示框。

1.3.3　添加批注和修订

批注和修订可以提示文档制作者修改文档，以改正错误或优化内容，从而使制作的文档更专业。

1. 批注

批注是文档的审阅者为文档添加的注释、说明、建议和意见等信息。在把文档分发给审阅者前设置文档保护，可以使审阅者只能添加批注而不能对文档正文进行修改。批注可以方便工作组的成员之间进行交流。

（1）添加批注

批注是对文档的特殊说明，添加批注的对象是包括文本、表格和图片在内的文档内的所有内容。Word通过有颜色的框将批注的内容框起来，背景色也将变为相同的颜色。默认情况下，批注显示在文档外的标记区，批注与被批注的文本使用与批注颜色相同的线连接。添加批注的具体操作步骤如下。

步骤01 在打开的素材文件中选中要添加批注的文本，单击【审阅】选项卡下【批注】组中的【新建批注】按钮，如下图所示。

步骤02 在出现的批注框中输入批注的内容，如下图所示。单击【答复】按钮可以答复批注，单击【解决】按钮可以显示批注完成。

步骤03 如果要修改批注的内容，可以直接单击需要修改的批注，即可编辑该批注，如下图所示。

（2）删除批注

当不需要文档中的批注时，用户可以将其删除。删除批注常用的方法有以下3种。

方法1：选中要删除的批注，此时【审阅】选项卡下【批注】组的【删除】按钮处于可用状态，单击该按钮，在弹出的下拉菜单中单击【删除】选项，如下图所示。删除之后，【删除】按钮处于不可用状态。

小提示

单击【批注】组中的【上一条】按钮或【下一条】按钮，可查找要删除的批注。

方法2：选中需要删除的批注或批注文本，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【删除批注】，如下图所示。

方法3：如果要删除所有批注，可以单击【审阅】选项卡下【批注】组中的【删除】按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中单击【删除文档中的所有批注】选项，如下图所示。

2. 修订

启用修订功能后，审阅者的每一次插入、删除或是格式更改操作都会被标记出来。这样能够让文档作者跟踪多位审阅者对文档做的修改，并可选择接受或者拒绝这些修改。

（1）修订文档

修订文档首先需要使文档处于修订状态。

步骤01 打开素材文件，单击【审阅】选项卡下【修订】组中的【修订】按钮，即可使文档处于修订状态，如下图所示。

步骤02 对处于修订状态的文档所做的所有修改都将被记录下来，如右上图所示。

（2）接受修订

如果修订是正确的，就可以接受修订。将光标放在需要接受修订的内容处，单击【审阅】选项卡下【更改】组中的【接受】按钮，如下图所示，即可接受该修订，然后系统将选中下一条修订。

（3）拒绝修订

如果要拒绝修订，可以将光标放在需要拒绝修订的内容处，单击【审阅】选项卡下【更改】组中的【拒绝】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击【拒绝并移到下一处】选项，如下图所示，即可拒绝修订，然后系统将选中下一条修订。

（4）删除所有修订

单击【审阅】选项卡下【更改】组中的【拒绝】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中单击【拒绝所有修订】选项，如右图所示，即可删除文档中的所有修订。

至此，我们就完成了公司年度总结报告的修改。

高手私房菜

技巧1：快速输入重复内容

【F4】键具有重复上一步操作的作用。如果在文档中输入“你好”，然后按【F4】键，即可重复输入“你好”，如下左图所示。连续按【F4】键，即可得到很多“你好”，如下右图所示。

技巧2：解决输入文字时后面文字自动删除的问题

在编辑Word文档时，可能遇到输入一个字符，其后方的一个字符就会被自动删除，连续输入多个字符，则会删除多个字符的情况。这是由于当前文档处于改写模式造成的。可以按【Insert】键切换至插入模式，即可正常输入文本内容。

另外，也可以在状态栏中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，单击【改写】命令，如下图所示。

即可在状态栏中切换【改写】和【插入】模式，如下图所示。

第2章　Word文档的美化处理

一篇图文并茂的文档，不仅看起来生动形象、充满活力，而且具有一定的观赏价值。本章介绍页面设置、插入艺术字、插入图片、插入形状、插入SmartArt图形及插入图表等操作。

2.1　制作公司宣传彩页

宣传彩页要根据公司的特点确定主体色调和整体风格，才更能突出主题、吸引消费者。

2.1.1　设置页边距

页边距有两个作用：一是便于装订，二是可使文档更加美观。页边距包括上、下、左、右边距以及页眉和页脚距页边界的距离，使用该功能设置的页边距十分精确。设置页边距的具体操作步骤如下。

步骤01 新建空白Word文档，并将其另存为“公司宣传彩页.docx” ，如下图所示。

步骤02 单击【布局】选项卡下【页面设置】组中的【页边距】按钮，在弹出的下拉列表中选择一种页边距样式，即可快速设置页边距。如果要自定义页边距，可在弹出的下拉列表中单击【自定义边距】选项，如下图所示。

步骤03 在弹出的【页面设置】对话框的【页边距】选项卡下的【页边距】区域可以自定义 【上】、【下】、【左】、【右】的页边距，如将【上】、【下】、【左】、【右】页边距都设置为“2厘米”，单击【确定】按钮，如下图所示。

步骤04 设置页边距后的页面效果如下图所示。

2.1.2　设置纸张的方向和大小

纸张的方向和大小，影响着文档的打印效果，因此设置合适的纸张方向和大小在Word文档制作过程中非常重要。具体操作步骤如下。

步骤01 单击【布局】选项卡下【页面设置】组中的【纸张方向】按钮，在弹出的下拉列表中可以选择纸张方向为“横向”或“纵向”，这里选择【横向】选项，如下图所示。

步骤02 单击【布局】选项卡下【页面设置】组中的【纸张大小】按钮，在弹出的下拉列表中可以选择纸张的大小。如果要将纸张大小设置为其他大小，可单击【其他纸张大小】选项，如下图所示。

步骤03 在弹出的【页面设置】对话框的【纸张】选项卡下的【纸张大小】区域选择【自定义大小】，并将【宽度】设置为“32厘米”，高度设置为“24厘米”，单击【确定】按钮，如下图所示。

步骤04 设置纸张方向和大小的效果如下图所示。

2.1.3　设置页面背景

Word 2021中可以设置页面背景，使文档更加美观，如设置纯色背景、填充效果、水印填充及图片填充等。

1. 纯色背景

下面介绍设置页面背景为纯色背景的方法，具体操作步骤如下。

步骤01 单击【设计】选项卡下【页面背景】组中的【页面颜色】按钮，在弹出的下拉列表中选择背景颜色，这里选择“浅蓝”，如下图所示。

步骤02 页面背景颜色设置为浅蓝色的效果如下图所示。

2. 填充效果

除了使用纯色背景，我们还可使用填充效果来设置页面的背景。填充效果包括渐变填充、纹理填充、图案填充和图片填充等。设置渐变填充效果的具体操作步骤如下。

步骤01 单击【设计】选项卡下【页面背景】组中的【页面颜色】按钮，在弹出的下拉列表中单击【填充效果】选项，如下图所示。

步骤02 在弹出的【填充效果】对话框中，单击选中【双色】单选项，分别设置右侧的【颜色1】和【颜色2】，这里将【颜色1】设置为“蓝色，个性色5，淡色80%”，【颜色2】设置为“白色”，如下图所示。

步骤03 在【底纹样式】列表框中，单击选中【角部辐射】单选项，然后单击【确定】按钮，如下图所示。

步骤04 设置渐变填充后的页面效果如下页图所示。

小提示

设置纹理填充、图案填充和图片填充的操作与上述操作类似，这里不赘述。

2.1.4　使用艺术字美化宣传彩页

艺术字是具有特殊效果的字体。艺术字不是普通的文字，而是图形对象，用户可以像处理其他图形那样对其进行处理。通过Word 2021的插入艺术字功能可以制作出美观的艺术字，且操作非常简单。

创建艺术字的具体操作步骤如下。

步骤01 单击【插入】选项卡下【文本】组中的【艺术字】按钮，在弹出的下拉列表中选择一种艺术字样式，如下图所示。

步骤02 在文档中插入【请在此放置您的文字】艺术字文本框，如下图所示。

步骤03 在艺术字文本框中输入“龙马电器销售公司”，即可完成艺术字的创建，如下图所示。

步骤04 将鼠标指针放置在艺术字文本框上，拖曳文本框，将艺术字文本框调整至合适的位置，如下图所示。

2.1.5　插入图片

图片可以使文档更加美观。在Word 2021中，用户可以在文档中插入本地图片，也可以插入联机图片。在Word中插入保存在电脑硬盘中的图片，即本地图片，其具体操作步骤如下。

步骤01 打开“素材\ch02\公司宣传彩页文本.docx”，将其中的内容粘贴至“公司宣传彩页.docx”文档中，并根据需要调整字体、段落格式，如下图所示。

步骤02 将光标定位到要插入图片的位置，单击【插入】选项卡下【插图】组中的【图片】按钮，在弹出的下拉列表中单击【此设备】选项，如下图所示。

步骤03 在弹出的【插入图片】对话框中选择需要插入的“素材\ch02\01.png”，单击【插入】按钮，如下图所示。

步骤04 此时，Word文档中光标所在的位置就插入了选择的图片，如下图所示。

2.1.6　设置图片的格式

图片插入Word文档后，其格式不一定符合要求，这时就需要对图片的格式进行适当的设置。

1. 调整图片的大小及位置

插入图片后可以根据需要调整图片的大小及位置，具体操作步骤如下。

步骤01 选中插入的图片，将鼠标指针放在图 片4个角的控制点上，当鼠标指针变为形状或形状时，拖曳控制点，以调整图片的大小，效果如右图所示。

小提示

在【图片工具】→【图片格式】选项卡下的【大小】组中可以精确调整图片的大小，如下图所示。

步骤02 将光标定位至该图片后面，插入“素材\ch02\02.png”，并根据上述步骤调整图片的大小，如下图所示。

步骤03 选中插入的两张图片，按【Ctrl+E】组合键，将其设置为居中，如下图所示。

步骤04 将光标定位到两张图片之间，通过按【空格】键，可以使两张图片间留有空白，如下图所示。

2. 美化图片

插入图片后，用户还可以调整图片的颜色、设置艺术效果、修改图片的样式，使图片更美观。美化图片的具体操作步骤如下。

步骤01 选中要美化的图片，单击【图片工具】→【图片格式】选项卡下【图片样式】组中的【其他】按钮，在弹出的下拉列表中选择一种样式，即可改变图片样式，这里选择【居中矩形阴影】，如下图所示。

步骤02 应用图片样式的效果如下图所示。

步骤03 使用同样的方法，为第2张图片应用【居中矩形阴影】效果，如下图所示。

步骤04 根据情况调整图片的位置及大小，最终效果如右图所示。

2.1.7　插入图标

在Word 2021中，用户可以根据需要在文档中插入系统自带的图标。插入图标的具体操作步骤如下。

步骤01 将光标定位在标题前的位置，单击【插入】选项卡下【插图】组中的【图标】按钮，如下图所示。

步骤02 在弹出的对话框中，可以在顶部选择图标的分类，下方则显示对应分类的图标，如这里选择【业务】分类下的一个图标，然后单击【插入】按钮，如下图所示。

步骤03 即在光标位置插入所选图标，效果如下图所示。

步骤04 选中插入的图标，将鼠标指针放置在图标的右下角，当鼠标指针变为形状时，拖曳调整图标大小，如下图所示。

步骤05 选中插入的图标，单击图标右侧的【布局选项】按钮，在弹出的列表中单击【紧密型环绕】选项，如下页图所示。

步骤06 设置图标布局的效果如下图所示。

步骤07 使用同样的方法设置其他标题的图标，效果如右上图所示。

步骤08 图标设置完成后，可根据情况调整文档的细节并保存，最终效果如下图所示。

2.2　制作订单处理流程图

Word 2021提供了线条、矩形、基本形状、箭头总汇、公式形状、流程图、星与旗帜和标注等多种自选图形，用户可以根据需要从中选择合适的图形美化文档。

2.2.1　绘制流程图

流程图可以展示某一项工作的流程，比文字描述更直观、更形象。绘制流程图的具体操作步骤如下。

步骤01 新建空白Word文档，并将其另存为“工作流程图.docx”。然后输入文档标题“订单处理工作流程图”，并根据需要设置其字体和段落格式，最后输入正文内容，效果如右图所示。

步骤02 单击【插入】选项卡下【插图】组中的【形状】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“椭圆”形状，如下图所示。

步骤03 在文档中要绘制形状的起始位置按住鼠标左键，并拖曳至合适位置，松开鼠标左键，即可完成椭圆形状的绘制，如下图所示。

步骤04 单击【插入】选项卡下【插图】组中的【形状】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【流程图】组中的“流程图：过程”形状，如下图所示。

步骤05 在文档中绘制“流程图：过程”形状后的效果如下图所示。

步骤06 选择绘制的“流程图：过程”形状，按【Ctrl+C】组合键复制，然后按6次【Ctrl+V】组合键，完成图形的粘贴，如下图所示。

步骤07 使用同样的方法，绘制“流程图：终止”形状，效果如下图所示。

步骤08 依次选择绘制的图形，调整其位置和大小，使其合理地分布在文档中。调整自选图形大小及位置的操作与调整图片大小及位置的操作相同，这里不赘述。调整完成后，效果如右图所示。

2.2.2　美化流程图

插入自选图形时，Word 2021为其应用了默认的图形效果，用户可以根据需要设置自选图形的显示效果，使其更美观。具体操作步骤如下。

步骤01 选择椭圆形状，单击【形状格式】选项卡下【形状样式】组中的【其他】按钮，在弹出的下拉列表中选择【中等效果-绿色，强调颜色 6】样式，如下图所示。

步骤02 选择的形状样式将应用到椭圆形状中，效果如下图所示。

步骤03 选择椭圆形状，单击【形状格式】选项卡下【形状样式】组中的【形状轮廓】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【无轮廓】选项，如下图所示。

步骤04 单击【形状格式】选项卡下【形状样式】组中的【形状效果】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【棱台】→【棱台】选项，如下页图所示。

步骤05 美化椭圆图形后的效果如右上图所示。

步骤06 使用同样的方法，根据需要美化其他自选图形，最终效果如下图所示。

2.2.3　连接所有流程图形

绘制并美化流程图后，需要将绘制的图形连接起来，并输入流程描述文字，完成流程图的绘制。具体操作步骤如下。

步骤01 单击【插入】选项卡下【插图】组中的【形状】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中，选择“直线箭头”形状，如下图所示。

步骤02 按住【Shift】键，在文档中绘制直线箭头，如下图所示。

步骤03 选择绘制的形状，单击【形状格式】选项卡下【形状样式】组中的【形状轮廓】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【黑色】选项，将直线箭头颜色设置为“黑色”，粗细设置为“1.5磅”，并将【箭头】设置为“箭头样式2”，如下图所示。

步骤04 更改箭头样式后的效果如下图所示。

步骤05 设置直线箭头的形状后，选择并复制绘制的直线箭头，调整箭头方向，并将其移动至合适的位置，最终效果如下图所示。

步骤06 选择第一个形状，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【编辑文字】命令，如右上图所示。

步骤07 图形中会显示光标，输入“提交订单”，并根据需要设置文字的字体样式，效果如下图所示。

步骤08 使用同样的方法添加其他图形中的文字，就完成了流程图的制作，效果如下图所示。

2.2.4　为流程图插入制图信息

流程图绘制完成后，可以根据需要在下方插入制图信息，如制图人的姓名、绘制图形的日期等。具体操作步骤如下。

步骤01 单击【插入】选项卡下【文本】组中的【文本框】按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【绘制横排文本框】选项，如下图所示。

步骤02 在流程图下方绘制出文本框，并在文本框中输入制图信息，然后根据需要设置文字样式，如下图所示。

步骤03 调整文本框的大小，并在【形状格式】选项卡下【形状样式】组中单击【形状轮廓】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【无轮廓】选项，如下图所示。

步骤04 至此，就完成了工作流程图的制作，最终效果如下图所示。

2.3　制作公司组织结构图

SmartArt图形可以形象、直观地展示重要的文本信息，吸引用户的注意。下面就使用SmartArt图形来制作公司组织结构图。

2.3.1　插入组织结构图

Word 2021提供列表、流程、循环、层次结构、关系、矩阵、棱锥图、图片等多种SmartArt图形样式，方便用户根据需要选择。插入组织结构图的具体操作步骤如下。

步骤01 新建空白Word文档，并将其另存为“公司组织结构图.docx”文件。单击【插入】选项卡下【插图】组中的【SmartArt】按钮，如下图所示。

步骤02 在弹出的【选择SmartArt图形】对话框中，选择【层次结构】选项，在右侧列表框中选择【组织结构图】版式，单击【确定】按钮，如下图所示。

步骤03 插入的组织结构图图形，效果如下图所示。

步骤04 在左侧的【在此处键入文字】窗格中输入文字，或者在图形中直接输入文字，就完成了插入公司组织结构图的操作，如下图所示。

2.3.2　增加组织结构项目

插入组织结构图之后，如果图形不能完整显示公司的组织结构，还可以根据需要新增组织结构项目。具体操作步骤如下。

步骤01 选择【董事会】形状，单击【SmartArt设计】选项卡下【创建图形】组中的【添加形状】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【添加助理】选项，如下图所示。

步骤02 在【董事会】图形下方添加新的形状，效果如下图所示。

步骤03 选择【常务副总】形状，单击【SmartArt设计】选项卡下【创建图形】组中的【添加形状】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【在下方添加形状】选项，如下图所示。

步骤04 在选择形状的下方添加新的形状，如下图所示。

步骤05 重复步骤03的操作，在【常务副总】形状下方再次添加新形状，如下图所示。

步骤06 选择【常务副总】形状下方添加的第一个新形状，并在其下方添加形状，如下图所示。

步骤07 重复上述操作，添加其他形状，增加组织结构项目后的效果如下图所示。

步骤08 根据需要在新添加的形状中输入相关文字内容，如右图所示。

小提示

如果要删除形状，只需要选择要删除的形状，按【Delete】键即可。

2.3.3　改变组织结构图的版式

创建公司组织结构图后，还可以根据需要更改组织结构图的版式，具体操作步骤如下。

步骤01 选择创建的组织结构图，将鼠标指针放在图形边框右下角的控制点上，当鼠标指针变为形状时，按住鼠标左键并拖曳鼠标，即可调整组织结构图的大小，如下图所示。

步骤02 单击【SmartArt设计】选项卡下【版式】组中的【其他】按钮，在弹出的下拉列表中选择【半圆组织结构图】版式，如下图所示。

步骤03 更改组织结构图版式后的效果如下图 所示。

步骤04 如果对更改后的版式不满意，还可以 根据需要再次改变组织结构图的版式，如下图所示。

2.3.4　设置组织结构图的格式

绘制组织结构图并修改版式之后，就可以根据需要设置组织结构图的格式，使其更美观。具体操作步骤如下。

步骤01 选择组织结构图的图形，单击【SmartArt设计】选项卡下【SmartArt样式】组中的【更改颜色】按钮，在弹出的下拉列表中选择一种彩色样式，如下图所示。

步骤02 更改颜色后的效果如下图所示。

步骤03 选择组织结构图的图形，单击【SmartArt设计】选项卡下【SmartArt样式】组中的【其他】按钮，在弹出的下拉列表中选择一种SmartArt样式，如下图所示。

步骤04 更改SmartArt样式后，图形中文字的样式会随之发生改变，用户需要重新设置文字的样式。设置完成后，组织结构图的效果如下图所示。

至此，就完成了公司组织结构图的制作。

2.4　制作公司销售季度图表

Word 2021提供了插入图表的功能，可以对数据进行简单的分析，从而清楚地表达数据的变化情况，分析数据的规律，以便进行预测。

本节就以在Word 2021中制作公司销售季度图表为例，介绍在Word 2021中使用图表的方法。

2.4.1　插入图表

Word 2021提供柱形图、折线图、饼图、条形图、面积图、XY散点图、地图、股价图、曲面图、雷达图、树状图、旭日图、直方图、箱形图、瀑布图、漏斗图等16种图表类型以及组合图类型，用户可以根据需要创建（插入）图表。插入图表的具体操作步骤如下。

步骤01 打开“素材\ch02\公司销售图表.docx”素材文件，然后将光标定位至要插入图表的位置，并单击【插入】选项卡下【插图】组中的【图表】按钮，如下图所示。

步骤02 在弹出的【插入图表】对话框中，选择要创建的图表类型，这里选择【柱形图】下的【簇状柱形图】选项， 单击【确定】按钮，如下图所示。

步骤03 在弹出的“Microsoft Word中的图表”工作表中，将素材文件中的表格内容输入工作表，然后关闭“Microsoft Word中的图表”工作表窗口，如下图所示。

步骤04 创建图表，效果如下图所示。

2.4.2　编辑图表中的数据

创建图表后，如果发现数据输入有误或者需要修改数据，只要对数据进行修改，图表的显示会自动发生变化。将营销一部第二季度的销量“280000”更改为“320000”的具体操作步骤如下。

步骤01 在打开的文件的表格中选择第2行第3列单元格中的数据，删除选择的数据并输入“320000”，如下页图所示。

步骤02 在下方创建的图表上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【编辑数据】命令，如下图所示。

步骤03 在弹出的“Microsoft Word中的图表”工作表中，将C2单元格的数据由“280000”更改为“320000”，并关闭“Microsoft Word中的图表”工作表。修改数据后的效果如下图所示。

步骤04 图表中显示的数据发生了变化，如下图所示。

2.4.3　美化图表

完成图表的编辑后，用户可以对图表进行美化操作，如设置图表标题、添加图表元素、更改图表样式等。

1. 设置图表标题

设置图表标题的具体操作步骤如下。

步骤01 选择图表中的【图表标题】文本框，删除文本框中的内容，将其修改为“各部门销售情况图表”，如下图所示。

步骤02 选择输入的文本，根据需要设置其【字体】为“微软雅黑”，效果如下图所示。

2. 添加图表元素

数据标签、数据表、图例、趋势线等图表元素均可添加至图表中，以便能更直观地查看和分析数据。添加数据标签的具体操作步骤如下。

步骤01 选择图表，单击【图表工具】→【图表设计】选项卡下【图表布局】组中【添加图表元素】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【数据标签】→【数据标签外】选项，如下图所示。

步骤02 在图表中添加数据标签图表元素的效果如下图所示。

3. 更改图表样式

添加图表元素之后，就完成了创建并编辑图表的操作。如果对图表的样式不满意，还可以更改图表的样式，以美化图表。更改图表样式的具体操作步骤如下。

步骤01 选择创建的图表，单击【图表工具】→ 【图表设计】选项卡下【图表样式】组中的【其他】按钮，在弹出的下拉列表中选择一种图表样式，如右上图所示。

步骤02 更改图表样式后的效果如下图所示。

步骤03 此外，还可以根据需要更改图表的颜色。选择图表，单击【图表工具】→【图表设计】选项卡下【图表样式】组中【更改颜色】按钮，在弹出的下拉列表中选择一种颜色样式，如下图所示。

步骤04 更改颜色后，就完成了公司销售季度图表的制作，最终效果如下图所示。

高手私房菜

技巧1：快速导出文档中的图片

如果发现某一篇文档中的图片比较好，希望得到这些图片，可将其导出，具体操作步骤如下。

步骤01 在需要导出保存的图片上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【另存为图片】命令，如下图所示。

步骤02 在弹出的【另存为图片】对话框中选择保存的路径和文件名，单击【保存】按钮。在保存的路径中即可找到保存的图片文件，如下图所示。

技巧2：巧用【Alt+Enter】组合键快速重复输入内容

在使用Word制作文档时，如果遇到需要输入重复的内容，除了复制，用户还可以借助快捷键来输入。

例如，在Word文档中输入“重复输入内容”文本，如左下图所示。如果希望重复输入该文本，在输入该文本后，按【Alt+Enter】组合键，可自动重复输入刚才输入的内容，如右下图所示。

每按一次【Alt+Enter】组合键，则重复输入一次。另外，在输入内容后，按【F4】键或【Ctrl+Y】组合键（【重复键入】按钮的快捷键），也可以实现重复输入。