书名：和秋叶一起学Word（第4版）
ISBN：978-7-115-60695-2
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主 编 秋 叶
编 著 刘晓阳 顾健 傅琳
责任编辑 李永涛
人民邮电出版社出版发行 北京市丰台区成寿寺路11号
邮编 100164 电子邮件 315@ptpress.com.cn
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本书是《和秋叶一起学Word》的第4版，在综合前3版的优点，并充分听取读者对前3版图书的意见和建议的基础上，本次改版在结构上进行了调整和优化。
本书共6章：第1章针对使用Word时的常见误区进行解释说明；第2章对Word排版的整体流程进行简要介绍；第3章详细介绍Word排版中所用到的元素类型与调整格式的方法；第4章主要介绍长文档自动化排版的方法和技巧；第5章介绍用于高效整理文档的域与VBA；第6章提供了职场中提升工作效率的实用秘诀。
本书适合职场工作人员、培训主管、咨询顾问、机关工作人员等学习。
秋叶团队自2013年开始全力以赴做Office职场在线教育，目前已经成为国内非常有影响力的品牌。截至2021年年底，有超过60万名学员报名“和秋叶一起学Office”课程。
我们的主创老师都有10年以上使用Office的经验，在网络上给学员答疑无数次。我们非常了解，很多时候大家办公效率低下，仅仅是因为不知道Office原来还可以这样用，也深刻理解大家在学习Office时遇到的难点和产生的困惑。
因此，我们对写书的要求是“知识全、阅读易、内容新”。我们关注并分析当今读者的阅读习惯，让我们的图书既能帮读者进行系统化学习，又能让他们进行碎片式查阅；既要内容简洁明了，又要让操作清晰直观；既能着重体现Office常用的和核心的功能，又能有提高工作效率但未必常用的“冷门偏方”，并兼顾新版本软件的新功能、新用法、新技巧。
我们给自己提出了极高的要求，希望系列书能得到读者发自内心的喜爱以及推荐。
做一套好书就是打磨一套好产品，我们愿意精益求精，与读者、学员一起进步！感谢那些热心反馈、提出意见和建议的读者朋友们，是你们的认真细致让我们不断变得更好。
“秋叶系列”包含的不仅是一套书，更是一套完整的学习方案。
在我们的教学经历中，我们发现要真正学好Office，只看书不动手是不行的，但是普通人往往很难靠自律和自学完成看书和动手的“循环”。
阅读本系列书的你，切记要打开电脑，打开软件，一边阅读一边练习。
如果你想在短时间内把Office操作水平提高到能应对工作的程度，我们推荐你报名我们的线上学习班。在学习班，一众高水平的老师会针对重点、难点进行直播讲解、答疑解惑，你还能和来自各行各业的同学一起切磋交流。这种学习形式特别适合有“拖延症”、需要同伴和榜样激励、想要结识优秀伙伴的读者。
如果你平时特别忙，没办法在固定的时间看直播和交作业，又想针对工作中不同的应用场景找到对应的解决方法，不妨在网页中搜索“网易云课堂”，进入网易云课堂后搜索“秋叶”，参加在线课程，制订计划自学。这些课程不限时间，不限次数。
你还可以关注微信公众号“秋叶PPT”“秋叶Excel”，阅读我们每天推送的各种免费干货文章，或者在视频号、抖音上关注“秋叶PPT”“秋叶Excel”“秋叶Word”，空闲时就能强化知识点的学习，加深记忆，帮助自己轻松复习。
软件技能的学习，往往是“一看就会，一做就废”，所以，不用过度关注知识点有没有重复。对于一个知识点，只有经过不同场景的反复运用，从器、术、法、道不同的层面提升认知，你才能真正掌握它。你要反复训练，形成“条件反射”，从而把正确的操作技巧变成下意识的动作。
依据读者的学习场景需求，我们提供了层次丰富的课程体系。
图 书——全面系统地介绍知识点，方便快速翻阅、快速复习。
网 课——循序渐进的案例式教学，可谓是解决具体场景问题的法宝，并且学习不限次数，不限时间。
线上班——短时间、高强度、体系化训练，直播授课、答疑解惑，有利于快速提升技能。
线下班——主要针对企业客户，提供1～2天的线下集中培训。
免费课——微信公众号和视频号、抖音等平台有持续更新的干货教程、直播公开课，有助于快速学习新知识、复习旧知识，打开思路和拓宽眼界。
我们用心搭建学习体系的目标只有一个，就是降低读者的选择成本 —— 学Office，找秋叶就够了。
2012年，我们决定开始写《和秋叶一起学PPT》的时候，的确没有想到，几年以后一本书会变成一套书，内容从PPT延伸到Word、Excel，每本书都在“网易云课堂”上有配套的在线课程。
可以说，这套书是被网课学员“逼”出来的。当我们的Word课程销量破5000之后，很多学员就希望在课程之外有一本配套的图书以供翻阅。这就有了后来的《和秋叶一起学Word》。我们也没想到，在Word普及20多年后，一本Word图书居然也能轻松实现销量超2万册，甚至超过很多计算机类专业图书。
2017年，我们PPT、Word、Excel的单门课程学员都超过了1万人，应广大学员的要求，顺势推出《和秋叶一起学PPT》《和秋叶一起学Word》《和秋叶一起学Excel》这“三件套”也就成为我们的重点工作。经过一年的认真筹划与精心编写，“三件套”成功面市了：《和秋叶一起学PPT》升级到了第3版，另外两本也升级到了第2版，它们全面展示了Office新版本的新功能、新用法。
2019年，在软件版本升级且收集到众多学员反馈的情况下，我们决定对“三件套”再次升级。这次升级不仅优化了排版结构，增补、调整了知识点，更是专门录制了配套的案例讲解视频。
现在回过头来看，我们可以说是创造了图书销售的一种新模式。要知道，在2013年，把《和秋叶一起学PPT》定价为99元，在很多人看来是很不可思议的。而我们认为，好产品就应该有与之匹配的定价。我们确信通过这本书，你学到的知识的价值远超99元。而实际上，这本书的销量早已超过20万册，成为一个码洋超千万元的图书单品，这在专业图书市场上是非常罕见的。
其实，当时我们也有一点私心：我们希望图书提供一个心理支撑价位，好让我们推出的同名在线课程能够有一个较高的定价。我们甚至想过，如果在线课程卖得好而图书销量不好，这些损失可以通过在线课程的销售弥补回来。但最后是一个双赢的结果，图书的高销量带动了更多读者报名在线课程，在线课程的扩展又促进学员购买图书。
更让我们没有想到的是，我们基于图书的专业积累，在抖音平台分享Office类的技巧短视频，短短1年时间就吸引了超过1000万名粉丝。因为读者和学员信任我们的专业积累和教学质量，我们的职场类线上学习班（训练营）也很受欢迎。目前已有的学习班包括PPT高效实战、PPT副业变现、Excel数据处理、数据分析、Photoshop视觉设计、Photoshop商业海报变现、小红书变现、直播、手机短视频等，截至2022年6月，我们已累计开展118期学习班，吸引了35000多名学员跟我们一起修炼职场技能，提升竞争力。
这就是产品好口碑的力量！图书畅销帮助我们巩固了“秋叶”知识产品的品牌。因此，我们的每一门主打课程，都会考虑用“教育+出版”的模式滚动发展，我们甚至认为，这是未来职场教育的一个发展路径。
我们能够走到这一步，要感谢一直以来支持我们的读者、学员以及各行各业的朋友们。你们的鞭策、鼓励、陪伴和自愿自发的宣传，让我们能够持续迭代；你们的认可，让我们确信自己做了对的事情，也让我们有了更强的动力去不断提升图书和课程的含金量。
最后要说明的是，这套书虽然名称是“和秋叶一起学”，但今天的秋叶已经不是一个人，而是一个强有力的团队，是一个学习品牌。我很荣幸遇到这样一群优秀的小伙伴。我们作为一个团队，大家一起默默努力，不断升级、不断完善，将这套书以更高的品质交付给读者。
希望爱学习的你，也会爱上我们的图书和课程。
大家好，欢迎来到Word世界！我是秋叶老师，你们的“新手村向导”。面对这个陌生的世界，相信你们一定有很多问题想问，别急，你们想要问的这些问题，接下来我都会挨个儿解答。
Word的使用频率最高，学了之后一定能帮你节约很多时间。
当我学习一款软件时，往往首先会花费一些时间去研究软件最常用的用法，这样在以后使用时可以节约大量的时间，因为时间才是最宝贵的财富！
成年人学习的“悲剧”在于，他一旦认为自己会了，就会停止学习——“我会了，够用了，不学了”。
每当我看到有人还习惯按空格键给段落开头设置缩进，或者用“.”代替“·”录入人名，或者做好一个标题格式再用格式刷一路“刷”下去，又或者因为搞不清楚复制网页内容会出现软回车（↓）而给排版带来困扰……我就很想告诉他：
如果你不知道Word的段落复制技巧，那么每次复制你可能都要比Word高手多花3秒；
如果你不习惯用文档结构图，那么每次编辑大文档时，你的效率都会比Word高手低一半以上；
如果你不知道用样式，那么每次你都要从零开始做文件排版，而Word高手只需要用 1 秒；
如果你不清楚用通配符查找和替换的技巧，那么每次你都不得不靠肉眼一个个去确认；
如果你不习惯用审阅或批注模式，那么你就搞不清楚大家修改的版本。
我过去一直以为自己精通Word，也掌握了不少小技巧，直到有一天我为了一份资料在学校打印店里坐了一会儿，发现打印店老板的很多操作习惯和我的不一样。
我耐心看了一个小时，突然意识到自己发现了一个早已存在的事实——每个打印店的老板，几乎都是身怀绝技的Word“扫地僧”！
如果我的文档排版效率能达到打印店老板的一半，我就能用节省出的时间去做更多有意义的事！
① 零基础的Word初学者。本书语言通俗易懂，充分考虑了初学者的基础知识水平，哪怕你以前从来没用过Word，也不会影响你看懂本书的内容。
② 想要告别Office 2003版等老版本的用户。本书所有内容及案例截图均来自Word 2021、Office 365版本，保证大家能学到新的知识。
③ 不想花大价钱报班学习的人。和学习所有技能型知识一样，学习Word的核心不在于你听懂了多少，而在于你会做多少。本书专注于引导你如何去做，只要你肯跟着我们动手练习，就完全可以通过自学达到高效使用Word并应对工作的水平。
本书延续“秋叶”系列图书的一贯风格：案例丰富，容易上手；由浅入深，内容系统。
无论你是Word新手，还是实战高手，本书都能让你有所收获。
本书从构思和写法上都体现出了与市面上绝大多数讲解Word功能的图书的显著区别。
| 绝大多数讲解Word功能的图书 |
本书 |
|---|---|
| 按软件功能组织 |
按实际业务组织 |
| 截屏+操作步骤详解 |
图解+典型案例示范 |
| 书+模板 |
书+实战案例+高效插件+配套视频讲解 |
| 只能通过书单向学习 |
同名在线课程+微信公众号互动 |
过去绝大部分讲Word操作的图书要么是按照软件功能模块来组织，要么是按菜单功能逐一讲解，要么是按字体格式、段落、图片、表格等的设置方法来介绍，要么就是讲几个案例。这些组织模式都不错，但看完之后，学习者的Word排版能力能提升多少呢？
我们的组织模式如下。
| 章 |
这一章的思路 |
这一章的知识 |
|---|---|---|
| 大众误区 |
先找痛点，逐一击破 |
Word排版入门必备基础技能 |
| 排版流程 |
先定流程，再做排版 |
学会科学的Word排版流程 |
| 排版之“本” |
先懂元素，再做录入 |
搞定Word中常见的字、图、表 |
| 排版特技 |
先学诀窍，再做编辑 |
综合练习长文档排版技能 |
| 排版利器 |
先找规律，再做优化 |
文档优化功能的高级应用 |
| 职场之道 |
先有捷径，再做工作 |
职场中的高效办公“撒手锏” |
| Word模板下载网站推荐（请搜索关键词） |
|---|
| 微软Office官方在线模板网站：OfficePLUS |
| 各行业求职简历模板网站：乔布简历 |
| 简历服务网站：五百丁简历 |
| 海量优质Office文档资源分享平台：稻壳儿 |
| 本书配套资源获得方式 |
| 在微信公众号“秋叶PPT”中回复关键词“秋叶Word图书”，即可获得最新配套资源的免费下载地址。 |
首先打开微信，点击对话列表界面右上角的加号，然后扫一扫下图中的二维码进行关注。
另外，也可以点击微信对话列表界面顶部的搜索图标
，在搜索框中输入关键词“PPT100”进行搜索，在搜索结果中点击“秋叶PPT”进入公众号首页，然后点击“关注公众号”即可。
如果你想获取本书的配套资源，可以发送关键词“秋叶Word图书”，根据回复的文字提示进行操作即可。
如果你还有其他想要问的问题，也可以直接在这里留言或发送相关关键词进行提问。
注：图片仅为示意，具体获取方式以即时回复的信息为准。
如果你平时特别忙，没办法在固定的时间看直播和交作业，但又想针对工作中不同的应用场景找到对应的解决方法，不妨搜索“网易云课堂”，进入网易云课堂后搜索“秋叶”，选择相关课程，和7万多名学员一起学习成长。
① 深耕在线教育，打造精品课程。秋叶核心团队通过深入研究在线教育模式，潜心研发了一整套Word课程体系，绝不是简单复制过去的内容。
② 从“举三反一”到“举一反三”。线上学习班和在线课程都为你提供了大量习题以及对应的解答。相信经过这样的强化练习，你一定能将各种Word排版技巧运用自如。
③ 在线学习交流，一群人走得更远。我们不仅分享干货，还鼓励大家在微信上互动。我们不是一个人，而是一群人。来吧，加入“和秋叶一起学Word”大家庭，就现在！
在网易云课堂上，秋叶团队开发的课程包括但不限于以下这些。
我们不但不间断地进行新课程的开发，而且从未停止升级和更新已推出的课程——“和秋叶一起学Word”课程就先后进行了数次改版，全面优化了视觉效果和学习体验。
“一次购买，终身免费升级，没有后顾之忧”，这就是我们给所有学员的承诺！
90%的人只懂得Word 10%的功能，Word其实是大家“最熟悉的陌生人”。
最常见的操作可能并不是最高效的。
本章帮你拨云见日，走出误区。
（带有本标志，表示配套资源中有对应的视频，请注意观看。配套资源的获取方法详见封底的说明。）
“我能用Word排好一篇文档就够了，专门学Word值得吗？”
不论是在学校还是在职场，几乎每个人都会用到Word，很多人就想当然地认为它很简单。在大部分人眼中，Word就是长得漂亮一些的记事本。但如果你只把它当作记事本来用，那你对它的了解可能也就仅限于打字。
≈ 
然而，对于同样的工具、同一份文档，你的同事做出来的效果可能是下面这样的，既美观又专业。
如果你只把Word当记事本来用，只会在Word中打打字、简单调调格式，当要反复修改文档格式、频繁调整标题编号、给论文插入目录、修改表格结构时，就只能一个个手动处理。
比这更可怕的是，你做着大量没有意义的、琐碎的重复操作而不自知，任由时间就这么白白浪费掉。在这个世界上，最可怕的不是真的不懂，而是以为自己都会了，从而拒绝学习。
如果你只把Word当记事本来用，就会习惯性地使用一些看似简单的方法去排版，比如文本对不齐，就拼命按空格键，空格多了又拼命删；想给正文单独设置页码，就把封面那一页单独建一个文档；要给长文档添加目录，就手动输入……
事实上，Word除了拥有常用的简单文字处理功能，还有很多排版技术值得我们学习，这些排版技术将会颠覆你对Word的认知。
打开Word，工具栏里占空间最多的叫【样式】。你可以把标题的字体、段落格式存到【样式】里，要用时随时套用。当要修改标题格式时，你只需要修改一个标题，就可以实现全文调整。如此一来，你在撰写内容时不用操心格式，调整格式时可以批量操作且不会影响内容，这样效率才会真正提高。
在文档中使用图片和表格，可以让文档的内容和形式更加丰富。如果在对Word中的图片布局、表格特性不了解的情况下要把3张图片并排，你可能要花很长时间来回调整。
巧妙利用表格框架，把图片放到表格中，可使排版事半功倍。
当一篇长文档包含第1章、1.1、1.1.1等多层级标题时，章节内容一旦增减或顺序发生变化，就需要对各级标题编号做相应的调整。
很多人是手动输入编号，然后逐个进行修改的，这样做的效率太低，且容易出错。
如果你掌握了多级列表的技术，完全可以自动生成、修改编号。在Word中，这样的自动化技术还有很多，比如自动生成目录、自动批量生成证书、自动大批量修改字符……
凡是你想得到的重复操作，几乎都有批量化、自动化的解决方法。
在日常生活中，工资条、荣誉证书、通知书、成绩单、邀请函等文档都有一个共同的特点，就是大部分内容是固定的，只有其中一小部分内容每一份都不一样。
这一类文档可以用邮件合并功能批量制作。你要做的，仅仅是准备一份内容模板和一份数据清单Excel表。一眨眼的工夫，你就能制作出100份这样的文档，快到不可思议。
有的时候打开Word，整个页面变得只有原来页面的1/4大小，打上去的字也很小。有些不明所以的人还以为是软件出问题了，其实这只是页面显示比例改变了。
在Office中，我们可以通过设置显示比例来调整页面的大小。调整显示比例仅会改变页面的显示大小，并不会影响实际的打印效果。
如果你仔细观察右图所示文档的下方，就会发现其显示比例为32%，并不是100%。
怎么快速调整页面的显示比例呢？
直接左右拖曳文档窗口右下角的显示比例滑块，或者按住Ctrl键并滚动鼠标滚轮，就能快速调整页面显示比例。
在我直播演示文档操作的时候，经常有学员问：“为什么老师的屏幕可以同时显示那么多个页面？”那个时候我才意识到，原来看似简单的知识，还是有人不知道。
在处理长文档时，一屏显示多页可以帮助我们总览全篇、快速翻查。要实现这种效果其实很简单。依次单击【视图】→【显示比例】→【多页】，缩小页面显示比例，就可以看到和上页图一样的效果了。想要恢复文档的单页显示，单击【显示比例】功能组中的【100%】按钮就可以了。
在Word中，任何操作都会有相应的提示或标记。如果你对Word比较熟悉，碰到问题时，通过观察这些提示或标记就能够做出判断，从而快速纠正错误或更改操作。
当你不知道或者忘记了某个按钮具有什么功能时，只要把鼠标指针悬停在该按钮上面大概1秒，提示框就会自动浮现，告诉你这个按钮具有什么功能。有些功能带有快捷键，也会在提示框里标注出来，如下图的【显示/隐藏编辑标记】，其快捷键是Ctrl+*。
有了这些贴心的提示，我们就不用担心学完就忘了。大胆地去探索每一个功能，熟悉它们的特性，记住操作方法和效果，这就是高效学习办公软件的秘诀。
想要知道当前文字使用了哪些格式，可以直接单击文字。
单击标题文字后，该标题的格式信息就会在上方功能区中显现出来，如下图所示。
有一个问题，我被问了不下100遍——为什么文档排好版以后，放到其他电脑上就格式错乱了？大多数情况都是文件版本和软件版本不一致造成的。
碰到这类问题，建议先查看窗口标题位置。
在早期的Office版本中，由Word生成的文档的后缀名是.doc，而2007版本及以后的版本一直都是.docx。
如果发现文档的后缀名是.doc，并且出现了“兼容模式”字样，就要特别留意。Word中很多无法解释的莫名其妙的问题，都可能是版本不同造成的。大部分问题都可以通过升级文件版本、转换兼容性解决。
操作也很简单，你可以单击【文件】→【另存为】，将文档以.docx后缀名另存一份；也可以直接单击【文件】→【信息】→【转换-兼容模式】来解决。
键盘上最长的按键是空格键。一般而言，按空格键是为了在需要的地方留出空格。
在Word中，空格分为两种：全角空格和半角空格。全角空格相当于一个汉字，占两个字符宽度；半角空格相当于一个字母，占一个字符宽度。在显示编辑标记的情况下，全角空格显示为小方框，半角空格显示为小圆点。
令人遗憾的是，很多人把空格键当对齐工具来用。
接下来展示两种常见的空格键的错误用法，并给出正确用法。
不了解Word的人，经常会通过按空格键的方式使标题居中对齐，或者使文字右对齐。其实Word的【段落】功能组中有一组专门用来使段落对齐的按钮，包括左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐、分散对齐 （下页图仅展示居中对齐和右对齐效果）。
在汉语写作规范中，文章段首需要空两格。使用Word时，很多人直接通过在段首按两次空格键来达到段首空两格的目的，但又分不清全角空格、半角空格，有时还忘记按了几次空格键，以致出现不必要的排版混乱。
此外，也有人习惯直接按Tab键，这样虽然也能实现首行缩进，但事实上Tab键默认缩进的是0.76厘米，并不是真正的两个汉字的宽度。
在Word中，更好的方法是通过【段落】功能组来设定首行缩进2字符。
具体操作是，单击【段落】功能组右下方的扩展箭头，打开【段落】对话框，分别修改【特殊】和【缩进值】为【首行】和【2字符】。有时候在第一段用按两次空格键的方法实现缩进两个字符并输入文字后，再按回车键（Enter键），Word也会识别出你想要首行缩进两个字符，进而自动帮你进行调整。
空格的正确用法如下。
第一种用法：空出一格形成间距，起到区分的作用。
① 在英文文档中，在单词之间插入一个空格，可使单词与单词区分开来。
② 在序号和文字之间插入一个空格，可使文档内容显得很有序。
第二种用法：填空题、判断题等需要空出位置，供答题者填写内容。
标尺是能够直观体现并控制文档对齐方式和页边距的一个工具。它的默认单位是“字符”，可以统一度量刻度，更方便对齐文档。
默认情况下，打开文档后，在功能区下方和文档左侧就会看到标尺。如果看不到，可以在【视图】→【显示】中的【标尺】选项前打钩让标尺出现。
以水平标尺为例，其包含4种缩进工具，每一种缩进工具的功能都不一样。
默认情况下，输入的文字是不进行缩进的。
拖曳标尺上方的小三角形，即进行首行缩进，可以快速调节当前段落第一行的对齐位置。
拖曳标尺下方的小三角形，即进行悬挂缩进，可以调节从第二行开始的对齐位置。
拖曳标尺下方的矩形和右侧的小三角形，即进行左、右缩进，可以调节整个段落左右两边的对齐位置。
如果你想更精确地知道或控制对齐刻度，可以在段落格式中查看或进行相应的设置。
实例 标尺在文档排版中的实际使用场景标尺除了可以用于文字缩进外，还可以帮助我们发现排版过程中出现的一些问题。下面举几个非常实用的案例来说明标尺给我们带来的意想不到的好处。
信函、申请书等文档的每一行落款字数常常不一致，为了美观需要将落款居中对齐然后整体放置在文档右下角。
在文档中插入图片后，延续了段落默认“首行缩进2字符”的格式，导致图片并未真正居中对齐，如果有标尺参考，就可以快速判断是否出现了这样的问题，并能快速解决。
从别处复制过来的表格常常出现表格框内的数字始终无法居中对齐的情况，将光标置于单元格中再观察标尺就可以发现，文字产生了缩进。发现问题后，拖曳标尺进行相应的调整，表格数据就可以居中对齐了。
很多人在对齐文本的时候都会下意识地使用空格，但是总是对不齐，特别是同一行有多栏文字的时候；碰到一行有多种对齐方式的时候，更是不知道从何处下手，结果就将文字排得很乱。
文本对不齐这个问题很常见，但懂得巧妙将其解决的人却不多。一个已经被多数人忽视的工具——制表位（Tab stop），就能在不使用表格的情况下快速对齐文本。
键盘上有个制表键（Tab键），按一下就会在文档中形成一小段间隔，大部分人不知道这个按键的真实作用，常常把它当空格键用。单击【显示/隐藏编辑标记】按钮，按Tab键后页面中会显示浅灰色的小箭头，如果要让Tab键真正发挥作用，还需要配合使用制表位。
制表位就是停止按Tab键时光标所处的位置，即按Tab键形成的一段间隔，制表位则为这段间隔设定距离等属性。
进入制表位设置界面的方法有以下两个。
方法一：打开标尺，在左侧边缘的制表符选择器内选择某一种对齐方式的制表符后，在标尺上单击即可完成制表符的插入，双击标尺上的制表符即可进入制表位设置界面。
方法二：打开【段落】对话框，单击左下角的【制表位】按钮即可进入制表位设置界面。
制表位设置界面的内容包括制表位位置、对齐方式和引导符，精准地调整制表位的这3个属性可以满足不同的需求。
制表位的引导符指的是插入制表位后文本前显示的内容，默认情况是无引导符（留空），还有其他形式（一串点、下划线等），我们比较熟悉的是自动生成的目录里的一串点，它就是制表位的一种引导符。
选择好制表符类型后，只要单击标尺的下沿就能够插入一个制表符。在文本中按Tab键即可插入一个制表符，从而把光标后边的文字“推”到下一个制表位进行对齐。通过拖曳调节制表位，就能迅速调整一行中多栏文字的对齐位置。
制表位比表格厉害的是，它并不是真的表格，而是具有段落的属性，因此它是对整个段落起作用的。制表位具有以下特性。
● 在未选择段落时设置制表位，它将对光标所在的那一整段起作用。
● 如果要让多个段落有同样的制表位设置，在设置制表位前选中多个段落即可。
● 在设置过制表位的段落中按回车键，新段落会延续上一段落的制表位设置。
● 可以用格式刷复制制表位的属性，将其应用于其他段落。
● 可以将制表位设置存储为样式，然后一键套用。
实例 选择题排版在排版选择题的过程中需要为题干部分添加统一的右对齐的括号，并使各个选项对齐。巧妙地选择合适的制表位就能完美解决这些问题，将制表位设置存储为样式后，还可以重复利用。
实例 公式、编号排版理工科的同学在写论文、研究报告时，需要使公式居中对齐、编号右对齐，大部分人的做法是先将公式及编号右对齐，然后在公式和编号之间插入空格，使公式居中对齐。这是费力不讨好的做法，其实，分别插入居中对齐式和右对齐式制表符即可。
简单来说，直接按回车键产生的就是“硬回车”，而程序自动换行产生的叫“软回车”。
Word中的很多操作都是基于段落的，如对段落进行整体缩进、编辑行距、对齐方式等，两个硬回车之间的文字为一个真正的段落，可以称其为物理段落，也是Word能识别的段落。
两个软回车之间的文字不能称为一个真正的段落，可以称其为逻辑段落。软回车是一种换行标记，可以通过快捷键Shift + Enter来直接输入。
软回车给使用者带来的最大困扰是“段落”之间彼此牵连，因为软回车区分的前后两个“段落”本质上属于同一段落。
例如：需要为软回车之前的“段落A”设置“样式1”，为软回车之后的“段落B”设置“样式2”，但由于Word认为两者属于同一个段落，因此只能设置一种样式。
与上面的演示类似，如果标题和正文之间由软回车间隔开，那么设置标题样式时，正文也会变成标题样式，无法单独设置正文样式，此时需要将软回车换成硬回车。
但软回车的这一特点也有好处：出于美观和语义连贯的考虑，需要将长标题折行时，可以手动加入软回车，从而避免目录中出现两个标题。
为了让文档看起来清晰，标题与正文之间、正文各段落之间需要有明显的区别。你可能喜欢用按回车键的方式进行区分，但这样的操作既不能美化文档又浪费版面，如果空行出现在某一页页首版面将更加难看与不合理。
用按回车键的方式控制段落间距，在非正式文档中可以将就用一下，但在正式的文档中，建议使用Word中专门的工具——段落间距。
段落间距可细分为段前间距和段后间距，中文版Word默认单位为“行”，具体设置的值能够满足阅读需求就可以了，可多调试几次。建议一次只设置一种间距，避免某一段段前间距与上一段段后间距叠加，使段落间距过大。
如果间距的单位要求为“磅”，则可以在框内将“0行”删除，直接输入“数值+磅”（如输入“10磅”）。
编辑文档时，若需要另起一页进入下一章，大部分人常用按回车键的方式，这样的操作的确能快速达到目的（直接另起一页输入文字）。但随着前文文本增加，空行的位置不断后移，会使下一页页首出现大段空行。
为了避免这样的情况发生，我们可以插入分页符。
方法一：在需要换页处按快捷键Ctrl + Enter。
方法二：将光标定位到需换页处，单击【插入】→【页面】→【分页】。
实例 使用分页符科学分页默认情况下，如果段落以字母（如“l”“n”）或数字“1.”（数字后必须有其他符号，如“1）”）开头，则Word 会认为你在尝试使用项目符号或编号。这时一按回车键换行，Word就会“自作主张”替你编号。
但是这种自动化设置可能不合你的心意：①有时你并不需要编号；②有时需要编号，但编完号后，按回车键又会继续编号；③编完号发现序号与文字之间的距离太远……
Word的这种自动套用格式设置，本意是为用户减少麻烦，有时却适得其反，其实“调教”好Word的自动编号功能，确实对提高工作效率有帮助。
单击【文件】→【选项】→【校对】→【自动更正选项】→【键入时自动套用格式】，取消【自动项目符号列表】【自动编号列表】选项的勾选，Word就再也不会自动编号了。
在使用了几次自动编号后，如果我们在后续的段落中不再需要编号，只需要按两次回车键，即可取消Word的自动编号。
有时候编号和文字的间隔很大，我们只需要将光标放置在含有自动编号的段落中，右击，然后在菜单中选择【调整列表缩进】选项，在弹出的对话框中对【编号位置】【文本缩进】和【编号之后】等选项进行设置。
其实Word还提供了另一种编号功能，使用这种编号功能，可以给若干段文字编号。
【编号】按钮位于【段落】功能组中，包括多种编号样式，我们也可以自己新建个性化的编号样式。
如果一些样式的编号与文字的间隔较大，可用1.9.2小节的方法进行调整。
此处讲解的自动编号仅指在文档中手动插入编号后Word自动更正新编号的情况，其他形式的自动编号，如常见的文档各级标题的“多级列表”和图表的编号（题注）将在后面展开讲解。
你也许遇到过这样的情况——自己电脑上正常显示的文档，到了其他人的电脑上就打不开或者格式错乱了。
出现这种情况的原因基本上是双方使用的软件版本不一致，文件格式不兼容。
其实，从Microsoft Office 2007开始，Word文件的后缀名已由“.doc”升级为“.docx”，即在传统的文件后缀名后面添加了字母“x”。这样一来，新的基于XML的压缩文件格式取代了之前专有的默认文件格式，更加节约空间并且更加安全。不同版本的直接区别体现在兼容性方面，如Word 2003 不能识别后缀名为“.docx”的文件，而Word 2007 及以上版本则能向下兼容后缀名为“.doc”的文件。
如果今天我编辑的一份文档默认是DOCX格式，而老板用的是Word 2003，那老板根本就无法打开这个文档。正因为如此，一方面我们要主动将文件保存为DOC格式，另一方面也要学会用Word 2003打开DOCX格式文件的方法。
用Word 2021编辑完文档后，按F12键（笔记本电脑一般为Fn键+F12键），可快速将文档另存为DOC格式的文件，如果不记得快捷键，也可以单击【文件】→【另存为】。但及时更新版本可为自己减少这些不必要的麻烦。
由于PDF文档具有保持文档原貌、跨平台传播等特点，越来越受用户欢迎。很多人在Word编辑过程中常常碰到PDF格式的资料，就想知道如何将PDF文档完整地转换为Word文档。
一般常见的PDF文档主要有两类：① 由Word转存而成，是可直接复制的文字型PDF文档；② 由扫描仪扫描纸质版文件生成的图片型PDF文档。
如果能将PDF文档转换成Word文档，就能减轻重新录入文字的负担。不过，由于二者是不同的编码系统，PDF文档无法“完整”地被转换为Word文档，转换效果会打一定的折扣。本节提供了多种转换方案可选用。
Word 2013开始支持编辑PDF文档，用户只需要在PDF文档上右击，从菜单中选择使用Microsoft Word打开即可。在打开的过程中会弹出下图所示的对话框，提示用户PDF文档转换为可编辑的Word文档后，可能看起来与原文档有些不同，原文档包含大量图形时更易失真。
经测试发现，若PDF文档为Word文档另存生成的，转换效果较好；由扫描纸质文件生成的较清晰的PDF文档的转换效果较好，不清晰或格式较复杂的PDF文档在转换时，会出现以图片形式插入Word文档的假转换现象。
登录iLovePDF网站，选择“PDF转换至Word”，上传PDF文档，单击转换即可。不过该网站对PDF文档的大小有一定限制，处理太大的文档时会受限。借助该网站我们还可以实现将Word文档逐页转换为图片。
在该网站中，图片型PDF文档的转换效果不佳，且文件转换数量及大小有限制。不过，该网站包含了各种与PDF文档相关的功能，能帮助我们轻松使用PDF文档。
Solid Documents拥有非常实用的将PDF文档转换为Office文档的技术。iLovePDF网站的在线转换工具和Adobe Acrobat Pro都使用Solid Documents的这项技术。用户可以下载其系列产品Solid PDF Tools在电脑上实现PDF文档的转换。
ABBYY FineReader PDF是一款OCR（Optical Character Recognition，光学字符识别）文字识别软件，可以快速、方便地将纸质文件扫描件、PDF文档及图像文件转换成可编辑格式，是目前市面上认可度较高的PDF转换工具。该软件功能强大，操作简单，界面友好，效果惊人，用户可以在官网下载并安装使用。
大多数PDF转换软件都离不开OCR技术，它利用光学技术和计算机技术将纸质文档中的文字转换成黑白点阵的图像文件，并通过识别软件将图像文件中的文字转换成文本格式。如何除错或利用辅助信息提高识别准确率，是OCR技术进一步发展的关键。即使是声称有99.8%的识别准确率的ABBYY FineReader PDF也无法保证100%将PDF文档转换为Word文档，但如果我们熟练掌握Word的操作技巧，利用其排版功能就能弥补这些PDF转换软件的不足。
许多人新建了一个Word文档后，连续打了几个小时的字，却由于各种原因在没保存文档的情况下关掉了Word，或者重启了电脑。
忘记保存Word文档是非常常见的现象，这源于个人使用Word的习惯不好。无论我们在电脑上处理什么类型的文档，都应该养成及时保存的习惯。
推荐培养的习惯如下。
习惯1：新建文档后，不立刻打字，而是先保存文档，快捷键为Ctrl + S。
习惯2：在编写Word文档的过程中，及时保存文档，随时按快捷键Ctrl + S。
习惯3：将Word的自动保存时间调整为更短的时间，比如将默认的10分钟改为5分钟，这样就不会丢失编辑了5分钟以上的未保存的文档内容。
对于习惯3，具体操作是单击【文件】→【选项】→【保存】，设置【保存自动恢复信息时间间隔】为x分钟，并勾选【如果未保存就关闭，则保留上次自动保留的版本】选项。这里的时间间隔越小，自动保存操作就越频繁。当Word文档很大时，频繁的自动保存可能会导致在使用Word的过程中出现卡顿。
有了以上设置，即使Word文档最终未保存或者软件意外关闭（断电、软件崩溃等），下次打开时，在文档左侧依然可以选择恢复最近一次保存的文档。
有的人的确养成了及时保存的好习惯，但可能又会出现这样的状况：修改文档内容并保存后，发现自己的修改是错误的。
对于这种保存了错误修改内容的情况，如果还没有退出Word，则可以使用【撤销】命令来撤销之前的操作，快捷键是Ctrl+Z。
如果已经退出了Word，则没有了补救办法。但是，我们可以提前做一些预防措施，即每次修改文档前先备份文档。
在【Word选项】对话框中，可以启用Word自带的【始终创建备份副本】功能，这样在关闭文档时Word将自动创建该文档的备份，以备不时之需。
单击【文件】→【选项】→【高级】，找到【保存】区域，勾选【始终创建备份副本】选项。这样，以后每次编辑Word文档时，Word都会自动保存一个副本，其文件名为“备份属于 ******.wbk”。
以下4点需注意。
① 后缀名“.wbk”是word back的缩写，代表Word文件的副本文件，方便用户在操作错误后需要恢复数据时使用。
② 将Word文件保存后即会生成副本文件。
③ 生成的副本文件与Word 文件位于同一文件夹。
④ 再打开Word文件时，这个副本文件就会被更新。
我们也可以养成自己备份的好习惯，一般命名规则是“文件名+版本号（第x版或修改日期）”。
在使用Word的过程中，难免会遇到找不到某个功能按钮的情况，想找个熟悉Word的人问一问，可他偏偏不在身旁。其实Word具有良好的帮助系统，当你对某一功能不了解时，可以随时按F1键打开帮助菜单，或者在“搜索”框中输入你的问题。
这里以搜索“目录”为例进行介绍。从搜索结果中，你可以快速找到要使用的功能或要执行的操作。
Word系统中的“帮助”功能，在联网情况下查询出来的内容很丰富，用户可以在不中断工作的情况下，直接在Word内就把问题解决了，从而大大提高工作效率。因此，下次有问题记得先“问问”Word吧！
