秒懂WPS文字处理

版权信息

书名：秒懂WPS 文字处理

ISBN：978-7-115-67080-9

本书由人民邮电出版社发行数字版。版权所有，侵权必究。

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版　　权

著    秋 叶 刘晓阳

责任编辑 李永涛

人民邮电出版社出版发行　　北京市丰台区成寿寺路11号

邮编　100164 　电子邮件　315@ptpress.com.cn

网址　http://www.ptpress.com.cn

读者服务热线：(010)81055410

反盗版热线：(010)81055315

内容提要

如何从WPS文字处理新手成长为高手，快速解决职场中各种各样的文档操作难题，就是本书所要讲述的内容。

本书收录了生活和工作场景中的实用WPS文字处理技巧，配有详细的图文操作说明、清晰的使用场景说明及配套练习与视频演示，能够全方位展示WPS文字软件的各项功能操作，同时将实用的AI技巧与WPS文字处理结合，帮助读者结合实际应用，高效使用软件，快速解决问题。

本书充分考虑初学者的知识水平，语言通俗易懂，内容从易到难，能让初学者轻松理解WPS文字处理的各个知识点，快速掌握职场应备技能。本书大部分案例来源于真实职场，职场新人通过系统地阅读本书，可以节约在网络上搜索WPS文字处理有关问题的时间，提高工作效率。

绪论

因此，本书在撰写时遵循以下两个原则。

（1）内容实用。为了保证内容的实用性，书中所列的技巧大多来源于真实的需求场景，汇集了职场新人最为关心的问题。同时，为了让本书更实用，我们还查阅了抖音、快手上的各种热点和操作技巧，并择要收录。

（2）查阅方便。为了方便读者查阅，我们将收录的技巧分类整理，并以提问的形式设计目录标题，既体现了知识点，又体现了其应用场景，使读者在看到标题的一瞬间就知道对应的知识点可以解决什么问题。

我们希望本书能够满足读者的“碎片化”学习需求，能够帮助读者及时解决工作中遇到的问题。

做一套图书就是打磨一套好的产品。希望秋叶系列图书能得到读者发自内心的喜爱及口碑推荐。

我们将精益求精，与读者一起进步。

最后，我们还为读者准备了一份惊喜！

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第1章　WPS文字基础

1.1　WPS Office基础用法

本节内容包含WPS Office的安装、默认软件设置、模板搜索及云文档同步开启设置的基本操作。这些内容的学习效果会影响初学者对本书后续内容的理解，请还不熟悉WPS Office的初学者务必认真研读。

01　去哪儿下载正版的WPS Office？

想要学习软件用法，需要先下载并安装正版软件。要注意网络上的资源鱼龙混杂，不要下载带有病毒的资源。哪里有安全的软件安装包可供下载呢？

1 在百度网中搜索并打开名为“WPS官方网站”的网站。

2 在网站首页找到红色的“WPS Office”模块，单击【更多下载】按钮，在弹出的菜单中选择合适的版本进行下载。这里以“Windows版”为例进行演示。

3 下载完成后，在对应的文件夹中双击名为“WPS_Setup.exe”的应用程序，按照提示进行软件的安装。

02　安装WPS Office 有哪些注意事项？

在安装WPS Office的时候，有一些默认设置会影响用户后续的使用体验。该如何设置呢？又有哪些问题需要注意呢？

打开WPS Office安装程序之后，单击右下角的【自定义设置】按钮，展开自定义设置菜单。

安装的时候，计算机会将系统默认的办公软件修改为WPS Office。如果用户希望保持原有的办公软件的默认设置，则需要取消勾选【兼容第三方系统和软件……】、【关联DOC、XLS、PPT等文档格式】和【关联PDF文档格式】复选框。

WPS Office具有强大的兼容性，安装时它也会自动关联JPG/PNG等图片格式、EPUB/MOBI等电子书格式，默认使用WPS Office打开它们。如果希望这些文件沿用原有的打开方式，则需要取消相关复选框的勾选。

软件默认安装路径为“C:\Program Files\WPS Office\”，若想更换安装路径，则需手动修改。

03　如何设置WPS Office为默认的办公软件？

如果在安装的时候没有将WPS Office设置为默认的办公软件，后面想设置时该如何做呢？这里教大家两个方法。

方法1：右键单击文件设置法

这里以电子表格为例，如果需要将电子表格的默认打开方式更改为WPS Office，我们只需进行以下操作。

1 右键单击任一电子表格文件，在弹出的菜单中选择【打开方式】-【选择其他应用】命令。

2 在弹出的对话框中选择【WPS Office】选项，勾选【始终使用此应用打开.xlsx文件】复选框，单击【确定】按钮完成设置。

方法2：软件设置法

1 打开WPS Office后，在窗口右上方单击【全局设置】按钮，在弹出的菜单中选择【设置】命令，在弹出的对话框中选择【文件格式关联】选项。

2 在弹出的【WPS Office配置工具】对话框中，勾选【WPS Office兼容第三方系统和软件】复选框，最后单击【确定】按钮完成设置。

04　如何切换WPS Office的整合模式和多组件模式？

使用WPS Office 2013/2016版的老用户，可能已经习惯了WPS Office将WPS文字、WPS表格、WPS演示以单独的组件呈现的模式（多组件模式）。安装了WPS Office 2019之后，可能会不习惯将三者整合在一起的模式，那么该如何切换回多组件模式呢？本技巧教你解决。

1 打开WPS Office后，单击【全局设置】按钮，在弹出的菜单中选择【配置和修复工具】命令。

2 在弹出的【WPS Office综合修复/配置工具】对话框中单击【高级】按钮。

3 在弹出的【WPS Office配置工具】对话框中，切换到【其他选项】选项卡，选择最下方的【切换到旧版的多组件模式】选项。

4 在弹出的对话框中选中【多组件模式】单选项后单击【确定】按钮。

05　如何在WPS Office中找到高质量的免费模板？

遇到陌生的办公文档编辑任务，通常第一时间想到的就是看看网络上有没有可以直接使用的模板，其实在WPS Office中就内置了一个丰富的模板库——稻壳儿。

1 打开WPS Office后，单击窗口上方的【找稻壳模板】标签或单击左侧工具栏中的【稻壳】图标，即可跳转访问稻壳儿网。

2 在页面的搜索框中输入“免费”，即可找到稻壳儿网中所有的免费模板（右上角有“免费”标识）。

06　文件带来带去太麻烦，如何开启文档云同步?

工作中重要的文档需要在办公室、家、出差地点多处同步，即使随身携带U盘，还要担心U盘损坏无法打开。其实用WPS文档云同步功能就能轻松解决这个问题。

1 打开WPS Office后，单击【全局设置】按钮，选择【设置】命令。

2 在弹出的对话框中打开【文档云同步】右侧的开关。

普通用户可以享有1GB的云空间，WPS会员拥有365GB的云空间。用户开启文档后会自动将文档同步至账号的云空间，只需在设备上登录相同账号即可打开之前同步过的文档。

1.2　文档的快捷操作

想要在速度上领先其他人，除了熟能生巧，还要以利用WPS Office中的许多实用的快捷操作。本节将介绍一些常用的快捷操作技巧。

01　如何快速启动常用的软件功能？

在软件使用过程中往往需要用到不同选项卡下的功能，如果每次都到不同选项卡中单击选择，效率会很低。其实对于常用的功能按钮，我们可以把它们加入快速访问工具栏中。

快速访问工具栏一般位于软件功能区的上方或下方。

将常用功能按钮添加到快速访问工具栏也很简单。

1 单击快速访问工具栏最右侧的下拉按钮，在菜单中选择【自定义命令】-【其他命令】命令。

2 在弹出对话框的【从下列位置选择命令】组中单击【常用命令】，在下方的命令列表中单击选中命令，单击【添加】按钮，可将选中的命令添加至右侧快速访问工具栏。最后单击【确定】按钮，即可关闭对话框并完成命令的添加。

02　操作失误时，如何撤销之前的操作？

在WPS Office中操作失误时，只需按快捷键【Ctrl+Z】即可撤销操作。

【Ctrl+Z】是WPS Office中一个通用的撤销上一步操作的快捷键。我们也可以在软件的快速访问工具栏中找到撤销操作的按钮。

03　WPS文字中常用的快捷键有哪些？

在使用 WPS文字进行文档编辑时，熟练掌握快捷键能让我们的工作效率大幅提升，但要记住众多的快捷键可不是一件容易的事。别担心，接下来就梳理 WPS文字中常用的快捷键，让我们的操作更加高效。

04　如何提高软件的可撤销操作次数？

在文档中做出修改之后，如果想回到前面某一个状态，就需要使用撤销功能。但软件默认的可撤销操作次数比较少，如果超出这个数量就没办法撤销了，该怎么办？其实我们可以增加WPS Office的可撤销操作次数。

1 打开WPS文字，选择菜单栏上的【文件】-【选项】命令。

2 在弹出的对话框中切换到【编辑】选项，可以在右侧的面板中修改【撤销/恢复操作步数】的数值。WPS文字中可设置的撤销/恢复操作步数的数值范围为30～1024。

1.3　内容的选择定位

想要更好地对文档中的模块、元素进行编辑，必须得先找到它才可以。如何精准高效地定位是本节的重点内容，大家一定要认真学习。

01　文档中图片太多，如何快速找到文档中的图片？

一份长文档里面往往会使用很多图片，如果想要快速跳转到每一张图片所在的位置，除了不断滚动鼠标滚轮，还有一种方法可以实现。

在【视图】选项卡中单击【导航窗格】图标，打开导航窗格。在搜索框中输入“^g”，单击【查找】按钮，此时就可以在搜索结果中快速定位图片。

02　拖曳选择太慢了，怎样快速选中内容？

即使是不熟悉文档排版的人也知道如果想选中整个段落，直接单击鼠标从开头拖曳到结尾处就可以实现。其实WPS文字中隐藏了不用拖曳就可以实现的操作。

技巧1：选中整个段落

将鼠标光标定位到段落中，单击左键3次，即可选中整个段落。

注：图中“×3”中的数字表示单击鼠标的次数，下文不赘述。

技巧2：选中词语

将鼠标光标定位到词语前，双击左键即可选中词语。

03　文字前缀太碍眼，怎样竖向选中进行删除？

在WPS文字中有一种特殊的选择方式，可以竖向选中删除某些垂直方向的内容。

按住【Alt】键，将光标移动到内容前。按下鼠标左键后向右下角拖曳快速选中竖向内容，按【Delete】键即可删除内容。