和秋叶一起学Excel（第2版）

和秋叶一起学Excel（第2版）

秋叶 黄群金 章慧敏 著

人民邮电出版社

北京

图书在版编目（CIP）数据

和秋叶一起学Excel /秋叶，黄群金，章慧敏著.--2版.--北京：人民邮电出版社，2020.2

ISBN 978-7-115-52177-4

Ⅰ.①和… Ⅱ.①秋… ②黄… ③章… Ⅲ.①表处理软件 Ⅳ.①TP391.13

中国版本图书馆CIP数据核字（2019）第223924号

定价：99.00元

读者服务热线：(010)81055410　印装质量热线：(010)81055316

反盗版热线：(010)81055315

广告经营许可证：京东工商广登字20170147号

内容提要

为什么建议职场中的你选择这本书？为什么建议你最好在大学毕业前选择这本书？

因为学会Excel，你可以：

1.让简历更受HR青睐

现在是处处都讲数据化管理的时代，如果你的简历赫然写着“精通Excel”，没有HR会理你！

但你在简历上这样写：能熟练运用VLOOKUP、IF、COUNTIF等解决数据计算问题；会用数据透视表进行数据统计和分析；会用条件格式让数据一目了然，提升表格的易用性；能熟练制作折线图、散点图、漏斗分析图、一页纸报告。效果可能就会不一样，它会成为你求职的核心竞争力。

2.创造更多的个人时间

几百份Word版的问卷，登记结果、再统计分析，没有大半天做不完。天天熬夜加班的“表哥表妹”，哪儿还有时间逛街、看剧、谈对象？

学好Excel，一键转录，加上数据透视表，三下五除二，十分钟搞定。

3.掌握一门现代办公的通用语言

企业通讯录、客户信息管理、生产计划排期、经营分析，小到App，大到ERP，无时无刻不在产生各种数据。

Excel兼容几乎所有的数据文件，是各种系统之间的桥梁，更是整理数据、输出可视化报表的重要工具。Excel是现代办公室的通用语言，你必须得会。

快，和秋叶一起学Excel！

系列书序

如果你第一次接触这套丛书，我坚信这是你学习Office三件套软件的上佳读物。

你现在看到的是这本书的第2版。

我们收到了很多热心读者的反馈，在原有版本的基础上，我们做了以下优化迭代：

1.对章节顺序和结构进行优化，更符合初学者的学习需求；

2.更新了系列图书的知识体系，增补了崭新的知识点；

3.专门录制了配套的案例操作视频，辅助读者学习；

4.软件使用Office 365，截图和操作演示全部换成了新版本；

5.重新设计了版式，优化了排版，提升读者学习体验。

秋叶团队自2013年全力以赴做Office职场在线教育，已经成为国内很有影响力的品牌。截至2019年年底，就有超过50万学员报名和秋叶一起学Office课程。

我们的主创老师，使用Office软件都有10年以上的经验，在网络上给Office学员坚持答疑多年。我们非常了解，很多时候你的办公效率低，仅仅是因为不知道原来Office还可以这样用。我们深刻理解初学者在学习Office时的难点和困惑，因此，编写系列图书秉承了“知识全、阅读易、内容新”的原则。迎合当今读者的阅读习惯，让图书既能够系统化学习，又能碎片式查阅；既简洁明了，又让操作清晰直观；既着重体现Office常用核心，同时又包含工作中会用到但未必常用的冷门偏方，还要兼顾新版本软件的新功能、新用法、新技巧。

我们给自己提出了极高的挑战，希望秋叶系列图书能得到读者的口碑推荐，发自内心的喜欢。

对于“秋叶”教育品牌的新朋友，我们提供的是一个完整的学习方案。

“秋叶系列”包含的不仅是一套书，而是一个完整的学习方案。

在我们的教学经历中，我们发现要真正学好Office，只看书不动手是不行的，但是普通人往往很难靠自律和自学就完成动手练习的循环。

所以购买图书的你，切记要打开电脑，打开软件，一边阅读一边练习。

如果你想在短时间内尽快把Office提高到胜任职场的水平，我们推荐你报名参与我们的线上特训营，一众高水平的老师针对重点难点直播讲解、答疑解惑，还能和来自各行各业的同学一起切磋交流。这种学习形式特别适合那些有拖延症、需要同伴和榜样激励、想要结识优秀伙伴的读者。

如果你平时特别忙，没办法在固定的时间跟随老师的直播和交作业，又想针对工作中不同的应用场景找到解决方法，那就推荐你去网易云课堂，选择同名的在线课程，看视频，搭配图文教程，安排计划自学，不限时间，不限次数。

你还可以关注微信公众号“秋叶PPT”“秋叶Excel”，通过持续阅读我们每天推送的各种免费Office文章，或者在抖音上关注“秋叶PPT”“秋叶Excel”“秋叶Word”，在空闲时强化学习知识点，在大脑里加深记忆，就可以帮助自己轻松复习，进而直接把知识运用到工作中。

是不是发现，在哪里都能够看到我们的身影？

是的，依据读者的学习场景需求，我们提供了层次丰富的课程体系：

图书——全面系统学习知识点、方便快速翻阅、快速复习；

网课——循序渐进的案例式视频教学，针对具体场景的解决方案宝典，方便不限次数不限时间学习；

线上班——短时间、高强度、体系化训练，直播授课、答疑解惑快速提升技能水平；

线下班——主要针对企业客户，提供1～2天的线下集中培训；

免费课——微信公众号和抖音等平台持续更新的干货教程，短平快地获取新知识、复习旧知识，打开眼界和思路。

一个知识点，只有经过不同场景和案例，反复运用，从器、术、法、道不同的层面，提升认知，你才能真正掌握。

我们用心搭建一个学习体系，目标只有一个，降低读者的选择成本——学Office，找秋叶就够了。

对于“秋叶”教育品牌的老朋友，我想说说背后的故事。

2012年，我和佳少决心开始写《和秋叶一起学PPT》的时候，的确没有想到，7年以后一本书会变成一套书，从PPT延伸到Word、Excel，每本书都在网易云课堂上有配套的在线课程。

可以说，这套书是被网课学员的需求逼出来的。当我们的Word课程销量破5000人之后，很多学员就希望在课程之外，有一本配套的图书，方便翻阅。这就有了后来的《和秋叶一起学Word》。我们也没想到，在Word普及20年后，一本Word图书居然也能轻松销量超2万册，超过很多计算机类专业图书。

2017年，我们的Excel、Word课程单门学员都超过1万人，推出《和秋叶一起学Word/Excel/PPT》图书三件套也就成为顺理成章的事情，经过一年的艰苦筹划，我们终于出齐了三件套图书，而且《和秋叶一起学PPT》升级到第3版，《和秋叶一起学Word》升级到第2版，全面反映Office软件最新版本的新功能，新用法。

2020年，在软件版本升级、收集众多学员需求反馈的情况下，我们对三件套再次升级。

●更新了系列图书的知识体系，增补了崭新的知识点；

●优化了排版，提升了阅读体验；

●专门为每本书录制了配套的案例讲解视频。

你在学习中随时扫码，就可以看到详细的操作视频。

现在回过头来看，我们可以说创造了图书销售的一种新模式。要知道，在2013年，把《和秋叶一起学PPT》定价99元，在很多人看来是一种自杀式定价，很难卖掉。而我们认为，好产品应该有好的定价。我们确信通过这本书，你学到的东西远超99元。实际上，这本书的销售早就超过30万册，创造了一个码洋超三千万元的图书单品，这在专业图书市场上是非常罕见的事情。在这里，要非常感谢读者，你的认可让我们确信自己做了对的事情，也让我们不断提高图书的品质有了更强的动力。

其实，我们当时也有一点私心，我们希望图书提供一个心理支撑价位，好让我们推出的同名在线课程能够有一个好的定价。我们甚至想过，如果在线课程卖得好，万一图书销量不好，这个稿费损失可以通过在线课程销售弥补回来。但最后是一个双赢的结果，图书的销量爆款带动了更多读者报名在线课程，在线课程的学员扩展又促进他们购买图书。

更没有想到的是，我们基于图书的专业积累，在抖音平台分享Office类的技巧短视频，短短1年时间就吸引了1500多万粉丝。因为读者和网课学员对我们专业积累和教学质量的信任，我们的Office职场类线上学习班（特训营）也很受欢迎。目前已有的学习班包括Office快速入门、Excel数据处理、工作型PPT、PPT设计进阶、时间管理、职场好声音、手机摄影、职场理财等，截至2019年8月，不到一年时间里已累计开展35期，吸引了4000多学员跟我们一起修炼职场技能，提升竞争力。

这是产品好口碑的力量！

图书畅销帮助我们巩固了“秋叶系列”知识产品的品牌。所以，我们的每一门主打课程，都会考虑用“出版+教育”的模式滚动发展，我们甚至认为，这是未来职场教育的一个发展路径。

我们能够走到这一步，感谢一直以来支持我们的读者、学员及各行各业的朋友们，是你们的不断挑刺、鞭策、鼓励、陪伴和自愿自发的扩散和推荐，才让我们能持续迭代。

最后要说明的是，这套书虽然命名为“和秋叶一起学”，但今天的秋叶，已经不是一个人，而是一个强有力的团队，是一个学习品牌的商标。我们很幸运遇到这样一群优秀的小伙伴。我们作为一个团队，大家一起默默努力，不断升级不断完善。

特别感谢我们的读者和学员：漂泊君、王美娟、梁继瑶、唐唐、白静茹、Jodie、兜兜妹、敬秋月、李欣哲、小爽、新童、玛奇鹅JY等参与校对，是你们让这本书以更好的面貌交付给读者。

希望爱学习的你，也爱上我们的图书和课程。

前言

你好，欢迎来到Excel的世界！我是秋叶老师。面对陌生的Excel表格，你一定有很多疑问，迫切想要知道答案吧？别急，接下来先从本书的特点开始，我挨个儿解答！

答疑01 我什么都不会，这本书适合我看吗？

如果你的情况如下所述，那就选对了：

1.零基础的Excel菜鸟。本书语言通俗易懂，充分考虑了初学者的基础知识水平，哪怕你以前从来没用过Excel，也不会影响你看懂本书中的内容；

2.想要告别2003等老旧版本Office的用户。本书所有内容及案例截图均使用Excel 2019、Office 365版本，保证大家学到全而新的功能；

3.不想花大价钱报班请老师的学习者。和所有技能型知识一样，学习Excel的核心不在于你看懂了多少，而是你会用多少。本书专注于引导你如何去正确使用Excel，只要你愿意跟随课程案例动手实践，定能让你操控表格事半功倍。

答疑02 和其他同类书籍比，这本书有什么特色呢？

结合实际案例，由浅入深，单点突破到综合运用，整体通俗易懂：

问问自己：我们为什么要学习Excel？是要成为Office应用能力认证的考官吗？是要用Excel独立开发一套管理系统吗？如果不是……

干嘛还花大量时间去逐一学习所有功能细节呢？

以前可能要花费九牛二虎之力才能制作出来的图表，在2016以上版本只需一键插入；以前需要综合运用各种函数组合才能提取的数据，用2013以上版本的快速填充，只需一次双击。所以……

干嘛要陷入过分追求高深技术的“大坑”呢？

Excel原本可以很简单。正因为有了这些思考，我们想写一本不一样的书，带你从入门到提高Excel的核心技能。本书从构思和写法上都力求贴近新手的应用场景，深入掌握核心技能的同时，了解Excel应用的思维方法。

答疑03 看完这本书，我都能学到哪些知识技巧呢？

从获取、计算分析到呈现数据的整套核心技术，大大提升表格使用效率。

摆脱按照工具栏菜单逐一介绍软件功能的模式，结合数据处理业务流程展开。以必会的基础技能为核心，配合常见问题解答和思维拓展的延伸阅读，扎实掌握获取、计算分析和呈现数据的整套方法，并学会各种强悍有效的数据整理方法技巧。

答疑04 这本书有没有什么附送资源呢？

当然有！本书所有实例均提供配套表格文件及配套的视频讲解，对照练习。还有附赠的表格模板。下面是具体的资料获取方法：

Step1：关注我们的公众号：秋叶Excel

首先打开微信，单击对话列表界面右上角的“加号”，然后扫一扫下面的二维码加关注。

或者单击微信对话列表界面顶部的“搜索框”，然后单击【公众号】，在搜索框中输入关键词“Excel100”，最后单击键盘右下角的【搜索】，加关注即可。

Step2：在微信中发送关键词提问

比如你想要获取本书的分享资源，就可以发送关键词“秋叶Excel图书”获得下载链接。

如你还有什么其他想要求助的问题，也可以在这里直接留言，或发送相关关键词逬行提问。

注：上图仅为示意，具体链接及密码以即时回复的信息为准。

Step3：单击下载链接，登录百度账号，将资源保存到你的百度网盘

保存之后你就可以在任何电脑中随时登录百度网盘来找到它丨云同步，云分享！

Step4:在电脑端登录百度网盘，下载已保存的资源

配套视频讲解的具体获取方法：

有配套视频讲解的章节标题处会有一个二维码标识，扫描二维码即可观看案例视频讲解。

答疑05 除了看书自学，还有别的学习渠道吗？

害怕一个人坚持不下去？来报名参与我们的线上学习班吧！

虽然本书通过各种方式尽可能地把新手学习Excel的难度降到了最低，但秋叶老师也知道，对于大多数人来说，学习毕竟不是一件轻松愉快的事，特别是当身边没有同伴的时候。

如果你想在短时间内尽快把Excel提高到胜任职场的水平，推荐你报名参与我们的线上学习班，一众高水平的老师计对重点难点直播讲解、答疑解惑，还能和来自各行各业的同学一起切磋交流。这种学习形式特别适合那些有拖延症、需要同伴和榜样激励、想要结识优秀伙伴的同学。

没有固定的学习时间参与课程？来网易云课堂参加我们的在线课程吧！

如果平时特别忙，没办法在固定的时间跟随老师的直播和交作业。又想计对工作中不同的应用场景找到解决方法，不妨百度搜索“网易云课堂”，进入云课堂后搜索“和秋叶一起学Excel”，安排计划自学，和三万名学员一起学习成长吧！

加入付费学习的理由

①针对在线教育，打造精品课程：计对在线教育模式研发出一整套Excel课程体系，绝不是简单复制过去的分享。

②先教举三反一，再到举一反三：线上学习班和在线课程都为你提供了大量习题练习及对应的解答，秋叶老师相信，经过这样的强化练习，你一定能将各种Excel表格技巧运用自如。

③在线同伴学习，微博/微信互动：我们不仅仅传授技巧，还传授解决某类Excel的结构化问题巧我们不仅分享干货，还鼓励大家微博/微信分享互动！我们不是一个人，而是一群人。来吧，加入“和秋叶一起学Excel”大家庭，就现在！

答疑06 除了Excel，我还能向秋叶老师学点什么？

作为一名贴心的作者，秋叶老师为你准备了一整套实用课程哦！

单击“和秋叶一起学Excel”课程标题下方讲师处的“秋叶”二字，即可跳转査看所有网易云课堂上“秋叶PPT”团队开发的课程。包括且不限于：

我们不但不间断地进行新课程开发，而且对已推出课程的升级和更新也从未停止过。

以“和秋叶一起学Excel”课程为例，首先是课程先后进行了数次改版，全面优化了视觉效果和学习体验；其次还陆续加入了章节配套视频范例。一次购买，免费升级，没有后顾之忧，这就是我们给所有学员的承诺！

1 新手上路快速认识Excel

·Excel到底有什么用？

·如何开始Excel学习？

全让你弄明白！Excel，其实很简单！

1.1 Excel到底有什么用

在Office三兄弟里，论文、简历、通知方案等都绕不开Word，毕业答辩、演讲报告、教学分享离不开PPT，可是，Excel……如果不是计算机等级二级考试，我估计很多学生毕业前都不会碰它一下，更别说主动学习了。

如果不会PPT，你勉强还能搞点东西出来。但是如果不会Excel，就真的是寸步难行。那到底Excel是用来做什么的？

Excel，就是一个超级计算器

用简单的算式，就能在分秒之间自动完成惊人的计算量。

Excel，就是一个“偷懒神器”

如果你把一个“偷懒神器”，变成了自己的负担，一定是哪里不对。

把企业经营活动中产生的数据，通过Excel进行整理、分析，然后输出直观的数据报表，能够帮助决策者做出更好的判断。

拿最简单的来说，做销售的肯定想知道哪些产品最好卖，哪些顾客经常来，他们都买了几次，哪些顾客最爱买。

做新媒体，你也得分析哪些标题被打开的概率高，用户喜欢转发什么类型的文章，什么时段点广告最勤快等。

管个班级，你就会想知道哪些学生交作业最多，排名靠前的学生都有谁，提交作业量的趋势怎样，会不会急剧下滑等。

要统计分析这些数据，你就离不开Excel。

Excel，就是一个数据分析和管理工具

用Excel，你可以存放、加工、统计数据，以及输出数据报表，以辅助我们更好地做出决策。

可就是这么一个神器，却偏偏被很多人用不好：

1.2 姿势不对，越用越费劲

本节有练习文件

在正式开始使用Excel前，一定要有一个意识。你想用它来做什么！

不同的用途，对表格的需求是不一样的。如果一开始就没做对，加班熬夜就少不了。

加班的隐患是怎么产生的？

小张发来一份客户回访表，请教表格复制粘贴的问题。

看到他的表格以后，我发现复制粘贴并不是真正的问题所在。

更严重的是，表格结构一开始就做错了！如果不加以纠正，日后他很可能需要夜夜加班才能搞定汇总统计工作。

你知道他的表格错在哪吗？

经过一番询问得知，此表的使用场景如下：

·登记回访客户的记录

·收集客户对产品的满意度

·每周都要进行登记

·日后需要汇总统计

通常，Excel高手都会依据数据处理的流程，把表格按照用途分开做。存储记录的用一张表，要统计分析的再做一张表，中间可以用函数公式进行关联。如此一来，记录表可以清晰简单，要统计分析也可以快如闪电，两者都可以独立操作，互相关联又互不影响。

数据分离

输出呈现表——数据报表

计算分析表——统计表

存储记录表——源数据表

（规范、一致、准确、结构简单、方便汇总）

回过头去看小张的表格，做得很漂亮。但是，因为「太漂亮」，会给他后续的统计工作带来大麻烦。

问题

（1）用错表格类型：目的只是为了记录，却花费了很大力气做美化处理；

（2）填写麻烦：每一次都要填一整张新表格；

（3）后续汇总不方便：哪天老板要是想要统计回访记录，只能没日没夜加班整理。

更好的做法是什么呢？按用途把表格进行拆分！至少可以把表格拆成3份：回访记录表、客户信息表、选项参数表。

什么是参数表？

此案例的销售情况、不良原因，都是固定的那几个重复使用。我们把它们单独列出来放在一张表上，供其他表格调用。做好以后，不会有大的改动，这就是参数表。

回访记录表和客户信息表需要不断添加新的数据，就把它们作为记录表。

虽然看起来表格的数量变多了，但是【参数表】做好以后基本上就不用动。

登记回访信息就变得特别简单。里边的固定分类，可以利用技巧设计成可以下拉选择的列表，选择填空，而不用每个都手工输入，这个技巧在下一章数据获取章节中就会学到。

如此一来，每做一次回访，小张只需在下边添加一行数据。所有记录都在一张源数据表中，就形成了一个数据库。横来直去，无须太多修饰，越是简单越好用。

到了年底，老板要一份年度总结，在Excel里拖一拖拽一拽，就能轻松生成各种统计分析结果。方法也很简单，后面的统计分析章节就会学到。

像下边的这种表格，我们称之为表单。

表单只适合打印出来看或填写内容，如果后续需要进一步统计分析会特别麻烦。

1.3 Excel入门从熟悉界面开始

本节有练习文件

做了多年的Excel教学，我发现很多自以为精通Excel的“表哥表姐”在一些小问题上经常无从下手。

根本原因还是对Excel中的专有名称和基本功能不熟悉。他们没有系统了解过Excel能做什么，不同的功能有什么特点，甚至连最基本的操作界面都很陌生。

如果连一个对象叫什么都不知道，想要提问请求帮助，都很难把问题描述清楚。

要想驾驭Excel，和高手对话，了解基本概念很有必要。下面先了解一些能做什么，必须知道的概念，更多的知识在后面的章节再慢慢展开。

工作簿和工作表

整个Excel文件称为工作簿，每一个工作簿中可以包含多个工作表。单击工作表标签，也就是工作表名称，就能切换至不同的工作表。

功能区和选项卡

Office系列软件的工具栏主体叫作功能区。所有常用工具都按照主要用途进行分类，并存放于各个选项卡。例如，段落、字体格式设置的相关功能，都在【开始】选项卡下。

因为是按照用途进行分类，所以我们在找某个功能按钮时，首先应该猜测它属于哪一个分类，然后到相应的选项卡下进行寻找。

单元格的名称和内容

工作表由一个个单元格构成。单元格是Excel表中存放数据的最小单元（格子）。每一个单元格都有一个由行号和列标组成的专属名称，如C3单元格。

当前被选中的单元格称为活动单元格，在名称框中，会显示出当前活动单元格的名称。而编辑栏则会显示活动单元格的真实内容。

例如，上图中绿色方框显示的C3单元格就是活动单元格。C3单元格的显示内容是“我是A1”，但是从编辑栏却可以看出，该单元格的真实内容是一个公式“=A1”，也就是说，它的内容来自于A1单元格的值。

区域及选择方法

多个单元格就组成了一个区域。每一个区域都可以用最左上角和最右下角的单元格名称表示。例如，右图中被选中的区域名称为：A1:B4，其中的冒号相当于英文的to（到）。

单击拖曳鼠标可以选择区域，在拖选过程中，名称框中会显示当前选中区域所包含的行数和列数。例如，右图中的名称框4R×2C表示，当前选区总共有4行2列。

对象和上下文选项卡

有个别选项卡有时候出现，有时候又看不见。这是因为Office每个软件的功能都异常丰富，为了让工具栏变得更加友好，便于使用，Office会将很多功能隐藏起来。

而这些功能只有在处理相关的对象时才会显现。它们都放在一个特殊的选项卡里，称为上下文选项卡，又叫智能选项卡。

注意，2019版本的上下文选项卡的按钮样式有改动，旧版本中是有两级选项名称的，但在新版本中只有一级。

在Excel中，下面这些对象都拥有智能选项卡，在后面的章节中，你会遇见。

在使用Excel过程中，你可能还会碰到这样一些小问题，先提前有个心理准备。

Q1 为什么有些表格没有边框（网格）线？

A1 在【视图】选项卡下，取消勾选【网格线】，就能迅速得到干干净净的空白表格。网格线仅仅是屏幕显示时的辅助线，要想打印表格边框，可以采用手工添加边框线的方式。

Q2 有些工作表为什么找不着？

A2 这些看不见的工作表有可能被隐藏了。在工作表标签上单击右键，选择【取消隐藏】取消隐藏即可。

Q3 我的功能区怎么不见了？

A3 为了在浏览大表格时，有更大的屏幕空间用以显示数据表，可以将功能区折叠隐藏。要隐藏及解除隐藏功能区，直接双击任一个选项卡名称即可。

Office 2013版本以上的新功能，本书中均会特别说明。