Word/Excel/PPT实战技术大全

图书在版编目（CIP）数据

Word/Excel/PPT实战技术大全／宋翔编著．-- 北京：人民邮电出版社，2020.4

ISBN 978-7-115-52613-7

Ⅰ．①W…　Ⅱ．①宋…　Ⅲ．①办公自动化—应用软件　Ⅳ．①TP317.1

中国版本图书馆CIP数据核字（2019）第269107号

编　　著　宋翔

责任编辑　牟桂玲

责任印制　马振武

人民邮电出版社出版发行　北京市丰台区成寿寺路11号

邮编　100164　电子邮件　315@ptpress.com.cn

网址　http://www.ptpress.com.cn

涿州市京南印刷厂印刷

开本：787×1092　1/16

印张：28.75

字数：792千字

印数：1–2 500册

2020年4月第1版

2020年4月河北第1次印刷

读者服务热线：（010）81055410　印装质量热线：（010）81055316

反盗版热线：（010）81055315

广告经营许可证：京东工商广登字20170147号

内容提要

本书全面而详细地介绍了Word、Excel和PowerPoint的功能及其使用方法，还提供了丰富的应用案例。本书并非简单地堆砌Word、Excel、PowerPoint的功能，而是将其相同或相似的功能进行了高度整合，使读者可以在最短的时间内轻松掌握3个组件的大量相同或相似功能，并能举一反三。

本书共5个部分27章，内容包括Word、Excel、PowerPoint的界面环境、基本操作与自定义设置，以及Word、Excel、PowerPoint 3个组件在文档方面的通用操作；使用Word进行文档输入、编辑与排版的方法和技巧；使用Excel对数据进行处理、分析与展示的方法和技巧；使用PowerPoint设计与制作幻灯片，并进行放映与发布的方法和技巧；使用Word、Excel、PowerPoint协同工作完成复杂任务的方法和技巧。

本书内容系统全面，案例丰富，可操作性强，兼具技术性与实用性，适合所有学习和使用Word、Excel和PowerPoint的用户。本书既可作为Word、Excel和PowerPoint的自学宝典，又可作为案例应用的速查手册，还可作为各类院校职业技能的培训教材。

前言

感谢您选择了《Word/Excel/PPT实战技术大全》！本书详细介绍了Word、Excel、PowerPoint 3个组件的大部分功能与技术，并提供了大量的应用案例，使理论知识与实际应用紧密结合。与市面上的同类图书相比，本书具有以下3个显著特点。

◆ 本书并非简单地堆砌Word、Excel、PowerPoint的功能，而是将其相同或相似的功能进行了高度整合，使读者可以在最短的时间内轻松掌握3个组件的大量相同或相似功能，并能举一反三。本书第1章和第2章尤其体现了这一特点。

◆ 本书是一本真正意义上的三合一宝典，既包含详细的内容和技术，又提供了丰富的应用案例。

◆ 本书为了避免大量重复的内容，当讲解到Word、Excel、PowerPoint都包含的相同功能时，只在其中一个组件中详细讲解，而在其他两个组件中对该功能进行简要描述，将节省下来的篇幅用于介绍其他更有必要详细讲解的内容。

本书组织结构

本书分为5个部分27章，包含187个案例。根据Word、Excel和PowerPoint的功能和特性，对各部分在本书中的顺序安排以及每个部分涵盖的内容进行了细致的考虑与划分，具体如下。

第1部分　Word/Excel/PPT使用基础

该部分主要介绍Word、Excel、PowerPoint界面环境的基本操作与自定义设置，以及Word、Excel、PowerPoint这3个组件在文档方面的通用操作。

第2部分　Word文档输入、编辑与排版

该部分主要介绍使用Word进行文档输入、编辑与排版的方法和技巧，具体内容包括文档的页面格式设置、输入与编辑文本、设置文本的字体和段落格式、创建与使用表格和图表、处理图片和图形对象、长文档排版与多文档处理的相关功能和技术等。

第3部分　Excel数据处理、分析与展示

该部分主要介绍使用Excel对数据进行处理、分析与展示的方法和技巧，具体内容包括工作表的基本操作、单元格的选择与定位、在工作表中输入与编辑数据、设置数据格式、公式与函数的概念与使用方法、几类常用函数的语法和实际应用、数据列表的简单分析功能、使用数据透视表分析数据、使用图表呈现数据、工作表页面设置与打印等。

第4部分　PPT幻灯片制作、放映与发布

该部分主要介绍使用PPT设计与制作幻灯片，并进行放映与发布的方法和技巧，具体内容包括在PPT中输入与设置文本内容、添加图片和其他图形对象、设计幻灯片版式和母版、使用主题、创建PPT模板、在PPT中使用音频和视频、为幻灯片设置切换动画、为幻灯片中的内容设置对象动画、在PPT中设计交互功能、放映与发布PPT等。

第5部分　Word/Excel/PPT协同办公

该部分主要介绍通过协同使用Word、Excel、PowerPoint来完成复杂任务的方法和技巧。

虽然本书按照一定的逻辑顺序进行编排，但读者在阅读时可以跳转到感兴趣或迫切需要了解的内容中。如果读者对Word、Excel和PowerPoint还不太了解，则建议从本书第1章开始循序渐进地学习。

为了让读者更有效率地阅读本书内容，本书还包括以下几个特色小栏目。

提示：对辅助性或可能产生疑问的内容进行补充说明。

技巧：提供完成相同任务或效果的更加简捷、高效的方法。

注意：给出需要引起特别注意或可能会造成灾难性后果的警告信息。

代码解析：本书包含很多查找替换的代码，对这些代码的编写思路进行详细说明。

交叉参考：在本书的适当位置给出与当前内容相关的知识所在的章节，便于读者跳转参考阅读。

本书读者对象

本书适合有以下需求的各类人士阅读。

◆ 希望快速掌握Word、Excel、PowerPoint中的任意一个或所有组件的使用方法。

◆ 需要使用Word进行各类文档的排版。

◆ 需要制作大量格式和内容相似的文档，如通知书、工资条、工作证等。

◆ 希望掌握正规的排版方法，实现Word自动化排版，改善Word排版质量并提高排版效率。

◆ 需要使用Excel制作各类报表，并进行各种计算和统计分析。

◆ 所从事的工作中需要经常使用Excel，如销售管理、人力管理、财务管理等。

◆ 经常需要设计与制作PPT，或使用PPT演讲发言。

◆ 经常同时使用Word、Excel和PowerPoint，并在它们之间交换数据。

图形界面元素、鼠标和键盘等操作的描述方式

花几分钟时间来了解一下本书对图形界面元素、鼠标和键盘等操作的描述方式，会给阅读本书带来很大帮助。

图形界面元素操作

本书使用以下方式来描述在图形界面中对菜单命令、按钮等界面元素进行的操作。

◆ 在命令菜单中选择命令时，使用类似“选择【复制】命令”的描述方式。

◆ 在窗口、对话框等界面中操作按钮时，使用类似“单击【确定】按钮”的描述方式。

◆ 在带有功能区界面的环境中进行操作时，使用类似“单击功能区中的【开始】→【剪贴板】→【格式刷】按钮”的描述方式。

鼠标操作

本书中的很多操作都是使用鼠标来完成的，本书使用下列术语来描述鼠标的操作方式。

◆ 指向：将鼠标指针移动到某个项目上。

◆ 单击：按下鼠标左键一次并松开鼠标按键。

◆ 右击：按下鼠标右键一次并松开鼠标按键。

◆ 双击：快速按下鼠标左键两次并松开鼠标按键。

◆ 拖动：按住鼠标左键不放，然后移动鼠标指针。

键盘操作

在使用键盘上的按键来完成某个操作时，如果只需要按一个键，则表示为与键盘上该按键名称相同的英文单词或字母，如“按【Enter】键”；如果需要同时按几个键才能完成一个操作，则使用“+”号连接所需要按下的每一个键，如执行复制文件的操作表示为“按【Ctrl+C】组合键”。

本书附赠资源

购买本书将同时获得以下配套资源。

◆ 本书重点案例的源文件。

◆ 本书重点案例的多媒体视频教程。

◆ Windows 10多媒体视频教程。

◆ Office VBA程序开发电子书。

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读者可以根据个人习惯及上网环境，通过以下方式获取本书配套资源。

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本书更多支持

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声明

本书中的示例所使用的数据均为虚拟数据，如有雷同，纯属巧合。

第1部分 Word/Excel/PPT使用基础

第1章 在Word/Excel/PPT中导航

Office 2003以及更低版本的Office一直使用传统的菜单栏和工具栏界面环境。从Office 2007开始，微软使用全新的功能区界面代替了使用已久的传统界面。虽然从Office 2007一直到目前最新的Office 2019都使用功能区界面环境，但是不同版本的Office始终对功能区进行着持续改进。Word、Excel和PowerPoint（本书后续内容将使用PPT代替PowerPoint）是微软Office办公套件中的3个主要且常用的组件，虽然它们的主要功能与应用场合并不相同，但是它们的界面环境及使用方法非常相似，所以熟悉并掌握了其中某个组件的界面环境与使用方法，也就相当于同时掌握了另外两个组件的界面环境与使用方法。

本章和第2章将集中介绍Word、Excel和PPT这3个Office组件的共同特性和功能，以及很多相同和相似的操作。通过对比性的讲解，读者可以快速掌握这3个组件的界面环境及其基本使用方法，以及它们的大部分通用操作，使学习和使用这3个Office组件达到事半功倍的效果。

1.1 Word/Excel/PPT概述

由于Word、Excel和PPT这3个组件的界面结构非常相似，因此本书对它们在界面环境方面的相同与不同之处进行了整体介绍，有关功能区的详细介绍请参考本章1.2节。此外，虽然这3个组件的核心功能完全不同，但是它们具有很多相同或相似的功能，本节统一对这些功能进行了总结，便于读者快速了解这3个组件的通用功能，节省学习的时间。在介绍这些内容前，本节首先介绍Word、Excel和PPT 3个组件的应用环境与功能划分，使读者对这3个组件有基本的了解。

1.1.1 Word/Excel/PPT应用环境与功能划分

Word、Excel和PPT在数据录入、基础格式设置以及自动化等方面具有很多相同或相似的功能，它们之间的主要区别在于各组件具有的核心功能和最终数据的呈现方式不同。下面简要介绍Word、Excel和PPT 3个组件的主要应用环境与功能划分。

1. Word应用环境与功能划分

Word主要用于文档内容的编辑、排版与打印，可以完成从只有文字的简单文档，到同时包含文字、表格、图片以及其他类型内容的复杂文档的编辑与排版。具体而言，Word可以完成以下类型文档的制作。

◎ 纯文字类文档：只包含文字的文档，如各种类型的通知。

◎ 表格类文档：只包含表格，或文字与表格混合的文档，如员工登记表、个人简历。

◎ 图文混合类文档：包含文字和图片的文档，如宣传海报、名片。

◎ 图表类文档：包含图表的文档，如销售业绩报告。

◎ 具有相同版式布局的大量文档：具有相同页面布局和格式，但内容稍有差异的大批量文档，如录用通知书、会议邀请函。

◎ 大型文档：图、文、表以及其他有效内容混合在一起，且具有严格排版要求的文档，如论文、书籍。

根据文档编辑与排版的不同阶段以及所完成的不同任务，可以将Word涵盖的主要功能划分为以下几个部分：内容录入与编辑、格式设置与图文表混排、排版自动化、多文档处理、页面设置与打印。

2. Excel应用环境与功能划分

Excel主要用于表格数据的存储、计算、分析和呈现，可以完成从只存储固定数据的静态表格，到包含公式、函数与数据分析工具的动态表格的制作与处理。具体而言，Excel可以完成以下类型表格的制作。

◎ 数据存储类表格：仅用于存储固定数据和信息的表格，其中不包含任何用于计算的公式或其他可自动更新的功能，如人员资料表。

◎ 数据计算类表格：用于对数据进行计算的表格，通过使用公式与函数对指定数据进行各种类型的计算和处理，如汇总求和与平均值、统计数量、提取文本中的特定部分、计算财务数据等。

◎ 数据分析类表格：用于对数据进行分析的表格，可以使用排序、筛选和分类汇总对数据进行简单的分析工作，也可以使用数据透视表更灵活地从不同角度来分析数据，还可以使用假设分析、规划求解等高级工具对数据进行分析。

◎ 数据呈现类表格：使用图表、迷你图、图片、形状等图形化方式来呈现数据内在含义的表格，如通过图表来分析商品的销售趋势。

◎ 功能定制类表格：××管理系统或带有增强、扩展功能的插件，需要在其中通过VBA编程来定制表格的操作方式、数据计算和分析方法等大量特定的功能。

根据对表格中的数据进行制作与处理的不同方式以及所完成的不同任务，可以将Excel涵盖的主要功能划分为以下几个部分：数据录入与编辑、格式设置与数据呈现、数据计算、数据分析、页面设置与打印、自动化处理。

3. PPT应用环境与功能划分

PPT主要用于幻灯片的设计、制作、放映与发布，可以完成从只有文字和图片的简单幻灯片，到同时包含文字、图片、图表、动画和交互功能的复杂幻灯片的设计与制作。具体而言，PPT可以完成以下类型幻灯片的制作。

◎ 简单的文字和图片类幻灯片：只包含文字和图片的静态幻灯片，如工作总结。

◎ 数据呈现类幻灯片：包含表格数据和图表的幻灯片，如销售业绩报告。

◎ 视觉呈现类幻灯片：具有丰富视觉效果的幻灯片，其中可能包含大量的图片、视频以及为幻灯片中的对象设置的动画效果，如教学课件。

◎ 简单交互类幻灯片：带有简单交互功能的幻灯片，如使用图形化按钮控制动画的播放。

◎ 特殊功能定制类幻灯片：带有特殊功能或自动化要求的幻灯片，通常需要通过VBA编程才能实现，如自动出题与评分系统。

根据幻灯片设计与制作的不同阶段以及所完成的不同任务，可以将PPT涵盖的主要功能划分为以下几个部分：构建PPT内容、美化与自定义PPT、设置动画与交互、放映与发布PPT、自动化处理。

1.1.2 Word/Excel/PPT操作界面的整体结构

从Office 2007开始，微软对Office应用程序的界面环境做出了重大改进，使用新的功能区界面代替了Office早期版本中的菜单栏和工具栏界面。Office 2016是在编写本书之际发布的最新版本，在从Office 2007发展到Office 2016的过程中，每一个高版本都对其前一个版本的功能区界面进行了不同程度的改进。虽然Word、Excel和PPT的核心功能完全不同，但是它们具有相似的界面环境。下面将介绍这3个组件在界面环境方面的共同点，以及其中存在的一些区别。

无论是Word、Excel，还是PPT，它们都提供了基于功能区的界面环境，每个组件功能的主要命令都位于功能区中。从界面的整体结构来看，Word、Excel和PPT 3个组件的界面环境都由几个部分组成。这里以Excel为例进行介绍，如图1-1所示。

◎ 标题栏：位于Office应用程序窗口的顶部，显示了在窗口中打开的文档名称，以及Office应用程序的名称。

◎ 窗口控制按钮：位于标题栏的右侧，Office应用程序窗口的右上角，用于调整窗口的状态，包括【最小化】【最大化/还原】【关闭】3个按钮。【最大化】和【还原】两个按钮位于同一个位置，但不能同时出现。

◎ 快速访问工具栏：默认位于标题栏的左侧，以按钮的形式显示了一些常用的命令。默认只显示【保存】【撤销】【恢复/重复】3个按钮，可以根据需要向其中添加更多命令或从中删除不需要的命令。

◎ 功能区：位于标题栏下方，是横跨应用程序窗口的矩形区域。图1-2所示为Word 2016、Excel 2016和PPT 2016的功能区。功能区由选项卡、组和命令3个部分组成，每个选项卡的顶部都有一个用于标识该选项卡类别和用途的文字标签，如【开始】选项卡和【视图】选项卡，单击标签可以切换到对应的选项卡。每个选项卡中的命令按照功能类别被划分为多个组，如【开始】选项卡中的【剪贴板】组和【字体】组。组中的命令就是用户可以执行的各种操作。

◎ 【文件】按钮：位于功能区中第1行选项卡的左侧，单击该按钮进入的界面中包含了与文档操作相关的命令。应用程序选项设置界面需要通过单击【文件】按钮后选择【选项】命令才能进入。

◎ 内容编辑区：位于功能区的下方，可在其中输入和编辑文档的内容。图1-3所示为Word 2016、Excel 2016和PPT 2016的内容编辑区。在内容编辑区中输入的内容类型和方式由Office应用程序类型决定：Word的内容编辑区显示为页面，以先行后列的方式输入并显示文本，可以在页面中插入表格、图片和图形等内容；Excel的内容编辑区显示为纵横交错的单元格，可以在表格中输入和编辑数据，也可以在其中插入图片和图形等内容；PPT的内容编辑区显示为幻灯片，可以在每张幻灯片中输入文字，插入表格、图片、图形、音频和视频等内容。

◎ 滚动条：用于调整文档窗口中当前显示的内容，拖动滚动条上的滑块可以在屏幕中显示位于当前窗口之外的内容。

◎ 状态栏：位于Office应用程序窗口的底部，图1-4所示为Word 2016、Excel 2016和PPT 2016的状态栏。状态栏中显示了与当前文档内容相关的一些信息，不同的Office应用程序在状态栏中会显示不同的信息。例如，在Word状态栏中会显示插入点当前位于哪一页、文档包含的总页数等信息；在Excel状态栏中会显示当前选中的单元格区域中数据的统计信息。右击状态栏中的空白处，在弹出的菜单中可选择要在状态栏中显示的信息类型。状态栏的右侧提供了用于调整窗口显示比例的控件，显示比例控件的左侧是视图按钮，用于在不同的视图之间切换。

1.1.3 Word/Excel/PPT通用操作一览

本节对Word、Excel和PPT 3个组件包含的相同功能进行了总结，便于读者更容易地掌握它们的共同点及操作方法。这里所说的“相同”是指3个组件中的某个功能在其操作界面和使用方法方面完全相同或具有很高的相似性。Word、Excel和PPT包含的一些主要的相同功能如表1-1所示。

下面将对表1-1中列出的3个组件包含的一些主要的相同功能进行简要介绍，这些功能的详细说明会在具体介绍各个组件时进行讲解。

1. 文档的相关操作

文档操作是Word、Excel和PPT中其他所有操作的基础，只有先创建或打开一个文档，才能在其中执行其他操作。完成文档的编辑后，需要将工作成果保存下来，以便以后继续使用。在Word、Excel和PPT中单击【文件】按钮，在进入的界面左侧显示了一系列命令，用于执行与文档相关的操作，如【新建】【打开】【保存】【另存为】【关闭】【打印】【导出】等。图1-5所示的是在Word中单击【文件】按钮后进入的文档操作界面，在Excel和PPT中单击【文件】按钮进入的界面与Word类似。

2. 设置文档显示比例

设置文档显示比例是比较常用的一种操作，它可以改变文档内容的显示大小，以便于更清楚地查看内容的细节，但不会改变文档内容自身的尺寸。在Word、Excel和PPT状态栏的右侧都提供了用于设置显示比例的滚动条和按钮，如图1-6所示。

在Word、Excel和PPT功能区【视图】选项卡的【显示比例】组中也提供了用于设置显示比例的命令，如图1-7所示。

3. 撤销、恢复与重复

Word、Excel和PPT都提供了撤销、恢复和重复3个功能，各功能的含义如下。

◎ 撤销：如果执行了错误的操作，可以使用【撤销】命令取消该操作。例如，在文档中输入数字100，执行【撤销】命令后会取消输入操作，并返回到输入该数字前的状态。

◎ 恢复：如果执行了【撤销】命令，可以使用【恢复】命令还原被撤销的操作。例如，在文档中输入数字100，执行【撤销】命令后会返回到输入该数字前的状态，此时如果执行【恢复】命令，将重新输入数字100，即恢复之前输入的数字100。

◎ 重复：如果执行了某个操作，可以多次使用【重复】命令反复执行该操作。例如，在文档中输入数字100，执行【重复】命令将再次输入数字100，继续执行【重复】命令，会重复输入该数字。

【撤销】【恢复】和【重复】命令默认都位于快速访问工具栏中，【恢复】和【重复】命令位于同一个位置，但不会同时出现。图1-8所示的是【撤销】命令和【重复】命令，以及【撤销】命令和【恢复】命令。单击【撤销】按钮上的下拉按钮，可以从列表中选择撤销多步操作。

4. 剪切、复制和粘贴

在Word、Excel和PPT中输入与编辑内容时，通常都会用到剪切、复制和粘贴这3个操作。它们在Word、Excel和PPT中的位置相同，都位于功能区【开始】选项卡的【剪贴板】组中，如图1-9所示。

在Word、Excel和PPT中复制的内容将暂时存储在Office剪贴板中，它们共享同一个Office剪贴板，如果在其中一个组件中执行复制操作，已复制的内容会同时出现在该组件和其他两个组件的Office剪贴板中。

5. 设置字体格式

Word、Excel和PPT都提供了字体格式功能，用于为文档中的文本设置字体、字号、字体颜色以及其他字体效果。字体格式功能在Word、Excel和PPT中的位置相同，都位于功能区【开始】选项卡的【字体】组中，如图1-10所示。可以发现，相对于Excel和PPT而言，Word在字体格式设置方面提供了更多选项。

6. 使用图片、SmartArt、形状、文本框和艺术字

在Word、Excel和PPT中可以添加多种类型的对象并设置它们的格式，包括图片、SmartArt、形状、文本框和艺术字等，在3个组件中操作这些对象的方法基本相同。在Word和Excel中，图片、SmartArt和形状这3个功能位于功能区【插入】选项卡的【插图】组中，在PPT中位于功能区【插入】选项卡的【插图】组和【图像】组中。文本框和艺术字功能在Word、Excel和PPT中的位置相同，都位于功能区【插入】选项卡的【文本】组中，如图1-11所示。

7. 使用图表

图表是数据可视化的一种有效工具。Word、Excel和PPT都提供了图表功能，在Word和PPT中图表功能位于功能区【插入】选项卡的【插图】组中，在Excel中图表功能位于功能区【插入】选项卡的【图表】组中。图1-12所示的是Excel 2016中的【图表】组。

在文档中插入图表并将其选中后，在功能区中将新增【设计】和【格式】两个选项卡，使用这两个选项卡中的命令可以更改图表的类型、外观和格式。

8. 设置文档主题

主题是指将一组设置好的颜色、字体和图形效果组合在一起而形成的文档外观设计方案，在不同主题之间切换可以快速改变文档的外观。主题可以在Word、Excel和PPT之间共享，这有些类似于前面介绍的Office剪贴板。在Word和PPT中主题功能位于功能区【设计】选项卡中，在Excel中主题功能位于功能区【页面布局】选项卡的【主题】组中。图1-13所示的是Excel 2016中的【主题】组。

9. 使用批注和语言文字工具

Word、Excel和PPT都提供了批注功能，可以为文档内容添加批注，从而明确标识出对内容的意见或建议，便于与其他人进行讨论和交流。批注功能在Word、Excel和PPT中的位置相同，都位于功能区【审阅】选项卡的【批注】组中，如图1-14所示。

除了批注功能外，Word、Excel和PPT都在【审阅】选项卡中提供了文字校对和语言工具，如简繁互转、语言翻译等。

1.2 了解功能区

功能区是Office应用程序界面的重要组成部分，其中包含用于执行Office应用程序主要功能的命令，可以从功能区中快速执行这些命令。本节将详细介绍功能区的整体结构及其包含的各组成元素。

1.2.1 功能区的基本结构

功能区是一个位于窗口标题栏下方，且与窗口等宽的矩形区域。功能区由选项卡、组和命令3部分组成，图1-15所示为【开始】选项卡中的【剪贴板】和【字体】两个组及其中包含的命令。

选项卡顶部的文字称为标签，单击某个选项卡的标签可以将其激活，使其成为活动选项卡并显示其中包含的命令。每个选项卡中的命令按功能和用途划分为多个组，用户最终可以执行的是每个组中的命令。

为了扩大内容编辑区的显示面积，可以将功能区中的选项卡隐藏起来。隐藏功能区的方法有很多种，这里介绍3种比较常用的方法：①双击功能区中的任意一个选项卡标签；②单击功能区右侧下边缘上的【折叠功能区】按钮；③按【Ctrl+F1】组合键。恢复功能区显示的方法与此类似。

提示

1.2.2 功能区中包含的命令类型

命令以控件的形式显示在功能区中。根据命令的外观和操作方式，可以将命令分为普通按钮、开关按钮、组合按钮、复选框、下拉列表、库等多种控件类型。下面以Excel为例，介绍功能区中包括的命令类型和操作方式。

◎ 普通按钮：单击此类按钮将执行指定的操作。图1-16所示的【开始】选项卡【剪贴板】组中的【剪切】按钮就是一个普通按钮。

◎ 开关按钮：此类按钮分为按下和弹起两种状态。按钮按下时表示已启用该按钮代表的功能，按钮弹起时表示未启用该按钮代表的功能。【开始】选项卡【字体】组中的【加粗】按钮就是一个开关按钮。

◎ 组合按钮：此类按钮分为左右或上下两部分。图1-17所示的【开始】选项卡【对齐方式】组中的【合并后居中】按钮就是一个组合按钮，单击按钮的左侧部分会直接将选中的单元格合并在一起并将文本居中对齐，单击按钮右侧的下拉按钮会打开一个列表，从中可以选择更多的选项。

◎ 弹出式菜单按钮：此类按钮与组合按钮的外观类似，但是单击按钮后弹出的菜单与按钮是一个整体，而不是分为左右两部分。单击弹出式菜单按钮不会直接执行命令，而是弹出一个包含命令的菜单。图1-18所示的【页面布局】选项卡【页面设置】组中的【分隔符】按钮就是一个弹出式菜单按钮。

◎ 复选框：复选框由方框及其右侧的文字组成。通过选中或取消选中方框来决定是否启用复选框代表的功能。选中复选框时，方框中会显示一个对勾标记。图1-19所示的【视图】选项卡的【显示】组中包含4个复选框。

◎ 下拉列表：下拉列表由一个文本框和一个下拉按钮组成，可以单击下拉按钮后从列表中选择所需选项，也可以直接在文本框中输入内容后按【Enter】键。图1-20所示的是【开始】选项卡【字体】组中包含的【字体】下拉列表。

◎ 库：可以将库看做是下拉列表的增强版，库中的选项常以图形化的方式显示，除了可以像下拉列表那样选择库中的选项外，当右击库中的选项时，将弹出与选项相关的命令菜单，以便对特定选项执行所需操作。某些库中的部分选项会显示在功能区中，可以使用库中的、和3个按钮浏览库中的选项。图1-21所示的是【开始】选项卡【样式】组中的【单元格样式】库。

1.2.3 上下文选项卡

在进行一些操作时，除了固定显示在功能区中的选项卡外，功能区中还会新增一个或多个选项卡，这些选项卡会出现在所有固定选项卡的最右侧。例如，当在文档中选择图片时，功能区中将出现名为【图片工具|格式】的选项卡，其中包括的选项用于设置图片的格式，如图1-22所示。该选项卡是动态显示的，如果取消选择图片，【格式】选项卡将自动隐藏。

除了图片外，在选择很多其他类型的对象或执行一些特定操作时，也会在功能区中出现类似的选项卡。由于这些选项卡只有在进行特定操作时才会显示和隐藏，因此将它们称为“上下文选项卡”。

1.2.4 对话框启动器

除了上面介绍的命令类型外，在选项卡中的某些组的右下角有一个形状的按钮，称为“对话框启动器”。单击该按钮将打开一个对话框，该对话框中的选项对应于按钮所在组中的选项，而且通常还包括一些未显示在组中的选项。例如，单击【开始】选项卡【对齐方式】组右下角的对话框启动器，如图1-23所示，将打开【设置单元格格式】对话框中的【对齐】选项卡，其中包含与文本对齐方式相关的选项。

1.2.5 功能区控件的外观随窗口大小自动调整

当Office应用程序窗口以最大化方式显示时，功能区中的大多数命令控件都能完整显示出来。如果改变窗口的大小，为了适应窗口尺寸的变化，一些命令控件的外观和尺寸会自动调整，最显著的变化主要有以下几种。

◎ 原来同时显示文字和图标的按钮，改为只显示图标而隐藏文字，如图1-24所示。

◎ 原来纵向显示的弹出式菜单按钮和组合按钮，改为横向显示，如图1-25所示。

◎ 原来在功能区中显示部分选项的库，显示为一个弹出式菜单按钮。

◎ 原来显示全部命令或部分命令的组，显示为一个弹出式菜单按钮。

◎ 当应用程序窗口足够小而无法同时显示所有选项卡标签时，在选项卡标签的两端将会各显示一个箭头，单击箭头可以滚动显示选项卡标签。

1.3 使用对话框和窗格

在使用Office应用程序的过程中，与程序相关的大量设置都需要在对话框中操作，而与对象格式设置相关的选项则在窗格中操作。本节将对这两类与用户频繁交互的设置界面进行简要介绍。

1.3.1 普通对话框与选项卡式对话框

在Office应用程序中无时无刻不在使用对话框。关闭未保存的文档时会弹出保存对话框，其中显示了简短的提示信息，并提供了几个按钮，用户根据需要可以选择是否对文档进行保存，这是最简单的对话框类型。

另一类对话框包含很多不同类型的控件，使用这些控件可以完成多种操作。图1-26所示的是Word中的【字体】对话框，在该对话框中有可以输入字体名称或字号大小的文本框，也有可供从中选择选项的列表框和下拉列表，还有可以同时选择多项的复选框。对这些选项进行组合设置，可以实现对字体格式的综合设置。

对话框的上方可能还会包含多个选项卡，如【字体】对话框中的【字体】选项卡和【高级】选项卡。与功能区中的选项卡类似，单击选项卡标签可以在各选项卡之间切换，从而对不同类别的选项进行设置。这类对话框都会提供【确定】和【取消】两个按钮，单击【确定】按钮表示接受对话框中所有选项的设置并关闭对话框，单击【取消】按钮则关闭对话框并放弃所做的任何设置。在设置Office应用程序的某项功能时通常都会遇到这类对话框。

上面介绍的【字体】对话框中包含的多个选项卡呈横向排列，在Office应用程序中还有很多选项卡呈纵向排列的对话框，最常见的就是Office应用程序的选项对话框。单击【文件】按钮后选择【选项】命令可以打开该对话框，图1-27所示的是Word中的【Word选项】对话框。选项对话框中的所有选项卡纵向排列在对话框的左侧，单击不同的标签将切换到对应的选项卡并显示其中包含的选项。

1.3.2 设置对象格式的窗格

除了对话框外，在设置图片、形状等对象的格式时，为了进行全面设置，可能需要使用专门设置对象格式的窗格。图1-28所示的是Word中设置图片格式的窗格，只需右击文档中的图片，在弹出的菜单中选择【设置图片格式】命令，即可打开该窗格。

窗格上方以图标的形式显示了多个选项卡，将鼠标指针指向图标将会显示图标的名称，单击不同的图标可以在各选项卡之间切换。每个选项卡中纵向排列着一个或多个带箭头的文字，单击这些文字可以展开其中包含的选项。图1-28展开了【柔化边缘】和【艺术效果】两个类别中的选项，而其他几个类别中的选项处于折叠状态。

需要注意的是，在窗格中进行的设置会实时作用于当前选中的对象，而不像上一小节介绍的对话框，单击【确定】按钮才使设置生效。如果在窗格中进行了误操作，可以在不关闭窗格的情况下按【Ctrl+Z】组合键撤销之前的操作。

1.4 自定义快速访问工具栏和功能区

可以将常用命令添加到快速访问工具栏，以加快命令的执行速度。如果要对大量的命令进行自定义设置，则可以在功能区中创建新的选项卡和组来安排这些命令的位置。对快速访问工具栏和功能区的自定义设置，可以使Office应用程序的操作环境更符合用户的个人使用习惯，提高操作效率。

1.4.1 自定义快速访问工具栏

自定义快速访问工具栏主要包括两方面的设置：一方面是移动快速访问工具栏的位置，另一方面是在快速访问工具栏中添加或删除命令。

1. 移动快速访问工具栏的位置

快速访问工具栏默认位于应用程序窗口标题栏的左侧，可以使用以下两种方法移动快速访问工具栏。

◎ 右击快速访问工具栏的任意位置，在弹出的菜单中选择【在功能区下方显示快速访问工具栏】命令。选择该菜单中的【在功能区上方显示快速访问工具栏】命令，可将快速访问工具栏移动到原始位置。

◎ 单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，在弹出的菜单中选择【在功能区下方显示】或【在功能区上方显示】命令，如图1-29所示。

2. 在快速访问工具栏中添加或删除命令

快速访问工具栏默认包含【保存】【撤销】【恢复】3个命令，可以将常用命令添加到快速访问工具栏，也可以将其中不需要的命令删除。

◎ 添加有限的几个命令：单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，在弹出的菜单中选择要显示在快速访问工具栏中的命令。

◎ 添加功能区中的命令：右击功能区中的某个命令，在弹出的菜单中选择【添加到快速访问工具栏】命令，即可将该命令添加到快速访问工具栏中，如图1-30所示。

◎ 添加任意命令：右击快速访问工具栏，在弹出的菜单中选择【自定义快速访问工具栏】命令，进入自定义快速访问工具栏界面。在【从下列位置选择命令】下拉列表中选择命令类别，然后在下方的列表框中选择要添加的命令，单击【添加】按钮，即可将所选命令添加到右侧的列表框中，如图1-31所示。单击【确定】按钮，右侧列表框中的命令将出现在快速访问工具栏中。

3. 删除快速访问工具栏中的命令

可以使用以下两种方法删除快速访问工具栏中的命令。

◎ 右击快速访问工具栏中要删除的命令，在弹出的菜单中选择【从快速访问工具栏删除】命令。

◎ 进入自定义快速访问工具栏界面，在右侧列表框中选择要删除的命令，然后单击【删除】按钮。

1.4.2 自定义功能区

可以对功能区中的内置选项卡进行自定义设置，包括在选项卡中添加和删除组、调整选项卡和组的排列顺序、更改选项卡和组的名称等，但是不能在内置组中添加命令。如果需要自定义一个组中的命令，则需要创建新的组。还可以在功能区中创建新的选项卡，然后使用与设置内置选项卡和组相同的方法，对创建的选项卡进行类似设置。

Office应用程序中的所有选项卡分为以下4类，了解这些选项卡，可以在自定义功能区时快速找到所需的命令。

◎ 主选项卡：功能区中默认显示的选项卡，如【开始】和【插入】选项卡。

◎ 工具选项卡：选择特定对象时显示的上下文选项卡，即本章1.2.3小节介绍的选项卡类型。

◎ 文件选项卡：单击功能区默认的第一个选项卡左侧的【文件】按钮进入的界面。

◎ 自定义选项卡：用户创建的选项卡。

自定义功能区的界面与自定义快速访问工具栏的界面类似，进入方法也基本相同。右击功能区中的任意一个命令，但不要右击用于输入内容的文本框，然后在弹出的菜单中选择【自定义功能区】命令，进入自定义功能区界面。

1. 在内置选项卡中添加组和命令

可以在内置选项卡中添加内置的组，或者在内置选项卡中创建新的组，然后在其中添加所需的命令。其方法：在【Exce选项】对话框的右侧列表框中单击“+”按钮展开要添加组的主选项卡，然后在该主选项卡中选择要在其下方添加的组。在左侧的【从下列位置选择命令】下拉列表中选择一个选项卡类别，然后在下方的列表框中展开特定的选项卡，并选择要添加的组，单击【添加】按钮，将选中的组添加到右侧选中的组的下方。图1-32所示为将【插入】选项卡中的【表格】组添加到【开始】选项卡中【剪贴板】组的下方。

选择一个组后，可以单击对话框右侧的或按钮来调整该组在当前选项卡中的位置。当移动到选项卡的开头或结尾时，继续单击这两个按钮会将组移动到上一个选项卡或下一个选项卡中。调整组位置的方法同样适用于对选项卡和命令的调整。

提示

单击【确定】按钮关闭对话框，在【开始】选项卡中将显示添加的【表格】组，如图1-33所示。

果想要自定义组中的命令，则需要创建新的组。在右侧列表中选择一个组，然后单击【新建组】按钮，将在该组的下方添加一个不包含任何命令的组，其名称默认为“新建组（自定义）”，单击【重命名】按钮可以修改组的名称。选择创建的组，在左侧列表框中选择要添加的命令，然后单击【添加】按钮，将所选命令添加到创建的组中。

图1-34所示为在【开始】选项卡中添加的一个组，将该组重命名为“常用命令（自定义）”，并在该组中添加了【插入图片】【插入表格】【文本框】【艺术字】和【符号】5个命令。

2. 创建新的选项卡并添加组和命令

如果要创建选项卡，可以单击【新建选项卡】按钮，将在右侧列表框中添加一个新的选项卡，其中包含一个没有任何命令的组，新选项卡的名称默认为“新建选项卡（自定义）”。然后可以将现有的内置组添加到新建的选项卡中，或者在新建选项卡中的默认组或新建组中添加命令，方法与在内置选项卡中添加组和命令类似，此处不再赘述。

对于新建的选项卡、添加的内置组或新建组、在组中添加的命令，都可以将它们从功能区中删除，只需在自定义功能区界面中选择这些元素，然后单击【删除】按钮。

1.4.3 备份和恢复界面配置

可以对快速访问工具栏和功能区的自定义设置进行备份，在重装Office或操作系统时恢复原来的界面配置，而无须进行重复设置。还可以将备份的界面配置导入安装了Office的其他计算机中，以快速获得定制好的功能区界面。备份界面配置的具体操作步骤如下。

（1）进入自定义快速访问工具栏或功能区的界面，单击【导入/导出】按钮，在弹出的菜单中选择【导出所有自定义设置】命令，如图1-35所示。

（2）打开【保存文件】对话框，设置备份文件名并选择存储位置，单击【保存】按钮，将快速访问工具栏和功能区的配置信息以文件的形式存储到指定位置。

以后可以在自定义功能区界面中单击【导入/导出】按钮，在弹出的菜单中选择【导入自定义文件】命令，然后选择之前保存的备份文件，将界面配置导入Office应用程序中。

1.4.4 恢复界面的默认设置

对快速访问工具栏或功能区进行自定义设置后，可以随时将它们恢复到默认状态。例如，如果要重置快速访问工具栏，则需要进入自定义快速访问工具栏界面，然后单击【重置】按钮，在弹出的菜单中包含以下两个命令，如图1-36所示。

◎ 仅重置快速访问工具栏：选择该命令将快速访问工具栏恢复到默认状态。

◎ 重置所有自定义项：选择该命令将删除快速访问工具栏和功能区的所有自定义设置，并将它们恢复到默认状态。

重置功能区的方法与此类似，只需进入自定义功能区界面，然后单击【重置】按钮，如果选择【仅重置所选功能区选项卡】命令，则只将当前在右侧列表框中选中的选项卡恢复到默认设置。如果选中的选项卡不包含自定义设置，则该命令处于禁用状态。如果要重置整个功能区，则需要选择【重置所有自定义项】命令。

第2章 通用于Word/Excel/PPT的文档操作

虽然Word、Excel和PPT的核心功能完全不同，但是它们在文档操作方面有很多相似之处。本章与第1章类似，将继续介绍Word、Excel和PPT 3个组件的通用操作，但关注的重点是文档操作方面，具体包括文档的基本操作、文件格式与兼容性、文档的显示与切换、批注和修订内容、保护文档安全、打印文档以及文档操作易用性方面的功能设置。通过本章的学习，读者可以同时掌握Word、Excel和PPT 3个组件的文档操作。

2.1 文档的基本操作

本节将介绍文档的基本操作，包括文档的新建、打开、修复、保存和另存、关闭、恢复等，它们是对文档进行其他操作的基础。

2.1.1 “文档”在Word/Excel/PPT中的不同称谓

本书第1章使用术语“文档”统一表示在Word、Excel和PPT 3个组件中创建的文件，但是实际上在Word、Excel和PPT中创建的文件都有其各自的特定术语，具体如下。

◎ 在Word中创建的文件称为“Word文档”或“文档”。

◎ 在Excel中创建的文件称为“Excel工作簿”或“工作簿”。

◎ 在PPT中创建的文件称为“PPT演示文稿”或“演示文稿”。

如果计算机中安装的Office最高版本是Office 2016，创建的Word文档、Excel工作簿和PPT演示文稿的文件图标的外观将会如图2-1所示。

由于本章介绍的是Word、Excel和PPT 3个组件在文档方面的通用操作，因此仍然会使用“文档”一词来表示在这3个组件中创建的文件。

2.1.2 新建文档

默认情况下，启动Office应用程序将会显示【开始屏幕】界面，在该界面的左侧列出了最近打开过的几个文档的名称，右侧以缩略图的形式显示了一些内置模板，可以使用这些模板创建新的文档。如需获得更多的内置模板，可以在缩略图上方的文本框中输入关键字进行搜索。

如果自己创建或从其他途径收集了一些模板，可以使用这些自定义模板创建新的文档。用户可能会在【开始屏幕】界面中看到【个人】类别，单击该类别将显示其中包含的自定义模板，如图2-2所示。

如果在【开始屏幕】界面中没有显示【个人】类别，或者在【个人】类别中没有任何模板，可能是以下原因造成的。

◎ 没有显示【个人】类别：如果在【开始屏幕】界面中没有显示【个人】类别，通常是由于没有在Office应用程序中设置模板的存储位置。本章2.7.3小节介绍了设置自定义模板存储位置的方法。

◎ 【个人】类别中没有任何模板：如果在【个人】类别中没有显示任何模板，说明存储自定义模板的文件夹中不包含任何模板，只需将模板从其他位置移动或复制到该文件夹中即可。

无论使用内置模板还是自定义模板，单击要使用的模板缩略图，即可基于该模板创建新的文档。如果需要创建空白文档，可以单击缩略图中带有“空白”二字的模板。不同的Office应用程序，其空白模板的名称各不相同，但是都包含“空白”二字。

如果在编辑某个文档的过程中需要创建新的文档，可以单击【文件】→【新建】命令，在进入的界面中选择相应模板创建新的文档。

2.1.3 打开文档

如果想继续编辑以前未完成的文档，需要先在相应的Office应用程序中将其打开。单击【文件】→【打开】命令，进入图2-3所示的界面。该界面分为左右两列，右列显示的内容根据左列当前选中的内容而自动变化，左列显示了打开文档的位置。

◎ 最近：显示最近打开过的文档的名称，选择一个名称即可打开相应的文档。如果打开失败，可能是由于后来修改过文档名称，也可能是已将文档删除或移动到其他位置。在【最近】打开列表中右击某个文档，将弹出图2-4所示的菜单，可以选择【固定至列表】命令将特定文档固定在列表中，该文档将始终显示在列表顶部，而不会在打开大量文档后被挤出列表。

◎ OneDrive：使用Microsoft账户登录Office应用程序，然后可以打开存储在与Microsoft账户关联的OneDrive中的文档。

◎ 这台电脑：显示一个内嵌的小型的文件资源管理器。默认显示Office应用程序的默认文件夹，可以单击其中的文件夹名称进入相应的文件夹，也可以单击上方的箭头逐层返回上一级文件夹，直到返回显示磁盘分区的顶层目录。在文件夹中找到并单击所需的文档以将其打开。

◎ 添加位置：添加云端位置。

◎ 浏览：单击【浏览】按钮将显示【打开】对话框，并自动定位到Office应用程序的默认文件夹，从中双击要打开的文档。如果无法正常打开文档，可以使用Office应用程序自带的修复功能尝试修复并打开文档。在【打开】对话框中选择要打开的文档，然后单击【打开】按钮上的下拉按钮，在弹出的菜单中选择【打开并修复】命令，如图2-5所示。

如果希望在执行【打开】命令时直接显示【打开】对话框，而绕过打开位置的选择界面，可以单击【文件】→【选项】命令，打开Office应用程序的选项对话框，在左侧选择【保存】选项卡，然后在右侧的【保存文档】区域中选中【打开或保存文件时不显示Backstage】复选框。该设置也适用于下一小节介绍的保存和另存文档时的操作。

2.1.4 保存和另存文档

保存文档包含两方面的含义：对于新建的文档而言，保存文档可将其以文件的形式存储到计算机磁盘中，以便后面可以继续使用这个文件；对于已有文档而言，保存文档可将当前的编辑成果存储下来，以便在下次打开这个文档时，继续之前未完成的编辑。

对于在计算机磁盘中已经以文件的形式存在的文档，在将其打开并编辑的过程中，可以随时单击【文件】→【保存】命令或按【Ctrl+S】组合键对其进行保存。对于还未将其存储到计算机磁盘中的新建文档，在执行【保存】命令后，需要选择文档的保存位置，位置类型与选择方法与上一小节介绍的打开文档类似。

如果希望将文档存储到Office应用程序的默认文件夹中，可以单击位置类型中的【浏览】按钮，打开图2-6所示的【另存为】对话框，在【文件名】文本框中设置文档的名称，然后单击【保存】按钮。

在实际应用中可能经常会遇到这类需求：打开一个文档并对其内容进行了修改，或在原有内容的基础上新增了一些内容，希望可以在不破坏原有内容的基础上，将修改或新增的内容存储为另一个文件。此时可以使用【另存为】命令，这样在打开原始文档后所做的所有修改都会被保存到另存后的文档中，而不会破坏原始文档，但是需要确保在执行【另存为】命令前，没有在原始文档中修改或新增内容后执行过【保存】命令。单击【文件】→【另存为】命令执行的另存为操作与保存新文档的操作相同，此处不再赘述。

2.1.5 关闭文档

对于处于打开状态，并在完成其编辑任务后长时间不需要使用的文档，应该及时将其关闭，这样既可以节省文档占用的系统资源，也可以避免多文档之间的切换带来的不必要的混乱。单击【文件】→【关闭】命令将关闭活动窗口中的文档。在关闭了打开的最后一个文档后，文档所属的应用程序窗口不会关闭。

如果在关闭文档时存在未保存的内容，则会弹出对话框询问是否保存，单击【保存】按钮保存并关闭文档，单击【不保存】按钮不保存并关闭文档，单击【取消】按钮取消当前的关闭操作并返回之前的窗口。

可以使用下面的方法一次性关闭在Word和Excel中打开的所有文档。

◎ Word：将【关闭/全部关闭】命令添加到快速访问工具栏中，然后按住【Shift】键并单击该按钮。在关闭最后一个打开的文档后不会退出Word程序。

◎ Excel：按住【Shift】键并单击应用程序窗口右上角的关闭按钮。在关闭最后一个打开的文档后将退出Excel程序。

2.1.6 恢复未保存的文档

恢复未保存的文档是从Office 2010开始提供的功能。未保存文档是指在一个新创建的文档中执行了任何可被检测到文档发生更改的操作，如输入内容、设置格式等，然后在没有对文档进行保存的情况下将其关闭。Office 2010以及更高版本的Office可以恢复这类未保存的文档，只需单击【文件】→【打开】命令，在进入的界面中单击【恢复未保存的文档】按钮，在打开的对话框中双击要恢复的文档以进行恢复，如图2-7所示。

可恢复的未保存文档位于以下路径中，这里假设将Windows操作系统安装在C盘。

◎ Windows XP：C:\Documents and Settings\<用户名>\Local Settings\Application Data\Microsoft\OFFICE\UnsavedFiles。

◎ Windows 7/8/10：C:\Users\<用户名>\AppData\Local\Microsoft\OFFICE\UnsavedFiles。

2.2 文件格式与兼容性

微软在Office 2007中加入了基于XML的新的文件格式，但仍然支持使用早期版本Office创建的文件格式。本节将介绍Word、Excel和PPT中支持的主要文件格式、在Office 2007以及更高版本的Office中打开早期Office文件格式出现的兼容性问题，以及新旧文件格式转换等内容。

2.2.1 了解Word/Excel/PPT的文件格式

在2003版本的Office应用程序中，无论Office文档是否包含VBA代码，都使用同一种文件格式存储文档内容。例如，在Word中使用扩展名为“.doc”的文件存储包含或不包含VBA代码的内容。在Office 2007以及更高版本的Office中新增了基于XML的文件格式，其扩展名是在早期Office文件格式的扩展名的末尾添加了小写字母x或m，扩展名以x结尾的文件不能存储VBA代码，扩展名以m结尾的文件可以存储VBA代码。

表2-1～表2-3列出了Word、Excel和PPT支持的主要文件类型及其扩展名，以及这些文件类型是否可以包含VBA代码。

2.2.2 在兼容模式下工作

在Office 2007以及更高版本的Office中打开“.doc”“.xls”“.ppt”等早期文件格式的Office文档时，将在Office应用程序窗口的标题栏中显示“[兼容模式]”字样，如图2-8所示。

在兼容模式下会禁用一些在早期版本Office中不支持的新功能。也有一些新功能可以在兼容模式下使用，但是如果仍以早期文件格式保存文档，高版本Office中的兼容性检查器将检查文档中是否包含早期版本Office不支持的功能，一旦发现将会显示类似于图2-9所示的提示信息。单击【继续】按钮仍以早期文件格式保存文档，其中包含的新功能会丢失或被降级处理，如将内容控件转换为静态内容，将不再具有内容控件自身的特性。

2.2.3 升级到新的文件格式

虽然可以在兼容模式下正常打开并显示早期文件格式的文档，但是高版本Office中的很多新功能的使用都会受到限制。即使可以在兼容模式下打开的文档中使用新功能，在以早期文件格式保存文档时，也将会丢失早期版本Office不支持的所有新功能。

为了解决这个问题，可以在打开早期文件格式的文档后，将其转换为基于XML的新文件格式。只需单击【文件】→【信息】命令，在进入的界面中单击【转换】按钮，如图2-10所示，然后在弹出的对话框中单击【确定】按钮，即可将当前文档升级到新的文件格式。之后就可以在该文档中使用所有高版本Office的新功能，标题栏中的“[兼容模式]”字样也会自动消失。

2.2.4 将文档转换为PDF格式

Office 2007首次提供了将Office文档转换为PDF格式的功能，但是需要下载相关插件才能完成转换操作。从Office 2010开始可以直接将文档转换为PDF格式，而无须下载任何插件。转换操作很简单，在Office应用程序中打开要转换为PDF格式的文档，然后使用以下两种方法。

◎ 单击【文件】→【导出】命令，在进入的界面中单击【创建PDF/XPS】按钮。

◎ 单击【文件】→【另存为】命令，在进入的界面中单击【浏览】按钮，打开【另存为】对话框，在【保存类型】下拉列表中选择【PDF】。

使用以上两种方法都将打开转换PDF的设置对话框，如图2-11所示。在【文件名】文本框中输入转换后的PDF文件的名称，在上方的地址栏中可以选择PDF文件的保存位置，单击【选项】按钮可以对PDF的转换选项进行设置。最后单击【发布】或【保存】按钮，将文档转换为PDF格式。

2.3 文档的显示与切换

在处理文档的过程中，经常需要以不同的方式浏览文档，以便查看文档的整体结构或局部细节，有时还可能需要对比多个文档或一个文档不同部分的内容。本节将介绍在Word、Excel和PPT中实现以上操作的方法，包括使用文档的视图类型、设置显示比例、拆分文档窗口以及在多文档之间切换。

2.3.1 理解文档的视图类型

视图是指文档窗口的布局结构，不同的Office应用程序拥有各自特定的视图类型。在Office 2016中，Word 2016拥有5个视图，Excel 2016拥有4个视图，PPT 2016拥有5个视图。如果加上3个母版视图，PPT 2016拥有8个视图。

不同的视图提供了完成特定任务的最佳环境。例如，在Excel 2016的4个视图中，普通视图主要用于数据的输入、编辑、计算、处理和分析等大多数工作；页面布局视图主要用于设置工作表的页面版式以便于打印，如添加页眉和页脚；分页预览视图主要用于设置打印内容的分页效果。图2-12所示的是Excel中的普通视图和页面布局视图。

在Word、Excel和PPT中可以使用以下两种方法在不同视图类型之间切换。

◎ 状态栏中的视图按钮：单击窗口底部状态栏右侧的视图按钮，如图2-13所示，可以在几个视图之间切换，但状态栏中并未包含全部的视图类型。

◎ 功能区中的【视图】选项卡：在功能区【视图】选项卡中，有一个组专门提供所有视图类型的命令，该组的名称在Word、Excel和PPT中并不相同，如图2-14所示。

2.3.2 设置文档的显示比例

设置显示比例是指从视觉上放大或缩小文档的内容，但没有真正改变内容的字体大小。Word和Excel中的默认显示比例为100%，PPT中的默认显示比例是一个自动与当前窗口大小匹配的最佳值。在Word、Excel和PPT中可以使用以下3种方法设置显示比例。

◎ 状态栏中的显示比例控件：显示比例控件位于窗口底部状态栏的右侧，图2-15所示的是Word状态栏中的显示比例控件。单击或按钮每次以10%的幅度增大或减小显示比例，拖动这两个按钮之间的滑块可以任意调整显示比例。按钮右侧的数字表示当前设置的显示比例，该数字也是一个可以单击的按钮，单击它将打开【显示比例】对话框。

◎ 功能区【视图】选项卡中的【显示比例】组：在功能区【视图】选项卡【显示比例】组中提供了用于设置显示比例的命令。【显示比例】按钮同时存在于Word、Excel和PPT中，单击该按钮将打开【显示比例】对话框，如图2-16所示，其中包含一些预置的比例选项，可以直接选择这些选项快速改变显示比例，也可以在文本框中输入一个数字来指定显示比例的特定值。除了【显示比例】按钮外，【显示比例】组中还包含适用于特定Office应用程序的其他命令，如在Excel中有一个【缩放到选定区域】命令，用于将当前选择的单元格区域放大到Excel窗口范围。

◎ 快捷键：按住【Ctrl】键，每向上滚动一次鼠标滚轮，显示比例增大10%，每向下滚动一次鼠标滚轮，显示比例减小10%。

2.3.3 在同一个文档的不同部分之间快速切换

如果经常需要对比查看一个文档的不同部分，使用鼠标从文档的一个位置滚动到另一个位置非常耗时，即使使用【PageUp】或【PageDown】键也需要逐页移动。为了提高在文档不同部分之间切换的效率，可以使用以下两种方法。

◎ 为同一个文档创建多个窗口：单击功能区中的【视图】→【窗口】→【新建窗口】按钮，为当前文档创建一个新的窗口，在两个窗口中分别定位到文档中的不同位置，之后就可以在两个窗口之间快速切换。

◎ 拆分文档窗口：单击功能区中的【视图】→【窗口】→【拆分】按钮，在Word中会将窗口一分为二，在Excel中会将窗口分为2个或4个部分，如图2-17所示，具体数量取决于拆分前光标的位置，拆分后的各个窗格可以定位到文档的不同位置。该方法仅适用于Word和Excel。

2.3.4 在不同文档之间切换

可以在一个Office应用程序中同时打开多个文档，便于浏览和比较各个文档的内容。可以使用以下几种方法在打开的各个文档之间切换。

◎ 功能区【视图】选项卡中的【切换窗口】按钮：单击功能区中的【视图】→【窗口】→【切换窗口】按钮，在打开的列表中选择要显示的工作簿名称，如图2-18所示。

◎ 任务栏按钮：在Office应用程序中每次打开一个文档，在操作系统的任务栏中都会有一个与其对应的按钮，单击任务栏中的按钮可以在不同文档窗口之间切换。该方法不仅适用于同类型文档，还适用于不同程序创建的文档。

◎ 快捷键：按【Alt+Tab】组合键，在弹出的面板中显示了当前打开的所有窗口的缩略图，缩略图上方会显示窗口的标题。按住【Alt】键的同时反复按【Tab】键以选择不同的缩略图，找到所需的缩略图后释放所有按键，即可切换到对应的文档窗口。该方法不仅适用于同类型文档，还适用于不同程序创建的文档。

2.4 批注和修订内容

当一份文档需要由多人共同维护时，批注和修订功能便于不同用户在文档中添加个人的修改意见和修改结果，并自动对修改记录进行跟踪，当某个用户打开这个文档时，可以看到其他用户添加的批注和修改信息，并及时做出反馈和必要的更正。Word、Excel和PPT都支持批注功能，但只有Word和PPT支持修订功能，PPT中的修订功能只有在比较两个演示文稿时才能使用。本节将以Word为例来介绍批注和修订功能的使用与设置方法，Excel和PPT中的批注功能与Word类似。

2.4.1 为内容添加批注

在文档中选择要添加批注的内容，然后单击功能区中的【审阅】→【批注】→【新建批注】按钮，将在页面右侧延伸出一个矩形区域，其中包含一个方框，方框与所选内容之间使用一条线连接，在方框中输入批注的内容，如图2-19所示。

输入批注的内容后，单击批注框以外的位置，完成批注的添加，此时会自动隐藏批注框的外边框，批注框与所选文字的连线变为虚线，如图2-20所示。

可以对已添加完成的批注进行以下几种操作。

◎ 浏览批注：单击功能区中的【审阅】→【批注】→【上一条】按钮或【下一条】按钮，将在文档中逐一定位每一个批注，并自动展开批注框。

◎ 修改批注：单击批注以展开批注框，然后修改批注内容。

◎ 答复批注：单击批注框中的【答复】按钮，对批注内容进行回复。

◎ 解决批注：单击批注框中的【解决】按钮，批注框呈浅灰色显示，表示该条批注已解决。可以单击批注框中的【重新打开】按钮使批注恢复正常显示状态。

◎ 删除批注：右击该批注框，在弹出的菜单中选择【删除批注】命令将当前批注删除。如果需要删除文档中的所有批注，可以单击功能区中的【审阅】→【批注】→【删除】按钮下方的下拉按钮，在弹出的菜单中选择【删除文档中的所有批注】命令。

2.4.2 修订内容

使用修订功能可以记录对内容进行修改的细节，包括修改的内容本身和内容的格式，并同时保留修改前和修改后的内容，以便以后根据需要选择接受修改或拒绝修改。在修订前，需要单击功能区中的【审阅】→【修订】→【修订】按钮进入修订模式，之后对内容的任何修改都会被Word记录下来：对内容本身的添加和删除操作将显示在内容的原始位置上，对内容格式的修改细节将显示在页面右侧延伸出的修订框中，如图2-21所示。

如果文档中包含多处修订，可以单击功能区中的【审阅】→【更改】→【上一处】按钮或【下一处】按钮，在文档中逐一定位每一处修订。可以根据需要接受或拒绝修改，具体操作如下。

◎ 添加的内容：在正文中右击启用修订模式后添加的内容，在弹出的菜单中选择【接受输入】或【拒绝输入】命令。

◎ 删除的内容：在正文中右击启用修订模式后删除的内容，在弹出的菜单中选择【接受删除】或【拒绝删除】命令。

◎ 格式的修改：右击页面右侧延伸区域中的修订框，在弹出的菜单中选择【接受格式更改】或【拒绝格式更改】命令。

如果需要接受或拒绝文档中的所有修订，可以单击功能区中的【审阅】→【更改】→【接受】按钮下方的下拉按钮或【拒绝】按钮下方的下拉按钮，在弹出的菜单中选择【接受所有修订】或【拒绝所有修订】命令。

可以控制文档中所有批注和修订的显示状态，单击位于功能区【审阅】→【修订】组中图2-22所示的下拉按钮，在弹出的菜单中选择一种显示状态。还可以单击功能区中的功能区【审阅】→【修订】→【显示标记】按钮，在弹出的菜单中选择在文档中显示的标记类型。

2.4.3 设置批注和修订选项

可以设置批注和修订的外观和行为方式，如批注框和修订框的显示位置、是否显示批注框和修订框与文字之间的连接线、批注和修订的颜色等。单击功能区【审阅】→【修订】组右下角的对话框启动器，打开【修订选项】对话框，如图2-23所示。然后单击【高级选项】按钮，打开【高级修订选项】对话框，如图2-24所示，在该对话框中可以对批注和修订进行详细设置。

2.5 保护文档安全

数据本身的价值远远高于编辑这些数据所耗费的时间价值。为了防止数据和个人信息的泄露，应该为包含重要数据的文档设置安全保护措施，同时可以在将文档发送给他人前，清除文档中的个人信息。本节将介绍Office提供的几种保护文档安全功能的设置方法，在此之前首先介绍受保护的视图，它是防范可能具有安全隐患的外部文档的一种保护机制。

2.5.1 受保护的视图

受保护的视图是在Office 2010中首次加入的功能，它是用于防范任何可能存在安全隐患的文档的一种保护性措施。默认情况下，以下来源的文件将自动在受保护的视图中打开。

◎ 从互联网上下载的文件。

◎ 从Outlook中下载的附件。

◎ 位于不安全位置中的文档，如互联网临时文件夹中的文件。

◎ 在【文件阻止设置】中选中的文件类型，该设置位于【信任中心】对话框的【文件阻止设置】选项卡中。

在受保护的视图中打开文档时，将在功能区下方显示一个黄色的消息栏，窗口顶部的标题栏中会显示“[受保护的视图]”字样，如图2-25所示，同时会禁用大多数编辑功能。用户可以检查文档是否存在安全隐患，如果确认文档是安全的，可以单击消息栏中的【启用编辑】按钮，以恢复文档的编辑功能。还可以单击【文件】→【信息】命令，在进入的界面中单击【启用编辑】按钮恢复文档的编辑功能。

用户可以设置在受保护的视图中所打开文件的来源，具体操作步骤如下。

（1）单击【文件】→【选项】命令，打开Office应用程序的选项对话框，在左侧选择【信任中心】选项卡，在右侧的【Microsoft Excel信任中心】区域中单击【信任中心设置】按钮，如图2-26所示。

（2）打开【信任中心】对话框，在左侧选择【受保护的视图】选项卡，在右侧选中或取消选中复选框，从而指定某些来源的文件在受保护的视图中打开。

2.5.2 清除文档中的隐私信息

在将制作好的文档发送给他人前，为了避免泄露个人信息，可以使用Office应用程序内置的文档检查器自动检查并删除这些信息。单击【文件】→【信息】命令，在进入的界面中单击【检查问题】按钮，在弹出的菜单中选择【检查文档】命令。

打开图2-27所示的【文档检查器】对话框，选择要检查的信息类型，单击【检查】按钮开始对文档进行检查。检查结束后，可以单击【全部删除】按钮删除与其对应的信息类型中的信息，如图2-28所示。

2.5.3 将文档标记为最终状态

如果文档中的内容已经编辑完成，为了让可能会使用该文档的所有用户都能了解到这是一个已完成的版本，可以将文档标记为最终状态。“标记为最终状态”功能可以将文档设置为只读模式，从而避免用户无意修改文档内容。

单击【文件】→【信息】命令，在进入的界面中单击【保护工作簿】按钮，在弹出的菜单中选择【标记为最终状态】命令。在弹出的对话框中单击【确定】按钮，会再弹出一个对话框，如图2-29所示，单击【确定】按钮。

将文档标记为最终状态后，在窗口底部状态栏的左侧将显示标记，并在功能区下方显示一个消息栏，如图2-30所示，提示用户文档已被标记为最终状态。此时文档处于只读模式，但可以随时单击消息栏中【仍然编辑】按钮恢复正常的编辑功能。

可以使用与将文档标记为最终状态类似的操作来取消文档的最终状态。只需单击【文件】→【信息】命令，在进入的界面中单击【保护工作簿】按钮，在弹出的菜单中选择【标记为最终状态】命令，取消该命令的勾选状态即可。

2.5.4 为文档加密

虽然前面介绍的几种方法可以对文档起到一定的保护作用，但其安全性较低。如果希望只有授权用户才能查看和编辑文档中的内容，可以为文档设置密码，只有知道密码的用户才能打开和编辑文档。文档密码分为两种：打开文档密码和修改文档密码。打开文档密码是指在打开文档时需要提供密码，只有密码正确才能打开文档。修改文档密码是指只有输入正确的密码才能对打开的文档进行修改，否则将以只读模式打开文档。

下面将以Word为例，介绍打开文档密码和修改文档密码的设置方法，Excel和PPT中的操作与Word类似。

1. 设置打开文档密码

设置打开文档密码的具体操作步骤如下。

（1）打开要设置密码的文档，单击【文件】→【信息】命令，在进入的界面中单击【保护文档】按钮，在弹出的菜单中选择【用密码进行加密】命令。

（2）弹出图2-31所示的【加密文档】对话框，在文本框中输入密码，然后单击【确定】按钮。

（3）弹出【确认密码】对话框，再次输入设置的密码，然后单击【确定】按钮。

此时已对文档进行加密，执行【保存】命令将密码存储到文档中。下次打开这个文档时，将显示图2-32所示的对话框，只有输入正确的密码才能打开文档。

如果需要删除文档中的密码，可以打开这个文档，单击【文件】→【信息】命令，在进入的界面中单击【保护文档】按钮，在弹出的菜单中选择【用密码进行加密】命令。弹出【加密文档】对话框，删除文本框中的内容，然后单击【确定】按钮，最后保存文档。

2. 设置修改文档密码

设置修改文档密码的具体操作步骤如下。

（1）打开要设置密码的文档，执行【另存为】命令以打开【另存为】对话框。

（2）单击【工具】按钮，在弹出的菜单中选择【常规选项】命令，如图2-33所示。

（3）打开图2-34所示的【常规选项】对话框，在【修改文件时的密码】文本框中输入修改文档密码，然后单击【确定】按钮。

（4）弹出【确认密码】对话框，再次输入设置的密码，单击【确定】按钮。

（5）返回【另存为】对话框，选择文档的存储路径和名称，然后单击【保存】按钮，完成修改文档密码的设置。

下次打开这个文档时，将显示图2-35所示的对话框，只有输入正确的密码才能在打开文档后对其进行修改，否则只能单击【只读】按钮以只读模式打开文档。

2.6 打印文档

在实际应用中，将文档打印输出到纸张上也是经常进行的操作。打印前需要进行一些必要的设置，如打印机的选择、纸张的页面设置、打印范围和页数的设置等。本节将介绍Word、Excel和PPT共同支持的打印选项，针对特定Office应用程序的打印选项将在各个组件的专题内容中进行介绍。

2.6.1 选择打印机

在打印文档前，通常需要对打印的相关选项进行一些设置，以便打印出符合要求的文档。Word、Excel和PPT的打印选项都位于单击【文件】→【打印】命令进入的界面中，左侧包含多个打印选项，右侧显示的是进入打印设置界面前屏幕中显示的页面，可以单击页面左下方的和按钮在各个页面之间切换显示。图2-36所示的是Word 2016的打印设置界面，Excel和PPT的打印设置界面与Word类似。

如果发现打印设置界面右侧的页面显示不完全，可以单击右下角的【缩放到页面】按钮，让页面大小自动适应打印设置界面的大小。

提示

在【打印机】下方的下拉列表中可以选择要使用的打印机。选择好后可以单击【打印机属性】，在打开的对话框中对打印机进行设置。

2.6.2 设置纸张的尺寸和方向

可以在打印设置界面中设置纸张的尺寸和方向。尺寸设置包括纸张自身的大小以及页边距的大小两种设置。图2-37所示的选项用于设置纸张大小、页边距和方向，可以打开这几个选项的下拉列表，从中选择预置的选项。纸张方向只有【横向】和【纵向】两种，而纸张大小和页边距包含多个预置项。如果预置项都不符合要求，可以在下拉列表中选择【其他纸张大小】和【自定义边距】根据需要设置纸张和页边距的尺寸。

2.6.3 设置打印份数和页面输出顺序

在打印设置界面上方的【打印】按钮右侧，可以指定文档的打印份数，还可以在下方选择打印时的页面输出顺序。如图2-38所示，页面输出顺序分为以下两种。

◎ 按页次逐页打印整个文档，直到文档的最后一页。完成第1遍后，再按页次逐页打印第2遍文档，以此类推。例如，如果需要将一个总共6页的文档打印3份，第1遍将打印文档的1～6页，完成后第2遍也打印文档的1～6页，完成后第3遍同样将打印文档的1～6页。

◎ 按页码打印文档，根据要打印的份数，按页码打印文档。例如，如果需要将一个总共6页的文档打印3份，会先将第1页打印3份，完成后再将第2页打印3份，以此类推。

2.6.4 设置打印范围和页数

默认情况下，将会打印文档中的所有页面，但是可以根据实际需要打印文档中的部分内容。打开【设置】下方的第一个下拉列表，从中可以选择打印的文档范围，比如分别可以选择打印所有页、当前页或选中的内容，如图2-39所示。

有时可能需要打印部分页面，此时可以在【页数】文本框中输入要打印的页码，包括以下几种输入方式。

◎ 打印连续的多个页面：使用“-”符号指定连续的页面范围，如输入“2-5”将打印第2～5页。

◎ 打印不连续的多个页面：使用“，”符号指定不连续的页面，如输入“1，3，5”将打印第1、3、5页。

◎ 打印连续和不连续的页面：可以综合使用“-”和“，”符号指定连续和不连续的页面，如输入“1，3，5-8”将打印第1、3页以及第5-8页。

◎ 打印包含节的页面：如果为文档设置了分节，可以使用字母s表示节，p表示页，页在前、节在后，字母不区分大小写，如p3s2表示文档中的第2节第3页。可以结合前几种方法指定包含节和页的打印范围，如输入“p3s2-p6s5”将打印文档中的第2节第3页到第5节第6页范围中的内容。

设置好本小节和前几小节介绍的打印选项后，可以单击【打印】按钮进行打印。

2.7 让文档更易用的功能设置

本节将介绍提高文档操作便捷性和效率的功能设置，这些设置与本章前几节介绍的文档操作相互关联。

2.7.1 设置最近打开过的文档名称的显示数量

Office应用程序能够自动记录用户最近打开过的文档的名称，并自动维护最近打开文档列表。单击【文件】→【打开】命令，在进入的界面中选择【最近】，界面右侧将显示最近打开过的文档名称列表，单击某个名称可以打开对应的文档，这样便于快速打开曾经使用过的文档。默认情况下，Office 2016能够记录最近打开过的50个文档的名称。用户可以自定义设置记录文档的数量，具体操作步骤如下。

（1）单击【文件】→【选项】命令，打开Office应用程序的选项对话框。

（2）在左侧选择【高级】选项卡，在右侧的【显示】区域中的【显示此数目的“最近使用的文档”】文本框中输入一个不超过50的数字，最后单击【确定】按钮，如图2-40所示。

如果需要彻底删除最近打开文档列表中的所有记录，可以单击【文件】→【打开】命令，在进入的界面中选择【最近】，在右侧右击任意一个文档记录，在弹出的菜单中选择【清除已取消固定的文档】命令，然后在弹出的对话框中单击【是】按钮。对于已固定的文档记录，需要先取消固定，再进行删除，或者直接右击并选择【从列表中删除】命令。

2.7.2 设置打开和保存文档的默认文件夹

每次使用【打开】对话框打开一个Office文档，或者使用【另存为】对话框保存、另存一个Office文档时，在对话框中自动定位到的文件夹就是Office应用程序的默认文件夹。如果常用文档集中存储在某个特定文件夹中，可以将该文件夹设置为默认文件夹，以便提高打开和保存文档的操作效率。设置默认文件夹的具体操作步骤如下。

（1）单击【文件】→【选项】命令，打开Office应用程序的选项对话框，在左侧选择【保存】选项卡，在右侧的【保存文档】区域中的【默认本地文件位置】文本框中显示了当前设置的默认文件夹，单击文本框右侧的【浏览】按钮，如图2-41所示。

（2）在打开的对话框中选择要作为默认文件夹的文件夹，然后单击两次【确定】按钮，依次关闭打开的对话框。

2.7.3 设置自定义模板的存储位置

假设Windows操作系统安装在C盘，自定义模板的默认位置位于以下路径中。

如果自定义模板文件夹中包含文档模板，将在新建文档时的界面中显示【个人】类别，可以使用该类别中的模板创建新的文档。可以改变自定义模板的存储位置，操作方法与上一小节介绍的设置打开和保存文档的默认文件夹类似：在Office应用程序的选项对话框的左侧选择【保存】选项卡，在右侧的【保存文档】区域中的【默认本地文件位置】文本框中，输入希望作为自定义模板存储位置的文件夹的路径，最后单击【确定】按钮。

2.7.4 设置保存文档的默认格式

在Office 2007以及更高版本的Office中，保存新建文档时的默认格式是基于XML的新文件格式，如在Word 2016中默认以“.docx”格式保存新建的文档。如果制作的文档经常要在不同版本的Office中使用，为了增强文档的兼容性，可以将文档存储为早期版本Office的文件格式，或者根据需要将文档以特定格式保存。设置保存文档的默认格式的具体操作步骤如下。

（1）单击【文件】→【选项】命令，打开Office应用程序的选项对话框。

（2）在左侧选择【保存】选项卡，在右侧的【保存文档】区域中打开【将文件保存为此格式】下拉列表，从中选择早期版本Office的文件格式，如Word早期版本的文件格式是“Word 97-2003文档（*.doc）”，最后单击【确定】按钮，如图2-42所示。

2.7.5 设置文档的自动恢复功能

默认情况下，Office应用程序每隔10分钟会自动保存当前打开文件的一个临时备份，当Office应用程序意外退出时，可以在下次启动Office应用程序时使用临时备份文件恢复在上次意外退出时处于打开状态的文档。可以将自动保存时间间隔缩短，尽量减少数据损失，提高文档安全。设置自动保存时间间隔的具体操作步骤如下。

（1）单击【文件】→【选项】命令，打开Office应用程序的选项对话框。

（2）在左侧选择【保存】选项卡，在右侧的【保存文档】区域中选中【保存自动恢复信息时间间隔】复选框，然后在其右侧的文本框中输入一个以“分钟”为单位的数字，表示保存文件临时备份的时间间隔，最后单击【确定】按钮。

如果需要使用本章2.1.6小节介绍的未保存文档的恢复功能，可以选中【如果我没保存就关闭，请保留上次自动恢复的版本】复选框。此外，还需要确保在新建但未保存的文档中的编辑时长不少于在【保存自动恢复信息时间间隔】文本框中设置的时长。