Excel技术与应用大全

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书名：Excel技术与应用大全

ISBN：978-7-115-57016-1

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版　　权

编　　　著　宋　翔

责任编辑　牟桂玲

人民邮电出版社出版发行　　北京市丰台区成寿寺路11号

邮编　100164 　电子邮件　315@ptpress.com.cn

网址　http://www.ptpress.com.cn

读者服务热线：(010)81055410

反盗版热线：(010)81055315

内容提要

本书以Excel 2019软件为平台，从Excel用户的工作需要和日常应用出发，结合大量的典型案例，详细讲解了Excel界面的组成和自定义设置，工作簿和工作表的基本操作，Excel模板的创建和使用，行、列和单元格的基本操作，数据的输入、编辑、验证、导入、导出、排序、筛选、分类汇总和打印，数据格式、条件格式的设置，公式与函数的基本知识及使用技巧，逻辑函数、信息函数、数学函数、文本函数、日期函数、时间函数、求和函数、统计函数、查找函数、引用函数、财务函数的实际应用，数据的分析、展示、保护、协作和共享，VBA编程等内容。

本书内容翔实，可操作性强，兼顾技术理论和实际应用，适合所有学习和使用Excel的用户。本书既可作为Excel的自学宝典，又可作为案例应用的速查手册，还可作为各类院校的培训教材。

前     言

感谢您选择了《Excel技术与应用大全》！本书详细介绍Excel涵盖的大部分功能和技术，提供大量的应用案例，将理论知识和实际应用紧密结合。

本书组织结构

本书共包括25章和3个附录，具体内容如下表所示。

为了让读者可以更有效率地阅读本书内容，本书包含以下几个栏目。

提示：对辅助性或可能产生疑问的内容进行补充说明。

技巧：提供完成相同操作更加简捷高效的方法。

注意：指出需要引起特别注意的警告信息。

公式解析：本书包含大量的公式案例，对复杂公式的编写思路和运算方式进行详细的分析和说明。

交叉参考：在本书的适当位置给出与当前内容相关的知识所在的章节，便于读者快速跳转至相应位置进行参考查阅。

本书读者对象

本书适合以下人士阅读。

• 经常使用Excel制作各类表格、报表和图表，经常进行各种计算和统计分析的人士。
• 从事销售、人力资源、财务等工作并经常使用Excel的人士。
• 从事数据分析工作并以Excel为主要工具的人士。
• 使用Excel中的Power Query、Power Pivot和Power View进行数据分析的人士。
• 希望掌握Excel公式、函数、图表、数据透视表和高级分析工具的人士。
• 希望掌握Excel VBA编程技术的人士。
• 对Excel的各项功能和技术感兴趣并希望学习这些内容的人士。
• 在校学生和社会求职者。

图形界面元素、鼠标和键盘等操作的描述方式

为了使读者可以更轻松、更有效率地阅读本书，本书在图形界面元素、鼠标和键盘等操作的描述方式上有一些基本的约定。

图形界面元素操作

本书使用以下方式来描述对菜单命令、按钮等Excel界面元素进行的操作。书中命令、按钮、选项等界面元素的名称使用一对黑括号（即“【”和“】”）括起，使界面操作清晰可见。

• 在功能区中的选项卡中进行操作时，使用类似“在功能区的【数据】选项卡中单击【筛选】按钮”的描述方式。
• 在窗口、对话框等界面中操作按钮时，使用类似“单击【确定】按钮”的描述方式。
• 在命令菜单中选择命令时，使用类似“选择【复制】命令”的描述方式。
• 在选择菜单及其子菜单中连续的两个或多个命令时，命令之间使用ð符号连接，如“在弹出的菜单中选择【隐藏和取消隐藏】ð【隐藏行】命令”。

鼠标操作

书中的很多操作都使用鼠标来完成，本书使用下列术语来描述鼠标的操作方式。

• 指向：将鼠标指针移动到某个项目上。
• 单击：按下鼠标左键一次并松开鼠标左键。
• 右击：按下鼠标右键一次并松开鼠标右键。
• 双击：快速按下鼠标左键两次并松开鼠标左键。
• 拖动：按住鼠标左键不放，然后移动鼠标指针。

键盘操作

在使用键盘上的按键完成某个操作时，如果只需要按一个键，则表示为与键盘上该按键名称相同的英文单词或字母等，如“按【Enter】键”；如果需要同时按几个键才能完成一个操作，则使用加号连接所需按下的每一个键，如执行“复制数据”操作表示为“按【Ctrl+C】快捷键”。

本书附赠资源

本书附赠以下配套资源。

• 本书案例文件，包括操作前的原始文件和操作后的结果文件。
• 本书案例的多媒体视频教程。
• Excel文档模板。
• Windows 10多媒体视频教程。

读者可以根据个人习惯和上网环境，通过以下几种方式获取本书的附赠资源。

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• 加入专为本书创建的读者QQ群（群号：663672850），从群文件中下载。

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本书更多支持

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第1章　熟悉Excel的工作环境

无论学习哪个软件，都需要先了解这个软件的工作环境。工作环境是指软件的界面组成结构及其基本的操作方法。学习Excel也不例外，掌握Excel的工作环境后，可以让后续学习更加顺畅。由于微软公司Office各个组件的界面结构非常相似，因此，一旦掌握Excel的工作环境，用户就可以快速适应Word、PowerPoint和Access等应用程序的界面。

1.1　Excel简介

本节将对Excel的基本情况进行简要介绍，包括Excel的发展历程、Excel涵盖的功能、Excel的学习方法等内容，了解这些内容将有助于更好地学习Excel。

1.1.1 　Excel发展历程

微软公司在1985年发布了Excel的第一个版本，它只能在苹果计算机上使用；在1987年又发布了捆绑在Windows 2.0操作系统中的Excel的第二个版本（Excel 2.0）。此后每隔2～3年，微软公司都会发布新的Excel版本，以便不断增强Excel的功能并修复其自身存在的问题。

Excel从1993年开始支持VBA（Visual Basic for Applications），VBA是一个嵌入在Excel内部的独立编程环境。用户通过编写VBA代码，不但可以让Excel中的操作自动完成，而且可以增强和扩展Excel的功能。同年，微软公司将Excel捆绑在Office办公套件中，使其成为该套件中的一员。

至今已经过去了几十年，Excel的版本不断更替。本书编写期间的Excel最新版本是Excel 2019。与最初的Excel版本相比，无论是界面环境还是内部功能，Excel 2019都已经脱胎换骨、焕然一新。图1-1所示为Excel不同历史版本的启动界面。

图1-1　Excel不同历史版本的启动界面

1.1.2 　Excel涵盖的功能

Excel主要用于表格数据的存储、计算、分析和呈现，可以完成从只存储固定数据的静态表格，到包含公式、函数与数据分析工具的动态表格的制作与处理。具体来说，用户可以使用Excel制作以下几种类型的表格。

◉ 数据存储类表格：这类表格主要用于存储数据和信息，其中不包含任何用于计算的公式或其他可自动更新的功能，如员工信息表。

◉ 数据计算类表格：这类表格主要用于对数据进行计算，使用公式和函数对数据进行所需的计算和处理，如汇总求和、计算平均值、统计数量、提取文本中的特定部分、计算财务数据等。

◉ 数据分析类表格：这类表格主要用于对数据进行分析，可以对数据进行排序、筛选和分类汇总，以便进行简单的分析；可以使用数据透视表快速汇总数据，并从不同的角度查看和分析数据，还可以使用模拟分析、规划求解等高级工具对数据进行更专业的分析。

◉ 数据呈现类表格：这类表格主要通过图表、迷你图、图片、形状等图形化方式来直观呈现数据的含义，如使用图表分析和预测销售趋势。

◉ 功能定制类表格：这类表格主要用于根据用户的需求来对表格的功能进行自定义设置，一般需要通过编写VBA代码来开发可以增强或扩展Excel功能的插件，包括为用户定制的表格操作方式、针对特定需求的计算、新的界面环境和菜单命令等。

根据上面列出的使用Excel可以制作的表格类型及其实际用途，可以将Excel涵盖的功能划分为表1-1所示的几个部分。还有其他一些Excel功能没有在表格中列出，包括工作簿和工作表的基本操作、窗口和视图、审阅和批注，以及安全设置等。

表1-1　Excel涵盖的功能

1.1.3 　Excel的学习方法

正所谓人外有人，一个人的学习之路永无止境。每一位拥有丰富Excel使用经验的用户都是从茫然和困惑一步步走过来的。很多Excel用户都经历过或正经历着下面这些操作。

◉ 手动输入一系列自然数或连续的日期。

◉ 对多个单元格中的数据求和时，在公式中逐个输入单元格的地址。

◉ 在需要输入多个相似公式时，手动输入这些公式。

◉ 发现工作表中多个位置上的相同数据有错误时，逐个在这些位置修改错误。

◉ 创建多个格式相似的工作表时，重复从原工作表中复制数据和格式到新的工作表。

◉ 在资料表中输入身份证号码后，手动输入每个人的出生日期和性别。

◉ 通过排列和堆叠多个形状来模拟数据的可视化效果。

◉ 手动为符合条件的数据设置特定的格式，如字体、字体颜色或单元格的填充色。

上面列出的操作在Excel中都有更简捷、更高效的实现方法，纠正不规范的操作习惯是成为“Excel高手”的必经之路。只有掌握正确的操作方法，才能真正发挥Excel的强大功能。下面介绍的一些学习方法有助于读者更好地学习Excel。

1．使用Excel帮助系统

学习Excel最简单的方法是使用Excel提供的帮助系统。启动Excel程序后，在Excel主界面中按【F1】键，或者在功能区的【帮助】选项卡中单击【帮助】按钮，如图1-2所示，将打开图1-3所示的【帮助】窗口，可以按目录浏览帮助内容，也可以在搜索框中输入要查找的关键字，以便快速找到想要了解的内容。

图1-2　单击【帮助】按钮

图1-3　【帮助】窗口

除了使用【F1】键和【帮助】按钮之外，还可以在打开的对话框中单击右上角的问号按钮，如图1-4所示，将打开当前对话框的上下文帮助。

图1-4　单击问号按钮打开上下文帮助界面

2．在网上搜索答案

用户可以通过搜索引擎在网上搜索使用Excel时遇到的特定问题，这种方式可以直接针对自己遇到的问题获得一些答案，可能是解决问题的最快途径。但是由于网上内容参差不齐，答案是否正确需要自己去鉴别，因此，有时也会给用户带来一些误导。除此之外，用户还可以浏览一些专注于Excel技术的网站或论坛中的技术帖或在其中提问，这也是一种学习和解决问题的方法。这样带着问题去学习所获得的知识通常记忆最深刻。

3．购买纸质图书

在电子产品迅猛发展的今天，很多人都在使用各种类型的移动设备浏览电子书，但纸质图书仍具有不可替代性。这主要是因为纸质图书具有质感和仪式感，读者在静心阅读的同时，不仅可以享受书香气息，而且可以做笔记、划重点。因此，购买纸质图书仍是大多数想学习Excel的用户的主要选择。

4．善于总结

对于在使用Excel时遇到的问题，在解决问题后应对问题产生的原因和解决方法进行总结。总结问题的过程相当于再次重现问题，并在大脑中重新回顾和思考解决问题的方法和步骤，这样做能够加深记忆。通过日积月累的总结，你将会逐步提高对问题的分析思考能力。

5．勤于练习

Excel帮助系统中的内容和书籍看得再多，始终都是纸上谈兵。只有在计算机上实际操作演练一番，才能真正理解并记住所学内容。很多人都会遇到这种情况，看书时感觉理解得很清晰、透彻，但是在实际操作过程中却遇到或多或少的问题。实际上，操作中的很多细节和注意事项只有在自己实际操作时才会遇到并加以注意。只看不做，Excel水平很难有实质性的提升。

6．步步为营

无论学习哪种技术，都需要先打好基础，然后逐步增加学习的难度。对于Excel的学习，首先应了解Excel界面的组成结构和使用方法，掌握工作簿、工作表和单元格的操作方法，然后再学习Excel的其他功能。切忌在Excel基本操作还没有熟练掌握的情况下就急于学习难度较大的操作，这样只会消磨自己学习Excel的热情和信心。

1.2　启动和退出Excel程序

在开始使用Excel之前，需要先在操作系统中启动Excel程序。启动Excel时，系统会根据Excel内部的设置自动配置相关选项，如配置默认文件夹、默认视图、默认的字体和字号等。不再使用Excel时，应该退出Excel程序，以释放Excel程序占用的系统资源。

1.2.1 　启动Excel程序

用户可以根据个人喜好和操作习惯，使用不同的方式启动Excel程序。

1．使用【开始】菜单

在Windows操作系统中正确安装Excel程序后，单击Windows任务栏左侧的【开始】按钮，在打开的【开始】菜单中选择【Excel】命令，即可启动Excel程序。

2．使用【开始】屏幕

可以将Excel程序的启动命令添加到【开始】屏幕,以便快速启动Excel。单击Windows任务栏左侧的【开始】按钮，在打开的【开始】菜单中右击【Excel】命令，然后在弹出的菜单中选择【固定到“开始”屏幕】命令，即可将Excel的启动命令添加到【开始】屏幕，如图1-5所示。以后便可以通过单击【开始】屏幕中的Excel磁贴来启动Excel程序，如图1-6 所示。

图1-5　选择【固定到“开始”屏幕】命令

图1-6　单击Excel磁贴启动Excel程序

提示

磁贴是指放置在【开始】屏幕中的图标。

3．使用任务栏

单击Windows任务栏左侧的【开始】按钮，在打开的【开始】菜单中右击【Excel】命令，然后在弹出的菜单中选择【更多】ð【固定到任务栏】命令，即可将Excel程序的启动命令添加到任务栏，如图1-7所示。以后便可以通过单击任务栏中的Excel图标来启动Excel程序。

图1-7　选择【固定到任务栏】命令

4．使用桌面快捷方式

快捷方式是由程序的可执行文件（扩展名为.exe）创建出来的，双击快捷方式可以启动相应的程序。可以将程序的快捷方式放置在Windows桌面、【开始】菜单或任意文件夹中。前面介绍的【开始】菜单中的【Excel】命令就是Excel程序的快捷方式。

为了便于启动Excel程序，通常会在Windows桌面上创建Excel程序的快捷方式。最简单的方法是进入Excel可执行文件所在的文件夹，然后右击EXCEL.EXE文件，在弹出的菜单中选择【发送到】ð【桌面快捷方式】命令，如图1-8所示。

图1-8　选择【桌面快捷方式】命令

如果Windows操作系统安装在C盘，那么Excel 2019的安装路径可能位于以下两个位置之一，具体在哪个位置取决于安装的Excel程序是32位还是64位的。其他版本Excel的安装路径与此类似。

C:\Program Files(x86)\Microsoft Office\root\Office16
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16

如果按照上面的路径仍然找不到Excel程序的安装位置，那么可以单击Windows任务栏左侧的【开始】按钮，在打开的【开始】菜单中右击【Excel】命令，然后在弹出的菜单中选择【更多】ð【打开文件位置】命令，打开【开始】菜单中的Excel程序快捷方式所在的文件夹。右击该文件夹中的Excel快捷方式图标，在弹出的菜单中选择【创建快捷方式】命令，在打开的对话框中单击【是】按钮，如图1-9所示，将在Windows桌面上创建Excel程序的快捷方式。

图1-9　创建快捷方式时显示的对话框

1.2.2 　使用特殊方式启动Excel程序

除了上一小节介绍的正常启动Excel程序的方式之外，用户还可以根据实际情况，使用特殊方式启动Excel程序。

1．以安全模式启动Excel

如果存在一些问题导致Excel无法正常启动，那么可以在安全模式下启动Excel程序，具体有以下两种方法。

◉ 按住【Ctrl】键，然后使用上一小节介绍的任意一种方法启动Excel，将显示图1-10所示的提示对话框，单击【是】按钮，将在安全模式下启动Excel程序。

图1-10　按住【Ctrl】键启动Excel时显示的提示对话框

◉ 使用上一小节介绍的方法创建一个Excel快捷方式。右击Excel快捷方式图标，在弹出的菜单中选择【属性】命令，打开【Excel属性】对话框，在【快捷方式】选项卡的【目标】文本框中定位到内容的末尾，先按【Space】键，然后输入“/s”，如图1-11所示，最后单击【确定】按钮。以后使用该快捷方式启动Excel时都会自动进入安全模式。

图1-11　设置快捷方式的启动参数

2．加快启动速度

如果Excel程序的启动速度很慢，那么可以修改启动参数来加快启动速度。使用前面介绍的方法打开【Excel属性】对话框，在【快捷方式】选项卡的【目标】文本框中定位到内容的末尾，先按【Space】键，然后输入“/e”，最后单击【确定】按钮。

以后双击该Excel快捷方式时，将不再显示Excel程序的启动画面，而是直接进入Excel程序主界面，并且不会自动创建一个空白的工作簿。

1.2.3 　退出Excel程序

可以使用以下两种方法退出Excel程序。

◉ 单击Excel主界面右上角的【关闭】按钮，如图1-12所示。

图1-12　单击主界面右上角的【关闭】按钮

◉ 按【Alt+F4】快捷键（该方法适用于任何一个具有焦点的活动窗口）。

注意

如果对工作簿进行了修改但还未保存，在退出Excel时将显示是否保存的提示信息，用户需要在决定是否保存工作簿后才能退出Excel程序。

如果遇到Excel程序无响应的情况，那么使用上面介绍的方法可能无法退出Excel程序。此时可以右击Windows任务栏的空白处，在弹出的菜单中选择【任务管理器】命令，打开【任务管理器】窗口，在【进程】选项卡中右击Excel程序，然后在弹出的菜单中选择【结束任务】命令，强制退出Excel程序，如图1-13所示。

图1-13　强制退出Excel程序

1.3　Excel界面的组成结构

从Office 2007开始，微软公司对Office应用程序的界面结构进行了重大改进，即使用新的功能区代替Office早期版本中的菜单栏和工具栏。本节将介绍Excel界面的组成结构。虽然本节内容以Excel 2019为例，但是其界面的整体结构与Excel 2007～2016的差别不大。

1.3.1 　Excel界面的整体结构

Excel界面由标题栏、快速访问工具栏、功能区、【文件】按钮、内容编辑区、状态栏等部分组成，如图1-14所示。

图1-14　Excel界面的整体结构

◉ 标题栏：显示当前打开的Excel文件的名称（如“工作簿1”）和Excel程序的名称（即Excel）。

◉ 快速访问工具栏：排列着一个或多个按钮，单击这些按钮可以快速执行Excel命令。在快速访问工具栏中默认只显示【保存】、【撤销】、【恢复】3个按钮，可以在其中添加更多的命令或删除不需要的命令。

◉ 功能区：与Excel窗口同宽的矩形区域。功能区由多个选项卡组成，Excel中的大多数命令分布在这些选项卡中，通过切换选项卡可以查看和执行不同的Excel命令。用户可以在功能区中添加新的选项卡并自由设置Excel命令的组织方式。

◉ 【文件】按钮：单击该按钮，在打开的菜单中包含与文件操作有关的命令，如【新建】、【打开】、【保存】、【打印】等命令。

◉ 内容编辑区：在该区域内的上方是名称框和编辑栏，名称框位于左侧，编辑栏位于右侧，它们用于输入和编辑名称与公式，如图1-15所示；下方是单元格区域，在其中可以输入数据和公式，还可以插入图片、图形和图表。当内容太多而无法完全显示在Excel窗口中时，可以拖动水平滚动条或垂直滚动条上的滑块来查看未显示的内容。单元格区域下方标有“Sheet1”的位置是工作表标签，用于标识工作表的名称，单击工作表标签可以选择指定的工作表。

图1-15　名称框和编辑栏

◉ 状态栏：显示在Excel执行命令和用户操作过程中的状态信息。例如，当用户选择了一个单元格区域后，在状态栏中将显示该选区中的数据的统计信息。

下面将对界面中的主要部分进行更详细的介绍。

1.3.2 　功能区的组成

功能区由选项卡、组、命令3个部分组成，如图1-16所示。每个选项卡顶部的标签表示选项卡的名称，如【开始】选项卡、【视图】选项卡。单击标签将切换到相应的选项卡，并显示其中包含的命令。每个选项卡中的命令按照功能类别被划分为多个组，组中的命令是用户可以执行的操作。例如，在【开始】选项卡的【剪贴板】组中包含的都是与剪切、复制、粘贴等操作有关的命令，而【字体】组中包含的命令都与字体格式的设置有关。

图1-16　功能区的组成

当Excel窗口最大化显示时，功能区中的大多数命令都能完整地显示出来。如果调整Excel窗口的大小，一些命令的外观和尺寸将会自动调整，以适应窗口尺寸的变化。最显著的变化有以下几种。

◉ 原来同时显示文字和图标的按钮，将只显示图标而隐藏文字，如图1-17所示。

图1-17　显示文字和图标的按钮将只显示图标

◉ 原来纵向显示的下拉按钮和组合按钮，将变为横向显示，如图1-18所示。

图1-18　纵向显示的下拉按钮和组合按钮变为横向显示

◉ 原来在功能区中显示部分选项的库，将显示为一个下拉按钮。

◉ 原来显示全部命令或部分命令的组，将显示为一个下拉按钮。

◉ 当Excel窗口小到无法同时显示所有选项卡标签时，选项卡标签的两端会各显示一个箭头，单击箭头将滚动显示每一个选项卡标签。

交叉参考

关于选项卡中的命令类型的更多内容，请参考1.3.4小节。

1.3.3 　常规选项卡和上下文选项卡

每次启动Excel程序后，功能区中都会固定显示【开始】、【插入】、【页面布局】、【公式】、【数据】等选项卡。在进行一些操作时，根据操作对象的不同，Excel会在功能区中临时新增一个或多个选项卡，这些选项卡出现在所有常规选项卡的最右侧。

例如，当在Excel中创建图表并将其选中后，功能区中将新增【设计】和【格式】两个选项卡，并在它们的标签上方显示“图表工具”文字，这意味着这两个选项卡中的命令专门用于图表，如图1-19所示。

图1-19　专门用于图表的【设计】和【格式】选项卡

【设计】和【格式】两个选项卡是动态显示的，如果取消选择图表，这两个选项卡会自动隐藏起来。这类选项卡被称为“上下文选项卡”。Excel中还存在很多类似的上下文选项卡，这些上下文选项卡只在选择了特定的对象或执行特定的操作时才会出现。

1.3.4 　选项卡中的命令类型

Excel中的所有命令都以控件的形式显示在功能区中。控件是指可由用户直接操作的部件，如按钮。根据控件的外观和操作方式，可以将控件分为命令按钮、切换按钮、组合按钮、下拉按钮、复选框、文本框和微调按钮、组合框、库、对话框启动器等多种类型。

1．命令按钮

单击命令按钮将执行指定的操作。例如，【开始】选项卡的【剪贴板】组中的【剪切】按钮是一个命令按钮，单击该按钮将删除所选内容，并将其放到剪贴板中，如图1-20所示。

图1-20　【剪切】按钮

2．切换按钮

切换按钮有“按下”和“弹起”两种状态。按下按钮时，表示已启用该按钮代表的功能；弹起按钮时，表示未启用该按钮代表的功能。例如，【开始】选项卡的【字体】组中的【加粗】按钮是一个切换按钮，单击该按钮将为所选内容设置加粗格式，此时该按钮处于按下状态；再次单击该按钮将取消所选内容的加粗格式，此时该按钮处于弹起状态。

3．组合按钮

组合按钮包含左右或上下两个部分。例如【开始】选项卡的【对齐方式】组中的【合并后居中】按钮是一个组合按钮，该按钮的左侧是一个命令按钮，单击该按钮将执行合并单元格的命令；该按钮的右侧是一个带有黑色三角的下拉按钮，单击该下拉按钮将打开一个下拉列表，其中包含与合并单元格有关的更多命令，如图1-21所示。

图1-21　单击组合按钮打开一个下拉列表

4．下拉按钮

下拉按钮与组合按钮的外观类似，不同之处在于下拉按钮是一个整体，而非分为两个部分。单击下拉按钮将会弹出一个菜单或下拉列表，从中选择要执行的命令或所需选项。例如，【页面布局】选项卡的【页面设置】组中的【纸张方向】按钮是一个下拉按钮，单击该按钮将弹出图1-22所示的菜单。

图1-22　下拉按钮

5．复选框

复选框由方框和文字两个部分组成，单击方框将在其内部显示一个对钩标记，表示当前已选中复选框；再次单击方框将隐藏对钩标记，表示当前未选中复选框。通过选中或取消选中复选框来决定是否启用复选框代表的功能。例如，【视图】选项卡的【显示】组中的【直尺】、【编辑栏】、【网格线】和【标题】都是复选框，如图1-23所示。

图1-23　复选框

6．文本框和微调按钮

文本框既可以显示文本，也允许用户编辑其中的文本。微调按钮是垂直排列的一对方向相反的三角箭头，通常与文本框一起出现。用户可以在文本框中输入数值，也可以通过单击微调按钮来调整文本框中数值的大小。例如，【页面布局】选项卡的【调整为合适大小】组中的【缩放比例】选项由文本框和微调按钮组成，如图1-24所示。

图1-24　文本框和微调按钮

7．组合框

组合框由文本框、下拉按钮、下拉列表3个部分组成。可以单击下拉按钮，在打开的下拉列表中选择所需的选项，也可以直接在组合框的文本框中输入选项的名称，然后按【Enter】键确定。对于数值类的选项，可以在组合框的文本框中输入下拉列表中未列出的选项，只要输入的数值位于有效范围之内，按【Enter】键后就会生效。

例如，【开始】选项卡的【字体】组中的【字号】选项是一个组合框，单击该组合框右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择字号的大小，如图1-25所示。

图1-25　组合框

8．库

与单击组合框上的下拉按钮所打开的下拉列表类似，库也提供了一个下拉列表。不同之处在于库中的选项以图形化的方式呈现（如图标或缩略图），而且这些选项的可操作性更强。右击库中的选项将会弹出一个快捷菜单，可以对选项执行特定的命令。

一些库中的部分选项会直接显示在功能区中，无须打开库列表即可查看和选择这些选项。在工作表中绘制一个形状（如“矩形”）并将其选中，功能区中将显示【绘图工具|格式】上下文选项卡，其中包含【形状样式】和【艺术字样式】两个库，它们中的部分选项直接显示在功能区中，如图1-26所示。单击或按钮可以在不打开库列表的情况下依次查看库中的选项。单击按钮将打开库列表，其中包含库中的所有选项，如图1-27所示。

图1-26　【形状样式】库和【艺术字样式】库

图1-27　打开库显示其中的所有选项

还有一些库以下拉按钮的形式显示在功能区中，只有单击下拉按钮，才能查看库中的选项。在【开始】选项卡的【样式】组中单击【套用表格格式】按钮，将打开表格样式库，如图1-28所示。

图1-28　以下拉按钮形式显示的库

9．对话框启动器

对话框启动器位于选项卡中的某些组的右下角，它是一个可以单击的小按钮。单击该按钮将打开一个对话框，其中包含的选项与按钮所在组中的选项类似，但是通常更全面。

例如，单击【开始】选项卡的【对齐方式】组右下角的对话框启动器，将打开【设置单元格格式】对话框中的【对齐】选项卡，其中包含与文本对齐方式有关的选项，如图1-29所示。

图1-29　单击【对齐方式】组右下角的对话框启动器打开的对话框

1.3.5 　文件按钮

【文件】按钮位于【开始】选项卡的左侧，单击该按钮，进入的界面如图1-30所示，可见，其菜单栏竖立于界面左侧，其中包含与Excel文件操作有关的命令，如新建、打开、保存、关闭等。若要对Excel程序选项进行设置，也需要单击【文件】按钮，在进入图1-30所示的界面后单击【选项】命令，然后在打开的【Excel选项】对话框中进行设置。

图1-30　单击【文件】按钮进入的界面

1.3.6 　状态栏

状态栏位于Excel窗口的底部，其中显示了与当前操作有关的一些信息。例如，选中了一个包含数字的单元格区域，状态栏中将显示对该区域中的数字进行求和、计数、求平均值的统计结果，如图1-31所示。

图1-31　状态栏

状态栏的右侧包含用于调整Excel窗口显示比例的控件，显示比例控件的左侧是视图按钮，单击这些按钮可以切换到不同的视图。Excel提供了“普通”“页面布局”“分页预览”3种视图，普通视图是默认视图。

1.3.7 　对话框和窗格

用户在Excel中无时无刻不在使用对话框。关闭未保存的Excel文件时会弹出保存对话框，其中包含几个按钮，通过它们来决定是否保存文件，这是最简单的对话框。另一类对话框中包含多种类型的控件，使用这些控件可以完成不同的操作。

1.3.4小节介绍对话框启动器时，在打开的【设置单元格格式】对话框的【对齐】选项卡中有可以输入缩进量和角度值的文本框，也有可以选择对齐方式的下拉列表，还有可以同时选择多个选项的复选框，通过设置这些选项可以对数据在单元格中的对齐方式进行综合设置。

在对话框中可能包含多个选项卡，选项卡的标签通常显示在对话框的上方，单击选项卡标签可在不同的选项卡之间切换。有些对话框中的选项卡标签位于对话框的左侧并呈纵向排列，如【Excel选项】对话框，如图1-32所示。

除了对话框之外，在设置对象格式时还将使用“窗格”。例如，在工作表中插入一个形状，然后右击该形状，在弹出的菜单中选择【设置形状格式】命令，打开【设置形状格式】窗格，如图1-33所示。

窗格上方以文字的形式显示顶级选项卡的类别，每个顶级选项卡以图标的形式显示其内部包含的子选项卡。将鼠标指针指向图标将显示选项卡的名称，单击不同的图标可在不同的选项卡之间切换。在每个选项卡中纵向排列着一个或多个带箭头的文字，单击这些文字将展开其中包含的选项，在窗格中的主要操作就是对这些选项进行设置。

图1-32　【Excel选项】对话框中的选项卡纵向排列在左侧

图1-33　【设置形状格式】窗格

注意

在窗格中进行的设置会立刻对工作表中的对象生效，而在对话框中进行的设置只有在单击【确定】按钮后才会生效；如果在窗格中进行了误操作，可以在不关闭窗格的情况下按【Ctrl+Z】快捷键撤销误操作。

1.4　自定义功能区和快速访问工具栏

用户可以根据个人的操作习惯，对Excel界面环境进行自定义设置，包括自定义功能区和快速访问工具栏，从而提高操作效率。

1.4.1 　显示和隐藏选项卡

功能区占据Excel窗口较大一部分面积，为了让内容编辑区可以显示更多的内容，可以将功能区中的选项卡隐藏起来。图1-34所示为隐藏选项卡后的效果，在功能区中只显示选项卡的标签。

图1-34　隐藏Excel功能区选项卡

隐藏功能区中的选项卡有以下几种方法。

◉ 双击功能区中的任意一个选项卡的标签。

◉ 单击功能区右侧下边缘处的【折叠功能区】按钮，如图1-35所示。

图1-35　单击【折叠功能区】按钮

◉ 单击Excel窗口标题栏右侧的【功能区显示选项】按钮，在弹出的菜单中选择【显示选项卡】命令，如图1-36所示。

图1-36　选择【显示选项卡】命令

◉ 右击功能区或快速访问工具栏，在弹出的菜单中选择【折叠功能区】命令。

◉ 按【Ctrl+F1】快捷键。

如果要显示功能区中的选项卡，可以使用以下与隐藏选项卡类似的方法。

◉ 双击功能区中的任意一个选项卡的标签。

◉ 单击Excel窗口标题栏右侧的【功能区显示选项】按钮，在弹出的菜单中选择【显示选项卡和命令】命令。

◉ 右击功能区或快速访问工具栏，在弹出的菜单中取消选择【折叠功能区】命令。

◉ 按【Ctrl+F1】快捷键。

上面介绍的方法作用于功能区中的所有选项卡。如果要单独设置特定选项卡的显示和隐藏状态，那么可以使用以下两种方法进入自定义功能区界面，然后在界面右侧的【自定义功能区】下方的列表框中，通过选中或取消选中选项卡的复选框来控制其显示或隐藏，如图1-37所示。

◉ 选择【文件】ð【选项】命令，在打开的【Excel选项】对话框中选择【自定义功能区】选项卡。

◉ 右击快速访问工具栏或功能区，在弹出的菜单中选择【自定义功能区】命令。

图1-37　选择要显示或隐藏的选项卡

1.4.2 　修改内置的选项卡、组和命令

为了在功能区中只显示用户所需的命令，用户可以调整Excel内置的选项卡、组和命令的组织方式，包括将选项卡中的组或命令删除，或者在选项卡中添加整组命令。

首先使用上一小节介绍的方法打开【Excel选项】对话框的【自定义功能区】选项卡，在右侧的下拉列表中选择【主选项卡】，在下方的列表框中将显示Excel内置的常规选项卡。单击选项卡名称左侧的【+】按钮，展开该选项卡中的组。选择要删除的组，单击【删除】按钮即可将其从选项卡中删除。例如，在【开始】选项卡中选择【编辑】组，然后单击【删除】按钮将其删除，如图1-38所示。

图1-38　将指定的组从选项卡中删除

删除组中的命令与删除组的方法类似，单击组名称左侧的【+】按钮，展开组中的命令，选择要删除的命令，然后单击【删除】按钮，即可将所选命令删除。

除了可以删除不需要的组和命令之外，还可以将整组命令添加到指定的选项卡中。进入自定义功能区界面，在左侧的下拉列表中选择要添加的组所属的选项卡。有以下4个选项卡可供选择。

◉ 主选项卡：Excel功能区中默认显示的常规选项卡，如【开始】、【插入】、【视图】等选项卡。

◉ 工具选项卡：选择特定对象时显示的上下文选项卡，如1.3.3小节介绍的【图表工具|设计】和【图表工具|格式】两个上下文选项卡。

◉ “文件”选项卡：单击【文件】按钮进入的界面，其中只有命令，不包含组，因此，在向选项卡中添加整组命令时“文件”选项卡无效。

◉ 自定义选项卡和组：由用户创建的选项卡和组。

选择除了“文件”选项卡之外的其他3个选项卡之一，在左侧的列表框中将显示所选择的选项卡中的组。展开某个选项卡，选择要添加的组，然后在右侧的列表框中选择一个组，单击【添加】按钮，将左侧列表框中选中的组添加到右侧列表框中选择的组的下方。将【插入】选项卡中的【图表】组添加到【开始】选项卡中的【字体】组的下方，如图1-39所示。

经过上述设置后，功能区中的【开始】选项卡的外观如图1-40所示，将【图表】组添加到了【字体】组和【对齐方式】组之间。

图1-39　将整组命令添加到指定的选项卡中

图1-40　将【图表】组添加到【开始】选项卡中

如果想要改变组的位置，可以在自定义功能区界面右侧的列表框中选择要调整位置的组，然后单击或按钮，将选中的组向上或向下移动。该方法同样适用于调整选项卡和命令的位置。

交叉参考

如果要将功能区界面恢复到最初状态，那么可以重置功能区界面，具体方法请参考1.4.5小节。

1.4.3 　创建新的选项卡和组

Excel只允许用户在内置的选项卡中添加整组的命令，而不能在内置的组中添加单独的命令。如果想要自由配置组中的命令，需要在选项卡中创建新的组，然后将所需的命令添加到新建的组中。此外，用户还可以创建新的选项卡，以便从头开始构建组和命令。

1．创建新的组

进入自定义功能区界面，在右侧的列表框中选择要在其中创建组的选项卡，然后单击【新建组】按钮，该选项卡中最后一个组的下方将添加一个新的组，名称默认为“新建组（自定义）”，如图1-41所示。

图1-41　在指定的选项卡中创建新的组

选择新建的组，单击【重命名】按钮，打开图1-42所示的【重命名】对话框，在【显示名称】文本框中输入一个有意义的名称，然后单击【确定】按钮，确认对组名称的修改。

2．在组中添加命令

用户可以在新建的组中添加命令。在自定义功能区界面右侧的列表框中选择一个新建的组，然后在左侧的列表框中选择要添加的命令。左侧列表框中显示的命令由用户在【从下列位置选择命令】下拉列表中选择的选项决定。选择所需的命令，然后单击【添加】按钮，将所选命令添加到用户创建的组中，如图1-43所示。

图1-42　修改组的名称

图1-43　向用户创建的组中添加命令

可以使用与重命名组类似的方法来修改命令的名称。如果在【重命名】对话框中删除命令的名称，并单击【确定】按钮，该命令在功能区中将只显示图标，如图1-44所示。

图1-44　名称被删除的命令只显示图标

3．创建新的选项卡

与创建新的组类似，用户也可以创建新的选项卡，然后在选项卡中添加组和命令。进入自定义功能区界面，单击【新建选项卡】按钮，在右侧的列表框中当前选中的选项卡的下方创建一个新的选项卡，其中包含一个默认的组。以后可以在新建的选项卡中创建组或添加内置的组，并将命令添加到组中。

图1-45所示为用户创建的新选项卡（名为“常用工具”）在功能区中的外观，该选项卡包含两个组，一个是用户创建的组，另一个是Excel内置的组。

图1-45　创建新的选项卡

1.4.4 　自定义快速访问工具栏

将经常使用的命令添加到快速访问工具栏中，可以加快执行命令的速度，提高操作效率。自定义快速访问工具栏与自定义功能区有很多相似的操作，如在自定义界面中添加命令、调整命令的排列顺序等，本小节不再重复介绍这些内容。

1．调整快速访问工具栏的位置

快速访问工具栏默认位于功能区的上方，可以将其移动到功能区的下方，以便减小鼠标指针从内容编辑区到快速访问工具栏的距离，从而加快命令的执行速度。右击快速访问工具栏，在弹出的菜单中选择【在功能区下方显示快速访问工具栏】命令，即可将快速访问工具栏移动到功能区下方，如图1-46所示。

图1-46　将快速访问工具栏移动到功能区的下方

2．在快速访问工具栏中添加命令

快速访问工具栏中默认只有【保存】、【撤销】、【恢复】3个命令，用户可以将常用的命令添加到快速访问工具栏中，有以下3种方法。

◉ 单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，在弹出的菜单中选择要添加的命令，如图1-47所示。

◉ 在功能区中右击要添加到快速访问工具栏中的命令，然后在弹出的菜单中选择【添加到快速访问工具栏】命令，如图1-48所示。

技巧

如果要将整组命令添加到快速访问工具栏中，只需右击要添加的组内的空白处，在弹出的菜单中选择【添加到快速访问工具栏】命令。

◉ 如果要添加的命令不在功能区中，可以右击快速访问工具栏，在弹出的菜单中选择【自定义快速访问工具栏】命令，进入自定义快速访问工具栏界面。右侧列表框中显示的是快速访问工具栏中的命令，如图1-49所示。使用与自定义功能区类似的方法，将所需命令添加到右侧的列表框中。

图1-47　使用下拉按钮添加命令

图1-48　添加功能区中的命令

图1-49　自定义快速访问工具栏界面

提示

在右侧列表框的上方有一个下拉列表，从中可以选择自定义的快速访问工具栏是对所有工作簿有效，还是只对当前工作簿有效，默认对所有工作簿有效。

3．删除快速访问工具栏中的命令

删除快速访问工具栏中的命令有以下两种方法。

◉ 在快速访问工具栏中右击要删除的命令，然后在弹出的菜单中选择【从快速访问工具栏删除】命令。

◉ 进入自定义快速访问工具栏界面，在右侧的列表框中选择要删除的命令，然后单击【删除】按钮。

1.4.5 　恢复功能区和快速访问工具栏的默认设置

如果要将经过设置后的功能区恢复到最初的默认设置，可以在自定义功能区界面中单击【重置】按钮，如图1-50所示，然后在弹出的菜单中选择以下两个命令之一。

图1-50　选择恢复默认设置的方式

◉ 仅重置所选功能区选项卡：只将选中的选项卡恢复为默认设置。执行该命令之前，需要先选择要恢复的选项卡。选中的选项卡中必须包含自定义设置，否则该命令将处于灰色禁用状态。

◉ 重置所有自定义项：删除功能区和快速访问工具栏的所有自定义设置，将它们恢复为默认设置。

也可以使用类似的方法将快速访问工具栏恢复到最初的默认设置，只需打开【Excel选项】对话框中的【快速访问工具栏】选项卡，然后单击【重置】按钮，在弹出的菜单中选择【仅重置快速访问工具栏】命令，如图1-51所示。

图1-51　仅恢复快速访问工具栏的默认设置

1.4.6 　备份和恢复Excel界面配置信息

为了在重装系统后可以恢复之前自定义的功能区和快速访问工具栏，用户可以事先备份功能区和快速访问工具栏的配置信息，操作步骤如下。

（1）右击功能区，在弹出的菜单中选择【自定义功能区】命令。

（2）打开【Excel选项】对话框中的【自定义功能区】选项卡，单击【导入/导出】按钮，在弹出的菜单中选择【导出所有自定义设置】命令，如图1-52所示。

图1-52　选择【导出所有自定义设置】命令

提示

以上操作也可改为右击快速访问工具栏，在弹出的菜单中选择【自定义快速访问工具栏】命令，打开【Excel选项】对话框中的【自定义功能区】选项卡，然后单击【导入/导出】按钮并选择【导出所有自定义设置】命令。

（3）打开【保存文件】对话框，设置文件的名称和保存位置，单击【保存】按钮，将功能区和快速访问工具栏的配置信息以文件的形式保存。

以后在自定义功能区界面或自定义快速访问工具栏界面中单击【导入/导出】按钮，在弹出的菜单中选择【导入自定义文件】命令，然后在打开的对话框中选择之前保存的界面配置信息文件，在弹出的对话框中单击【是】按钮，即可将功能区和快速访问工具栏的配置信息导入Excel。

如果想要在其他计算机中使用相同的界面配置，可以将备份的配置信息文件复制到其他计算机中，然后在其他计算机中启动Excel程序并导入该配置信息文件。

1.5　让Excel更易用的选项设置

本节将介绍一些让Excel更易用的设置，用户可以根据个人操作习惯进行设置。

1.5.1 　启动Excel时隐藏开始屏幕

每次启动Excel时显示的界面称为“开始屏幕”，该界面提供了新建和打开Excel文件的诸多选项，便于用户新建或打开Excel文件，如图1-53所示。

图1-53　Excel开始屏幕

如果要在启动Excel程序后，自动进入系统默认新建的空白工作簿并开始工作，那么可以在启动Excel时隐藏开始屏幕。选择【文件】ð【选项】命令，打开【Excel选项】对话框，在【常规】选项卡中取消选中【此应用程序启动时显示开始屏幕】复选框，然后单击【确定】按钮，如图1-54所示。

图1-54　取消选中【此应用程序启动时显示开始屏幕】复选框

1.5.2 　设置Excel界面配色

Excel提供了可以改变界面配色的选项，用户可以根据不同的时间段来选择更有利于保护眼睛的配色，如在夜晚可以选择黑色模式，以降低Excel界面的亮度。选择【文件】ð【账户】命令，然后打开【Office主题】下拉列表，从中选择一种界面配色方案，如图1-55所示。

图1-55　选择Excel界面配色方案

1.5.3 　设置屏幕提示方式

默认情况下，将鼠标指针指向功能区中的命令时，将自动显示该命令的名称和功能简介，如图1-56所示。

显示这类信息会占据一定的空间，为了让界面看起来更清爽，可以通过关闭屏幕提示功能来隐藏这类信息。选择【文件】ð【选项】命令，打开【Excel选项】对话框，在【常规】选项卡的【屏幕提示样式】下拉列表中选择【不显示屏幕提示】选项，然后单击【确定】按钮，如图1-57所示。

图1-56　将鼠标指针指向命令时将自动显示简要说明

在【屏幕提示样式】下拉列表中包含以下3个选项。

◉ 在屏幕提示中显示功能说明：当鼠标指针指向命令时显示其名称和功能说明，如果命令有快捷键，还会显示快捷键，该选项为Excel默认设置。

◉ 不在屏幕提示中显示功能说明：当鼠标指针指向命令时显示其名称和快捷键，不显示功能说明。

◉ 不显示屏幕提示：当鼠标指针指向命令时不显示任何内容。

图1-57　设置命令的屏幕提示方式

1.5.4 　启用或禁用实时预览

“实时预览”是指当鼠标指针指向某个选项时，将自动显示设置该选项后的效果，这只是效果的预览，而非真正进行设置。实时预览功能提高了在不同选项之间测试设置效果的效率，但是会在一定程度上降低程序的性能，用户可以根据需要启用或禁用该功能。选择【文件】ð【选项】命令，打开【Excel选项】对话框，在【常规】选项卡中通过选中或取消选中【启用实时预览】复选框来决定是否启用实时预览功能。

1.5.5 　选择内容时隐藏浮动工具栏

在编辑栏或单元格中选择内容时，将自动显示一个小型工具栏，其中包含几个常用的字体格式选项，使用该工具栏可以快速为所选内容设置字体格式，如图1-58所示。当取消选择内容后，该工具栏会自动消失，这类工具栏称为“浮动工具栏”。

图1-58　选择内容时将自动显示浮动工具栏

显示浮动工具栏虽然便于设置字体格式，但是也会挡住部分内容，如果不想使用该工具栏，可以将其隐藏起来。选择【文件】ð【选项】命令，打开【Excel选项】对话框，在【常规】选项卡中取消选中【选择时显示浮动工具栏】复选框，然后单击【确定】按钮，如图1-59所示。

图1-59　取消选中【选择时显示浮动工具栏】复选框

第2章　工作簿和工作表的基本操作

本章将介绍工作簿和工作表的基本操作，以及控制Excel窗口显示的方法，掌握这些内容将为学习Excel其他操作打下基础。为了提高工作簿的操作效率，本章还将介绍与工作簿有关的一些有用设置，以及创建和使用Excel模板的方法。

2.1　理解工作簿和工作表

在开始学习工作簿和工作表的基本操作之前，首先应该了解工作簿和工作表之间的关系，以及Excel支持的工作簿类型，以便让新建和保存工作簿、工作簿的兼容模式和格式转换，以及新建、移动和复制工作表等操作更加顺畅。

2.1.1 　工作簿和工作表的关系

工作簿和工作表之间的关系类似于一本书和书中每一页之间的关系。如果将工作簿看作一本书，那么工作簿中的工作表就相当于这本书的书页。一本书可以有一页或多页，一个工作簿也可以包含一个或多个工作表。书中的每一页上可以有文字、表格、图片、符号等不同类型的内容，每一个工作表中也可以包含这些内容。书页有特定的尺寸，可以是横向的，也可以是纵向的，工作表也可以设置为横向或纵向的，并可设置为特定的尺寸。

书的厚度通常有一定的限制，太厚将难以装订和阅读，而工作簿中包含的工作表数量只受计算机内存大小的限制。在将书装订好后，无法在完好无损的情况下随意添加、移动和删除其中的书页，而工作簿中的工作表可以由用户随意添加、移动和删除。

2.1.2 　Excel支持的工作簿类型

“工作簿”是Excel文件的特定称呼，每个工作簿就是一个文件，它们存储在计算机磁盘中。Excel支持的工作簿类型分为普通工作簿、模板、加载宏3类。普通工作簿是用户在大多数情况下使用的工作簿，在其中可以输入所需的数据、对数据进行计算和分析、创建图表展示数据等。模板是用于快速创建大量具有相同或相似格式和内容的工作簿。加载宏是一种扩展和增强Excel功能的工作簿，其中包含用于实现一个或多个功能的VBA代码。

以上3类工作簿都有两种不同Excel版本的文件格式，Excel版本以Excel 2007作为分界线。以普通工作簿为例，Excel 2007之前的Excel版本的工作簿的文件扩展名为.xls，而Excel 2007之后的Excel版本的工作簿的文件扩展名都为.xlsx。

前两类工作簿还可细分为包含VBA代码和不包含VBA代码的文件版本。在Excel 2003中，无论工作簿是否包含VBA代码，都使用同一种文件格式存储数据。在Excel 2007及更高版本的Excel中，将根据工作簿是否包含VBA代码来使用不同的文件格式存储数据。表2-1列出了Excel支持的工作簿类型。

表2-1　Excel支持的工作簿类型

2.2　工作簿的基本操作

工作簿是Excel特有的文件类型，用户在Excel中输入的数据、设置的格式、执行的计算、创建的图表、编写的VBA代码都存储在工作簿中，掌握工作簿的基本操作是学习Excel的基础。本节将介绍工作簿的新建、打开、保存和另存、关闭、恢复、格式转换等操作。

2.2.1 　新建工作簿

如果没有更改Excel的默认设置，那么在每次启动Excel程序时都会显示开始屏幕。它是用户开始在Excel中工作的起点，其中提供了用于新建和打开工作簿的选项，使用户可以方便地创建新的工作簿或打开现有的工作簿。

开始屏幕的左侧显示了【开始】、【新建】和【打开】3个类别，创建新的工作簿需要选择【新建】类别，进入如图2-1所示的【新建】界面。单击界面上方的【空白工作簿】将创建一个空白工作簿。界面下方列出了一些工作簿模板，通过缩略图可以预览它们的大致外观。用户可以在位于界面中间的搜索框中输入关键字并按【Enter】键，搜索特定名称或用途的模板。

图2-1　工作簿的【新建】界面

如果要使用模板创建工作簿，可以单击所需的模板缩略图，显示图2-2所示的界面，单击【创建】按钮将开始下载该模板，并基于该模板创建一个工作簿，该工作簿中的内容和格式与模板完全相同。用户可以根据实际需求，对工作簿中的内容和格式进行修改，快速完成工作簿的制作。

图2-2　基于模板创建工作簿

如果已经从Excel开始屏幕切换到工作簿界面，并希望在该界面中新建工作簿，那么可以使用以下两种方法。

◉ 单击快速访问工具栏中的【新建】按钮（如果已添加该命令），或按【Ctrl+N】快捷键，创建一个空白工作簿。

◉ 选择【文件】ð【新建】命令，在进入的界面中选择要基于哪个模板创建工作簿，该界面类似于Excel开始屏幕。

2.2.2 　打开工作簿

在Excel开始屏幕中选择【打开】类别，将显示图2-3所示的【打开】界面。该界面分为左、右两个部分，右侧显示的内容随着左侧选择的选项而变化。

界面左侧显示的几个选项的功能如下。

◉ 最近：显示最近打开过的工作簿的名称，选择一个名称即可打开相应的工作簿。右击某个名称，弹出图2-4所示的菜单，选择【固定至列表】命令，将指定的工作簿固定在列表中，以后该名称将始终显示在列表的顶部，便于快速打开频繁使用的工作簿。

◉ OneDrive：使用Microsoft账户登录Excel程序，然后可以打开存储在与Microsoft账户关联的OneDrive中的工作簿。

◉ 这台电脑：显示一个内嵌于Excel中的简化版的文件资源管理器，其中显示Excel程序的默认文件夹，单击文件夹的名称将进入相应的文件夹，单击上方的箭头可以返回上一级文件夹。在文件夹中单击想要打开的工作簿，即可将其打开。

◉ 添加位置：添加云端位置。

图2-3　工作簿的【打开】界面

◉ 浏览：单击【浏览】按钮将打开【打开】对话框，导航到工作簿的存储位置，然后双击要打开的工作簿。如果无法正常打开工作簿，可以在【打开】对话框中选择要打开的工作簿，然后单击【打开】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的菜单中选择【打开并修复】命令，如图2-5所示，Excel将在打开工作簿时尝试修复该工作簿。

图2-4　将指定的工作簿固定在列表中

图2-5　修复工作簿

交叉参考

默认文件夹是每次执行打开、另存为等命令时在对话框中默认显示的文件夹。用户可以更改默认文件夹的位置，具体方法请参考2.3.1小节。

如果当前正在工作簿界面中工作，那么可以使用以下两种方法打开工作簿。

◉ 单击快速访问工具栏中的【打开】按钮（如果已添加该命令），或按【Ctrl+O】快捷键，然后在【打开】对话框中双击要打开的工作簿。在【打开】对话框中可以按住【Ctrl】键或【Shift】键并配合鼠标单击，来选择一个或多个工作簿，以便将它们同时打开。

◉ 选择【文件】ð【打开】命令，在【打开】界面中选择最近打开过的工作簿，或者选择指定文件夹中的工作簿。

技巧

如果想要在选择【打开】命令时直接显示【打开】对话框，而绕过工作簿的【打开】界面，可以选择【文件】ð【选项】命令，打开【Excel选项】对话框，在【保存】选项卡中选中【使用键盘快捷方式打开或保存文件时不显示Backstage】复选框，然后单击【确定】按钮，如图2-6所示。该设置也适用于保存和另存工作簿的操作。

图2-6　设置打开和保存工作簿时不显示工作簿的【打开】界面

2.2.3 　保存和另存工作簿

为了以后随时查看和编辑工作簿，需要将工作簿中的内容保存到计算机中，有以下两种方法。

◉ 单击快速访问工具栏中的【保存】命令，或按【Ctrl+S】快捷键。

◉ 选择【文件】ð【保存】命令。

默认进入【另存为】界面，该界面与前面介绍的【打开】界面类似，选择一个保存位置，将打开【另存为】对话框，如图2-7所示，输入工作簿的名称并单击【保存】按钮，即可保存工作簿。

如果使用上一小节介绍的方法设置了在打开和保存工作簿时不显示Backstage，那么在执行保存操作时，对于新建的工作簿将直接打开【另存为】对话框。如果已将工作簿保存到计算机中，那么在执行保存操作时，会将上次保存后的最新修改直接保存到当前工作簿中，而不再显示【另存为】对话框。

图2-7　【另存为】对话框

如果要将当前工作簿以其他名称保存，可以选择【文件】ð【另存为】命令，在【另存为】界面中选择一个保存位置，然后在打开的【另存为】对话框中输入工作簿的新名称，最后单击【保存】按钮。

2.2.4 　关闭工作簿

可以将暂时不使用的工作簿关闭，从而释放它们占用的内存资源。关闭工作簿的方法有以下两种。

◉ 单击快速访问工具栏中的【关闭】按钮（如果已添加该命令）。

◉ 选择【文件】ð【关闭】命令。

如果在关闭工作簿时包含未保存的内容，将会显示如图2-8所示的对话框，单击【保存】按钮，即可保存内容并关闭工作簿。

图2-8　关闭包含未保存内容的工作簿时显示的提示信息

2.2.5 　恢复未保存的工作簿

恢复未保存的工作簿是从Excel 2010开始提供的功能，Excel 2010及更高版本的Excel都支持该功能。未保存工作簿是指在一个新建的工作簿中执行了任何可被检测到的使工作簿发生更改的操作，如输入内容、设置格式等，然后在没有对工作簿进行保存的情况下将其关闭。恢复未保存的工作簿的操作步骤如下。

选择【文件】ð【打开】命令，在【打开】界面中单击【恢复未保存的工作簿】按钮，在【打开】对话框中双击要恢复的工作簿，如图2-9所示，将在Excel中打开该工作簿，然后可以将其保存到计算机磁盘中，从而恢复未保存的工作簿中的数据。

用于恢复的未保存工作簿位于以下路径中，假设Windows操作系统安装在C盘。

C:\Users\<用户名>\AppData\Local\Microsoft\OFFICE\UnsavedFiles

交叉参考

Excel默认启用了恢复未保存工作簿的功能，如果无法对未保存的工作簿进行恢复，请参考2.3.4小节。

图2-9　选择要恢复的未保存工作簿

2.2.6 　兼容模式与格式转换

在Excel 2007及更高版本的Excel中打开由低版本Excel创建的工作簿（扩展名为.xls）时，在Excel窗口标题栏中将显示文字“[兼容模式]”，如图2-10所示。在兼容模式下会禁用一些在低版本Excel中不支持的新功能。

图2-10　兼容模式

为了解决这个问题，需要将用低版本Excel创建的工作簿转换为新的格式，操作步骤如下。

（1）在Excel 2007或更高版本的Excel中打开扩展名为.xls的工作簿，然后选择【文件】ð【信息】命令，在进入的【信息】界面中单击【转换】按钮，如图2-11所示。

图2-11　单击【转换】按钮

（2）打开图2-12所示的对话框，单击【确定】按钮，将当前工作簿转换为支持高版本Excel中的新功能的文件格式，Excel窗口标题栏中的“[兼容模式]”文字随即消失。

图2-12　转换工作簿格式时的提示信息

2.3　让工作簿更易用的设置

本节将介绍在打开、保存、恢复工作簿时，可以提高操作效率的一些有用设置，包括设置打开和保存工作簿的默认文件夹、设置保存工作簿的默认格式、设置自动恢复工作簿的保存时间间隔和位置、启用或禁用未保存工作簿的恢复功能。

2.3.1 　设置打开和保存工作簿的默认文件夹

每次使用【打开】对话框、【另存为】对话框打开、保存和另存一个Excel工作簿时，在对话框中默认显示的文件夹都是Excel程序的默认文件夹。如果经常在一个固定的位置打开或保存工作簿，那么可以将该位置设置为默认文件夹，每次打开对话框时都会自动显示该文件夹，从而提高打开和保存工作簿的效率。设置默认文件夹的操作步骤如下。

选择【文件】ð【选项】命令，打开【Excel选项】对话框，在【保存】选项卡的【默认本地文件位置】文本框中显示的是当前设置的默认文件夹，将其删除；然后在文本框中输入所需的文件夹的完整路径，或者将预先复制好的文件夹路径粘贴到文本框中，最后单击【确定】按钮，如图2-13所示。

图2-13　设置打开和保存工作簿的默认文件夹

2.3.2 　设置保存工作簿的默认格式

在Excel 2007及更高版本的Excel中，每次保存工作簿时的默认格式都为“Excel工作簿”，文件扩展名为.xlsx。如果经常需要将工作簿保存为其他类型的文件格式，一种方法是执行【另存为】命令，然后在【另存为】对话框中选择所需的文件格式。另一种方法是设置保存工作簿的默认格式，以后每次保存新建的工作簿或另存工作簿时，都会默认以该格式保存。设置保存工作簿的默认格式的操作步骤如下。

选择【文件】ð【选项】命令，打开【Excel选项】对话框，在【保存】选项卡的【将文件保存为此格式】下拉列表中选择所需的文件格式，然后单击【确定】按钮，如图2-14所示。

图2-14　设置保存工作簿的默认格式

2.3.3 　设置自动恢复工作簿的保存时间间隔和位置

默认情况下，Excel程序每隔10分钟自动保存当前打开工作簿的一个临时备份文件，当Excel程序意外关闭时，可以在下次启动Excel程序时，使用临时备份文件恢复在上次意外关闭时处于打开状态的工作簿。为了减少数据损失，可以将保存临时备份文件的时间间隔缩短，操作步骤如下。

选择【文件】ð【选项】命令，打开【Excel选项】对话框，在【保存】选项卡中选中【保存自动恢复信息时间间隔】复选框，然后在右侧的文本框中输入以“分钟”为单位的数字，表示保存临时备份文件的时间间隔；还可以在下方的【自动恢复文件位置】文本框中设置临时备份文件的保存位置。设置完成后单击【确定】按钮，如图2-15所示。

图2-15　设置自动恢复工作簿的保存时间间隔和位置

2.3.4 　启用或禁用未保存工作簿的恢复功能

如果想要使用2.2.5小节介绍的未保存工作簿的恢复功能，那么需要在上一小节介绍的【Excel选项】对话框的【保存】选项卡中选中【如果我没保存就关闭，请保留上次自动恢复的版本】复选框，还应确保在新建但未保存的工作簿中的编辑时间不少于在【保存自动恢复信息时间间隔】文本框中设置的时长。

2.4　工作表的基本操作

工作表就像画家的画布，用户对数据进行的所有操作都要在工作表中完成，可以将数据存储在一个或多个工作表中。本节将介绍工作表的基本操作，包括工作表的添加、激活和选择、重命名、颜色设置、移动和复制、显示和隐藏、删除等。

2.4.1 　添加工作表

不同版本的Excel程序在启动后，在默认创建的空白工作簿中将包含一个或3个工作表，以后新建的工作簿默认也包含同样数量的工作表。除了Excel默认提供的工作表之外，用户可以使用以下几种方法添加新的工作表。

◉ 单击工作表标签右侧的【新工作表】按钮。

◉ 在功能区的【开始】选项卡的【单元格】组中单击【插入】按钮的下拉按钮，然后在弹出的菜单中选择【插入工作表】命令，如图2-16所示。

图2-16　使用【插入工作表】命令添加工作表

◉ 右击任意一个工作表标签，在弹出的菜单中选择【插入】命令，打开【插入】对话框的【常用】选项卡，选择【工作表】并单击【确定】按钮，或直接双击【工作表】，如图2-17所示。

◉ 按【Shift+F11】或【Alt+Shift+F1】快捷键。

图2-17　使用【插入】对话框添加工作表

提示

使用第一种方法添加的工作表位于活动工作表的右侧，使用其他3种方法添加的工作表位于活动工作表的左侧

交叉参考

关于活动工作表的概念，请参考2.4.2小节。

用户可以设置新建工作簿时默认包含的工作表数量，方法如下。选择【文件】ð【选项】命令，打开【Excel选项】对话框，将【常规】选项卡的【包含的工作表数】文本框中的值设置为所需的数量，然后单击【确定】按钮，如图2-18所示。

图2-18　设置新建工作簿时默认包含的工作表数量

2.4.2 　激活和选择工作表

在工作表中输入数据或进行其他操作之前，需要先激活该工作表。无论一个工作簿包含多少个工作表，当前都只能激活一个工作表，该工作表称为“活动工作表”，只有活动工作表才能接受用户的操作。

单击工作表标签即可激活相应的工作表，使其成为活动工作表。活动工作表的工作表标签呈凸起状态，标签文字呈绿色。图2-19所示的Sheet1工作表就是活动工作表。

图2-19　Sheet1工作表

对一个或多个工作表进行操作之前，需要先选择这些工作表。选择一个工作表等同于激活该工作表。当选择多个工作表时，只有其中的一个工作表成为活动工作表。下面将介绍选择工作表的几种方法。

1．选择一个工作表

单击一个工作表的标签，即可选中该工作表。如果工作簿包含的工作表数量较多，无法显示所有的工作表标签，可以单击工作表标签左、右两端的箭头按钮来滚动显示工作表标签。

另一种快速找到并激活指定工作表的方法是右击箭头按钮所在的区域，打开【激活】对话框，如图2-20所示，其中列出了所有工作表，双击要激活的工作表，即可让该工作表成为活动工作表。

图2-20　使用【激活】对话框快速选择工作表

注意

在【激活】对话框中只能选择一个工作表，处于隐藏状态的工作表不会显示在该对话框中。

2．选择多个工作表

如果要选择相邻的多个工作表，可以先单击在这些工作表中位于第一个位置的工作表标签，然后按住【Shift】键，再单击在这些工作表中位于最后一个位置的工作表标签，选中这两个工作表和位于它们之间的所有工作表。图2-21所示为选中了Sheet2、Sheet3和Sheet4这3个工作表，其中的Sheet2是活动工作表。

图2-21　选择相邻的多个工作表

提示

选择多个工作表时，Excel窗口标题栏中将显示“[组]”文字。

如果想要选择不相邻的多个工作表，只需单击要选择的任意一个工作表，然后按住【Ctrl】键，再单击其他要选择的工作表即可。

3．选择所有工作表

右击任意一个工作表标签，在弹出的菜单中选择【选定全部工作表】命令，即可选中工作簿中的所有工作表，如图2-22所示。

图2-22　使用【选定全部工作表】命令选择所有工作表

4．取消工作表的选中状态

可以使用以下几种方法取消多个工作表的选中状态，Excel窗口标题栏中的“[组]”文字也会随即消失。

◉ 如果选中的是部分工作表，而非所有工作表，可以单击未被选中的任意一个工作表。

◉ 如果选中的是所有工作表，可以单击除了活动工作表之外的任意一个工作表。

◉ 无论选中的是部分工作表还是所有工作表，都可以右击选中的任意一个工作表，在弹出的菜单中选择【取消组合工作表】命令。

2.4.3 　修改工作表的名称

Excel默认使用Sheet1、Sheet2、Sheet3等作为工作表的名称。为了让工作表易于识别，应该为工作表设置有意义的名称。工作表名称最多包含31个字符，可以包含空格，但是不能包含?、/、*、\、]、:、[等字符。修改工作表的名称有以下几种方法。

◉ 双击工作表标签。

◉ 右击工作表标签，在弹出的菜单中选择【重命名】命令。

◉ 在功能区的【开始】选项卡中单击【格式】按钮，在弹出的菜单中选择【重命名工作表】命令，如图2-23所示。

图2-23　使用功能区中的命令修改工作表的名称

无论使用哪种方法，都会进入工作表名称的编辑状态，先删除原有名称，然后输入新的名称，最后按【Enter】键。

2.4.4 　设置工作表标签的颜色

与文字相比，颜色更易于被人眼识别。通过为工作表标签设置醒目的颜色，可以让工作表在视觉上更突出。右击要设置颜色的工作表标签，在弹出的菜单中选择【工作表标签颜色】命令，然后在打开的列表中选择一种颜色，如图2-24所示。

如果在列表中没有所需的颜色，可以选择列表中的【其他颜色】命令，在打开的【颜色】对话框中选择更多的颜色。

如果要清除工作表标签上的颜色，可以右击工作表标签，在弹出的菜单中选择【工作表标签颜色】ð【无颜色】命令。

图2-24　设置工作表标签的颜色

2.4.5 　移动和复制工作表

当工作簿中包含多个工作表时，通过移动工作表，可以调整各个工作表之间的排列顺序。通过复制工作表，可以创建工作表的副本，这在创建内容和格式类似的工作表时很有用。可以在工作簿的内部移动和复制工作表，也可以在不同工作簿之间移动和复制工作表。下面将介绍使用鼠标指针拖动和【移动或复制工作表】对话框两种方法来移动和复制工作表。

1．使用鼠标指针拖动

使用鼠标指针拖动的方式移动和复制工作表的方法如下。

◉ 在工作簿内部移动和复制。在要移动的工作表标签上按住鼠标左键并拖动，拖动时将显示一个黑色三角形，用于指示当前移动到的位置，如图2-25所示。将工作表标签拖动到目标位置，松开鼠标左键，即可将工作表移动到该位置。拖动过程中按住【Ctrl】键将复制工作表。

图2-25　黑色三角形用于指示当前移动到的位置

◉ 在不同工作簿之间移动和复制。与上面介绍的方法类似，但是需要将工作表标签从当前工作簿拖动到另一个工作簿。拖动过程中按住【Ctrl】键将复制工作表。

2．使用【移动或复制工作表】对话框

如果工作簿包含的工作表数量较多，如十几个或几十个，在使用鼠标指针拖动的方法移动工作表时，不太容易准确定位移动到的目标位置。此时可以使用【移动或复制工作表】对话框来移动工作表，使用该对话框还可以完成工作表的复制操作，并可以在移动或复制工作表时创建新的工作簿。

右击要移动或复制的工作表标签，在弹出的菜单中选择【移动或复制】命令，打开【移动或复制工作表】对话框，如图2-26所示。在该对话框中移动或复制工作表时需要执行以下操作。

◉ 选择工作簿：在【工作簿】下拉列表中选择是在当前工作簿内部移动或复制，还是在不同工作簿之间移动或复制；还可以选择【（新工作簿）】，在移动或复制工作表时创建新的工作簿。

◉ 选择目标位置：在【下列选定工作表之前】列表框中选择要将工作表移动到哪个工作表的左侧。

◉ 选择移动还是复制：如果要复制工作表，需要选中【建立副本】复选框。

图2-26　【移动或复制工作表】对话框

设置完成后，单击【确定】按钮，将指定的工作表移动或复制到目标位置。

2.4.6 　显示和隐藏工作表

可以将包含隐私数据或暂时不想显示的工作表隐藏起来。右击要隐藏的工作表的标签，在弹出的菜单中选择【隐藏】命令，即可隐藏该工作表，如图2-27所示。使用该命令可以隐藏选中的多个工作表，但是一个工作簿中至少要有一个工作表处于显示状态。

如果要显示处于隐藏状态的工作表，可以右击任意一个工作表的标签，在弹出的菜单中选择【取消隐藏】命令，打开【取消隐藏】对话框，在【取消隐藏工作表】列表框中选择要显示的工作表，然后单击【确定】按钮，如图2-28所示。

图2-27　使用【隐藏】命令隐藏工作表

图2-28　选择要重新显示的工作表

提示

在【取消隐藏】对话框中每次只能选择一个工作表。

2.4.7 　删除工作表

可以将不需要的工作表删除。当工作簿中只有一个工作表时，无法删除该工作表。删除工作表有以下两种方法。

◉ 右击要删除的工作表的标签，在弹出的菜单中选择【删除】命令。

◉ 激活要删除的工作表，在功能区的【开始】选项卡的【单元格】组中单击【删除】按钮上的下拉按钮，然后在弹出的菜单中选择【删除工作表】命令，如图2-29所示。

图2-29　使用【删除工作表】命令删除工作表

无论使用哪种方法，都将显示图2-30所示的提示信息，单击【删除】按钮，将指定的工作表删除。

图2-30　删除工作表时的提示信息

注意

删除工作表的操作不可逆，这意味着无法通过撤销命令恢复已删除的工作表。如果误删了工作表，恢复它的唯一方法是在删除工作表后，立即在不保存的情况下关闭工作簿；下次打开该工作簿时，之前误删的工作表仍然存在。

2.5　控制Excel窗口的显示方式

为了便于查看数据，用户可以设置Excel窗口的显示方式，包括设置窗口的显示比例、多窗口和拆分窗格、冻结窗格等。用户还可以保存窗口的显示设置，以便以后随时重复使用。除了以上内容之外，本节还将介绍Excel中的几种视图及其切换方法。

2.5.1 　设置窗口的显示比例

设置窗口的显示比例是指从视觉上放大或缩小工作表中的内容，但是并未真正改变内容的大小。Excel默认的显示比例为100%，用户可以根据需要调整显示比例，有以下3种方法。

1．使用状态栏中的显示比例控件

显示比例控件位于Excel状态栏的右侧，如图2-31所示。每次单击【+】或【-】按钮，将以10%的幅度增大或减小显示比例，拖动这两个按钮之间的滑块可以任意调整显示比例。【+】按钮右侧的数字表示当前设置的显示比例，该数字也是一个可以单击的按钮，单击它将打开【缩放】对话框。

图2-31　显示比例控件

2．使用【视图】选项卡中的命令

在功能区的【视图】选项卡的【缩放】组中包含设置显示比例的命令，如图2-32所示。单击【缩放】按钮将打开【缩放】对话框，可以选择预置的显示比例选项，也可以在【自定义】文本框中输入表示显示比例的数字，以指定所需的比例值，如图2-33所示。

图2-32　【视图】选项卡中的【缩放】组

图2-33　【缩放】对话框

注意

在【自定义】文本框中输入的数字范围为10～400。

3．使用快捷键

按住【Ctrl】键，每向上滚动一次鼠标滚轮，显示比例增大15%；每向下滚动一次鼠标滚轮，显示比例减小15%。

2.5.2 　多窗口和拆分窗格

默认情况下，每个工作簿显示在一个独立的窗口中。如果要同时处理和比对工作簿中的多个工作表，可以为同一个工作簿打开多个窗口，并在窗口中激活不同的工作表，如图2-34所示。为一个工作簿打开多个窗口后，每个窗口标题栏将以“工作簿名称:窗口编号”的方式显示，如“员工信息:1”“员工信息:2”。

图2-34　为一个工作簿创建多个窗口

在功能区的【视图】选项卡的【窗口】组中单击【新建窗口】按钮，即可为当前工作簿创建一个新的窗口，如图2-35所示。

图2-35　使用【新建窗口】按钮创建新的窗口

如果想要查看一个工作表的不同部分，一种方法是使用上面介绍的方法，新建窗口并在各个窗口中显示工作表的不同部分。另一种方法是利用“拆分”功能将一个窗口拆分为几个部分，在不同部分显示工作表不同位置的内容。

在功能区的【视图】选项卡的【窗口】组中单击【拆分】按钮，将当前窗口拆分为两个部分或4个部分，拆分数量取决于拆分之前鼠标指针所在的位置。可以在拆分后的各个窗格中定位到工作表的不同位置，如图2-36所示。

将鼠标指针移动到窗格之间的分界线上，当鼠标指针变为双向箭头时，拖动分界线可以调整其位置。取消窗口的拆分有以下两种方法。

图2-36　将Excel窗口拆分为多个部分

◉ 在功能区的【视图】选项卡的【窗口】组中单击【拆分】按钮，将删除当前窗口中的所有分界线，使窗口恢复到未拆分的状态。

◉ 只删除特定的分界线。例如，将水平分界线向上或向下拖动到内容编辑区之外，即可将其删除。

2.5.3 　冻结窗格

当滚动查看包含多行数据的工作表时，数据表顶部的标题行会随着数据的向下滚动而变得不可见。标题行中的各个标题用于描述各列数据的含义，如员工信息表中的“姓名”“性别”“年龄”等，缺少标题行的数据不易理解。

使用“冻结窗格”功能可以让标题行始终显示在当前窗口所显示的数据区域的顶部。开始设置前，需要让标题行显示在当前窗口中，然后在功能区的【视图】选项卡的【窗口】组中单击【冻结窗格】按钮，在弹出的菜单中选择【冻结首行】命令，如图2-37所示。

图2-37　使用【冻结首行】命令冻结数据表的标题行

冻结后，工作表的标题行与其下一行之间显示一条细线，表示当前已将标题行冻结。以后无论如何滚动数据，标题行都会显示在当前窗口可视范围内的顶部，如图2-38所示。

图2-38　冻结标题行的效果

还可以在单击【冻结窗格】按钮弹出的菜单中选择其他冻结方式，该菜单中的【冻结窗格】命令用于同时冻结行和列，冻结的位置取决于当前选择的单元格。

要取消窗格冻结状态，需要在功能区的【视图】选项卡中单击【冻结窗格】按钮，然后在弹出的菜单中选择【取消冻结窗格】命令。

2.5.4 　保存窗口的显示设置

使用“自定义视图”功能，用户可以将当前工作簿中各个工作表的显示设置一次性全部保存下来，以后随时载入已保存的设置，以便快速恢复各个工作表的显示设置。可以保存的显示设置包括窗口的显示比例、拆分窗格、冻结窗格、选中的单元格、隐藏的行和列、打印和筛选设置等。

在功能区的【视图】选项卡中单击【自定义视图】按钮，打开【视图管理器】对话框，其列表框中显示了已保存的显示设置，如图2-39所示。如果要将当前的显示设置保存下来，需要单击【添加】按钮，打开【添加视图】对话框，在【名称】文本框中输入一个易于识别的名称，然后单击【确定】按钮，如图2-40所示。

图2-39　【视图管理器】对话框

图2-40　【添加视图】对话框

除了【添加】按钮之外，【视图管理器】对话框中的其他3个按钮的功能如下。

◉ 显示：单击【显示】按钮，将列表框中当前选中的显示设置载入当前工作簿的各个工作表中。

◉ 关闭：单击【关闭】按钮，关闭【视图管理器】对话框。

◉ 删除：单击【删除】按钮，将删除列表框中当前选中的显示设置；删除前会显示确认信息，单击【是】按钮即可将所选显示设置删除。

2.5.5 　在不同视图下工作

视图提供了完成特定任务的最佳操作环境。Excel提供了“普通”“页面布局”“分页预览”3种视图。普通视图主要用于完成数据的输入、编辑、计算、处理和分析等大多数任务；页面布局视图主要用于设置工作表的页面版式以便打印；分页预览视图主要用于设置打印内容的分页效果。图2-41所示为页面布局视图。

图2-41　页面布局视图

切换视图有以下两种方法。

◉ 单击状态栏右侧的视图按钮，它们位于显示比例控件的左侧，如图2-42所示。

◉ 使用功能区的【视图】选项卡的【工作簿视图】组中的命令，如图2-43所示。

图2-42　使用状态栏中的视图按钮切换视图

图2-43　使用功能区中的命令切换视图

2.6　创建和使用Excel模板

模板是所有Excel工作簿的起点，主要用于快速创建具有统一格式的一系列工作簿，基于模板创建的每一个工作簿包含相同的工作表、格式和内容。本节将介绍创建Excel默认的工作簿模板和工作表模板，以及创建自定义模板的方法。

2.6.1 　创建Excel默认的工作簿模板和工作表模板

每次在Excel中新建空白工作簿时，其中都会包含一个工作表，该工作表默认使用Excel预置的格式，如字体是正文字体，字号是11号，行高是14.25，列宽是8.38，Excel启动时会自动加载这些设置。

如果要修改这些默认设置，并将修改结果作为以后新建空白工作簿时的默认设置，则需要创建名为“工作簿.xltx”的工作簿模板，该名称的模板是唯一可被Excel中文版识别的默认工作簿模板。如果Excel启动时检测到该模板存在，则会使用该模板中的设置，否则使用上面列出Excel启动时默认加载的预置格式。

提示

Excel模板的文件类型分为.xltx和xltm两种，前者不能包含VBA代码，后者可以包含VBA代码，本小节介绍的模板的文件类型是.xltx。

创建“工作簿.xltx”模板的操作步骤如下。

（1）新建一个工作簿，在其默认包含的工作表中设置所需的格式，如字体、字号、字体颜色、边框、填充、行高、列宽、数字格式、单元格样式、打印设置等。也可以在工作簿中添加多个工作表，并进行所需的设置。如果需要包含数据和公式，则可以在工作表中的适当位置输入这些内容。

（2）按【F12】键，打开【另存为】对话框，在【文件名】文本框中输入“工作簿”，在【保存类型】下拉列表中选择【Excel模板】，然后设置保存位置，如图2-44所示。这里假设Windows操作系统安装在C盘，“<用户名>”是指当前登录操作系统的用户的账户名称。

图2-44　设置工作簿模板的名称和保存位置

C:\Users\<用户名>\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART

提示

在第2步中设置的路径是Excel默认的启动文件夹，Excel启动时将自动打开位于该文件夹中的工作簿。

（3）设置完成后，单击【保存】按钮，将创建名为“工作簿.xltx”的工作簿模板。

（4）选择【文件】ð【选项】命令，打开【Excel选项】对话框，在【常规】选项卡中取消选中【此应用程序启动时显示开始屏幕】复选框，然后单击【确定】按钮，如图2-45所示。

以后启动Excel时会跳过开始屏幕而自动新建一个空白工作簿，其中的工作表及其格式设置与“工作簿.xltx”模板中的设置完全相同。通过快速访问工具栏中的【新建】按钮或【Ctrl+N】快捷键新建的空白工作簿也是如此。

如果在工作簿中添加新的工作表，则新工作表的格式仍然为Excel默认设置，而非“工作簿.xltx”模板中的设置。如果希望添加的工作表也使用“工作簿.xltx”模板中的设置，则需要创建名为“Sheet.xltx”的工作表模板，并在其中设置所需的格式，然后将该模板保存到“工作簿.xltx”模板所在的文件夹。创建“Sheet.xltx”模板的操作步骤与创建“工作簿.xltx”模板类似，此处不再赘述。

注意

在【Excel选项】对话框的【高级】选项卡中，只有位于【此工作表的显示选项】中的选项才可以作为工作表模板的设置内容，如图2-46 所示。

如果要在新建的空白工作簿中使用Excel的默认格式，则需要将XLSTART文件夹中的“工作簿.xltx”和“Sheet.xltx”两个文件删除。

图2-45　取消选中【此应用程序启动时显示开始屏幕】复选框

图2-46　工作表模板的设置内容

2.6.2 　创建自定义模板

除了可以创建随Excel启动而自动打开的工作簿模板和工作表模板外，用户还可以创建自定义模板。自定义模板不随Excel的启动而自动打开，而是需要用户在新建工作簿时手动选择。存储自定义模板的默认位置如下，假设Windows操作系统安装在C盘。

C:\Users\<用户名>\Documents\自定义 Office 模板

用户需要在【Excel选项】对话框的【保存】选项卡的【默认个人模板位置】文本框中指定自定义模板的路径，如图2-47所示。

完成以上操作后，将创建的模板放置到上面的路径中，然后在新建工作簿时的开始屏幕中将会显示【个人】类别，单击【个人】，其下方会显示工作簿模板的缩略图，选择所需的模板即可基于该模板创建新的工作簿，如图2-48所示。

图2-47　指定用户自定义模板的路径

图2-48　用户创建的自定义模板显示在【个人】类别中